Comment s'articulent les notions d'échéances et d'événements ?

Les événements peuvent avoir différentes origines :

  • être programmés ponctuellement => utilisent les codes événement,
  • être générés automatiquement à partir d'échéances permanentes par client, X mois avant une échéance (cf. « Configuration > Options générales »),
  • être générés automatiquement à partir d'échéances ponctuelles par affaire.

Une fois un événement généré à partir d'une échéance permanente, il peut évoluer sans avoir besoin de modifier l'échéance permanente, que ce soit pour le collaborateur prévu, les commentaires, etc.

Dans « « Configuration > Options Générales », onglet « Evénements » », vous avez la configuration qui définit le fonctionnement de la génération des événements à partir des échéances permanentes.

Capture Tempolia : Le tableau des événements qui fait le lien avec les échéances permanentes.
Le tableau des événements qui fait le lien avec les échéances permanentes.

Vous pouvez activer l'option "Créer les évènements clients d'après les échéances permanentes" dans le menu et définir les mois concernés, afin que Tempolia crée automatiquement les évènements manquants d'après les échéances programmées à chaque connexion utilisateur. Indiquez combien de mois antérieurs et postérieurs vous souhaitez traiter. Si les mois antérieurs sont > 0, alors ça crée pour un passé récent les événements liés aux échéances (par exemple, en avril vous paramétrez une échéance en mars car vous l'aviez oubliée, l'idée est de la faire se décliner en un événement).

Capture Tempolia : Les échéances permanentes qui servent de source aux événements.
Les échéances permanentes qui servent de source aux événements.

Les événements créés automatiquement sont attribués à tel ou tel collaborateur. Par défaut, c'est au collaborateur rattaché à une affaire (le chef de mission) que sont rattachés les événements. Il est possible de préciser dans « Evènements > Echéances permanentes rattachées à un client » le collaborateur rattaché à telle ou telle échéance, et alors il sera utilisé pour lui attribuer automatiquement les événements au lieu du chef de mission.

Capture Tempolia : L’agenda prévisionnel où contrôler les événements générés par les échéances.
L’agenda prévisionnel où contrôler les événements générés par les échéances.

Ensuite, chaque collaborateur a une liste d'événements qui lui dit quoi faire pour telle date.

Le manager peut surveiller les événements de tous les collaborateurs de son groupe (cf. réglage à faire dans « Collaborateurs > Login et droits des collaborateurs > Etendue des droits : Autres ») ou de la société.

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