Aide - Questions / Réponses

Les événements sont une prolongation des échéances :

• les échéances sont un outil de planification : penser à accomplir telle chose dans le futur. Par exemple, penser aux déclarations fiscales et sociales récurrentes chez un expert comptable ;
• les événements sont un outil de mémorisation pour garder la trace d'actions diverses.

L'articulation entre échéances et événements suit les principes suivants :

• les échéances permanentes clients (non datées, c'est-à-dire sans année spécifiée) permettent de créer automatiquement des événements datés (susceptibles d'un suivi quant à leur réalisation) selon le paramétrage sur la page « « Configuration > Options Générales », onglet « Evénements » ». Echéances et événements vivent ensuite leur vie de façon autonome, c'est-à-dire que les modifications ultérieures des échéances permanentes ou des événements correspondants sont libres et sans répercussion les uns sur les autres.

• les échéances par affaires (datées) génèrent des événements (susceptibles d'un suivi quant à leur réalisation) en temps réel. Les événements sont le reflet des échéances par affaires, c'est-à-dire que les libellés, dates et collaborateurs prévus ne sont modifiables que via les échéances par affaires. Au niveau de ces événements, seuls les dates et collaborateurs réels sont modifiables.

Les événements peuvent avoir différentes origines :

• être programmés ponctuellement => utilisent les codes événement,
• être générés automatiquement à partir d'échéances permanentes par client, X mois avant une échéance (cf. « Configuration > Options générales »),
• être générés automatiquement à partir d'échéances ponctuelles par affaire.

Une fois un événement généré à partir d'une échéance permanente, il peut évoluer sans avoir besoin de modifier l'échéance permanente, que ce soit pour le collaborateur prévu, les commentaires, etc.

Dans « « Configuration > Options Générales », onglet « Evénements » », vous avez la configuration qui définit le fonctionnement de la génération des événements à partir des échéances permanentes.

Vous pouvez activer l'option "Créer les évènements clients d'après les échéances permanentes" dans le menu et définir les mois concernés, afin que Tempolia crée automatiquement les évènements manquants d'après les échéances programmées à chaque connexion utilisateur. Indiquez combien de mois antérieurs et postérieurs vous souhaitez traiter. Si les mois antérieurs sont > 0, alors ça crée pour un passé récent les événements liés aux échéances (par exemple, en avril vous paramétrez une échéance en mars car vous l'aviez oubliée, l'idée est de la faire se décliner en un événement).

Les événements créés automatiquement sont attribués à tel ou tel collaborateur. Par défaut, c'est au collaborateur rattaché à une affaire (le chef de mission) que sont rattachés les événements. Il est possible de préciser dans « Evènements > Echéances permanentes rattachées à un client » le collaborateur rattaché à telle ou telle échéance, et alors il sera utilisé pour lui attribuer automatiquement les événements au lieu du chef de mission.

Ensuite, chaque collaborateur a une liste d'événements qui lui dit quoi faire pour telle date.

Le manager peut surveiller les événements de tous les collaborateurs de son groupe (cf. réglage à faire dans « Collaborateurs > Login et droits des collaborateurs > Etendue des droits : Autres ») ou de la société.

Les événements peuvent effectivement être générés automatiquement à partir d'échéances permanentes si ils sont manquants selon les critères de génération automatique (cf. « Configuration > Options générales »).

Les échéances permanentes sont des obligations que vous avez auprès de vos clients, qui doivent être gérées : à cet effet, des événements sont créés et sont à gérer par tel collaborateur pour telle date.

Si un événement est réalisé, il faut utiliser la fonctionnalité qui permet de le passer en réalisé, qui met une date de réalisation et un collaborateur qui l'a réalisé.

Si vous le supprimez, le système va détecter une incohérence avec les échéances, et le recréer dans le cadre de la plage de dates réglée dans les options générales, qui indiquent un nombre de mois antérieurs et un nombre de mois postérieurs.

Pour supprimer des engagements que vous avez vis-à-vis de vos clients, il faut supprimer les associations entre vos clients et vos échéances, et ensuite vous pouvez supprimer d'éventuels événements qui avaient été prévus.

Les événements sont associés à une date prévisionnelle, et à une date de réalisation lorsqu'ils sont réalisés.

Ils apparaissent sur l'agenda prévisionnel, ainsi que sur l'agenda du réalisé.

Ils peuvent être générés automatiquement à partir d'échéances permanentes par client, X mois avant une échéance (cf. « Configuration > Options générales »)

Les échéances permanentes sont quant à elles des schémas d'engagements mensuels, qui se reproduisent d'année en année, d'où le nom d'échéance permanente.

Les échéances permanentes n'ont pas de notion de date en tant que telles, c'est pour ça qu'elles n'apparaissent pas dans le calendrier.

NB : L'intérêt d'avoir deux niveaux conceptuels se voit dans la gestion à long terme : une fois qu'un événement a été créé à partir d'une échéance permanente, il peut être réalloué à un autre collaborateur, faire l'objet de commentaires, ... sans que ça n'affecte l'échéance permanente qui reste réglée pour les années à venir.

Sur la page « Evènements > Clients type » vous pouvez gérer clients type, qui sont des modèles de clients pouvant supporter des échéances afin de les copier par la suite vers de vrais clients pour gagner du temps.

Si vous cochez une ligne, vous avez le bouton "Copier vers clients" qui s'active, puis vous sélectionnez les clients vers lesquels vous souhaitez copier les échéances.

Vous pouvez aller sur la page « Evènements > Echéances permanentes par client » pour modifier le collaborateur affecté à une échéance.

La page « Collaborateurs > Changement de Collaborateurs » est faite pour réallouer des données lors de départ de collaborateur.

Vous avez également la possibilité de réaffecter les échéances permanentes de tel collaborateur vers tel autre avec la page "Echéances permanentes par client".

Les droits pour savoir si on peut voir certains événements (et échéances associées à des clients) proviennent du réglage "Etendue des droits : Autres" qui s'ont appliqués pour savoir ce qu'on a le droit de voir dans les événements.

Si on a des droits sur d'autres personnes, par défaut quand on arrive la première fois après connexion sur la page des événements, un filtre automatique se met pour ne voir que ses propres événements (si on est le collaborateur prévu, ou celui qui a réalisé)

La cloche en haut de page décompte tous les événements à traiter pour soi (limite de date dépassée selon le réglage d'alerte X jours avant dans les options générales, et filtre sur soi sauf si on est administrateur)

Les affaires type servent uniquement dans le cadre des échéances par affaire.
C'est par exemple pour dire qu'il y a une succession d'opérations à traiter pour une transformation de SARL en SAS, et on définit ces opérations dans les échéances par affaire liée à une affaire type de transformation de SARL en SAS.

Lorsque des échéances par affaires sont copiées d'une affaire type à une affaire d'un client réel, vous spécifiez une date de début pour démarrer l'échelonnement des divers événements à créer. Vous pourrez par la suite ajuster certaines dates si nécessaire dans les échéances par affaire de la nouvelle affaire.

Lorsque vous allez dans « Evènements > Echéances permanentes rattachées à un client », vous pouvez chercher les échéances qui vous intéressent et modifier le collaborateur en charge de l'échéance.

Ce collaborateur est la personne à qui l'échéance est associée, et c'est donc à elle que sera associé l'événement qui sera créé, dans le champ "Collaborateur Prévu" de l'événement.

Lorsque X mois resteront avant arrivée de l'échéance, un événement sera créé automatiquement et sera associé à ce collaborateur. Ce collaborateur aura donc cet événement à réaliser, il apparaîtra dans son calendrier, et il aura une popup si c'est en retard.

Lors de la copie d'échéance avec le bouton "Copier vers clients", dans le formulaire sur la page qui suit il y a des options pour gérer comment sera modifié le collaborateur lors de la copie. Il y a notamment une option pour prendre le collaborateur en charge du client

Lors de la création manuelle de l'association, avec le bouton "Nouveau" qui vous ouvre un formulaire avec 3 champs : client, échéance, et collaborateur. Si le collaborateur n'est pas rempli, il sera rempli avec le collaborateur en charge du dossier.

Lors de l'installation de votre base de données, une liste d'échéances permanentes a été créée.

Vous pouvez modifier à votre convenance toutes les échéances permanentes. C'est votre base de données, remplie lors de l'installation de votre compte par des données par défaut, et que vous pouvez faire évoluer à votre convenance.

Vous pouvez garder des échéances qui vous ne servent pas actuellement mais pourraient vous servir. Vous pouvez en supprimer si cela est plus approprié pour votre simplicité de gestion.

Et vous pouvez ajouter des lignes, et modifier les lignes existantes à votre convenance.

Si vous modifier une échéance, elle sera modifiée à l'échelle de votre base de données, et ceci aura donc un impact pour tous les clients qui sont associés à cette échéance (déjà associés, ou associés à l'avenir).