La riflessione sulla configurazione iniziale di Tempolia deve concentrarsi in particolare su:
Il menu "Configurazione" ti permette di definire le impostazioni adatte alla tua attività:
La pagina « Configurazione > Opzioni generali » consente di:
Le attività fatturabili rappresentano attività per le quali il tempo impiegato dai dipendenti può essere fatturato ai clienti. Un'attività può essere "Fatturabile per quantità" se si desidera rifatturare in base alla quantità prodotta e non al tempo impiegato, e la nozione di "Eccezionale" consente di proporre automaticamente per la fatturazione il tempo impiegato per questa attività.< /p>
Le attività non fatturabili sono al contrario:
Per ogni attività è necessario inserire un codice univoco di 5 caratteri e una dicitura che verrà utilizzata per impostazione predefinita durante l'inserimento degli orari. Puoi anche utilizzare la casella NPU (No Longer Use) che impedisce nuove voci con un vecchio codice conservando i dati storici.
Le attività fatturabili e non fatturabili consentono quindi una gestione completa e differenziata del tempo impiegato, facilitando sia la fatturazione ai clienti che il monitoraggio delle attività interne non fatturabili.
I codici vendita corrispondono alla natura della prestazione fatturata e permettono di determinare l'imputazione contabile di ogni riga di fattura. Puoi creare un codice vendita per ogni tipo di prestazione fatturata. Tempolia consente di inserire una descrizione di fatturazione specifica per ogni pratica. Nel testo della descrizione puoi includere caratteri jolly che saranno sostituiti automaticamente da informazioni come il mese, il trimestre o un numero progressivo.
I codici spesa servono per inserire le spese sostenute o da sostenere e permettono di avere una conoscenza completa del costo delle pratiche clienti. Ogni codice spesa può essere associato a prezzi unitari di costo e di vendita, facilitando l'inserimento delle spese.
I codici attività fatturabili corrispondono alla natura del lavoro svolto da un collaboratore e servono per inserire i tempi previsti e consuntivi. Permettono anche di valorizzare i tempi consuntivi o previsionali.
I codici attività non fatturabili servono per imputare tempi e spese non fatturabili. Questa gestione dettagliata dei codici permette di seguire con precisione tutti i costi e i ricavi legati alla tua attività.
Le fatture possono essere preventivate per garantire un'emissione rapida ogni mese, evitare dimenticanze e ridurre il fabbisogno di capitale circolante. Se fatturi a consuntivo, la fatturazione può anche essere automatizzata sulla base di tempi e spese eccezionali, che risalgono in fatturazione con la relativa valorizzazione.
Puoi seguire gli incassi: recuperare automaticamente i bonifici ricevuti, inserire assegni e preparare automaticamente gli addebiti diretti durante la preparazione della fattura. Puoi poi depositare in banca gli addebiti con generazione di file XML SEPA.
Tempolia propone solleciti clienti personalizzabili che riprendono il dettaglio del saldo. I solleciti possono avere testi variabili in base all'anzianità del saldo e ti aiutano a gestire gli insoluti.
Le fatture possono essere salvate in PDF, inviate via e-mail ed esportate verso la contabilità. Un sistema di riconciliazione permette di associare ogni pagamento alla fattura corrispondente. Una situazione scadenzario ti permette di sapere in ogni momento lo stato degli incassi.
L'emissione di fatture richiede una configurazione preventiva:
Le etichette di fatturazione per i codici di vendita standard e caso possono includono formule codificate per ottenere automaticamente il numero del mese, del trimestre o della rata durante la preparazione effettiva delle fatture.
Le righe della stessa fattura sono classificate nell'ordine di inserimento o nell'ordine alfabetico dei codici di vendita a seconda l'opzione scelta nelle impostazioni di ingresso. Possiamo quindi aver codificato i codici di vendita per forzare la classificazione delle righe della fattura in base al tipo di servizio.
Salvo diversamente configurati, i modelli di fattura offerti da Tempolia prevedono che le fatture vengano emesse all'indirizzo di fatturazione della pratica. Normalmente corrisponde a quello del cliente.
È possibile inserire nella scheda cliente un indirizzo di fatturazione distinto dal suo indirizzo principale. È possibile specificare un indirizzo di fatturazione anche a livello dell'attività del cliente in questione.
È anche il cliente che determina il conto cliente per la registrazione in contabilità.
Puoi inviare e-mail con Tempolia, ad esempio e-mail di fatturazione ai tuoi clienti.
Le e-mail arriveranno dal tuo server di posta elettronica per evitare eventuali problemi di spam. Puoi fornirci un indirizzo esistente o creare un indirizzo email specifico per Tempolia.
È importante controllare regolarmente le email a questo indirizzo, ad esempio per fare clic sui collegamenti delle piattaforme antispam che ti chiedono un captcha .
Le informazioni necessarie sono: server SMTP (esempio: smtp.gmail.com), indirizzo email, password, porta (25, 465 o 587), nome da visualizzare.
Se hai più aziende, per impostazione predefinita è possibile utilizzare un unico account SMTP ed è anche possibile duplicare le configurazioni per azienda.
Puoi configurarlo tu stesso effettuando l'accesso come amministratore e andando su “Configurazione > Variabili di configurazione [ADMIN] »: cerca "email_configuration" per trovare le variabili di configurazione con questo valore nella colonna originale. È necessario compilare le righe con i seguenti nomi di campo:
- force_sender_name (nome da visualizzare): nome personale o reparto fatturazione ad esempio
- mail_smtp (server SMTP): smtp.aaa.zz
- default_email_from (indirizzo email): xxx@yyy.zz
- mail_smtp_username (login SMTP, spesso identico all'email): xxx
- mail_smtp_password (password): .... ...
- mail_smtp_port (porta SMTP): 587
- mail_smtp_auth: true
- Forced_sender_email: true
Per testare la configurazione, in « Collaboratori > Invio di un'email a un collaboratore »
- Seleziona un collaboratore, probabilmente te stesso
- Scegli un modello di email e/o inserisci un messaggio
- Modifica l'email del destinatario, se necessario
- Convalida cliccando su “Invia”
- Controlla sulla tua email che la tua email sia stata ricevuta correttamente
In caso di messaggio di errore, leggi attentamente cosa c'è scritto in inglese in rosso: questo è ciò che ti viene rispedito il tuo server di posta elettronica e ti consente di sapere cosa correggere nella tua configurazione.
Per aggiungere/modificare il tuo logo sul modello di fattura:
Potrai quindi regolare di conseguenza la posizione del tuo logo. orizzontale (X) e/o verticale (Y) ma anche in larghezza e altezza. Infine, fai clic su « Invia » per salvare le modifiche.
Tempolia è progettato per adattarsi ai processi del tuo settore di attività. Puoi personalizzare molti elementi del software, come i modelli di documento, i diritti di accesso degli utenti e i parametri di inserimento. È inoltre possibile creare campi aggiuntivi personalizzati nelle schede clienti, pratiche, collaboratori e referenti. Questi campi appaiono nelle schede di dettaglio nella scheda "Caratteristiche parametrabili".
Su molti argomenti possiamo attivare configurazioni su misura nell'ambito del supporto, per permetterti di ottenere ciò che desideri nello strumento. Offriamo anche la possibilità di realizzare sviluppi specifici per le tue esigenze, su preventivo.
Quando non svolgi più prestazioni per un cliente, puoi associargli una data di uscita per dichiararlo cessato. Non apparirà più nell'elenco dei clienti presenti e non sarà più proposto per nuovi inserimenti, ma i dati precedenti restano presenti e nulla viene cancellato automaticamente.
Quando un collaboratore è uscito, il principio è lo stesso: puoi assegnargli una data di uscita.
Nella gestione dei clienti è possibile dichiarare le pratiche come terminate o chiuse:
La cancellazione di una pratica è possibile solo se la pratica è stata prima chiusa.
È inoltre sempre possibile cancellare tempi e spese non fatturabili per un periodo definito.
Tempolia conserva uno storico delle cancellazioni e delle chiusure.
Puoi gestire contemporaneamente più società con lo stesso account Tempolia, senza impatto sulla fatturazione del nostro software. Le società configurate in Tempolia possono essere entità giuridiche distinte, ma anche sedi della stessa società. Ogni società ha per impostazione predefinita la propria sequenza di numerazione delle fatture. Più società possono anche condividere la stessa sequenza: questa impostazione deve essere configurata dal supporto Tempolia, che indicherà nella società interessata il codice della società di cui riprendere la sequenza. Ogni società può avere il proprio modello di fattura o utilizzare un modello comune in cui coordinate e logo della società vengono modificati automaticamente.
I clienti possono essere condivisi tra più società; in tal caso deve essere creata almeno una pratica per società per raggruppare le prestazioni di ciascuna società.
I diritti di accesso, i rapporti e le stampe possono essere facilmente limitati a una o più società. Le prestazioni interne, cioè tempi o spese sostenuti dai collaboratori di una società per le pratiche di un'altra società, sono oggetto di un rapporto specifico.
Oltre ai collaboratori presenti nel database, è possibile collegarsi come Amministratore per gestire tutte le funzionalità senza limitazioni di diritti. Questa nozione di Amministratore non è collegata a un account collaboratore: è un super account, che esiste obbligatoriamente.
È possibile creare account collaboratore a cui attribuire tutti i diritti, chiamandoli ad esempio "Gestore" per evitare confusione con la nozione di Amministratore. Alcune opzioni di configurazione tecnica sono accessibili solo all'Amministratore per motivi di sicurezza.
Prima di tutto, la sezione "Aiuto - Domande / Risposte" ti permette di effettuare ricerche per parola chiave per trovare informazioni.
Nell'ambito del supporto possiamo rispondere a qualsiasi domanda specifica sull'utilizzo del software. Puoi indicarci le tue esigenze via e-mail, con dettagli ed eventualmente screenshot, oppure contattarci direttamente affinché possiamo fornirti una risposta precisa.
Il nostro team di supporto è disponibile per telefono e via e-mail secondo i nostri orari di apertura. In genere rispondiamo entro 24-48 ore. Puoi anche consultare la guida online, con risposte su temi specifici e riquadri di assistenza integrati nel software.
Per un accompagnamento più globale, proponiamo formazioni su temi scelti da te, per aiutarti a ottimizzare un processo di lavoro.
Tempolia offre numerose possibilità di analisi per guidare la tua attività. Puoi creare tabelle pivot oppure andare in « Strumenti > Rapporti / stampe ». In particolare puoi adottare i seguenti approcci:
Tutte le stampe sono personalizzabili, esportabili in Excel o visualizzabili nel browser, con le colonne di tua scelta. Puoi quindi stampare in PDF con un livello di zoom adattato al numero di colonne selezionate.
Tempolia mette la redditività al centro della gestione delle pratiche, proponendo due indicatori chiave:
Il valore aggiunto di questi due indicatori sta nella loro complementarità: una pratica può essere in mali, quindi negativa, sul prezzo di vendita ma conservare un buon margine sul prezzo di costo, e questa doppia analisi induce azioni di gestione diverse. Questi dati sono sintetizzati per cliente e per pratica, includendo tempi consuntivi, valorizzazione, spese e fatturazione, permettendo di visualizzare gli scostamenti dal piano di carico e ottenere una visione globale della performance.
Qualsiasi fattura emessa da Tempolia può essere inviata via email purché sia attivata l'opzione "Teledistribuzione PDF" e venga inserito un indirizzo email nella scheda cliente.
L'opzione "Scarica come PDF" per una fattura viene ereditata dalle informazioni nel file del cliente durante la preparazione di una fattura e può essere modificata successivamente. Puoi anche modificare queste informazioni per tutti i tuoi clienti utilizzando la pagina « Clienti / Azienda > Modifica gruppo di clienti », che consentirà alle fatture preparate in futuro di ereditare queste informazioni.
Nella pagina "Fatturazione > Fatture", ci sono due colonne che riguardano l'invio via email:
Puoi indicare la lingua parlata dai tuoi clienti nelle schede Clienti, nella scheda "Caratteristiche parametrabili". Questa informazione viene poi utilizzata per sapere in quale lingua generare le fatture PDF per quel cliente. Se il tuo modello di fattura contiene testo diretto, ad esempio condizioni indicate in fondo alla fattura, quel testo deve essere tradotto: puoi duplicare il modello per creare un modello in un'altra lingua, soluzione semplice, oppure duplicare variabili di configurazione per specificare valori in inglese, soluzione più flessibile e tecnica.
Il contenuto delle fatture che corrisponde a testo inserito nelle descrizioni deve essere inserito da te nella lingua corretta; non viene tradotto automaticamente durante la generazione del PDF. Invece, tutta la struttura della fattura sarà generata nella lingua richiesta.
La funzionalità « Strumenti > Rapporti e stampe » di Tempolia è un modulo potente per realizzare analisi chiare e dettagliate, essenziali per il pilotaggio dell'attività. L'obiettivo principale è generare documenti strutturati e completi per analisi approfondite, molto più dettagliate di una semplice stampa di pagina.
È disponibile un'ampia gamma di rapporti in un elenco a discesa in alto nella pagina, come lo "Scadenzario" per il monitoraggio dei crediti clienti, il "Giornale vendite" o rapporti di "Controllo attività collaboratori" per confrontare i tempi consuntivi con i budget assegnati. Il rapporto più utilizzato è "Sintesi delle realizzazioni per pratica" per calcolare margini e boni/mali per pratica.
Puoi selezionare con precisione le colonne da includere nel rapporto con un semplice trascinamento da sinistra, colonne disponibili, verso destra, colonne selezionate, oppure con doppio clic sul nome della colonna. Filtri avanzati permettono di mirare i dati, e filtri rapidi sotto forma di tabelle di valori permettono di limitare un rapporto a clienti, pratiche o collaboratori specifici.
È possibile creare raggruppamenti e subtotali, ad esempio per cliente, per una migliore leggibilità, ordinare le righe nell'ordine desiderato e delimitare l'analisi a date precise.
Una volta creata una configurazione di rapporto adatta, puoi salvarla assegnandole un nome e indicando se il rapporto è privato, accessibile solo tramite il tuo account, o pubblico, accessibile a tutti gli account con diritti su questo tipo di rapporto.
Cliccando in alto nella pagina sul link che permette di cambiare formato, puoi generare i rapporti in formato HTML, ideale per la stampa o la conversione in PDF, oppure in formato CSV per aprirli in Excel.
La funzionalità « Strumenti > Tabelle pivot » di Tempolia permette di investigare i dati in tempo reale in modo libero e interattivo, come le tabelle pivot di Excel. È uno strumento ideale per il controllo di gestione e per analisi che escono dai rapporti standard. Puoi trasformare rapidamente dati grezzi in analisi multidimensionali chiare e utilizzabili senza uscire dal software.
Si inizia scegliendo una fonte dati, come tempi consuntivi o budget. Poi puoi lavorare sui dati con un semplice trascinamento, organizzando l'analisi posizionando i campi desiderati, clienti, pratiche, collaboratori, attività, ecc., in righe o colonne per creare viste personalizzate.
Questa flessibilità permette di costruire analisi su misura in tempo reale. Puoi anche scegliere il valore da visualizzare all'incrocio tra righe e colonne: può essere la somma dei tempi, la loro valorizzazione, prezzo di vendita, o il prezzo di costo. Il sistema calcola automaticamente i totali per riga e per colonna, offrendo una sintesi immediata.
È possibile applicare filtri per affinare ulteriormente i risultati e conservare solo le informazioni pertinenti. Dopo aver creato una vista di analisi adatta, puoi salvarne la configurazione per riutilizzarla in seguito, facilitando i monitoraggi ricorrenti.
Infine, per elaborazioni più avanzate o per condividere i risultati, puoi esportare molto semplicemente la tabella generata verso Excel: clicca a sinistra della tabella su "Mappa di calore" per cambiare la visualizzazione in "CSV da incollare in Excel", poi seleziona la tabella dati e incollala in Excel per manipolare ed eventualmente salvare i dati.
La pagina « Eventi > Lettere di incarico » permette di generare una lettera di incarico per un cliente sulla base di un modello di documento. Un modello è tipicamente una lettera di incarico, un'offerta di servizi o un contratto. Puoi preparare tutti i modelli che desideri secondo le tue esigenze.
Contiene tag, equivalenti ai campi di stampa unione in Word, come ragione sociale, indirizzo, nome del dirigente, una tabella degli importi budgettati per il primo anno e una tabella delle scadenze. Questi tag vengono sostituiti nel modello dai valori provenienti dalla scheda cliente e dai budget e scadenze collegati al cliente, comprese le caratteristiche parametrabili che puoi personalizzare per contenere tutte le informazioni che vuoi capitalizzare a livello cliente in una logica CRM.
Esistono due modalità di funzionamento per gestire i modelli e poi generare le lettere di incarico per un cliente:
Facoltativamente, Tempolia dispone di un accordo con JeSignExpert per permettere l'invio e la firma elettronica delle lettere di incarico: puoi andare in « Strumenti > Firma elettronica » per inviare il documento finalizzato e farlo firmare dal cliente.
