Aiuto - Domande / Risposte

Nel contesto generale, a meno di una configurazione specifica del modello di fattura che disattiva il blocco delle informazioni di pagamento:

• Quando una fattura è in modalità di pagamento "addebito", è necessario indicare il RUM, l'IBAN del conto del cliente interessato e la data del mandato => vengono automaticamente visualizzati in fattura, in base alle informazioni presenti nell'anagrafica cliente. NB: il cliente non deve visionare il vostro IBAN perché non deve effettuare un bonifico a vostro favore, altrimenti si verificherà un doppio pagamento.
  Quando generate il file XML SEPA per la rimessa bancaria dei vostri addebiti diretti, il conto la banca interessata da questo addebito diretto sarà quella collegata alla tua fattura.

• Se la fattura è pagabile tramite bonifico, verrà visualizzato l'IBAN del tuo conto bancario collegato a questa fattura. Questo conto bancario viene ereditato dal file cliente (che è collegato a uno dei tuoi conti bancari) durante la preparazione della fattura e può essere modificato modificando la fattura.

Per avere il conto bancario corretto collegato al tuo fatture:

• Modifica direttamente le tue fatture esistenti,
• Modifica i tuoi clienti per influenzare la precompilazione delle tue fatture future,
• Modifica le tue aziende per influenzare la precompilazione dei tuoi futuri clienti

PS: nella sezione "Fatturazione > Fatture", puoi aggiungere la colonna "Metodo di pagamento" che non viene visualizzata per impostazione predefinita.

Esistono diversi modi per creare pagamenti:

• I pagamenti possono essere creati automaticamente durante la preparazione delle fatture, utilizzando l'opzione (attiva per impostazione predefinita) in basso a sinistra del modulo "Crea pagamenti automaticamente" con il pulsante opzione "Gestito: addebiti diretti, tratte".
  Gli addebiti diretti corrispondenti alle fatture vengono predisposti in base alla modalità di pagamento configurata per i clienti, e vengono effettivamente creati durante il trasferimento al giornale delle vendite delle fatture predisposte. È infatti il trasferimento al giornale delle vendite che rende definitive le fatture e quindi i pagamenti corrispondenti non vengono creati prima. Successivamente, i ritiri pianificati sono indipendenti dalle fatture e possono essere modificati a vostro piacimento (in particolare riprogrammazione discussa con il cliente), il che non modifica in alcun modo i termini di pagamento indicati in fattura.
• Sul Fatturazione > Movimenti del cliente, selezionando le righe e cliccando sul pulsante "Crea pagamenti corrispondenti alle fatture selezionate": assegni o bonifici ricevuti corrispondenti esattamente ad una o più fatture.

• Sulla Fatturazione > Pagamenti, con i pulsanti "Nuovo" e "Creazione ripetitiva": addebiti diretti da effettuare successivamente, oppure assegni o bonifici ricevuti che vengono inseriti al ricevimento e il cui importo non corrisponde necessariamente ad una fattura precisa.

Tempolia implementa due nozioni di scadenziario di pagamento:

• Scadenzario collegato a una fattura: una fattura può essere pianificata con pagamento in più rate. I termini di pagamento sono precompilati utilizzando le informazioni della scheda Fatturazione del file cliente ed è possibile modificare questi termini in ciascuna fattura preparata.
  Se una fattura è pagabile in più rate, viene aggiunto automaticamente un allegato alla fattura per indicare le date e gli importi che verranno pagati, sia tramite addebito diretto, sia se si tratta di bonifici o assegni attesi dal cliente.

• L' scadenziario dei futuri addebiti diretti: Gli addebiti diretti previsti nella lista dei pagamenti potranno essere creati o modificati dopo l'emissione della fattura, ed essere oggetto di invio di una email riepilogativa delle nuove modalità di addebito diretto. Quando un cliente ha problemi di flusso di cassa e si concorda con lui un programma di addebiti diretti, è possibile creare nuovi addebiti diretti adattati.
  Per inviare il programma di addebito diretto: andare al menu "Fatturazione" Pagamenti", seleziona le righe che corrispondono a ciò che vuoi inviare al tuo cliente (dopo aver applicato filtri o effettuato una ricerca se necessario), e clicca sul pulsante “ Invia la selezione tramite e-mail”. Quindi, nel modello di email, seleziona "Calendario pagamenti" e modificalo a tuo piacimento.

Per monitorare le tue entrate, puoi utilizzare il report sul saldo scaduto, disponibile in “Strumenti > Rapporti ed edizioni > Equilibrio invecchiato”. Sarà presente un testo di aiuto per spiegare come utilizzarlo. Il saldo vecchio è uno strumento contabile che consente di elencare le fatture da incassare, presentando il numero di giorni di ritardo nel pagamento.
Affinché il saldo vecchio tenga conto delle fatture già pagate, è necessario prima inserire i pagamenti e effettuare una scrittura.

La scrittura consiste nel fare un'associazione tra fatture e pagamenti, ed eventualmente con registrazioni di regolarizzazione denominate OD = Operazioni Varie. La scritta viene effettuata nella pagina "Fatturazione >". Movimenti cliente” con il pulsante “Caratteri automatici” oppure previa selezione manuale di alcune righe con il pulsante “Lettera/Unlettera”.
Per sapere come inserire i pagamenti potete consultare la risposta alla seguente domanda: Quali sono le varie modalità per inserire i pagamenti?

Per dare seguito ai tuoi clienti in merito alle fatture non pagate, puoi:
- utilizzare la funzionalità invio fatture via email, in “Fatturazione > Fatture" selezionando le righe e quindi facendo clic sul pulsante "Invia selezione tramite e-mail"
- oppure utilizzare il pulsante « Fatturazione > Promemoria clienti » su tutto il tuo portafoglio clienti o solo su alcuni clienti, per generare PDF o email per seguire i tuoi clienti che hanno un saldo diverso da zero ad una determinata data.

Se un cliente non ha pagato una fattura ma non appare nei solleciti cliente, è perché, considerando tutti i suoi pagamenti e fatture da pagare, non ti deve alcun denaro: il suo saldo cliente è negativo.

Infatti, i solleciti ai clienti non considerano le fatture individualmente, ma si basano su un calcolo del saldo del cliente, che viene effettuato dai movimenti dei clienti:

• Hai queste informazioni in fondo della scheda statistiche della scheda cliente.

• Lo trovi anche nella pagina dei movimenti dei clienti filtrando in base al cliente.
• E hai un rapporto sul saldo invecchiato, disponibile in “Strumenti > Rapporti ed edizioni > Saldo invecchiato", che è il cuore del monitoraggio delle tue collezioni e un rapporto sul saldo del cliente.

Verifica che il pagamento esista nella pagina Fatturazione > Pagamenti, alla data di scadenza corretta, sulla banca corretta e che si tratti effettivamente di un addebito diretto. E che il tuo cliente abbia un mandato CORE o B2B nel suo file cliente, a seconda di il filtro che applichi nella generazione del file XML SEPA.

Se i pagamenti sembrano ben programmati e tutto è coerente, ma la generazione del file XML non trova alcun addebito diretto da includere, controlla che che la data di scadenza nel modulo sia corretta e che il codice articolo sia vuoto o sia uguale a quello di tutti gli addebiti diretti da includere.

Tutti gli addebiti diretti da integrare nel file XML SEPA devono essere presenti nella pagina Fatturazione > Pagamenti, e sarà stato precedentemente creato utilizzando le modalità indicate nella sezione: Quali sono le varie modalità per inserire il pagamento?

Esistono due tipi di mandati definiti dallo standard europeo SEPA: CORE e B2B

Gli addebiti diretti CORE sono rimborsabili entro 8 settimane se autorizzati. Non è necessario inviare il mandato alla banca dell'incaricato, si presuppone che il cliente abbia dato il suo consenso. In caso di problemi, la banca richiederà il mandato all'emittente dell'addebito diretto, che dovrà essere in grado di inviarle il mandato firmato.

Gli addebiti diretti B2B sono riservati esclusivamente alle aziende e non sono rimborsabili. Le amministrazioni utilizzano questo tipo di mandato per garantire che i flussi ricevuti non vengano successivamente contestati. Anche alcune grandi aziende li utilizzano, ma questi mandati sono più restrittivi. È obbligatorio accettare il mandato della banca che riceve l'addebito diretto, altrimenti l'addebito diretto verrà automaticamente rifiutato.

Per prima cosa, per raggruppare gli addebiti, assicurati nella pagina "Fatturazione > Pagamenti" che la data di scadenza sia identica per gli addebiti che desideri raggruppare. Se necessario, modifica questa data di scadenza modificando le righe degli addebiti previsti.

Puoi raggruppare gli addebiti di uno stesso cliente selezionando l'opzione "Raggruppa con altri addebiti dello stesso cliente". Questo creerà un unico addebito per l'importo totale, specificando la somma nella descrizione dell'addebito. Raggruppare gli addebiti aiuta a ridurre i costi bancari, che sono proporzionali al numero di addebiti elaborati. Se esiste un solo pagamento in una data specifica per un determinato cliente, selezionare l'opzione di raggruppamento non avrà alcun effetto. Pertanto, puoi selezionare questa opzione per tutti gli addebiti senza problemi.

I codici di rigetto sono definiti dalla norma SEPA e sono gli stessi per tutte le banche. I principali motivi di rigetto sono:

• AM04 – Fondi insufficienti: il conto del debitore non dispone dei fondi necessari.
• MD01 – Mandato non valido: il mandato SEPA è invalido, introvabile o non riconosciuto dalla banca.
• MD06 – Transazione contestata dal debitore.
• AC01 – Numero di conto errato: l’IBAN è errato, inserito male o non conforme.
• AC04 – Conto chiuso: il conto del debitore è chiuso.
• AC06 – Conto bloccato per addebiti: il conto è bloccato o vietato agli addebiti SEPA.
• ED01 – Creditore non riconosciuto: il debitore dichiara di non riconoscere il creditore.
• RC01 – Identificativo bancario errato: il BIC o identificativo della banca è invalido o introvabile.

Per evitare rigetti AM04 per fondi insufficienti:
Concordare bene la data degli addebiti con i clienti può aiutare. Puoi anche lasciare un tempo sufficiente tra l'invio della fattura e la data dell'addebito affinché il cliente possa organizzarsi.

Quando hai un rigetto SEPA MD01 per mandato introvabile, incoerente o non valido:
La ragione esatta può essere comunicata solo dalla banca, ma spesso si tratta di un problema nei dati presenti nella scheda cliente, ad esempio una data mandato modificata.
Può dipendere da una modifica manuale del cliente o da un import di dati clienti che ha sostituito dati esistenti.
Per correggere questi dati, puoi guardare un file XML SEPA che non aveva generato rigetto, verificare quale data mandato era presente e confrontarla con quella presente nella scheda cliente.
Se necessario, puoi sempre generare un nuovo RUM e far firmare un nuovo mandato SEPA.

Quando un cliente con addebito diretto cambia banca, aggiorna l'IBAN e il BIC nella sua scheda cliente. Non è necessario modificare gli addebiti diretti già programmati, poiché verranno automaticamente addebitati sul nuovo conto e non è richiesto alcun ulteriore intervento.

Infatti, il mandato esistente rimane valido senza bisogno di una nuova firma, come confermato dalla Banque de France, che ha dichiarato che il mandato rimane valido. Il RUM resta invariato e viene generata automaticamente una modifica inclusa nel file XML di addebito diretto SEPA per collegare il nuovo mandato al record iniziale. Questo processo automatizzato garantisce la conformità alle normative SEPA ed evita errori negli addebiti futuri.

Un rifiuto di addebito diretto è un addebito diretto negativo la cui data di scadenza è la data effettiva del rifiuto da parte della banca.

Per mantenere la tracciabilità del deposito bancario, poi il rifiuto e infine un nuovo deposito bancario in una data successiva, non è opportuno modificare semplicemente la linea di pagamento in un altro giorno di deposito bancario. Pertanto, per gestire un rifiuto di addebito diretto, è possibile procedere come segue nella pagina "Fatturazione > Pagamenti":

• Duplicare la riga di addebito diretto per costituire il rifiuto di addebito diretto modificando l'importo in negativo: questo annullerà l'importo del tuo addebito diretto.
• Duplica la riga di rifiuto dell'addebito diretto inserendo la data desiderata del nuovo addebito diretto ed eventualmente aggiungi una commissione di rifiuto.

Tempolia propone una gestione nativa degli addebiti diretti SEPA, permettendo di generare file XML direttamente dalle fatture emesse. Per un monitoraggio preciso, è possibile recuperare i conti bancari tramite il nostro partner Bridge, oppure importare file di movimenti bancari, e il sistema tenterà di associare automaticamente i bonifici ricevuti alle fatture. Uno strumento di riconciliazione automatica è integrato per facilitare questo abbinamento.

In caso di rigetto di un addebito, una funzionalità specifica permette di creare una scrittura di rigetto. Questa scrittura compensa negativamente l'incasso inizialmente previsto. Il movimento è visibile nelle statistiche di fatturazione per il saldo dovuto.

Lo scadenzario riflette quindi il saldo ancora dovuto. Il software non riattiva automaticamente una nuova programmazione dell'addebito, lasciando all'utente la decisione di sollecitare il cliente o pianificare una nuova azione, poiché sono possibili diversi approcci. Strumenti di sollecito cliente, per posta o e-mail, sono disponibili per gestire efficacemente gli insoluti.

Possiamo inserire nelle vostre fatture un link cliccabile per il pagamento con carta o Paypal.

Puoi inserire le fatture in modalità di pagamento con carta di credito (da creare nell'elenco dei metodi di pagamento) o con pagamento gratuito, e il link per il pagamento apparirà nel PDF.

Puoi utilizzare soluzioni di pagamento bancarie o Paypal:

• Se utilizzi Paypal, avrai commissioni da Paypal e nessuna commissione sul nostro lato. Ci invii l'e-mail del tuo conto Paypal e l'interconnessione avviene automaticamente, tutto è gestito grazie ad un'integrazione completa già in atto.
• Se passi attraverso la tua banca e un contratto VAD e un TPE elettronico, devi negoziare con la tua banca le tariffe mensili e quelle applicate per ogni pagamento. Poi, una volta stipulato il contratto, ci invii i tuoi identificatori e noi integriamo il modulo di pagamento specifico della tua banca. Ciò richiede configurazioni e procedure di avvio della produzione abbastanza macchinose; ti addebitiamo l'implementazione a seconda della soluzione scelta, quindi non addebitiamo alcun costo per gli incassi. Sappiamo gestire i pagamenti con carta di credito con tutte le principali banche francesi grazie alla nostra esperienza nell'eCommerce.

Paypal è perfettamente adatto a un volume piccolo o medio, e una banca VAD+TPE a un volume medio piccolo o significativo.