Suivre règlements, soldes clients, relances et SEPA
Objectif. Lire et piloter les comptes clients : savoir comment factures, règlements, lettrage, échéanciers, prélèvements, bordereaux, rejets et relances expliquent le solde.
Comprendre le principe
Le compte client raconte l'histoire financière d'un dossier : factures émises, règlements attendus, paiements reçus, écarts, mouvements divers, relances, rejets et lettrage. Une facture seule ne suffit pas pour comprendre un encours.
Les règlements peuvent être saisis manuellement, importés, préparés avec les factures ou générés sous forme de prélèvements. Le mode de règlement renseigné dans la préparation de facture conditionne l'échéance et parfois la création automatique de mouvements.
Le lettrage associe une ou plusieurs factures aux règlements correspondants. En cas d'écart, des mouvements divers peuvent expliquer une remise, un abandon, un avoir, une erreur ou un règlement partiel.
Ce que vous saurez faire
- Retrouver les règlements, mouvements clients, factures ouvertes et soldes d'un client.
- Saisir ou contrôler un règlement avec sa date, son montant, sa banque, son mode et sa référence.
- Lettrer un règlement avec les pièces concernées et expliquer un règlement partiel ou un écart.
- Comprendre les échéanciers, prélèvements, mandats SEPA, RUM, fichiers bancaires et bordereaux.
- Préparer une relance seulement après contrôle des paiements récents, des rejets et du lettrage.
- Contrôler les effets comptables et la TVA sur encaissements sans confondre suivi client et export.
Parcours dans Tempolia
Suivez les étapes dans cet ordre. Chaque étape indique l'action à faire, les notions à comprendre et les contrôles qui évitent de relancer ou d'encaisser sur une mauvaise base.
1Ouvrir les règlements et les mouvements clients
Chemin : Facturation > Règlements, puis Facturation > Mouvements clients.
Commencez par la liste des règlements et les mouvements clients. Filtrez par société, client, période, mode de règlement et état. L'objectif est de voir ensemble les ventes, règlements, mouvements divers et soldes, pas de lire une facture isolée.
Vérifiez les colonnes qui expliquent le règlement : date, banque, mode, référence, client, facture ou pièce lettrée, montant et éventuel commentaire.
Le suivi par société reste le premier repère : travaillez autant que possible par société bénéficiaire. Le suivi peut ensuite être lu par client, famille de clients, collaborateur, groupe ou activité, mais le rattachement société et banque reste indispensable pour rester cohérent avec la comptabilité.
2Saisir ou contrôler un règlement simple
Chemin : Facturation > Règlements. Pour vérifier le paramétrage du mode, allez aussi dans Configuration > Modes de règlement.
La saisie des règlements couvre les virements, les chèques reçus, les prélèvements émis depuis Tempolia et les encaissements créés avec la facture. Pour un virement, un chèque ou un paiement reçu, saisissez le client, la date, le montant, le mode, la banque et la référence. Le libellé doit permettre de comprendre l'origine du paiement plusieurs semaines plus tard.
Contrôlez le mode de règlement utilisé : il porte les règles de paiement, comptes et traitements bancaires. Un mode mal choisi peut fausser les éditions, les remises ou les contrôles de compte client.
Les éditions des règlements servent au suivi opérationnel : mandat à faire signer, remise en banque, échéancier de règlements fractionnés ou relevé d'échéance pour plusieurs factures.
- Date : 28/06/2026.
- Client : AGAPE SAS.
- Mode : Virement.
- Banque : compte DEMO1 principal.
- Montant : 1 020,00 € TTC.
- Référence : VIRT AGAPE FACT 2026-061, à lettrer avec la facture correspondante.
3Lettrer le règlement et expliquer le solde
Chemin : Facturation > Mouvements clients, avec un contrôle complémentaire dans Facturation > Règlements.
Le lettrage associe le paiement aux factures ou avoirs concernés. Si le montant ne correspond pas exactement, identifiez la cause avant de solder : règlement partiel, avoir, frais, erreur de client, remise ou mouvement divers.
Le lettrage client rend le solde explicable ligne par ligne. Une ligne importée mais non lettrée reste une ligne à traiter, même si l'argent est arrivé.
4Contrôler échéance, mode de règlement et facture
Chemin : Facturation > Factures à valider, puis Facturation > Factures après validation.
La fiche client et la facture portent les conditions de règlement : délai, mode, email, compte comptable, TVA et éventuellement création automatique du règlement. Avant de conclure qu'un client est en retard, vérifiez l'échéance réelle.
Quand une facture est préparée ou validée, le mode de règlement peut créer un échéancier ou des prélèvements attendus. C'est le transfert au journal des ventes qui rend la facture définitive et crée les règlements prévus. En cas de règlement fractionné, la facture peut être accompagnée d'un échéancier ; le contrôle porte donc à la fois sur la facture, l'échéancier et les mouvements clients.
5Préparer les prélèvements SEPA
Chemin : Configuration > Sociétés, Configuration > Comptes bancaires, Clients / Affaires > Clients, puis Facturation > Mandats SEPA en PDF.
Le contrôle des banques des sociétés et des coordonnées bancaires doit être fait avant le client. Pour les prélèvements, contrôlez d'abord les données bancaires : banque de la société, IBAN, BIC, ICS, fiche client, mandat, RUM et type de prélèvement. Un fichier bancaire ne doit pas être généré tant que ces données ne sont pas cohérentes.
Le mandat SEPA formalise l'autorisation du client. La RUM identifie le mandat. Les amendements de mandat, par exemple un changement de compte bancaire, doivent rester traçables pour éviter les rejets.
- Client : AGAPE SAS.
- IBAN / BIC : coordonnées bancaires contrôlées avec le mandat signé.
- RUM : AGAPE-2026-001.
- Type : CORE ou B2B selon le mandat.
- Séquence : FRST pour un premier prélèvement, puis RCUR pour les suivants.
- Contrôle : banque de la société et ICS cohérents avant génération du fichier.
6Générer le fichier bancaire et le bordereau
Chemin : Facturation > Fichiers de prélèvements SEPA. Les amendements se contrôlent dans Facturation > Amendements SEPA.
Le fichier bancaire SEPA se prépare à partir d'une sélection de règlements : société bénéficiaire, banque, période, échéance, séquence et type de prélèvement. Relisez la sélection avant génération.
Le bordereau de remise ou document d'accompagnement reprend le détail transmis. Il sert de contrôle interne et permet de rapprocher plus facilement un retour bancaire ou un rejet. Pour les prélèvements, la sélection distingue les premiers envois FRST et les envois récurrents RCUR ; après génération, un mandat nouveau peut basculer en récurrent pour les prochains prélèvements.
7Traiter un rejet ou un écart de paiement
Chemin : Facturation > Règlements, puis Facturation > Mouvements clients pour contrôler l'effet sur le compte client.
Un rejet ne doit pas disparaître dans un commentaire. Il doit rester visible dans le suivi client, expliquer pourquoi le paiement attendu n'est pas encaissé et déclencher une action : correction de mandat, nouveau prélèvement, relance ou échange avec le client.
En cas d'écart de montant, contrôlez la date, la banque, le client, la facture visée et les éventuels mouvements divers avant de modifier le lettrage.
8Préparer une relance fiable
Chemin : Facturation > Relances clients, après vérification dans Facturation > Règlements et Facturation > Mouvements clients.
Une relance doit partir d'un solde contrôlé. Avant de l'envoyer, vérifiez les règlements récents, les rejets, les factures partiellement lettrées, les avoirs et les mouvements divers.
Le texte de relance peut dépendre de l'ancienneté du solde. Le détail joint doit être compréhensible par le client sans explication orale : date, pièce, échéance, montant et reste dû.
9Contrôler TVA, journal et cohérence comptable
Chemin : Facturation > Factures, Facturation > Règlements, Facturation > Mouvements clients et Outils > Rapports et éditions.
Les comptes clients font l'objet d'éditions de synthèse, de détail et de TVA. La TVA sur encaissements dépend du règlement : un paiement peut donc avoir un effet fiscal, pas seulement commercial.
Le contrôle final consiste à comparer ventes, règlements et mouvements clients. Le total des ventes doit correspondre aux mouvements de vente ; le total des règlements doit correspondre aux mouvements de règlement. En cas d'écart, revenez au client, à la facture ou au règlement source.
Le contrôle des ventes compare les factures et les mouvements de vente. Le contrôle des règlements compare les règlements clients et les mouvements de règlement. Les éditions des comptes clients peuvent être demandées par société, client ou collaborateur : synthèse, détail du compte et TVA. Le journal des ventes rappelle les factures issues de Tempolia et les factures manuelles, ce qui aide à contrôler les mouvements de vente.
Contrôles à faire avant de passer à la suite
- Le total des ventes doit être cohérent entre factures et mouvements clients.
- Un règlement partiel doit laisser un solde expliqué, pas une anomalie silencieuse.
- Un fichier SEPA doit correspondre à la bonne banque, à la bonne échéance et à la bonne séquence.
- Les RUM existantes ne doivent pas être écrasées lors d'une reprise.
- Une relance doit reprendre un solde juste et compréhensible par le client.
Mise en pratique
Prenez un client avec plusieurs factures. Saisissez un règlement partiel, lettrez-le, créez un mouvement divers pour expliquer l'écart, puis éditez le détail du compte client et une relance.
Erreurs à éviter
- Saisir un règlement sans vérifier le client exact ou la société bénéficiaire.
- Relancer un client dont le règlement est saisi mais non lettré.
- Générer un fichier SEPA avec des mandats incomplets ou mauvais IBAN.
- Confondre règlement attendu, règlement émis, règlement encaissé et lettrage.
- Utiliser la balance sans vérifier les filtres de société ou collaborateur.
Le saviez-vous ?
Le solde client n'est pas seulement un montant dû. Il résume des factures, règlements, avoirs, rejets, lettrages, échéances et relances. Avant de relancer, il faut savoir expliquer le solde ligne par ligne.
Ce que vous faites concrètement dans Tempolia
- Ouvrez les mouvements du client et filtrez par société, période et état pour voir factures, avoirs, règlements et solde.
- Saisissez ou importez un règlement : date, banque, montant, mode, client, facture visée, référence et commentaire si nécessaire.
- Lettrez le règlement avec la ou les factures correspondantes. En cas d'écart, identifiez remise, avoir, paiement partiel, frais bancaires ou erreur de client.
- Pour le SEPA, vérifiez mandat, RUM, IBAN, BIC, séquence, date d'échéance, banque émettrice et rejet éventuel.
- Préparez une relance uniquement après contrôle du lettrage et des paiements récents. Le courrier doit correspondre au solde réel.
- Contrôlez la TVA sur encaissements si elle est utilisée : le règlement peut avoir un effet fiscal, pas seulement commercial.
Ce que j'ai appris avec cette formation
- Je sais expliquer un solde client à partir des factures, avoirs, règlements, rejets, lettrages, échéances et relances.
- Je sais saisir, importer, contrôler et lettrer un règlement sans créer de faux solde sur un autre dossier.
- Je sais préparer une relance ou un traitement SEPA à partir de données vérifiées, avec un historique compréhensible.
Contrôle avant relance
Avant d'envoyer une relance, consultez les paiements non lettrés et les rejets récents. Une relance envoyée alors que le client a déjà payé dégrade la relation et crée du travail de correction inutile.
Approfondissement métier
Le suivi des règlements est un travail de preuve. Il ne suffit pas de savoir qu'un client a payé : il faut savoir quelle facture est concernée, quelle banque a reçu le règlement, si le montant solde totalement la pièce, si un rejet existe, si la TVA sur encaissements doit être alimentée et si le client peut être relancé.
Saisir ou contrôler un règlement
Un règlement fiable contient au minimum une date, un client, une société, une banque, un mode, un montant et une référence exploitable. Le commentaire doit expliquer ce qui ne se voit pas dans les colonnes : paiement groupé, règlement partiel, correction, rejet repris, erreur bancaire ou échange client.
Comprendre le solde client
Un solde est la conséquence de plusieurs lignes. Il faut distinguer facture échue, facture non échue, avoir, règlement non lettré, mouvement divers, rejet et reste dû. La balance donne une synthèse, mais le grand livre ou le détail du compte explique la situation.
Relancer proprement
La relance est une action client, pas seulement une édition. Elle doit être préparée avec un périmètre exact : société, client, ancienneté, pièces ouvertes, paiements récents et exclusions éventuelles. Si un règlement est en attente de lettrage, il faut le traiter avant d'envoyer la relance.
Règlements et flux externes
Les prélèvements, fichiers bancaires et retours de rejet ajoutent une étape externe. Tempolia doit conserver le lien entre le règlement attendu, le fichier émis, le retour bancaire, le rejet éventuel et l'action de correction. C'est ce lien qui permet de répondre rapidement à un client ou à la comptabilité.
Contrôles périodiques
- Relire les règlements non lettrés.
- Contrôler les rejets récents.
- Vérifier les soldes clients avant relance.
- Comparer mouvements de vente et mouvements de règlement.
- Contrôler la TVA sur encaissements quand elle est utilisée.