Come utilizzare il piano di carico per pianificare l’attività del team?

Percorso: Tempi / Spese > Piano di carico.

Il piano di carico confronta i tempi preventivati con la capacità di lavoro dei collaboratori. Consente di individuare periodi sovraccarichi o ancora disponibili, pianificare il lavoro futuro e controllare le modifiche prima di salvarle.

Conoscere i dati utilizzati

• I tempi preventivati rappresentano il lavoro previsto. Le azioni di Pianifica creano o modificano queste righe; non registrano tempi consuntivi.
• I tempi consuntivi sono i tempi effettivamente inseriti. Sono disponibili solo come modalità di lettura nella Sintesi.
• I tempi potenziali definiscono la capacità lorda esplicita di un collaboratore. Se mancano per un giorno, Tempolia utilizza come ripiego la giornata standard del collaboratore.
• Le assenze vengono sottratte dalla capacità lorda per ottenere la capacità disponibile.

Calcoli visualizzati: capacità disponibile = capacità lorda − assenze; carico = tempi fatturabili + tempi non fatturabili; tasso di carico = carico ÷ capacità disponibile. Il sovraccarico viene calcolato giorno per giorno: un totale mensile equilibrato può quindi nascondere un giorno sovraccarico.

1. Definire l’ambito prima dell’analisi

1. Seleziona le date e il raggruppamento per giorno, settimana o mese.
2. In Dati visualizzati, scegli Tempi preventivati per la previsione, Tempi consuntivi per i tempi inseriti oppure Tempi consuntivi + tempi preventivati. La modalità mista mostra i tempi consuntivi prima della data Tempi preventivati dal e i tempi preventivati a partire da tale data.
3. Se necessario, limita l’ambito per società, collaboratore, cliente o stato del carico. I filtri avanzati includono anche gruppo, settore, funzione, livello, caso, attività, tipo di carico e attività o assenza.
4. Seleziona Applica filtri. Precedente, Oggi e Successivo spostano l’intero periodo. Puoi salvare un insieme di filtri per riutilizzarlo.

Tempi preventivati, Tempi consuntivi e Tempi consuntivi + tempi preventivati riguardano la Sintesi. Pianifica utilizza sempre i tempi preventivati, evitando di modificare accidentalmente i tempi consuntivi. Simulazione mostra la proposta di riequilibrio salvata nella sessione: modificare i filtri non la cambia.

2. Utilizzare ogni scheda per la domanda corretta

• Sintesi: controlla indicatori, avvisi ed equilibrio per collaboratore. Seleziona una scheda per applicare il relativo filtro oppure una cella per esaminare carico, capacità, righe e anomalie del periodo.
• Pianifica: Per collaboratore confronta carico e capacità; Per caso raggruppa i tempi preventivati per cliente, caso e attività; Dettagli dei tempi preventivati mostra ogni riga e, secondo i diritti, permette modifica, frazionamento ed eliminazione.
• Da mettere a budget: mostra gli eventi il cui tempo stimato non è ancora interamente preventivato. Il tempo ancora da preventivare è il tempo stimato meno i tempi preventivati collegati già posizionati. Controlla l’anteprima prima di confermare la distribuzione.
• Capacità: controlla capacità lorda, origine e assenze detratte. L’etichetta “pot.” indica tempi potenziali espliciti; “teo.” indica il ricorso alla giornata standard.
• Simulazione: controlla una proposta di riequilibrio conservata temporaneamente prima di applicarla al piano.

Alcune schede o pulsanti appaiono soltanto se il relativo modulo è attivo e i tuoi diritti consentono di consultare o modificare tempi preventivati, eventi o tempi potenziali.

3. Pianificare o correggere i tempi preventivati

• Crea un tempo preventivato crea una riga con data, collaboratore, cliente o attività non fatturabile, caso, attività, durata ed eventuale descrizione.
• Distribuisci tempi preventivati ripartisce una durata totale fra collaboratori e date selezionati, in modo uniforme, al più presto o al più tardi. I giorni fuori dal contratto e gli spazi senza capacità sono esclusi; l’eventuale residuo resta visibile nell’anteprima.
• In Dettagli dei tempi preventivati, Fraziona conserva la durata totale della riga ma la distribuisce su più date o collaboratori.

Queste azioni aprono un’anteprima con creazioni, modifiche, righe ignorate ed effetto sul sovraccarico. Controllala, inserisci un motivo se la modifica aumenta un sovraccarico, quindi conferma. Le creazioni e le distribuzioni vengono salvate direttamente dopo la conferma; non passano dalla scheda Simulazione.

4. Inserire la capacità senza confondere carico e disponibilità

1. In Capacità, seleziona Crea tempi potenziali.
2. Seleziona collaboratori e periodo, quindi indica per ogni giorno della settimana le ore fatturabili e non fatturabili che compongono la capacità.
3. Scegli Completa i giorni senza tempo potenziale per conservare i giorni già inseriti oppure Sostituisci i tempi potenziali esistenti per riapplicare la settimana tipo. Gestisci separatamente i giorni festivi con Non modificare o Crea capacità esplicita pari a zero.
4. Nell’anteprima controlla i giorni creati, sostituiti, conservati, ignorati o in conflitto, quindi salva i tempi potenziali.

La funzione registra la disponibilità teorica, non il carico previsto. Le assenze vengono detratte successivamente. Usa quindi i tempi potenziali per rispondere a “quante ore possono essere lavorate” e i tempi preventivati per indicare “quale lavoro è previsto”.

5. Comprendere esattamente la Simulazione

La Simulazione è la bozza privata di una proposta di riequilibrio. Non è una copia completa del piano, uno scenario condiviso o uno storico.

1. In Pianifica > Dettagli dei tempi preventivati, seleziona una o più righe future di tempi preventivati. I tempi passati e le righe di assenza non possono essere selezionati.
2. Seleziona Proponi un riequilibrio, definisci periodo di destinazione e collaboratori ammessi, quindi scegli il posizionamento al più presto o al più tardi. Consenti il cambio di collaboratore solo se la riassegnazione è accettabile.
3. Controlla l’anteprima: spiega gli spostamenti proposti, le righe invariate o impossibili da collocare e l’impatto sul sovraccarico.
4. Seleziona Salva nella simulazione. Nessun tempo preventivato è ancora modificato.
5. In Simulazione, usa Applica il riequilibrio per rivalidare e salvare la proposta oppure Abbandona il riequilibrio per eliminarla.

La simulazione appartiene alla sessione e al database correnti. Non è condivisa e scompare al termine della sessione. Tempolia rivalida le righe prima dell’applicazione e rifiuta la scrittura se i dati o il perimetro autorizzato sono cambiati dopo l’anteprima.

Controllare il risultato

• Dopo una modifica, ricarica la Sintesi con lo stesso ambito e controlla carico, disponibilità, sovraccarichi e avvisi.
• Se la capacità sembra errata, controlla prima origine, giornata standard, tempi potenziali, assenze e date di impiego del collaboratore.
• Se manca una riga, controlla periodo, società, filtri, diritti e, in modalità mista, la data di passaggio.
• Usa Esporta per conservare griglia, dettaglio righe, avvisi, eventi da mettere a budget, capacità o anteprima della simulazione, secondo i tuoi diritti.

I tempi preventivati per mese e l’agenda previsionale restano disponibili per controlli complementari.