Aide - Questions / Réponses

Dans le cadre général, sauf configuration particulière de votre modèle de facture qui désactive le bloc d'information de règlement :

• Lorsqu'une facture est en mode de règlement "prélèvement", il est nécessaire d'indiquer le RUM, IBAN du compte du client concerné et la date de mandat => ils s'affichent automatiquement dans la facture, à partir des informations présentes dans les fiches clients. Votre ICS et votre raison sociale sont également indiqués. NB : le client n'a pas à visualiser votre IBAN car il ne doit pas vous faire de virement, sinon il y aura double paiement.
  Lorsque vous générerez le fichier XML SEPA de remise en banque de vos prélèvements, le compte bancaire concerné par ce prélèvement sera celui rattaché à votre facture.

• Si la facture est payable par virement, c'est l'IBAN de votre compte bancaire rattaché à cette facture qui apparaît avec le BIC, et le nom du titulaire du compte. Ce compte bancaire est hérité de la fiche client (qui est rattaché à un de vos comptes bancaires) lors de la préparation de la facture, et peut être modifié en éditant la facture.

Pour avoir le bon compte bancaire rattaché à vos factures :

• Renseignez dans « Configuration > Comptes bancaires » le BIC, l'IBAN et le Titulaire du compte (et ICS si vous faites des prélèvements)
• Modifiez vos sociétés pour impacter le préremplissage de vos futurs clients,
• Modifiez vos clients pour impacter le préremplissage de vos futures factures,
• Modifiez directement vos factures existantes.

PS : Sur la page « Facturation > Factures », vous pouvez ajouter la colonne "Mode de règlement" qui n'est pas affichée par défaut.

Il existe plusieurs manières de créer des règlements :

• Vous pouvez récupérer automatiquement les écritures d'un ou de plusieurs comptes bancaires avec notre partenaire Bridgeapi.io via la norme DSP2, vous pouvez souscrire à notre service avec des comptes illimités et un nombre de transactions illimité pour un montant de 25 € / mois, facturé annuellement avec votre abonnement. Les libellés des écritures seront utilisés pour détecter les factures concernées par les règlements de vos clients, à partir du nom du client ou de la mention de la facture réglée. Les mouvements pourront être créés, lettrés et soldés en un seul clic.

• Les prélèvements peuvent être créés automatiquement lors de la préparation des factures, grâce à l'option (active par défaut) en bas à gauche du formulaire "Créer les règlements automatiquement" avec l'option "Gérés : prélèvements, traites".
  Les prélèvements correspondants aux factures sont préparés conformément au mode de règlement paramétré pour les clients, et sont effectivement créés lors du transfert au journal de ventes des factures préparées. C'est en effet le transfert au journal des ventes qui rend définitives les factures et donc les règlements correspondants ne sont pas créés avant. Par la suite, les prélèvements prévus sont indépendants des factures et peuvent être modifiés à votre convenance (notamment rééchelonnement discuté avec le client), ce qui ne change en rien les modalités de paiement indiquées dans la facture.
• Sur la page Facturation > Mouvements clients, en cochant des lignes et en cliquant sur le bouton "Créer les règlements correspondant aux factures sélectionnées" : chèques ou virements reçus correspondant exactement à une ou plusieurs factures.
• Sur la page « Facturation > Règlements », avec les boutons "Nouveau" et "Création répétitive", ou "Dupliquer" pour copier un règlement déjà saisi : prélèvements à faire plus tard, ou chèques ou virements reçus que l'on saisit à réception et dont le montant ne correspond pas forcément à une facture précise.

Tempolia implémente deux notions d'échéanciers de règlements :

• L'échéancier lié à une facture : Une facture peut être prévue avec un paiement en plusieurs fois. Les modalités de règlement sont préremplies à partir des informations issues de l'onglet Facturation de la fiche du client, et il est possible de modifier ces modalités dans chaque facture préparée.
  Si une facture est payable en plusieurs fois, alors une annexe est ajoutée automatiquement à la facture pour indiquer les dates et montants qui seront réglés, que ce soit par prélèvement, ou si ce sont des virements ou chèques attendus de la part du client.
• L'échéancier des prélèvements à venir : Les prélèvements qui sont prévus dans la liste des règlements peuvent être créés ou modifiés après émission de la facture, et faire l'objet d'un envoi d'email récapitulant les nouvelles modalités de prélèvement. Lorsqu'un client a des problèmes de trésorerie et que vous convenez d'un échéancier avec lui, vous pouvez créer de nouveaux prélèvements adaptés.
  Pour envoyer votre échéancier de prélèvements : allez dans le menu « Facturation > Règlements », sélectionnez les lignes qui correspondent à ce que vous voulez envoyer à votre client (après application de filtres ou recherche si nécessaire), et cliquez sur le bouton "Envoyer la sélection par email". Puis dans le modèle d'email, sélectionnez "Echéancier de règlement", et modifiez le à votre convenance.

Pour suivre vos encaissements, vous pouvez utiliser le rapport de balance âgée, disponible dans « Outils > Rapports / Editions > Balance âgée : encours et encaissements attendus ». Un texte d'aide sera présent pour vous expliquer comment l'utiliser. Une balance âgée est un outil comptable permettant de lister les factures à encaisser, en présentant le nombre de jours de retard de paiement.
Pour que la balance âgée prenne bien en compte les factures déjà payées, vous devez au préalable rentrer vos règlements et procéder à un lettrage.

Le lettrage consiste à faire une association entre des factures et des règlements, et éventuellement avec des écritures de régularisation qu'on appelle des OD = Opérations Diverses. Une OD permet par exemple de synchroniser les soldes avec la comptabilité, d'officialiser une perte sur un compte client, de régulariser des centimes de décalage entre le facturé et l'encaissé.
Le lettrage se fait sur la page « Facturation > Mouvements clients » avec le bouton de "Lettrage automatique" ou après sélection manuelle de certaines lignes avec le bouton "Lettrer / Délettrer".
Lorsqu'un lettrage est complet, c'est-à-dire lorsque la somme des mouvements lettrés ensemble est nulle, alors ces mouvements sont indiqués automatiquement comme "Soldés" ; cette information est ensuite par exemple visible sur la page de liste des factures. Si le lettrage n'est que partiel, alors les mouvements sont associés ensemble grâce au lettrage mais la somme est non nulle, et il faudra à l'avenir lettrer un nouveau mouvement de facture, d'avoir, de règlement ou d'opération diverses si on veut les solder.
Pour savoir comment saisir des règlements, vous pouvez consulter la réponse à la question suivante : Quelles sont les diverses manières de saisir des règlements ?

Pour relancer vos clients au sujet de factures impayées, vous pouvez :
- utiliser la fonctionnalité d'envoi de factures par email, dans « Facturation > Factures » en sélectionnant des lignes puis en cliquant sur le bouton "Envoyer la sélection par email"
- ou utiliser la fonctionnalité « Facturation > Relances clients » sur tout votre portefeuille clients ou juste certains clients, afin de générer des PDF ou des emails pour relancer vos clients qui ont un solde non nul à telle date.

Si un client n'a pas payé une facture mais n'apparaît pas dans les relances clients, c'est qu'en considérant l'ensemble de ses règlements et des factures à régler, il ne vous doit pas d'argent : son solde client est négatif.

En effet, les relances clients ne considèrent pas les factures individuellement, mais s'appuient sur un calcul du solde client, qui se fait à partir des mouvements clients :

• Vous avez cette information en bas de l'onglet statistiques de la fiche client.
• Vous le retrouvez aussi sur la page des mouvements clients en filtrant sur le client.
• Et vous avez un rapport de balance âgée, disponible dans « Outils > Rapports / Editions > Balance âgée : encours et encaissements attendus », qui est le coeur de votre surveillance de vos encaissements, et un rapport de soldes clients.

Vérifiez que votre règlement existe sur la page « Facturation > Règlements », à la bonne date d'échéance, sur la bonne banque, et que c'est bien un prélèvement. Et que votre client a bien un mandat CORE ou B2B dans sa fiche client, selon le filtre que vous appliquez dans votre génération de fichier XML SEPA.

Si les règlements semblent bien programmés et que tout est cohérent, alors que votre génération de fichier XML ne trouve aucun prélèvement à inclure, vérifiez que la date d'échéance dans le formulaire est bonne, et que le N° de pièce est bien vide ou est bien égale à celui de tous les prélèvements à inclure.

Tous les prélèvements qui sont à intégrer dans votre fichier XML SEPA doivent être présents sur la page « Facturation > Règlements », et auront été créés préalablement selon les méthodes indiquées dans la section : Quelles sont les diverses manières de saisir des règlements ?

Il existe deux types de mandats définis par la norme européenne SEPA : CORE et B2B

Les prélèvements CORE sont les plus utilisés. Ils sont remboursables dans les 8 semaines. Il n'est pas nécessaire de transmettre le mandat à la banque de celui qui est prélevé, il est présumé que le client a donné son accord. En cas de problème, la banque demandera le mandat à l'émetteur du prélèvement, qui devra pouvoir lui transmettre le mandat signé.

Les prélèvements B2B sont exclusivement réservés aux entreprises et ne sont pas remboursables. Les administrations utilisent ce type de mandat pour s'assurer que les flux reçus ne seront pas contestés ensuite. Certaines grandes sociétés les utilisent également, mais ces mandats sont plus contraignants. Il est obligatoire d'accepter le mandat auprès de la banque qui reçoit le prélèvement, à défaut le prélèvement sera rejeté automatiquement.

Tout d'abord pour pouvoir regrouper des prélèvements, vous devez vous assurer sur la page « Facturation > Règlements » que la date d'échéance est bien identique pour les prélèvements concernés, et modifiez cette date d'échéance si nécessaire en éditant les lignes de prélèvement prévu.

Vous pouvez regrouper les prélèvements d'un même client en cochant l'option "Regrouper avec d'autres prélèvements du même client". Cela crée un prélèvement unique pour le montant total, en précisant dans le libellé du prélèvement la somme effectuée. Le regroupement vous permet de diminuer vos frais bancaires qui sont proportionnels au nombre de prélèvements effectués. Si un seul règlement est présent à une date donnée et pour un client donné, le fait de cocher l'option regrouper n'a pas d'effet : vous pouvez donc cocher cette case pour tous les prélèvements sans distinction.

Cas particulier des prélèvements négatifs, qui peuvent être créés manuellement ou sont programmés automatiquement lors de la création d'un avoir dont le mode de règlement est par prélèvement :

• Lorsqu'un prélèvement négatif est seul pour un client à une date donnée, rien ne se passe lors de la génération du fichier de prélèvement, et il reste non transféré en banque.
• Si il est à la même date qu'un prélèvement positif, alors ils passent tous deux en regroupés automatiquement, et tout fonctionne comme souhaité.

Les codes de rejet sont définis par la norme SEPA et sont les mêmes pour toutes les banques. Les motifs de rejet principaux sont :

• AM04 – Fonds insuffisants : le compte du débiteur ne dispose pas des fonds nécessaires.
• MD01 – Mandat invalide : le mandat SEPA est invalide, introuvable ou non reconnu par la banque.
• MD06 – Transaction contestée par le débiteur.
• AC01 – Numéro de compte incorrect : l’IBAN est incorrect, mal saisi ou non conforme.
• AC04 – Compte clôturé : le compte du débiteur est fermé.
• AC06 – Compte bloqué pour prélèvement : le compte est bloqué ou interdit aux prélèvements SEPA.
• ED01 – Créancier non reconnu : le débiteur déclare ne pas reconnaître le créancier.
• RC01 – Identifiant bancaire incorrect : le BIC / identifiant de la banque est invalide ou introuvable.

Pour éviter des rejets AM04 de fonds insuffisants :
Le fait de bien convenir de la date de vos prélèvements avec vos clients peut vous aider. Vous pouvez également laisser un délai suffisant entre l'envoi de la facture et la date du prélèvement pour que le client puisse prendre ses prédispositions.

Lorsque vous avez un rejet SEPA MD01, de mandat introuvable, incohérent ou non valide :
La raison exacte ne peut vous être communiquée que par votre banque, toutefois il est fréquent que ce soit un problème dans vos données présentes dans la fiche client : date de mandat modifiée.
Cela peut être dû à une modification manuelle du client ou à un import de données clients ayant remplacé des données existantes.
Pour corriger ces données, vous pouvez regarder dans un fichier XML SEPA qui n'avait pas engendré de rejet, afin de regarder quelle date de mandat était présente et la comparer avec la date de mandat présente dans la fiche client.
Vous pouvez toujours si besoin générer un nouveau RUM + faire signer un nouveau mandat SEPA.

Lorsqu'un client en prélèvement change de banque, changez dans sa fiche client l'IBAN et le BIC. Il n'y a pas besoin de modifier les prélèvements déjà prévus, qui seront prélevés automatiquement sur le nouveau compte, et il n'y a rien d'autre à faire.

En effet, le mandat existant peut continuer sans avoir besoin de faire signer quoique ce soit, cf. La Banque de France qui s'est exprimée sur le sujet et a confirmé que le mandat restait valable. Le RUM reste inchangé, et un amendement est généré automatiquement et est inclus dans le fichier de prélèvements XML SEPA pour relier le nouveau mandat à l'enregistrement initial. Ce processus automatisé garantit la conformité avec les règles SEPA et évite toute erreur lors des prélèvements futurs.

Un rejet de prélèvement est un prélèvement négatif avec pour date d'échéance la date d'effet du refus par la banque.

Pour garder la traçabilité du dépôt en banque puis du rejet et enfin d'un nouveau dépôt en banque à une date ultérieure, il n'est pas approprié de simplement modifier la ligne de règlement pour la reporter à un autre jour de remise en banque. Ainsi, pour gérer un rejet de prélèvement, vous pouvez procéder de la manière suivante sur la page « Facturation > Règlements » :

• Cliquer sur l'icône orange de cercle barré, à gauche de la ligne du prélèvement, pour dupliquer en négatif la ligne de prélèvement afin de constituer le rejet de prélèvement. Cette icône ouvre un formulaire prérempli avec les informations du règlement de référence avec le montant en négatif, la date et le libellé modifiés.

• Dupliquer la ligne initiale de prélèvement en mettant la date du nouveau prélèvement souhaitée, et éventuellement y ajouter des frais de rejet.

Tempolia propose une gestion native des prélèvements SEPA, permettant de générer des fichiers XML directement à partir des factures émises. Pour un suivi précis, il est possible de récupérer vos comptes bancaire via notre partenaire Bridge, ou d'importer des fichiers d'écritures bancaires, et le système tentera d'associer automatiquement les virements reçus aux factures. Un outil de lettrage automatique est intégré pour faciliter ce rapprochement.

En cas de rejet de prélèvement, une fonctionnalité spécifique permet de créer une écriture de rejet. Cette écriture compense négativement l'encaissement initialement prévu. Ce mouvement est visible dans les statistiques de facturation pour le solde dû.

La balance âgée reflète alors le solde restant dû. Le logiciel ne réautomatise pas la reprogrammation du prélèvement, laissant à l'utilisateur la décision de relancer le client ou de planifier une nouvelle action, car diverses approches sont possibles. Des outils de relance client (par courrier ou e-mail) sont disponibles pour gérer efficacement les impayés.

Nous avons la possibilité de mettre un lien cliquable de paiement par carte ou par Paypal dans vos factures.

Vous pouvez mettre des factures en mode de règlement CB (à créer dans la liste des modes de règlement avec le code 30 si besoin) ou en règlement libre, et le lien de paiement apparaîtra dans le PDF.

Vous pouvez utiliser les solutions de paiements des banques ou de Paypal :

• Si vous passez par Paypal, vous aurez des commissions auprès de Paypal, et aucun frais de notre côté. Vous nous transmettez votre email de compte Paypal, et l'interconnexion se fait automatiquement, tout est géré grâce à une intégration complète déjà en place.
• Si vous passez par votre banque et un contrat de VAD et un TPE électronique, il faut négocier avec votre banque les frais mensuels et ceux appliqués pour chaque paiement. Ensuite, quand vous avez votre contrat, vous nous transmettez vos identifiants, et nous intégrons le module de paiement propre à votre banque. Cela nécessite des configurations et procédure de mise en production assez lourdes qui sont inclues dans notre offre "Tempolia Enterprise". Nous savons gérer le paiement CB avec 30 solutions de paiement différentes, qui couvrent notamment toutes les grandes banques françaises, grâce à notre expertise en eCommerce par ailleurs.

Paypal est tout à fait adapté à une petite ou moyenne volumétrie, et un VAD+TPE bancaire à une volumétrie moyenne ou importante.