Aide - Questions / Réponses

Si un client ne fait plus partie de votre portefeuille, vous pouvez lui mettre une date de départ.

Pour faire partir un client, il ne doit plus y avoir d'affaires ouvertes associées à celui-ci.

Vous pouvez consulter les FAQ pour savoir comment terminer et / ou supprimer une affaire.

Pour finir, vous pouvez aller dans la fiche client et renseigner la date de départ.

Si besoin, vous pouvez supprimer ce client en le sélectionnant puis en cliquant sur "supprimer"

En préambule, l'email du client utilisé pour un envoi peut provenir de 3 emplacements :

• Dans « Clients / Affaires > Clients », un email peut être renseigné dans l'onglet référence de la fiche client ;
• Un email spécifique pour la facturation peut être défini dans l'onglet Facturation de la fiche client ;
• Et dans « Clients / Affaires > Affaires » un email spécifique pour la facturation peut être défini dans l'onglet Facturation de la fiche affaire.

Lorsque vous envoyez un email quelconque à un ou des clients, en sélectionnant un ou plusieurs clients sur la page « « Clients / Affaires > Envoi d'email à un client » », alors c'est l'email générique du client provenant l'onglet Référence du client qui est utilisé.

Lorsque vous envoyez une ou des factures via « Facturation > Factures », ou si vous utilisez « Facturation > Relances clients », alors en priorité c'est l'email de facturation de l'affaire qui est utilisé si il est rempli, ou si vide c'est celui de facturation du client, ou si vide également alors c'est l'email général du client qui est utilisé.

L'affaire est l'unité de base pour le suivi de la rentabilité d'un client. Les temps, frais et factures doivent être associés à un client et une affaire.

La notion d'affaire regroupe habituellement des notions de mission, projet, contrat, chantier, avec potentiellement une notion de millésime ou de période calendaire.
Par exemple, chez un expert-comptable, les affaires correspondent souvent à des missions combinées avec des exercices clients, tandis que dans une entreprise du bâtiment, elles représentent des chantiers.

Chaque affaire est identifiée par un code unique lié à un client. Un client ne peut avoir deux affaires avec un même code, mais des clients différents peuvent partager un même code affaire. Vous pouvez ajouter des préfixes spécifiques aux codes affaires pour faciliter leur regroupement et leur analyse par type ou période. Par exemple :

• Un cabinet d'expertise comptable peut codifier ses affaires comptables C2025-09 (pour une clôture de l'exercice client fin septembre) et sociales S2025.
• Un cabinet d'avocats peut codifier ses affaires selon ses n° de dossier, ou selon l'année pour des prestations régulières de conseil.
• Un bureau d'étude peut codifier ses affaires selon un code chantier ou un code pour chaque contrat.

Tempolia permet également des fonctionnalités avancées comme la création groupée d'affaires similaires (par exemple, générer toutes les affaires pour 2024 en une seule demande).

Les éditions de synthèse ou de détail permettent d'examiner la rentabilité ou les activités par type d'affaires ou par périodes définies, offrant un outil puissant pour le suivi des performances et la planification des budgets futurs.

NB : Assurez-vous autant que possible que personne ne travaille en parallèle sur cette affaire.
Dans le menu « Clients / Affaires > Affaires » :
- entrez dans l'affaire à recodifer avec le stylo vert à gauche de la ligne concernée
- En haut à gauche, vous pouvez recodifier l'affaire directement dans la case "affaire"
(code affaire limité à 10 caractères). La modification s'appliquera bien à toutes les données liées à cette affaire, partout en base de données.

Dans le menu « Clients / Affaires > Affaires » :

1ère étape : préparer vos demandes de changements d'états

• Soit vous modifiez une ou plusieurs affaires, et dans l'onglet "Références" du formulaire de modification vous indiquez le statut que vous souhaitez dans le champ "Nouvel Etat"
• Soit vous sélectionnez avec la case toute à gauche des lignes les affaires à terminer / rouvrir, et vous cliquez en bas du tableau sur le bouton du nouvel état souhaité : "Terminer" ou "Ouvrir"

Remarque préalable : une affaire "Terminée" permet d'empêcher toute modification d'une affaire. Une affaire "Close" perd absolument toutes ses données de manière définitive, vous ne devez clore une affaire qu'après 5 ou 10 ans, ou en cas d'erreur dans la création de l'affaire.

Ce type d'opération ayant des conséquences définitives, vous pouvez préalablement aller dans « Outils > Sauvegarde ponctuelle » pour créer un point de sauvegarde et ainsi pouvoir éventuellement recharger toutes vos données dans l'état où elles étaient via "Outils > Chargement d'une sauvegarde". Vous pouvez aussi recharger les données de la nuit précédente qui sont sauvegardées automatiquement.

Dans le menu « Clients / Affaires > Affaires » :

• Sélectionnez avec la case toute à gauche l'affaire à supprimer

• Cliquez dans le tableau en bas de page sur "Terminer" puis "exécuter tous les changements d'états". L'affaire est désormais terminée, on ne peut plus y rattacher de temps, de frais ou de factures. Pour la visualiser, vous pouvez filtrer sur les affaires "Terminées" pour terminer.

• Vous pouvez recommencer ce processus pour clore l'affaire. ATTENTION : tous vos temps, factures et frais sont alors définitivement supprimés ! Un message d'alerte vous l'indiquera.
• Vous pouvez ensuite éventuellement supprimer cette affaire pour retirer toute trace même des statistiques de l'affaire.

Vous pouvez consulter l'encadré bleu de la page des Affaires pour connaître les différentes conséquences des changement d'états.

Dans le menu « Clients / Affaires > Création groupée d'affaires » :

• Sélectionnez pour quels clients les affaires seront créées, ou à défaut pour tous les clients concernés. NB : Habituellement, on travaille sur tous les clients, et c'est le choix des affaires de référence qui permettra de limiter les affaires que vous allez créer.
• Vous pouvez prendre pour référence des affaires d'un code donné, pour pouvoir reconduire des affaires. Vous pouvez utiliser l'étoile pour récupérer toutes les affaires conformes à un format, par exemple créer des *2026* à partir d'affaires *2025* => des affaires C2026-09 seront créées à partir des C2025-09, etc.
• Dans "options de création", indiquez le code souhaité pour les nouvelles affaires (avec des étoiles si vous voulez faire correspondre avec les étoiles des affaires de référence). Mettez un titre, ou laissez vide si vous souhaitez que le titre de l'affaire de référence soit gardé (notre outil remplacera automatiquement l'année si possible dans le titre).
• Vous pouvez ensuite décider de procéder à des augmentations des taux par affaires (prix de vente des collaborateurs, et taux à la quantité). Vous pouvez garder les codes ventes utilisés lors des affaires précédentes pour la refacturation automatique, ou en choisir d'autres (dans ce cas, décocher "à l'identique"). Même remarque pour l'unité de facturation des temps -> "créer les affaires" et diverses autres options de récupération de données de l'affaire de référence.

Pour calculer les comptes de régularisation de FAE et PCA dans le cadre de la clôture de votre exercice, vous pouvez procéder selon deux approches qui se rejoignent :

• Utiliser les Boni / Mali : la différence entre "les temps passés valorisés en prix de vente" (la production effective) et le montant facturé. L'avantage de cette approche est sa simplicité et sa validité avant la terminaison de l'affaire lorsque tout est facturé. Elle est également performante en cours d'avancée d'une affaire si des acomptes bien calibrés sont facturés régulièrement.
• Si vous avez un plan de charge : comparer la valeur des temps passés avec celle des temps budgétés (= prévisionnel de temps = plan de charge), ce que nous appelons dans nos rapports "Total diff. réalisés / budgétés". L'avantage de cette approche est sa finesse car elle tient compte des variations de charge selon les périodes de l'année, et l'inconvénient est qu'elle nécessite d'avoir rempli des temps budgétés préalablement.

Le calcul des FAE ou PCA en fin d'exercice est à moduler en fonction des cas particuliers si vous ne souhaitez pas respecter la valeur théorique des temps dans votre facturation à vos clients. L'analyse des Boni / Mali vous permet par ailleurs de vous assurer que vous n'avez pas oublié de facturer un client.

Vous pouvez typiquement utiliser le rapport de "Synthèse des réalisations par affaire" afin de visualiser :

• le temps passé total tous collaborateurs confondus,
• la valorisation de ces temps passés selon les taux horaires des collaborateurs,
• le total des factures émises sur la période,
• le Boni / Mali, en isolant si vous le souhaitez le Boni / Mali lié aux temps et celui lié aux frais, permet de vérifier que la facturation est cohérente avec votre production.

Les rapports à votre disposition pour votre clôture de comptes sont principalement :

• Le rapport "Synthèse de réalisation par affaire" sur la période de votre exercice pour analyser la différence entre votre valeur de production et le facturé.
• Les rapports "Stock de temps Exceptionnels en attente de facturation" et "Stock de frais Exceptionnels en attente de facturation" pour identifier ce qui est en attente de facturation au réel.
• Le rapport de "Balance âgée : encours et encaissements attendus" pour identifier des provisions à passer pour certains clients.
• Le rapport "Détail des prestations inter-entreprises" pour des refacturations intra-groupes de prêts de main-d'oeuvre implicites (ce qui ne vous concerne pas avec une seule entité).
• Le rapport "Détail des réalisations" vous permet de faire des analyses plus poussées en filtrant certaines données.

Ces notions correspondent à des étapes et à des règles de valorisation différentes. Les rapprocher permet d’expliquer le cycle de facturation ; les considérer comme synonymes crée des doubles comptes et de faux écarts.

Le fil de gestion suivi dans Tempolia

Le chemin général est : budget → temps et frais réalisés → production valorisée → éléments à facturer → préfacture → facture émise → créance non échue ou échue → règlement enregistré et lettré.

• Temps et frais réalisés : données effectivement saisies sur le client, l’affaire et la période. Un réalisé n’est pas automatiquement facturable.
• Production valorisée : valeur commerciale obtenue en appliquant aux temps et frais réalisés les prix de vente ou règles prévus. C’est une valeur de pilotage, pas automatiquement du chiffre d’affaires comptabilisé.
• Stock d’exceptionnels à facturer : sous-ensemble opérationnel des temps et frais marqués « Exceptionnels » qui ne figurent pas encore dans une facture émise. C’est ce périmètre précis qui alimente le vieillissement avant facture du tableau de bord.
• Préfacture : projet de facture préparé mais pas encore émis. Tempolia l’isole du stock d’exceptionnels pour éviter de compter deux fois les mêmes éléments.
• Créance client : montant dû après émission ou comptabilisation de la facture, présenté TTC dans le suivi des soldes et de la balance âgée.

Le boni-mali explique un écart de facturation

Dans Tempolia, le boni-mali rapproche les honoraires facturés HT de la valorisation commerciale des temps et frais réalisés. Il explique la différence entre valeur théorique et montant facturé. Il ne mesure ni la marge économique, qui utilise les coûts, ni l’encaissement, qui dépend des règlements.

La formule est boni / mali = facturation émise HT − production commerciale valorisée. Par conséquent, si le stock d’exceptionnels est facturé à la valeur affichée : boni / mali actuel + stock d’exceptionnels = boni / mali après régularisation. Dans le tableau de bord, la position actuelle peut aussi être exprimée en jours de budget annuel de facturation et en jours de facturation observée sur les 12 derniers mois.

La FAQ consacrée au boni-mali, aux FAE et aux PCA présente les contrôles par client et par affaire.

FAE et en-cours comptable répondent à d’autres règles

• FAE — facture à établir, compte 4181 : produit rattaché à la période alors que la facture n’est pas encore établie. Toute ligne de temps ouverte ou toute mission inachevée ne devient pas automatiquement une FAE.
• En-cours de production de services, comptes 34/345 : notion comptable généralement valorisée au coût de production. Elle ne doit pas être assimilée sans rapprochement à une production Tempolia valorisée au prix de vente.
• PCA ou avance client : ressource reçue ou produit facturé avant la période à laquelle la prestation se rattache. Elle peut réduire le besoin de financement, mais ne figure pas dans le stock d’exceptionnels.

Construire un rapprochement contrôlable

Pour chaque indicateur, documentez la date, le périmètre client et société, la base HT ou TTC, la valorisation au coût ou au prix de vente et l’inclusion éventuelle des FAE, acomptes, avoirs et abandons. Ne cherchez pas à faire coïncider automatiquement production valorisée, stock d’exceptionnels, comptes 345 et 4181.

Pour vérifier les données opérationnelles, utilisez les rapports « Temps exceptionnels en attente de facturation », « Frais exceptionnels en attente de facturation », « Synthèse des réalisations par affaire » et « Balance âgée ». Les principes de sélection et de sauvegarde d’un rapport sont détaillés dans la FAQ sur les rapports et éditions.

En préambule, voici le fonctionnement de le sirétisation, qui fait la détection de SIRET :

• La détection des SIRET sur la page « Clients / Affaires > Sirétisation des clients » est effectuée si le SIRET est absent d'une fiche client.
• Il est nécessaire que le code postal soit présent dans les fiches clients. Si un code CEDEX est utilisé, alors le code postal correspondant est retrouvé grâce à des données de La Poste.
• Une détection des établissements (sociétés, entreprises individuelles, ...) actifs avec la même adresse que celle indiquée dans la fiche client est effectuée en priorité,
• Une détection du nom ou d'une partie du nom du client est enfin effectuée dans les dénominations sociales des établissements.

Si un SIRET n'est pas trouvé :

• Soit l'établissement n'existe plus à l'adresse indiquée,
• Soit l'adresse n'est pas reconnue, car pas au même format que dans le registre des société,
• Soit l'établissement est trop récent, sachant que nous récupérons les établissements actifs géolocalisés une fois par mois auprès de l'INSEE.

Si d'autres sociétés sont présentes à l'adresse d'un client, il est possible qu'un mauvais SIRET soit détecté : en effet, le nom d'une société dans le registre du commerce est rarement exactement celui présent dans les fiches clients, et la détection ne peut être parfaite dans ce cas. Il faut donc bien vérifier les dénominations officielles des SIRET détectés avant de sélectionner des lignes et de cliquer sur "Appliquer le SIRET détecté".

Tempolia intègre plusieurs fonctionnalités qui permettent de faire de la gestion de projet. Une affaire peut typiquement être créée pour un projet donné. Un projet s'organise autour de plusieurs éléments.

Jalons / livrables : le menu "événements" permet de créer et gérer des tâches à faire livrables aux clients à une date donnée, que nous appelons des "événements". Ces événements peuvent être ponctuels ou récurrents, par exemple des déclarations TVA, et servent de rappels automatisés. Une cloche en haut d'écran indique le nombre d'événements à gérer, selon un délai avant la date d'échéance et l'affectation au collaborateur connecté. Tempolia propose des tableaux Kanban visuels pour un suivi intuitif de l'avancement des actions à réaliser, permettant de déplacer les éléments entre les statuts "à faire" et "terminé".

Temps prévisionnels / plan de charge : c'est la notion de temps budgétés qui est présente dans Tempolia, et qui servira de référence pour analyser les temps passés par rapport au prévisionnel.

Budget de facturation, devis ou bon de facture : ils peuvent être associés à un projet grâce à la notion d'affaire, pour pouvoir facturer correctement le projet et faire son suivi. Il est possible de facturer le projet à l'avancement en indiquant des pourcentages de réalisation des phases.

Les actions à réaliser apparaissent en haut de l'agenda graphique, en complément des temps passés par les collaborateurs. Ces deux notions sont complètement distinctes. Un événement ne peut pas être converti en temps passé, et du temps passé ne présume pas du fait qu'un événement soit réalisé.

Tempolia permet d'analyser la rentabilité des projets en comparant les temps et frais budgétés par rapport au réel. Des rapports et tableaux dynamiques offrent des analyses détaillées des performances, permettant le suivi du boni/mali et de la marge par projet. Cette approche intégrée fait de Tempolia une solution pratique pour le suivi de projet et de tâches internes.

Par ailleurs, des champs personnalisables appelés "caractéristiques paramétrables" dans les fiches des clients et des affaires permettent un stockage flexible de données spécifiques aux projets, par exemple régime fiscal ou dirigeants, facilitant l'organisation et le filtrage des informations.