Aiuto - Domande / Risposte

La riflessione sulla configurazione iniziale di Tempolia deve concentrarsi in particolare su:

• la scelta dei codici di attività, di spesa e di vendita: fare un elenco della natura delle attività su cui lavorano i collaboratori, il natura delle spese inserite (chilometri auto, ristorante, ecc.) e codici di vendita (da associare ai conti definiti in contabilità)
• l'utilizzo delle nozioni di gruppo di dipendenti, attività e famiglie di clienti: potrai trovare meglio i tuoi clienti categorizzandoli per attività e per famiglia. Questa categorizzazione è gratuita, definisci gli elenchi come desideri
• la modalità di codifica dei clienti e delle aziende: è interessante avere regole interne, utilizzare la stessa codifica tra i diversi software, ...

• la configurazione delle caratteristiche del dipendente, del cliente e dell'azienda: puoi creare delle caratteristiche personalizzate, ovvero delle caselle del database che potrai successivamente utilizzare liberamente
• le modalità di fatturazione che verranno utilizzate : prezzo fisso, tempo impiegato, quantità
• configura correttamente i codici delle attività fatturabili. La fatturazione basata sul tempo impiegato utilizza il concetto di tempo eccezionale e i codici attività fatturabili possono avere questa opzione attivata per impostazione predefinita per semplificare l'immissione del tempo impiegato. Inoltre, se determinate attività devono essere fatturate in base alle quantità, è necessario pianificare la configurazione del codice attività corrispondente di conseguenza.

Il menu "Configurazione" ti permette di definire le impostazioni adatte alla tua attività:

• i riferimenti della tua(e) azienda(e): identificazione, coordinate bancarie. Tempolia può gestire più aziende contemporaneamente. Ogni attività sarà associata a una delle tue aziende, il che influirà sul meccanismo di fatturazione.

• le attività che definiscono la natura della tua attività. L'associazione di clienti e imprese ad un'attività consente l'ordinamento e l'analisi della redditività secondo questo criterio.
• i codici di vendita che determinano l'imputazione contabile degli importi fatturati IVA esclusa. Ad ogni riga di una fattura è associato un codice di vendita. Ad ogni codice di vendita può essere associata una tariffa predefinita, una dicitura standard o una formula di calcolo per la fatturazione.
• codici attività o natura del lavoro svolto dai dipendenti. I codici attività vengono utilizzati per inserire il tempo impiegato o preventivato. Alcune attività con determinazione del prezzo in base alla quantità consentono la fatturazione in base alle quantità. Ad un'attività fatturabile può essere associato un prezzo di vendita orario per attività (Task PV), che consente una valutazione del tempo alternativa a quella basata sulle tariffe orarie dei dipendenti (Collaborative PV).
• la pagina “ Prezzo di vendita per attività per caso" consente l'inserimento dei prezzi di vendita nella quantità specifica per ciascun caso.

• le attività non fatturabili consentono di tenere traccia del tempo non assegnato ai casi del cliente (attività interne, assenze, tempo di recupero, ecc.)
• i codici spesa ti permetteranno di inserire spese, come conti del ristorante o chilometri dell'auto. Ad ogni codice spesa è possibile associare costi unitari e prezzi di vendita che ne consentono la rifatturazione automatica.

La pagina « Configurazione > Opzioni generali » consente di:

• definire i controlli associati all'input: per ad esempio, avvisa o blocca oltre una certa soglia di ore,
• blocca i periodi precedenti,
• decidi se i tempi passati devono essere valutati ai tassi attuali o storici.

Le attività fatturabili rappresentano attività per le quali il tempo impiegato dai dipendenti può essere fatturato ai clienti. Un'attività può essere "Fatturabile per quantità" se si desidera rifatturare in base alla quantità prodotta e non al tempo impiegato, e la nozione di "Eccezionale" consente di proporre automaticamente per la fatturazione il tempo impiegato per questa attività.< /p>

Le attività non fatturabili sono al contrario:

• assenze, come ferie retribuite,
• o attività interne (Presenza) non direttamente legate ai clienti, come amministrazione o riunioni interne. Queste attività aiutano a gestire e allocare il tempo non fatturabile, essenziale per controllare le spese generali e valutare i costi interni.

Per ogni attività è necessario inserire un codice univoco di 5 caratteri e una dicitura che verrà utilizzata per impostazione predefinita durante l'inserimento degli orari. Puoi anche utilizzare la casella NPU (No Longer Use) che impedisce nuove voci con un vecchio codice conservando i dati storici.

Le attività fatturabili e non fatturabili consentono quindi una gestione completa e differenziata del tempo impiegato, facilitando sia la fatturazione ai clienti che il monitoraggio delle attività interne non fatturabili.

I codici vendita corrispondono alla natura della prestazione fatturata e permettono di determinare l'imputazione contabile di ogni riga di fattura. Puoi creare un codice vendita per ogni tipo di prestazione fatturata. Tempolia consente di inserire una descrizione di fatturazione specifica per ogni pratica. Nel testo della descrizione puoi includere caratteri jolly che saranno sostituiti automaticamente da informazioni come il mese, il trimestre o un numero progressivo.

I codici spesa servono per inserire le spese sostenute o da sostenere e permettono di avere una conoscenza completa del costo delle pratiche clienti. Ogni codice spesa può essere associato a prezzi unitari di costo e di vendita, facilitando l'inserimento delle spese.

I codici attività fatturabili corrispondono alla natura del lavoro svolto da un collaboratore e servono per inserire i tempi previsti e consuntivi. Permettono anche di valorizzare i tempi consuntivi o previsionali.

I codici attività non fatturabili servono per imputare tempi e spese non fatturabili. Questa gestione dettagliata dei codici permette di seguire con precisione tutti i costi e i ricavi legati alla tua attività.

Le fatture possono essere preventivate per garantire un'emissione rapida ogni mese, evitare dimenticanze e ridurre il fabbisogno di capitale circolante. Se fatturi a consuntivo, la fatturazione può anche essere automatizzata sulla base di tempi e spese eccezionali, che risalgono in fatturazione con la relativa valorizzazione.

Puoi seguire gli incassi: recuperare automaticamente i bonifici ricevuti, inserire assegni e preparare automaticamente gli addebiti diretti durante la preparazione della fattura. Puoi poi depositare in banca gli addebiti con generazione di file XML SEPA.

Tempolia propone solleciti clienti personalizzabili che riprendono il dettaglio del saldo. I solleciti possono avere testi variabili in base all'anzianità del saldo e ti aiutano a gestire gli insoluti.

Le fatture possono essere salvate in PDF, inviate via e-mail ed esportate verso la contabilità. Un sistema di riconciliazione permette di associare ogni pagamento alla fattura corrispondente. Una situazione scadenzario ti permette di sapere in ogni momento lo stato degli incassi.

L'emissione di fatture richiede una configurazione preventiva:

• Modello di fattura: i modelli di fattura devono essere configurati, contatta il nostro supporto per la configurazione.
  Il modello predefinito associato a ciascuna delle tue società emittenti può essere specificato per un caso particolare o modificato per una fattura individuale particolare.
• Azienda: dati di contatto e modello di fattura predefinito dell'azienda
• Partita IVA: codici, aliquote, numeri di conto e commenti
• Codici di vendita, con relativo numero di conto, codice IVA, dicitura di fatturazione ed eventualmente, aliquota standard e formula di calcolo associata.

Le etichette di fatturazione per i codici di vendita standard e caso possono includono formule codificate per ottenere automaticamente il numero del mese, del trimestre o della rata durante la preparazione effettiva delle fatture.

Le righe della stessa fattura sono classificate nell'ordine di inserimento o nell'ordine alfabetico dei codici di vendita a seconda l'opzione scelta nelle impostazioni di ingresso. Possiamo quindi aver codificato i codici di vendita per forzare la classificazione delle righe della fattura in base al tipo di servizio.

• Clienti: inserimento dell'indirizzo di fatturazione, condizioni di pagamento.

Salvo diversamente configurati, i modelli di fattura offerti da Tempolia prevedono che le fatture vengano emesse all'indirizzo di fatturazione della pratica. Normalmente corrisponde a quello del cliente.

È possibile inserire nella scheda cliente un indirizzo di fatturazione distinto dal suo indirizzo principale. È possibile specificare un indirizzo di fatturazione anche a livello dell'attività del cliente in questione.

È anche il cliente che determina il conto cliente per la registrazione in contabilità.

• Azienda: voce di codici di vendita per la rifatturazione automatica di tempi e costi non contabilizzati, un eventuale indirizzo di fatturazione specifico, il modello di fattura e l'unità di fatturazione predefinita per il tempo impiegato nella pratica.

• ed eventualmente i numeri di conto (clienti , vendite e IVA) per consentire il trasferimento del giornale delle vendite al tuo software di contabilità.

Puoi inviare e-mail con Tempolia, ad esempio e-mail di fatturazione ai tuoi clienti.

Le e-mail arriveranno dal tuo server di posta elettronica per evitare eventuali problemi di spam. Puoi fornirci un indirizzo esistente o creare un indirizzo email specifico per Tempolia.
È importante controllare regolarmente le email a questo indirizzo, ad esempio per fare clic sui collegamenti delle piattaforme antispam che ti chiedono un captcha .

Le informazioni necessarie sono: server SMTP (esempio: smtp.gmail.com), indirizzo email, password, porta (25, 465 o 587), nome da visualizzare.
Se hai più aziende, per impostazione predefinita è possibile utilizzare un unico account SMTP ed è anche possibile duplicare le configurazioni per azienda.

Puoi configurarlo tu stesso effettuando l'accesso come amministratore e andando su “Configurazione > Variabili di configurazione [ADMIN] »: cerca "email_configuration" per trovare le variabili di configurazione con questo valore nella colonna originale. È necessario compilare le righe con i seguenti nomi di campo:
- force_sender_name (nome da visualizzare): nome personale o reparto fatturazione ad esempio
- mail_smtp (server SMTP): smtp.aaa.zz
- default_email_from (indirizzo email): xxx@yyy.zz
- mail_smtp_username (login SMTP, spesso identico all'email): xxx
- mail_smtp_password (password): .... ...
- mail_smtp_port (porta SMTP): 587
- mail_smtp_auth: true
- Forced_sender_email: true

Per testare la configurazione, in « Collaboratori > Invio di un'email a un collaboratore »
- Seleziona un collaboratore, probabilmente te stesso
- Scegli un modello di email e/o inserisci un messaggio
- Modifica l'email del destinatario, se necessario
- Convalida cliccando su “Invia”
- Controlla sulla tua email che la tua email sia stata ricevuta correttamente
In caso di messaggio di errore, leggi attentamente cosa c'è scritto in inglese in rosso: questo è ciò che ti viene rispedito il tuo server di posta elettronica e ti consente di sapere cosa correggere nella tua configurazione.

Per aggiungere/modificare il tuo logo sul modello di fattura:

• Nella sezione « Strumenti > Gestione dei file del server » puoi caricare il tuo logo. Un suffisso viene aggiunto automaticamente al nome del file per rendere il nome del file assolutamente univoco sul server.
• Vai a « Configurazione > Modello di fattura », quindi fai clic sull'icona a forma di ingranaggio blu nella sezione « azione » per la linea di modello che ti interessa.
• Nella sezione « inizio pagina » quindi « Intestazione”, in “File immagine intestazione o logo”. puoi selezionare il nome del file dalle immagini caricate sul server.

Potrai quindi regolare di conseguenza la posizione del tuo logo. orizzontale (X) e/o verticale (Y) ma anche in larghezza e altezza. Infine, fai clic su « Invia » per salvare le modifiche.

Tempolia è progettato per adattarsi ai processi del tuo settore di attività. Puoi personalizzare molti elementi del software, come i modelli di documento, i diritti di accesso degli utenti e i parametri di inserimento. È inoltre possibile creare campi aggiuntivi personalizzati nelle schede clienti, pratiche, collaboratori e referenti. Questi campi appaiono nelle schede di dettaglio nella scheda "Caratteristiche parametrabili".

Su molti argomenti possiamo attivare configurazioni su misura nell'ambito del supporto, per permetterti di ottenere ciò che desideri nello strumento. Offriamo anche la possibilità di realizzare sviluppi specifici per le tue esigenze, su preventivo.