Come si articolano le nozioni di scadenza e di evento?
Gli eventi possono avere origini diverse:
- essere programmato puntualmente => utilizzare i codici evento,
- essere generato automaticamente da scadenze permanenti per cliente, X mesi prima di una scadenza (vedi « Configurazione > Opzioni generali »),
- essere generato automaticamente da scadenze specifiche per caso.
Una volta generato un evento a partire da una scadenza permanente, può evolversi senza la necessità di modificare la scadenza permanente, sia per il collaboratore previsto, sia per i commenti, ecc.
Nella sezione "Configurazione > Opzioni generali > Scheda Eventi”, hai la configurazione che definisce come funziona la generazione di eventi da scadenze permanenti.
Puoi attivare nel menu l'opzione "Crea eventi cliente secondo scadenze permanenti" e definire i mesi interessati, in modo che Tempolia crei automaticamente eventi mancanti secondo le scadenze previste ad ogni connessione dell'utente. Indica quanti mesi prima e dopo vuoi elaborare. Se i mesi precedenti sono > 0, allora questo crea eventi legati a scadenze del recente passato (ad esempio, ad aprile hai fissato una scadenza a marzo perché l'avevi dimenticata, l'idea è di renderla manifesta come un evento).
Gli eventi creati automaticamente vengono assegnati a un determinato dipendente. Per impostazione predefinita, gli eventi vengono assegnati al dipendente allegato a un caso (il responsabile della missione). È possibile specificare in « Eventi > Scadenze permanenti collegate a un cliente » il dipendente ha attaccato questa o quella scadenza, e poi verrà utilizzata per attribuire automaticamente gli eventi a lui invece che al responsabile della missione.
Quindi, ogni dipendente ha un elenco di eventi che gli dice cosa fare per una determinata data.
Il manager può monitorare gli eventi di tutti i dipendenti del suo gruppo (vedi impostazioni da effettuare in « Collaboratori > Login e diritti dei collaboratori », ambito « Altri ») o dell'azienda.