La réflexion sur le paramétrage initial de Tempolia doit porter en particulier sur :
L'ordre dans lequel il faudra rentrer les données est le suivant :
Toutes les données dans Tempolia utilisant des codes pourront être recodifiées par la suite : une modification d'un élément en changeant son code a un impact automatique partout dans la base de données.
Le niveau d'un collaborateur est une information RH relatif à votre convention collective, ou une notion interne pour hiérarchiser vos collaborateurs. Les niveaux n'ont pas de rapport avec les profils de droits, qui sont des ensembles de droits d'accès aux diverses fonctionnalités en lecture, écriture et suppression.
Le menu "Configuration" permet de définir les paramétrages adaptés à votre activité :
La page « Configuration > Options générales » permet de :
Les tâches facturables représentent les activités pour lesquelles le temps passé par les collaborateurs peut être facturé à des clients. Une tâche peut être "Facturable à la quantité" si on veut refacturer selon la quantité produite et non le temps passé, et la notion d'"Exceptionnel" permet de proposer automatiquement à la facturation les temps passés sur cette tâche.
Les tâches non facturables sont au contraire :
Pour chaque tâche, vous devez saisir un code unique sur 5 caractères, et un libellé qui sera repris par défaut lors de la saisie des temps. Vous pouvez aussi utiliser la case NPU (Ne Plus Utiliser) qui empêche de nouvelles saisies sous un code ancien tout en conservant les données historiques.
Ainsi, les tâches facturables et non facturables permettent une gestion complète et différenciée des temps passés, facilitant à la fois la facturation aux clients et le suivi des activités internes non facturables.
Les codes vente correspondent à la nature de la prestation facturée et permettent de déterminer l'imputation comptable de chaque ligne de facture. Vous pouvez créer un code vente par type de prestation facturée. Tempolia permet de saisir un libellé de facturation spécifique à chaque affaire. Vous pouvez inclure dans le texte du libellé des caractères joker qui seront automatiquement remplacés par des informations comme le mois, le trimestre ou un numéro d'ordre.
Les codes frais servent à saisir les frais engagés ou à engager, et permettent d'avoir une connaissance complète du coût des affaires clients. Chaque code frais peut être associé à des prix de revient et de vente unitaires, ce qui facilite la saisie des frais.
Les codes tâches facturables correspondent à la nature du travail effectué par un collaborateur et servent à saisir les temps prévus et passés. Ils permettent également de valoriser les temps passés ou budgétés.
Les codes tâches non facturables servent à imputer les temps et frais non facturables. Cette gestion fine des codes permet de suivre précisément l'ensemble des coûts et des revenus liés à votre activité.
Les factures peuvent être budgétées pour garantir une émission rapide des factures chaque mois, éviter les oublis et diminuer votre BFR. Si vous facturiez au réel, la facturation peut également être automatisée en s'appuyant sur des saisies de temps et de frais exceptionnels, qui remontent en facturation avec leur valorisation.
Vous pouvez suivre vos encaissements : récupérez automatiquement vos virements reçus, saisissez des chèques, et préparez automatiquement lors de la préparation de la facture. Puis déposez en banque vos prélèvements avec génération de fichiers de prélèvement SEPA.
Tempolia propose des relances clients personnalisables qui reprennent le détail du solde. Les relances clients peuvent avoir un texte variable en fonction de l'ancienneté du solde, et vous aident à gérer vos impayés.
Les factures peuvent être enregistrées en PDF, envoyées par email et exportées vers votre comptabilité. Un système de lettrage permet d'associer chaque règlement à la facture correspondante. Une balance âgée vous permet de savoir où vous en êtes dans vos encaissements à tout moment.
L’émission des factures réclame un paramétrage préalable :
Les libellés de facturation des codes vente standards et par affaire peuvent notamment inclure des formules codifiées pour obtenir automatiquement le mois, le trimestre ou le numéro de l’acompte lors de la préparation effective de factures.
Les lignes d'une même facture sont classées dans l'ordre de leurs saisies ou dans l'ordre alphabétique des codes vente suivant l'option retenue dans le paramétrage de la saisie. On peut donc avoir codifié les codes vente pour forcer le classement des lignes de factures suivant le type de prestation.
Sauf paramétrage contraire, les modèles de factures proposés par Tempolia prévoient que les factures sont émises à l'adresse de facturation de l'affaire. Celle-ci correspond normalement à celle du client.
Il est possible de saisir dans la fiche du client une adresse de facturation distincte de son adresse principale. Une adresse de facturation peut également être spécifiée au niveau de l'affaire concernée du client.
C'est également le client qui détermine le compte client d'imputation en comptabilité.
Vous pouvez envoyer des emails avec Tempolia, par exemple des emails de factures à vos clients.
Les emails partiront de votre serveur d'emails pour éviter tout problème de spam. Vous pouvez utiliser une adresse existante, ou créer une adresse email spécifiquement pour Tempolia. Il n'y a pas besoin de faire le moindre réglage spécifique à Tempolia pour vos champs SPF ou DKIM / DMARC puisque Tempolia ne fait que préparer le message pour le soumettre à votre serveur d'email, ce n'est pas Tempolia qui envoie l'email au destinataire.
Il est important que vous releviez régulièrement les emails sur cette adresse, pour par exemple cliquer sur des liens de plateformes antispam vous demandant un captcha.
Les informations nécessaires sont : serveur SMTP (exemple : smtp.gmail.com), adresse email, mot de passe, port (25, 465 ou 587), nom à afficher.
Si vous avez plusieurs sociétés, par défaut un compte SMTP unique peut être utilisé, et vous pouvez aussi dupliquer les configurations par société.
Vous pouvez configurer vous-même en étant connecté en tant qu'administrateur et en allant sur la page « Configuration > Options générales », onglet « Onglet Emails ».
Pour les techniciens, ces informations sont également disponibles sur la page « Configuration > [ADMIN] Variables de Configuration » : recherchez "email_configuration" pour trouver les variables de configuration ayant cette valeur dans la colonne origine.
Vous devez renseigner les lignes ayant les noms de champs suivants :
- Nom à afficher => Nom à afficher à vos destinataires, comme par exemple "Société XXX", ou "Service comptable XXXX"
- Serveur SMTP : smtp.yyy.zz => Serveur SMTP, par exemple smtp-relay.gmail.com
- Adresse email : xxx@yyy.zz => Adresse email utilisée pour les envois d'emails
- Login SMTP (souvent identique à l'email) : xxx => Login du compte SMTP (la plupart du temps, c'est l'adresse email, parfois c'est l'adresse avec % à la place de @, et parfois c'est différent)
- Mot de passe => Attention, si à l'avenir votre mot de passe de compte est modifié, il faudra le mettre à jour ici.
Pour gmail, vous pouvez mettre un "mot de passe pour application" que vous configurez dans votre compte gmail (ce qui nécessite d'activer d'abord la double authentification sur gmail) ; autre possibilité : si vous laissez vide le mot de passe, lors de l'envoi une popup s'ouvrira pour demander les droits d'utilisation de votre compte gmail à Google, et l'authentification se fera via la norme OAuth2.
- Port SMTP : 587 => Valeurs possibles : 25 (non sécurisé), 465 ou 587. 587 est à privilégier par défaut.
- Mail smtp secure : tls => Valeurs possibles : ssl ou tls ou vide - Mettre ssl si port 465, et tls si port 587
- Authentification : true => Mettez true si votre compte nécessite une authentification avec login et mot de passe. Exceptionnellement, laissez sur false si la détection se fait avec l'IP de notre serveur, alors laissez vide mail_smtp_username et mail_smtp_password
- Utiliser SMTP : true => Mettez true pour activer l'utilisation du compte SMTP pour l'envoi de vos emails
Pour l'utilisation de Microsoft Office 365 (serveur Exchange), vous avez 2 possibilités de paramétrage :
Pour l'utilisation de Gmail, vous avez 3 possibilités de paramétrage :
NB : l'utilisation d’OAuth2 pour l’authentification ne dispense pas le compte utilisé d’être autorisé à envoyer des e-mails via SMTP. Et par ailleurs, vous devez remplir dans Tempolia les informations relatives à votre serveur SMTP quoiqu'il arrive.
Pour tester votre configuration, dans « Collaborateurs > Envoi d'email à un collaborateur » :
- Sélectionnez un collaborateur, a priori vous-même
- Choisissez un modèle d'email et/ou renseignez un message
- Modifier l'email destinataire si nécessaire
- Validez en cliquant sur « Envoyer »
- Vérifiez sur votre messagerie que votre email a correctement été reçu
En cas de message d'erreur, lisez bien ce qui est écrit en anglais en rouge : c'est ce qui est renvoyé par votre serveur d'emails, et vous permet de savoir quoi corriger dans votre configuration.
NB : Il est possible d'avoir un compte d'envoi par email pour chacune de vos sociétés si vous le souhaitez, en dupliquant les variables de configuration et en les affectant à la société concernée : contactez le support si vous avez besoin d'aide à ce sujet.
Pour ajouter / modifier votre logo sur votre modèle de facture :
Vous pouvez ensuite régler la position de votre logo à l’horizontal (X) et/ou à la verticale (Y) mais aussi en largeur et hauteur. Enfin, cliquez sur « Envoyer » pour sauvegarder vos changements.
Tempolia est conçu pour s'adapter aux processus de votre domaine d'activité. Vous pouvez personnaliser de nombreux éléments du logiciel, tels que les modèles de documents, les droits d'accès des utilisateurs, et les paramètres de saisie. De plus, il est possible de créer des champs additionnels personnalisés dans les fiches clients, affaires, collaborateurs et correspondants. Ces champs apparaissent dans les fiches de détails sous l'onglet "Caractéristiques paramétrables".
Sur de nombreux sujet, nous pouvons vous activer des paramétrages sur mesure dans le cadre du support pour vous permettre d'obtenir ce que vous souhaitez dans l'outil. Nous offrons également la possibilité de réaliser des développements spécifiques pour vos besoins propres sur devis.
Lorsque vous ne faites plus de prestations pour un client, vous pouvez lui associer une date de départ pour le déclarer parti. Il n'apparaîtra plus dans la liste des clients présents et ne sera plus proposé pour les nouvelles saisies, mais les anciennes données restent présentes et rien n'est effacé automatiquement.
Lorsqu'un collaborateur est parti, c'est le même principe : vous pouvez affecter une date de départ au collaborateur.
Dans le cadre de la gestion de vos clients, il est possible de déclarer des affaires comme terminées ou closes :
La suppression d'une affaire n'est possible que si l'affaire a été close préalablement.
Il est toujours possible par ailleurs d'effacer les temps et frais non facturables d'une période définie.
Tempolia conserve un historique des suppressions et des clôtures.
Vous pouvez gérer simultanément plusieurs sociétés avec le même compte Tempolia, sans impact sur la facturation de notre logiciel. Les sociétés configurées dans Tempolia peuvent être des entités juridiques spécifiques, mais aussi des établissements d'une même société. Chaque société a par défaut sa propre séquence de numérotation des factures. Plusieurs sociétés peuvent aussi partager une même séquence de numérotation : ce réglage peut être réalisé par le support Tempolia, qui indiquera dans la société concernée le code de la société dont la séquence doit être reprise. Chaque société peut avoir son propre modèle de facture ou utiliser un modèle commun dans lequel les coordonnées de la société et son logo sont modifiés automatiquement.
Les clients peuvent être partagés entre plusieurs sociétés, auquel cas une affaire par société doit être créée a minima pour regrouper les prestations de chaque société.
Les droits d'accès et les rapports et éditions peuvent facilement être limités à une ou plusieurs sociétés. Les prestations internes (temps ou frais exposés par les collaborateurs d'une société pour les affaires d'une autre société) font l’objet d’un rapport particulier.
En complément des collaborateurs présents en base de données, il est possible de se connecter en tant qu'Administrateur pour gérer l'ensemble des fonctionnalités sans limitation de droits. Cette notion d'Administrateur n'est pas rattachée à un compte collaborateur : c'est un super compte, qui existe obligatoirement.
Il est possible de créer des comptes collaborateurs à qui on peut donner tous les droits, et qu'on pourrait appeler par exemple "Gestionnaire" pour éviter toute confusion avec la notion d'Administrateur. Quelques options de configuration technique ne sont accessibles qu'à l'Administrateur pour des raisons de sécurité.
Tout d'abord, la section "Aide - Questions / Réponses" vous permet de faire des recherches par mot clé pour trouver des informations.
Dans le cadre du support, nous pouvons répondre à toute question spécifique sur l’utilisation du logiciel. Vous pouvez nous préciser vos besoins par e-mail, avec des détails et éventuellement des captures d’écran, ou nous contacter directement afin que nous puissions vous apporter une réponse précise.
Notre équipe support est disponible par téléphone et par email selon nos horaires d’ouvertures. Nous vous répondons en général sous 24h à 48h. Vous pouvez aussi consulter notre aide en ligne avec différentes réponses sur des thématiques spécifiques ainsi que les encadrés d'assistance intégrés au logiciel.
Dans le cadre d’un accompagnement plus global, nous proposons des formations sur des thématiques que vous choisissez, afin de vous accompagner dans l’optimisation d’un processus de travail.
Tempolia vous offre de nombreuses possibilités d’analyse pour piloter votre activité. Vous pouvez faire des tableaux croisés dynamiques ou aller dans « Outils > Rapports / éditions ». Vous pouvez notamment avoir les approches suivantes :
Toutes les éditions sont personnalisables, exportables vers Excel ou affichables dans votre navigateur, avec les colonnes de votre choix. Vous pouvez ainsi imprimer vers le format PDF avec un niveau de zoom ajusté au nombre de colonnes choisies.
Tempolia place la rentabilité au cœur de la gestion des affaires, proposant deux indicateurs clés :
La valeur ajoutée de ces deux indicateurs réside dans leur complémentarité : une affaire peut être en mali (négative) sur le prix de vente mais conserver une bonne marge sur le prix de revient, et cette double analyse va inciter à des actions de gestion différentes. Ces données sont synthétisées par client et par affaire, incluant temps passés, valorisation, frais et facturation, permettant de visualiser les dépassements de plan de charge et d'obtenir une vision globale de la performance.
Toute facture émise par Tempolia peut être envoyée par email dès lors que l'option "Télédistribution PDF" est activée et qu'une adresse email est saisie dans la fiche client.
L'option "Télédistribution en PDF" d'une facture est héritée des informations de la fiche client lors de la préparation d'une facture, et peut être modifiée par la suite. Vous pouvez par ailleurs modifier cette information pour tous vos clients en utilisant la page « Clients / Affaires > Modification groupée de clients », ce qui permettra aux factures préparées à l'avenir d'hériter de cette information.
Sur la page « Facturation > Factures », il y a deux colonnes qui concernent l'envoi par email :
Vous pouvez indiquer la langue parlée par vos clients dans les fiches Clients dans l'onglet "Caractéristiques paramétrables". Cette information est ensuite utilisée pour savoir dans quelle langue générer les factures PDF pour ce client. Si votre modèle de facture contient du texte directement, comme par exemple pour les conditions indiquées en bas de facture, il doit être traduit : soit vous dupliquer le modèle pour faire un modèle dans une autre langue (solution simple), soit vous dupliquer des variables de configuration pour spécifier des valeurs en anglais (solution plus flexible et complexe, pour des personnes techniques).
Le contenu de vos factures qui correspond à du texte mis dans les libellés doit être mis par vous dans la bonne langue, il n'est pas traduit automatiquement lors de la génération du PDF. En revanche, toute la structure de la facture sera par ailleurs mise dans la langue demandée.
La fonctionnalité « Outils > Rapports et éditions » de Tempolia est un puissant module pour faire des analyses claires et détaillées, essentielles au pilotage de l'activité. L'objectif principal est de générer des documents structurés et complets pour des analyses approfondies, bien plus détaillées qu'une simple impression de page.
Vous disposez d'une large gamme de rapports accessibles dans une liste déroulante en haut de page, tels que la "Balance âgée" pour le suivi des encours clients, le "Journal des ventes", ou encore des rapports de "Contrôle d'activité des collaborateurs" pour comparer les temps passés par rapport aux budgets alloués. Le rapport le plus utilisé est "Synthèse des réalisations par affaire" pour calculer les marges et boni mali par affaire.
Vous pouvez sélectionner précisément les colonnes à inclure de votre rapport par un simple glisser-déposer de la gauche (colonnes disponibles) vers la droite (colonnes sélectionnées), ou en double cliquant sur un nom de colonne. Des filtres avancés permettent de cibler les données, et des filtres rapides sous forme de tableaux de valeurs permettent de restreindre un rapport à des clients, des affaires ou à des collaborateurs spécifiques.
Il est possible de créer des regroupements et des sous-totaux (par exemple, par client) pour une meilleure lisibilité, de trier les lignes dans l'ordre souhaité et de borner l'analyse à des dates précises.
Une fois que vous avez créé une configuration de rapport qui vous convient, vous pouvez la sauvegarder en lui donnant un nom, et en indiquant si le rapport est privé (accessible seulement via votre compte) ou public pour être accessible par tous les comptes ayant les droits d'accès à ce type de rapport.
En cliquant en haut de page sur le lien qui permet de changer de format, vous pouvez générer les rapports au format HTML, idéal pour une impression ou une conversion en PDF, ou au format CSV pour être ouvert dans Excel.
La fonctionnalité « Outils > Tableaux croisés dynamiques » de Tempolia permet d'investiguer les données en temps réel de manière libre et interactive, à la manière des tableaux croisés dynamiques que l'on trouve dans Excel. C'est un outil idéal pour le contrôle de gestion et pour des investigations qui sortent des rapports standards. Vous pouvez transformer rapidement vos données brutes en analyses multidimensionnelles claires et exploitables sans avoir à sortir du logiciel.
Vous commencez par choisir une source de données, comme les temps passés ou les budgets. Ensuite, vous pouvez jouer avec les données par un simple glisser-déposer, vous organisez votre analyse en plaçant les champs souhaités (clients, affaires, collaborateurs, tâches, ...) en lignes ou en colonnes pour créer des vues personnalisées.
Cette flexibilité vous permet de construire des analyses sur mesure en temps réel. Vous pouvez également choisir la valeur à afficher au croisement des lignes et des colonnes : il peut s'agir de la somme des temps, de leur valorisation (prix de vente) ou encore du prix de revient. Le système calcule automatiquement les totaux par ligne et par colonne, offrant une synthèse immédiate.
Des filtres peuvent être appliqués pour affiner davantage les résultats et ne conserver que les informations pertinentes. Une fois que vous avez créé une vue d'analyse qui vous convient, vous avez la possibilité de sauvegarder cette configuration pour la réutiliser ultérieurement, ce qui facilite les suivis réguliers.
Enfin, pour des traitements plus poussés ou pour partager vos résultats, vous pouvez exporter très simplement le tableau généré vers Excel : cliquez à gauche du tableau sur "Carte de chaleur" pour changer la visualisation en "CSV pour coller dans Excel", puis vous pouvez sélectionner le tableau de données et coller dans Excel pour ensuite manipuler ces données sous Excel et éventuellement les sauvegarder.
La page « Evénements > Lettres de mission » permet de générer une lettre de mission pour un client sur la base d'un modèle de document. Un modèle est typiquement une lettre de mission, une offre de service ou un contrat. Vous pouvez préparer autant de modèles que vous souhaitez selon vos besoins.
Il contient des tags, équivalents de champs de publipostage sur Word, tels que la raison sociale, l'adresse, le nom du dirigeant, un tableau des montants budgétés pour la première année, un tableau des échéances. Ces tags seront remplacés dans le modèle par les valeurs issues de la fiche client et des budgets et échéances rattachées au client, et notamment des caractéristiques paramétrables que vous pouvez personnaliser pour contenir toutes les informations que vous souhaitez capitaliser au niveau de vos clients dans la logique de CRM.
Deux modes de fonctionnement existent pour gérer vos modèles et générer ensuite vos lettres de mission pour un client :
Optionnellement, Tempolia dispose d'un accord avec JeSignExpert pour permettre l'envoi et la signature électronique de vos lettres de mission : vous pouvez aller dans « Outils > Signature électronique » pour soumettre votre document finalisé, et le faire signer par votre client.
