Aiuto - Domande / Risposte

La riflessione sulla configurazione iniziale di Tempolia deve concentrarsi in particolare su:

• la scelta dei codici di attività, di spesa e di vendita: fare un elenco della natura delle attività su cui lavorano i collaboratori, il natura delle spese inserite (chilometri auto, ristorante, ecc.) e codici di vendita (da associare ai conti definiti in contabilità)
• l'utilizzo delle nozioni di gruppo di dipendenti, attività e famiglie di clienti: potrai trovare meglio i tuoi clienti categorizzandoli per attività e per famiglia. Questa categorizzazione è gratuita, definisci gli elenchi come desideri
• la modalità di codifica dei clienti e delle aziende: è interessante avere regole interne, utilizzare la stessa codifica tra i diversi software, ...

• la configurazione delle caratteristiche del dipendente, del cliente e dell'azienda: puoi creare delle caratteristiche personalizzate, ovvero delle caselle del database che potrai successivamente utilizzare liberamente
• le modalità di fatturazione che verranno utilizzate : prezzo fisso, tempo impiegato, quantità
• configura correttamente i codici delle attività fatturabili. La fatturazione basata sul tempo impiegato utilizza il concetto di tempo eccezionale e i codici attività fatturabili possono avere questa opzione attivata per impostazione predefinita per semplificare l'immissione del tempo impiegato. Inoltre, se determinate attività devono essere fatturate in base alle quantità, è necessario pianificare la configurazione del codice attività corrispondente di conseguenza.

Il menu "Configurazione" ti permette di definire le impostazioni adatte alla tua attività:

• i riferimenti della tua(e) azienda(e): identificazione, coordinate bancarie. Tempolia può gestire più aziende contemporaneamente. Ogni attività sarà associata a una delle tue aziende, il che influirà sul meccanismo di fatturazione.

• le attività che definiscono la natura della tua attività. L'associazione di clienti e imprese ad un'attività consente l'ordinamento e l'analisi della redditività secondo questo criterio.
• i codici di vendita che determinano l'imputazione contabile degli importi fatturati IVA esclusa. Ad ogni riga di una fattura è associato un codice di vendita. Ad ogni codice di vendita può essere associata una tariffa predefinita, una dicitura standard o una formula di calcolo per la fatturazione.
• codici attività o natura del lavoro svolto dai dipendenti. I codici attività vengono utilizzati per inserire il tempo impiegato o preventivato. Alcune attività con determinazione del prezzo in base alla quantità consentono la fatturazione in base alle quantità. Ad un'attività fatturabile può essere associato un prezzo di vendita orario per attività (Task PV), che consente una valutazione del tempo alternativa a quella basata sulle tariffe orarie dei dipendenti (Collaborative PV).
• la pagina “ Prezzo di vendita per attività per caso" consente l'inserimento dei prezzi di vendita nella quantità specifica per ciascun caso.

• le attività non fatturabili consentono di tenere traccia del tempo non assegnato ai casi del cliente (attività interne, assenze, tempo di recupero, ecc.)
• i codici spesa ti permetteranno di inserire spese, come conti del ristorante o chilometri dell'auto. Ad ogni codice spesa è possibile associare costi unitari e prezzi di vendita che ne consentono la rifatturazione automatica.

La pagina « Configurazione > Opzioni generali » consente di:

• definire i controlli associati all'input: per ad esempio, avvisa o blocca oltre una certa soglia di ore,
• blocca i periodi precedenti,
• decidi se i tempi passati devono essere valutati ai tassi attuali o storici.

Le attività fatturabili rappresentano attività per le quali il tempo impiegato dai dipendenti può essere fatturato ai clienti. Un'attività può essere "Fatturabile per quantità" se si desidera rifatturare in base alla quantità prodotta e non al tempo impiegato, e la nozione di "Eccezionale" consente di proporre automaticamente per la fatturazione il tempo impiegato per questa attività.< /p>

Le attività non fatturabili sono al contrario:

• assenze, come ferie retribuite,
• o attività interne (Presenza) non direttamente legate ai clienti, come amministrazione o riunioni interne. Queste attività aiutano a gestire e allocare il tempo non fatturabile, essenziale per controllare le spese generali e valutare i costi interni.

Per ogni attività è necessario inserire un codice univoco di 5 caratteri e una dicitura che verrà utilizzata per impostazione predefinita durante l'inserimento degli orari. Puoi anche utilizzare la casella NPU (No Longer Use) che impedisce nuove voci con un vecchio codice conservando i dati storici.

Le attività fatturabili e non fatturabili consentono quindi una gestione completa e differenziata del tempo impiegato, facilitando sia la fatturazione ai clienti che il monitoraggio delle attività interne non fatturabili.

I codici vendita corrispondono alla natura della prestazione fatturata e permettono di determinare l'imputazione contabile di ogni riga di fattura. Puoi creare un codice vendita per ogni tipo di prestazione fatturata. Tempolia consente di inserire una descrizione di fatturazione specifica per ogni pratica. Nel testo della descrizione puoi includere caratteri jolly che saranno sostituiti automaticamente da informazioni come il mese, il trimestre o un numero progressivo.

I codici spesa servono per inserire le spese sostenute o da sostenere e permettono di avere una conoscenza completa del costo delle pratiche clienti. Ogni codice spesa può essere associato a prezzi unitari di costo e di vendita, facilitando l'inserimento delle spese.

I codici attività fatturabili corrispondono alla natura del lavoro svolto da un collaboratore e servono per inserire i tempi previsti e consuntivi. Permettono anche di valorizzare i tempi consuntivi o previsionali.

I codici attività non fatturabili servono per imputare tempi e spese non fatturabili. Questa gestione dettagliata dei codici permette di seguire con precisione tutti i costi e i ricavi legati alla tua attività.

Le fatture possono essere preventivate per garantire un'emissione rapida ogni mese, evitare dimenticanze e ridurre il fabbisogno di capitale circolante. Se fatturi a consuntivo, la fatturazione può anche essere automatizzata sulla base di tempi e spese eccezionali, che risalgono in fatturazione con la relativa valorizzazione.

Puoi seguire gli incassi: recuperare automaticamente i bonifici ricevuti, inserire assegni e preparare automaticamente gli addebiti diretti durante la preparazione della fattura. Puoi poi depositare in banca gli addebiti con generazione di file XML SEPA.

Tempolia propone solleciti clienti personalizzabili che riprendono il dettaglio del saldo. I solleciti possono avere testi variabili in base all'anzianità del saldo e ti aiutano a gestire gli insoluti.

Le fatture possono essere salvate in PDF, inviate via e-mail ed esportate verso la contabilità. Un sistema di riconciliazione permette di associare ogni pagamento alla fattura corrispondente. Una situazione scadenzario ti permette di sapere in ogni momento lo stato degli incassi.

L'emissione di fatture richiede una configurazione preventiva:

• Modello di fattura: i modelli di fattura devono essere configurati, contatta il nostro supporto per la configurazione.
  Il modello predefinito associato a ciascuna delle tue società emittenti può essere specificato per un caso particolare o modificato per una fattura individuale particolare.
• Azienda: dati di contatto e modello di fattura predefinito dell'azienda
• Partita IVA: codici, aliquote, numeri di conto e commenti
• Codici di vendita, con relativo numero di conto, codice IVA, dicitura di fatturazione ed eventualmente, aliquota standard e formula di calcolo associata.

Le etichette di fatturazione per i codici di vendita standard e caso possono includono formule codificate per ottenere automaticamente il numero del mese, del trimestre o della rata durante la preparazione effettiva delle fatture.

Le righe della stessa fattura sono classificate nell'ordine di inserimento o nell'ordine alfabetico dei codici di vendita a seconda l'opzione scelta nelle impostazioni di ingresso. Possiamo quindi aver codificato i codici di vendita per forzare la classificazione delle righe della fattura in base al tipo di servizio.

• Clienti: inserimento dell'indirizzo di fatturazione, condizioni di pagamento.

Salvo diversamente configurati, i modelli di fattura offerti da Tempolia prevedono che le fatture vengano emesse all'indirizzo di fatturazione della pratica. Normalmente corrisponde a quello del cliente.

È possibile inserire nella scheda cliente un indirizzo di fatturazione distinto dal suo indirizzo principale. È possibile specificare un indirizzo di fatturazione anche a livello dell'attività del cliente in questione.

È anche il cliente che determina il conto cliente per la registrazione in contabilità.

• Azienda: voce di codici di vendita per la rifatturazione automatica di tempi e costi non contabilizzati, un eventuale indirizzo di fatturazione specifico, il modello di fattura e l'unità di fatturazione predefinita per il tempo impiegato nella pratica.

• ed eventualmente i numeri di conto (clienti , vendite e IVA) per consentire il trasferimento del giornale delle vendite al tuo software di contabilità.

Puoi inviare e-mail con Tempolia, ad esempio e-mail di fatturazione ai tuoi clienti.

Le e-mail arriveranno dal tuo server di posta elettronica per evitare eventuali problemi di spam. Puoi fornirci un indirizzo esistente o creare un indirizzo email specifico per Tempolia.
È importante controllare regolarmente le email a questo indirizzo, ad esempio per fare clic sui collegamenti delle piattaforme antispam che ti chiedono un captcha .

Le informazioni necessarie sono: server SMTP (esempio: smtp.gmail.com), indirizzo email, password, porta (25, 465 o 587), nome da visualizzare.
Se hai più aziende, per impostazione predefinita è possibile utilizzare un unico account SMTP ed è anche possibile duplicare le configurazioni per azienda.

Puoi configurarlo tu stesso effettuando l'accesso come amministratore e andando su “Configurazione > Variabili di configurazione [ADMIN] »: cerca "email_configuration" per trovare le variabili di configurazione con questo valore nella colonna originale. È necessario compilare le righe con i seguenti nomi di campo:
- force_sender_name (nome da visualizzare): nome personale o reparto fatturazione ad esempio
- mail_smtp (server SMTP): smtp.aaa.zz
- default_email_from (indirizzo email): xxx@yyy.zz
- mail_smtp_username (login SMTP, spesso identico all'email): xxx
- mail_smtp_password (password): .... ...
- mail_smtp_port (porta SMTP): 587
- mail_smtp_auth: true
- Forced_sender_email: true

Per testare la configurazione, in « Collaboratori > Invio di un'email a un collaboratore »
- Seleziona un collaboratore, probabilmente te stesso
- Scegli un modello di email e/o inserisci un messaggio
- Modifica l'email del destinatario, se necessario
- Convalida cliccando su “Invia”
- Controlla sulla tua email che la tua email sia stata ricevuta correttamente
In caso di messaggio di errore, leggi attentamente cosa c'è scritto in inglese in rosso: questo è ciò che ti viene rispedito il tuo server di posta elettronica e ti consente di sapere cosa correggere nella tua configurazione.

Per aggiungere/modificare il tuo logo sul modello di fattura:

• Nella sezione « Strumenti > Gestione dei file del server » puoi caricare il tuo logo. Un suffisso viene aggiunto automaticamente al nome del file per rendere il nome del file assolutamente univoco sul server.
• Vai a « Configurazione > Modello di fattura », quindi fai clic sull'icona a forma di ingranaggio blu nella sezione « azione » per la linea di modello che ti interessa.
• Nella sezione « inizio pagina » quindi « Intestazione”, in “File immagine intestazione o logo”. puoi selezionare il nome del file dalle immagini caricate sul server.

Potrai quindi regolare di conseguenza la posizione del tuo logo. orizzontale (X) e/o verticale (Y) ma anche in larghezza e altezza. Infine, fai clic su « Invia » per salvare le modifiche.

Tempolia è progettato per adattarsi ai processi del tuo settore di attività. Puoi personalizzare molti elementi del software, come i modelli di documento, i diritti di accesso degli utenti e i parametri di inserimento. È inoltre possibile creare campi aggiuntivi personalizzati nelle schede clienti, pratiche, collaboratori e referenti. Questi campi appaiono nelle schede di dettaglio nella scheda "Caratteristiche parametrabili".

Su molti argomenti possiamo attivare configurazioni su misura nell'ambito del supporto, per permetterti di ottenere ciò che desideri nello strumento. Offriamo anche la possibilità di realizzare sviluppi specifici per le tue esigenze, su preventivo.

Quando non svolgi più prestazioni per un cliente, puoi associargli una data di uscita per dichiararlo cessato. Non apparirà più nell'elenco dei clienti presenti e non sarà più proposto per nuovi inserimenti, ma i dati precedenti restano presenti e nulla viene cancellato automaticamente.

Quando un collaboratore è uscito, il principio è lo stesso: puoi assegnargli una data di uscita.

Nella gestione dei clienti è possibile dichiarare le pratiche come terminate o chiuse:

• Le pratiche terminate non sono più accessibili all'inserimento, salvo riapertura, e contengono ancora tutti i dati. Possono essere riaperte in seguito.
• Le pratiche chiuse hanno tutti i dati collegati cancellati, come tempi, spese e fatture. Rimane solo una traccia dell'esistenza della pratica. Poiché tutto il resto viene eliminato, è opportuno chiudere una pratica solo dopo circa 10 anni.

La cancellazione di una pratica è possibile solo se la pratica è stata prima chiusa.

È inoltre sempre possibile cancellare tempi e spese non fatturabili per un periodo definito.

Tempolia conserva uno storico delle cancellazioni e delle chiusure.

Puoi gestire contemporaneamente più società con lo stesso account Tempolia, senza impatto sulla fatturazione del nostro software. Le società configurate in Tempolia possono essere entità giuridiche distinte, ma anche sedi della stessa società. Ogni società ha per impostazione predefinita la propria sequenza di numerazione delle fatture, ma può anche condividere la stessa sequenza con un'altra società. In tal caso occorre indicare il codice di un'altra società nel numero della sequenza di numerazione, affinché il sistema utilizzi la sequenza dell'altra società. Ogni società può avere il proprio modello di fattura o utilizzare un modello comune in cui coordinate e logo della società vengono modificati automaticamente.

I clienti possono essere condivisi tra più società; in tal caso deve essere creata almeno una pratica per società per raggruppare le prestazioni di ciascuna società.

I diritti di accesso, i rapporti e le stampe possono essere facilmente limitati a una o più società. Le prestazioni interne, cioè tempi o spese sostenuti dai collaboratori di una società per le pratiche di un'altra società, sono oggetto di un rapporto specifico.

Oltre ai collaboratori presenti nel database, è possibile collegarsi come Amministratore per gestire tutte le funzionalità senza limitazioni di diritti. Questa nozione di Amministratore non è collegata a un account collaboratore: è un super account, che esiste obbligatoriamente.

È possibile creare account collaboratore a cui attribuire tutti i diritti, chiamandoli ad esempio "Gestore" per evitare confusione con la nozione di Amministratore. Alcune opzioni di configurazione tecnica sono accessibili solo all'Amministratore per motivi di sicurezza.

Prima di tutto, la sezione "Aiuto - Domande / Risposte" ti permette di effettuare ricerche per parola chiave per trovare informazioni.

Nell'ambito del supporto possiamo rispondere a qualsiasi domanda specifica sull'utilizzo del software. Puoi indicarci le tue esigenze via e-mail, con dettagli ed eventualmente screenshot, oppure contattarci direttamente affinché possiamo fornirti una risposta precisa.

Il nostro team di supporto è disponibile per telefono e via e-mail secondo i nostri orari di apertura. In genere rispondiamo entro 24-48 ore. Puoi anche consultare la guida online, con risposte su temi specifici e riquadri di assistenza integrati nel software.

Per un accompagnamento più globale, proponiamo formazioni su temi scelti da te, per aiutarti a ottimizzare un processo di lavoro.

Tempolia offre numerose possibilità di analisi per guidare la tua attività. Puoi creare tabelle pivot oppure andare in « Strumenti > Rapporti / stampe ». In particolare puoi adottare i seguenti approcci:

• Per cliente e per pratica: stampe di sintesi o di dettaglio, limitate ai consuntivi o confrontate con le previsioni, ecc.
• Per collaboratore o gruppo: analisi dei tempi consuntivi, controllo attività, prestazioni interne, ecc.
• Per natura di attività: tempi effettuati per attività, tariffa media applicata, ecc.
• Per mese: ripartizione mensile del lavoro dei collaboratori, dei budget di fatturazione, del fatturato, ecc.
• Dettagliata: rapporto di pre-fatturazione con tempi eccezionali da fatturare, dettaglio delle prestazioni svolte per un cliente per analizzare boni/mali, ecc.

Tutte le stampe sono personalizzabili, esportabili in Excel o visualizzabili nel browser, con le colonne di tua scelta. Puoi quindi stampare in PDF con un livello di zoom adattato al numero di colonne selezionate.

Tempolia mette la redditività al centro della gestione delle pratiche, proponendo due indicatori chiave:

• Il boni/mali è calcolato in funzione del prezzo di vendita teorico della missione, offrendo una visione della performance rispetto alle previsioni.
• Il margine sul prezzo di costo valuta invece la redditività considerando i costi reali sostenuti. Il prezzo di costo orario dei collaboratori può essere calcolato con precisione nello strumento, includendo stipendi, oneri, costi fissi e premi, oppure inserito manualmente.

Il valore aggiunto di questi due indicatori sta nella loro complementarità: una pratica può essere in mali, quindi negativa, sul prezzo di vendita ma conservare un buon margine sul prezzo di costo, e questa doppia analisi induce azioni di gestione diverse. Questi dati sono sintetizzati per cliente e per pratica, includendo tempi consuntivi, valorizzazione, spese e fatturazione, permettendo di visualizzare gli scostamenti dal piano di carico e ottenere una visione globale della performance.

Qualsiasi fattura emessa da Tempolia può essere inviata via email purché sia ​​attivata l'opzione "Teledistribuzione PDF" e venga inserito un indirizzo email nella scheda cliente.

L'opzione "Scarica come PDF" per una fattura viene ereditata dalle informazioni nel file del cliente durante la preparazione di una fattura e può essere modificata successivamente. Puoi anche modificare queste informazioni per tutti i tuoi clienti utilizzando la pagina « Clienti / Azienda > Modifica gruppo di clienti », che consentirà alle fatture preparate in futuro di ereditare queste informazioni.

Nella pagina "Fatturazione > Fatture", ci sono due colonne che riguardano l'invio via email:

• La colonna "Via email" è selezionata se è selezionata la casella "Download PDF" sulla fattura.
• Accanto ad essa, la colonna "Inviata" viene selezionata automaticamente se la fattura è stata inviata tramite l'interfaccia Tempolia.

Puoi indicare la lingua parlata dai tuoi clienti nelle schede Clienti, nella scheda "Caratteristiche parametrabili". Questa informazione viene poi utilizzata per sapere in quale lingua generare le fatture PDF per quel cliente. Se il tuo modello di fattura contiene testo diretto, ad esempio condizioni indicate in fondo alla fattura, quel testo deve essere tradotto: puoi duplicare il modello per creare un modello in un'altra lingua, soluzione semplice, oppure duplicare variabili di configurazione per specificare valori in inglese, soluzione più flessibile e tecnica.

Il contenuto delle fatture che corrisponde a testo inserito nelle descrizioni deve essere inserito da te nella lingua corretta; non viene tradotto automaticamente durante la generazione del PDF. Invece, tutta la struttura della fattura sarà generata nella lingua richiesta.

La funzionalità « Strumenti > Rapporti e stampe » di Tempolia è un modulo potente per realizzare analisi chiare e dettagliate, essenziali per il pilotaggio dell'attività. L'obiettivo principale è generare documenti strutturati e completi per analisi approfondite, molto più dettagliate di una semplice stampa di pagina.

È disponibile un'ampia gamma di rapporti in un elenco a discesa in alto nella pagina, come lo "Scadenzario" per il monitoraggio dei crediti clienti, il "Giornale vendite" o rapporti di "Controllo attività collaboratori" per confrontare i tempi consuntivi con i budget assegnati. Il rapporto più utilizzato è "Sintesi delle realizzazioni per pratica" per calcolare margini e boni/mali per pratica.

Puoi selezionare con precisione le colonne da includere nel rapporto con un semplice trascinamento da sinistra, colonne disponibili, verso destra, colonne selezionate, oppure con doppio clic sul nome della colonna. Filtri avanzati permettono di mirare i dati, e filtri rapidi sotto forma di tabelle di valori permettono di limitare un rapporto a clienti, pratiche o collaboratori specifici.

È possibile creare raggruppamenti e subtotali, ad esempio per cliente, per una migliore leggibilità, ordinare le righe nell'ordine desiderato e delimitare l'analisi a date precise.

Una volta creata una configurazione di rapporto adatta, puoi salvarla assegnandole un nome e indicando se il rapporto è privato, accessibile solo tramite il tuo account, o pubblico, accessibile a tutti gli account con diritti su questo tipo di rapporto.

Cliccando in alto nella pagina sul link che permette di cambiare formato, puoi generare i rapporti in formato HTML, ideale per la stampa o la conversione in PDF, oppure in formato CSV per aprirli in Excel.

La funzionalità « Strumenti > Tabelle pivot » di Tempolia permette di investigare i dati in tempo reale in modo libero e interattivo, come le tabelle pivot di Excel. È uno strumento ideale per il controllo di gestione e per analisi che escono dai rapporti standard. Puoi trasformare rapidamente dati grezzi in analisi multidimensionali chiare e utilizzabili senza uscire dal software.

Si inizia scegliendo una fonte dati, come tempi consuntivi o budget. Poi puoi lavorare sui dati con un semplice trascinamento, organizzando l'analisi posizionando i campi desiderati, clienti, pratiche, collaboratori, attività, ecc., in righe o colonne per creare viste personalizzate.

Questa flessibilità permette di costruire analisi su misura in tempo reale. Puoi anche scegliere il valore da visualizzare all'incrocio tra righe e colonne: può essere la somma dei tempi, la loro valorizzazione, prezzo di vendita, o il prezzo di costo. Il sistema calcola automaticamente i totali per riga e per colonna, offrendo una sintesi immediata.

È possibile applicare filtri per affinare ulteriormente i risultati e conservare solo le informazioni pertinenti. Dopo aver creato una vista di analisi adatta, puoi salvarne la configurazione per riutilizzarla in seguito, facilitando i monitoraggi ricorrenti.

Infine, per elaborazioni più avanzate o per condividere i risultati, puoi esportare molto semplicemente la tabella generata verso Excel: clicca a sinistra della tabella su "Mappa di calore" per cambiare la visualizzazione in "CSV da incollare in Excel", poi seleziona la tabella dati e incollala in Excel per manipolare ed eventualmente salvare i dati.

La pagina « Eventi > Lettere di incarico » permette di generare una lettera di incarico per un cliente sulla base di un modello di documento. Un modello è tipicamente una lettera di incarico, un'offerta di servizi o un contratto. Puoi preparare tutti i modelli che desideri secondo le tue esigenze.
Contiene tag, equivalenti ai campi di stampa unione in Word, come ragione sociale, indirizzo, nome del dirigente, una tabella degli importi budgettati per il primo anno e una tabella delle scadenze. Questi tag vengono sostituiti nel modello dai valori provenienti dalla scheda cliente e dai budget e scadenze collegati al cliente, comprese le caratteristiche parametrabili che puoi personalizzare per contenere tutte le informazioni che vuoi capitalizzare a livello cliente in una logica CRM.

Esistono due modalità di funzionamento per gestire i modelli e poi generare le lettere di incarico per un cliente:

• Soluzione 1: modifichi il modello sotto forma di testo HTML in « Configurazione > Modelli e-mail / lettere di incarico ». Potrai allora generare la versione personalizzata per un cliente in forma HTML, copiarla / incollarla in Word e finalizzarne l'impaginazione. Puoi anche generare direttamente un PDF, ma in questo caso il documento non è più modificabile ed è meno flessibile delle altre soluzioni.
• Soluzione 2: prepari il modello in Word, con logo, intestazione, piè di pagina e carattere, e lo carichi in Tempolia tramite « Strumenti > Gestione file del server ». La generazione della lettera di incarico per un cliente permette di scaricare un documento Word completato, per rileggerlo e modificarlo in Word se necessario. Questo approccio conserva interamente l'impaginazione realizzata nel modello Word. Permette di risparmiare molto tempo mantenendo totale libertà sulla redazione e presentazione degli impegni contrattuali.

Facoltativamente, Tempolia dispone di un accordo con JeSignExpert per permettere l'invio e la firma elettronica delle lettere di incarico: puoi andare in « Strumenti > Firma elettronica » per inviare il documento finalizzato e farlo firmare dal cliente.