Aide - Questions / Réponses

Les lignes de temps sont calculées lors de leur création ou de leur modification (hors libellé) en fonction des règles ci-dessous, valorisant les temps en fonction de la personne qui réalise une tâche, en fonction de la complexité d'une tâche, ou en fonction d'une quantité produite.
Si ces règles changent, les lignes ne sont pas recalculées automatiquement, il faut utiliser « Outils > Recalcul des temps / nouveaux taux » en faisant bien attention au périmètre de recalcul souhaité.

* Les prix de revient et prix de vente des collaborateurs (PR COL et PV COL) définis pour la valorisation des temps peuvent utiliser à votre convenance :

• soit les taux courants de la fiche Collaborateur (onglet « Rémunération » : on peut renseigner manuellement le Prix de Vente Collaborateur et le Prix de Revient Collaborateur ou renseigner les informations de « Rémunération » et « Temps » puis cocher « Calcul automatique du PR Col » pour calculer le prix de revient de façon automatique) ;
• soit les taux historiques, conservés ou saisis par anticipation. Lorsqu'on modifie la fiche d'un collaborateur, on peut mettre une date d'effet, afin d'alimenter cet historique. Et on peut par ailleurs modifier manuellement cet historique.

Ce mode de valorisation des temps (qui se réfère à la fiche collaborateur ou à l'historique) est géré sur la page « Configuration > Options générales », onglet « Saisie des temps ».

* Un prix de vente horaire à la tâche (PV Tâche) peut être défini dans « Configuration > Codes tâches facturables » afin de valoriser le temps passé en fonction de la complexité de la tâche effectuée et non pas en fonction de qui le fait. Cette méthode est très peu utilisée, et il est courant de laisser à 0 cette valorisation.

* Des coefficients de valorisation, par défaut égaux à 1, peuvent être définis par affaire (champ "Coeff. Facturation Temps"), et par tâche facturable ("Coefficient applicable au PV Col") afin de moduler le Prix de Vente du temps.

En outre, des prix de vente collaborateurs (PV COL) spécifiques par affaire peuvent être définis sur la page « Collaborateurs > Prix de vente collaborateur par affaire » : ils s'appliquent en priorité par rapport au taux standard, (PV COL courant ou historique) pour la valorisation des temps budgétés ou passés pour ce collaborateur et cette affaire.

* Les tâches facturables valorisées à la quantité ont une valeur définie en fonction du "PV Quantité" multipliée par la quantité saisie dans une ligne de temps.
Si besoin, des prix de vente à la quantité spécifiques par affaire peuvent être saisis sur la page « Configuration > Prix de vente des tâches par affaire ».

* En conséquence, si le prix de vente d'une ligne de temps ne correspond pas à ce que vous souhaitez :

• Vérifiez si il existe un prix de vente spécifique à l'affaire de la ligne de temps,
• A défaut : vérifiez dans « Configuration > Options générales » que l'utilisation de l'historique des taux est activée ou non,
• A défaut : recalculez la valorisation de cette ligne avec « Outils > Recalcul des temps / nouveaux taux ».

Les temps à la quantité permettent de mesurer une quantité de travail produite sur une tâche. Le collaborateur peut saisir combien d’unités de production réalisées pendant ce temps (exemple : 12 bulletins de salaires, 3 déclarations fiscales, 1 DSN, etc.). Cela permet de facturer des quantités produites plutôt que du temps.

Pour configurer une tâche comme facturable à la quantité, allez sur la page « Configuration > Codes tâches facturables » et cochez "Facturable à la quantité". Vous pouvez y indiquer un "PV Quantité" utilisé par défaut pour calculer la valeur de la production saisie ; vous pouvez aussi aller sur la page « Configuration > Prix de vente à la tâche par affaire » permettant la saisie de prix de vente à la quantité spécifique à chaque affaire.

La colonne "Quantité" ne s’affiche que si les droits d’accès le permettent sur la page « Collaborateurs > Login et droits des collaborateurs ».

Les quantités peuvent être indiquées en même temps qu'une saisie de temps passé, ou dans une saisie séparée, et peuvent également être importées à partir d'un fichier CSV. Vous pouvez aussi récupérer automatiquement la production à partir de l'API du logiciel de paie Silae.

La page « Collaborateurs > Historique des taux et rémunérations » contient des lignes qui ont été créées :

• soit manuellement directement via cette page,
• soit lorsque sur la page "Collaborateurs", dans la fiche d'un collaborateur dans l'onglet « Rémunération », une date d'effet est indiquée. Le PR et le PV du collaborateur sont alors historisés à cette date d'effet (cf. message en bas de cet onglet : "NB : Indiquez une date d'effet pour historiser une modification de PR / PV"). La date d'effet n'est pas mémorisée dans la fiche client, elle ne sert que pour insérer ponctuellement l'information dans l'historique.

Si un collaborateur n'a aucun historique, le mieux est de passer par ce second processus en indiquant une date d'effet.
Et en ce qui concerne des taux sur des périodes anciennes dont vous souhaitez compléter l'évolution passée, vous pouvez compléter l'historique en cliquant sur Nouveau sur la page « Collaborateurs > Historique des taux et rémunérations ».

Tempolia vous propose une méthode de calcul pour les prix de revient horaires des collaborateurs :
PR Col = [Coût annuel Salaire + Charges + Frais / (temps annuel de présence x Pourcentage de temps facturable) ]
Cette approche n'est pas la seule possible, et vous pouvez indiquer dans les fiches de collaborateurs les PR horaires manuellement si vous désirez les calculer indépendamment.

Le temps annuel de présence est typiquement de 1607 heures pour une personne aux 35 heures. Selon votre approche, le pourcentage de temps facturable peut être de 100% si vous voulez valoriser tout le temps, ou moins si vous souhaitez exclure du temps improductif et ventiler leur coût sur les heures productives.

Dans « Configuration > Options générales », onglet « Contrôle des temps et des frais », lorsque vous cochez la case "Verrouillage possible des lignes de temps par les collaborateurs ayant les droits d'approbation", cela a pour effet de :

• rajouter une colonne "Approuvé" dans la liste des temps et frais,
• rajouter une checkbox "approuvé" dans le formulaire d'édition de temps et de frais,
• rajouter un bouton "Approuver" au dessus de la liste de temps et frais,
• rajouter un réglage supplémentaire dans Collaborateurs > Login et droits des collaborateurs.

Vous pouvez attribuer à des collaborateurs le droit d'approbation (et par ailleurs le compte Administrateur a toujours ce droit) sur la page « Collaborateurs > Login et droits des collaborateurs », ce qui leur permet d'approuver des temps et frais :

• soit en éditant une ligne de temps ou de frais, et en cochant "Approuvé"
• soit en sélectionnant N lignes et en cliquant sur le bouton "Approuver" au dessus du tableau => cela vous permet notamment d'approuver tous les temps de telle à telle date.

Lorsqu'une ligne est approuvée, elle n'est plus modifiable ou supprimable par une personne n'ayant pas les droits d'approbation. Cette personne peut toutefois faire d'autres saisies complémentaires qui auraient été oubliées.

NB : Indépendamment de ces possibilités d'approbation, pour ne pas altérer des données passées déjà validées, il est également possible d'empêcher la saisie de temps antérieurs à une date donnée grâce à « Configuration > Options Générales », onglet « Verrouillage » : Contrôle des temps passés.

Les tâches proposées lors de la saisie des temps peuvent être limitées selon l'activité associée à l'affaire, et selon la fonction du collaborateur.

Dans « Configuration > Activités » et « Configuration > Codes tâches facturables », les activités et les tâches facturables peuvent être associées les unes aux autres, pour limiter la saisie à certaines tâches en fonction de l'activité que vous faites pour telle affaire. Vous pouvez faire [Ctrl] + clic pour associer plusieurs activités et tâches ensemble.

• Soit vous ne liez aucune activité à aucune tâche, et toutes les tâches sont sélectionnables lors de la saisie des temps.

• Soit vous les liez entre elles, et alors votre configuration doit être complète, chaque activité étant liée à N tâches. Et lorsqu'un collaborateur saisit des temps, il choisit une affaire qui est associée à une activité donnée, et cette activité limite alors la liste des tâches sélectionnables.

De la même manière, vous pouvez associer des tâches à des fonctions de collaborateurs dans « Collaborateurs > Fonctions des collaborateurs ».

Dans le libellé de saisie des temps, vous avez deux possibilités pour transmettre un texte en interne et un libellé pour justifier auprès du client :

• texte client // texte interne : On retire d'éventuels commentaires qui sont après double slash et concernent uniquement de l'interne
• texte interne # texte client : Après le signe dièse #, on peut avoir un libellé spécifique pour le client, et dans ce cas on ne prend pas ce qui est avant => c'est le contraire de ce qu'on fait avec //

Tempolia propose plusieurs modes de saisie des temps pour s'adapter aux habitudes de travail de chaque collaborateur:

• "Agenda réalisé" : L'agenda graphique offre une interface visuelle pour l'enregistrement des heures ; c'est le mode le plus utilisé (environ 55% des saisies).
• "Détail des temps passés" permet une saisie ligne par ligne, avec la possibilité de modifications et duplications groupées (représente 40% des saisies).
• "Saisie de temps passés par mois" permet de saisir des temps dans des cases d'un grand tableau avec une colonne par jour. Chaque ligne représente un client, une affaire et une tâche, et vous pouvez aussi choisir la présence du libellé sur chaque ligne.
• Des minuteurs (général tout en haut de l'écran, ou par affaire sur la page des "réalisations par affaire") sont disponibles pour enregistrer le temps en temps réel.

Les temps peuvent être saisis dans divers formats (heures / minutes, en décimal, ou en jours ouvrés consécutifs). Les tâches sont entièrement paramétrables, et il est possible d'ajouter des détails ou des commentaires pour chaque saisie.

La valorisation des temps est une fonctionnalité centrale pour l'analyse de la rentabilité. Tempolia calcule le prix de revient pour déterminer la marge réelle par rapport au montant facturé, et un prix de vente théorique pour évaluer le boni / mali. Le prix de vente théorique peut être ajusté spécifiquement pour chaque client, permettant une tarification modulée.

Les données collectées sont centralisées dans les fiches clients et affaires, où des onglets de statistiques des indicateurs clés comme le boni / mali, la marge et offrent une vue d'ensemble avec des graphiques de répartition.

Pour des analyses plus approfondies, Tempolia met à disposition une multitude de rapports et éditions exportables en formats HTML (pour impression PDF) ou CSV (pour traitement sous Excel). Ces rapports incluent des contrôles d'activité par collaborateur (annuels, mensuels, hebdomadaires), des détails sur les réalisations, et une balance âgée pour le suivi des encaissements.

Pour gérer vos saisies de frais d'indemnités kilométriques, vous pouvez effectuer plusieurs paramétrages :

• Paramétrez les codes frais qui seront utilisés dans le menu « Configuration > Codes frais ». Pour un véhicule thermique d’une puissance fiscale de 5CV, vous pouvez choisir comme code frais IK5 ou KM5, et IKE5 ou KME5 pour un véhicule électrique. Vous pouvez préremplir le PR unitaire et le PV unitaire. Il est en effet possible de refacturer le client d'une valeur PV différente de la valeur PR de remboursement du collaborateur.
• Vous pouvez optionnellement configurer la distance en km pour un déplacement aller-retour chez un client, dans le menu « Clients / Affaires > Clients » en éditant une fiche client dans l'onglet "Caractéristiques paramétrables". Cela préremplira automatiquement la quantité lors de la saisie de frais kilométriques sur un client, et ce montant prérempli pourra être modifié en cas de besoin.
• Autre réglage optionnel : dans « Collaborateurs > Collaborateurs » en éditant une fiche collaborateur dans l'onglet de "Caractéristiques paramétrables", vous pouvez remplir le champ "Code Indem. Kilom." qui permettra de présélectionner le bon code lors de la saisie des frais du collaborateur concerné et ainsi évitera toute erreur de saisie.

Une fois le paramétrage effectué, vous pouvez saisir des frais kilométriques dans le menu « Temps / Frais > Détails des frais engagés » avec le bouton Nouveau. Le kilométrage est à rentrer dans la case "Quantité".

Il y a un seul document de pièce justificative qui peut être joint pour une saisie de ligne de frais.
Si chaque justificatif est une dépense distincte, il faut normalement créer une ligne par dépense distincte, donc une par justificatif.

Il est possible aussi de :

• scanner plusieurs documents ensemble dans un PDF unique et de le joindre,
• ou de prendre en une seule photo de plusieurs documents posés les uns à côté des autres (mais dans ce cas et le précédent, l'OCR ne peut reconnaitre qu'un des justificatifs transmis).
• faire un fichier zip de vos multiples justificatifs et de joindre le fichier zip (ce qui empêche l'OCR de fonctionner : le contenu de ce fichier zip ne fera pas l'objet d'une détection de texte automatique)

En préambule : pour valoriser correctement vos temps à la quantité selon des tarifs spécifiques à certains clients, vous pouvez définir des tarifs à la quantité sur la page « Configuration > Prix de vente des tâches par affaire ».
Cela permet ensuite à Tempolia de valoriser vos feuilles de paie avec le bon tarif unitaire.
Lorsque vous créerez de nouvelles affaires avec la création groupée d'affaires, vous pourrez garder les mêmes tarifs ou procéder à des augmentations.
Et vous pourrez également modifier ces tarifs occasionnellement en les modifiant directement.

Dans Outils > Import, vous pouvez importer des "temps passés" en téléchargeant un fichier CSV (vous aurez préalablement sauvegardé votre fichier Excel au format CSV ou txt).
En sélectionnant "temps passés" comme type d'import, vous aurez à glisser vos noms de colonnes qui seront apparues à gauche vers nos cases en base de données à droite.
Sont obligatoires les cases en bleu : client, affaire, collaborateur, date, code tâche, et quantité.
Une fois la correspondance faite, vous sauvegardez votre configuration (bouton vert) ce qui vous permettra de recharger à l'avenir ces correspondances, et vous lancez l'import avec le bouton bleu en bas du formulaire : d'abord il y aura une vérification des anomalies, et ensuite un import.

Vous pouvez récupérer automatiquement la production du social à partir du logiciel de paie Silae dans le cadre de l'offre Enterprise.

Concernant l'API Silae, vous pouvez souscrire à leur API REST qui s'adresse aux cabinets. Vous devrez contacter Silae pour obtenir vos identifiants de connexion à leur API, et nous les transmettre pour que nous puissions les intégrer à notre système. NB : L'accès à leur API est susceptible d'être facturé par Silaé par ailleurs, mais d'après nos informations l'API cabinet n'est pas payante pour notre usage, à savoir de niveau 1 selon leur codification. Pour information, la documentation de l'API de Silae est disponible sur https://silae-api.document360.io/docs

De notre côté, nous appelons les fonctionnalités de leur API pour récupérer la production de votre pôle social, afin de connaître ce que vous souhaitez facturer, a priori les bulletins émis, les entrées et sorties. Puis, nous faisons une correspondance avec les tâches que vous aurez définies dans Tempolia et pour lesquelles vous aurez configuré vos tarifs de vente.

Lors de l'import, la correspondance des dossiers entre Silae et Tempolia se fait :

• automatiquement si le code client dans Tempolia est identique au code dossier dans Silae
• via le champ "Code SILAE". Ce champ est à remplir dans l'onglet "Caractéristiques paramétrables" des fiches clients de Tempolia pour indiquer un code dossier spécifique dans Silae. Ce champ peut être renseigné manuellement ou via un import d'un fichier CSV de 2 colonnes : code client dans Tempolia, et code dossier dans Silae.

Pour procéder à l'import :
Allez dans « Outils > Import du social de Silae » et renseignez la plage de dates sur laquelle vous souhaitez récupérer votre production de Silae, ainsi qu'un collaborateur à qui seront fictivement rattachés les lignes créées.

Tempolia propose une fonctionnalité puissante pour la gestion des saisies de temps sur la page « Temps / Frais > Détail des temps passés » : la modification groupée de multiples lignes. Cette fonction permet d'agir sur des centaines de lignes simultanément, ce qui représente un gain de temps significatif et une amélioration ergonomique majeure. Vous pouvez corriger des affectations (par exemple, si de nombreuses lignes ont été mal attribuées à une affaire), homogénéiser des libellés (pour uniformiser les descriptions de tâches), ou reclasser des temps suite à des erreurs de saisie.

Cette capacité est généralisée à toute l'interface du logiciel, et est conçue pour être très rapide, s'exécutant en une fraction de seconde même pour plus de 1000 lignes. La possibilité de sélectionner plusieurs entrées de temps et de les modifier ou supprimer en bloc est une avancée ergonomique clé. Cette flexibilité assure que les analyses de temps et de rentabilité restent précises, même en cas de corrections importantes.