Controlar cobros, saldos de clientes, recordatorios de pago y adeudos SEPA
Objetivo. Leer y gestionar una cuenta de cliente de principio a fin, relacionando facturas emitidas, vencimientos, cobros, conciliación, diferencias, reclamaciones, remesas SEPA, devoluciones y controles contables para poder explicar cada saldo.
Antes de empezar: elija una cuenta de cliente para analizar
En su suscripción elija un cliente que pueda consultar, con dos facturas emitidas abiertas y un cobro exacto o parcial. Anote referencias, vencimientos, importes brutos, cantidades pagadas y saldo inicial. Registre cobros, movimientos, punteos o reclamaciones solo si su perfil y procedimiento contable lo permiten; en caso contrario trabaje en lectura.
Ejemplo numérico para aprender el método
Use el caso como hoja contable preparada: una sociedad de ejemplo, banco BNK01, modalidad Transferencia, factura F2026-041 de 1.200,00 EUR con impuestos, factura F2026-055 de 600,00 EUR y transferencia VIR-041 de 1.185,00 EUR. La diferencia de 15,00 EUR se presenta como gastos bancarios identificados en el extracto, pero su naturaleza y signo deben determinarse antes de crear un movimiento. Un gasto soportado por su sociedad puede ser una carga bancaria separada y dejar pendientes 15,00 EUR. Solo si el tratamiento aprobado exige un movimiento de cliente de -15,00 EUR pueden las tres líneas saldar F2026-041; F2026-055 queda abierta por 600,00 EUR. Mantenga esas referencias en la hoja y use en pantalla las que haya elegido realmente en su suscripción.
Controles antes de actuar
- Use las dos facturas emitidas y el cobro elegidos en su suscripción; no cree los registros ficticios ALPHA.
- Compruebe que cliente, banco y modalidad elegidos están activos y que sus permisos cubren cobros, movimientos y conciliación.
- Conoce la justificación, el signo y la contrapartida de la diferencia de 15,00 EUR. Nunca cree un movimiento genérico para obtener un cero en pantalla.
- La parte SEPA es de revisión: no transmita ningún fichero bancario ni envíe una reclamación durante la formación.
Plan de 60 minutos
- 8 min: leer la cuenta y formular el diagnóstico inicial.
- 12 min: registrar y verificar el cobro de 1.185,00 EUR.
- 12 min: realizar la primera conciliación y observar los 15,00 EUR restantes.
- 12 min: anotar el tratamiento elegido y completar la conciliación si está justificado.
- 10 min: verificar saldo, población de reclamación y datos SEPA.
- 6 min: resumir el cálculo y los controles reutilizables.
Comprobaciones en la hoja y en el cliente elegido
- Antes de la corrección, el grupo propuesto no cuadra y la diferencia es exactamente de 15,00 EUR.
- En el caso del ejemplo donde se autoriza el movimiento, F2026-041, VIR-041 y el movimiento de -15,00 EUR suman cero y comparten referencia de conciliación.
- El saldo total del cliente es 600,00 EUR únicamente cuando la primera factura se ha saldado legítimamente; en caso contrario, los 15,00 EUR permanecen visibles y explicados.
- La selección de reclamación excluye F2026-041 solo si su saldo real es cero y mantiene F2026-055 por 600,00 EUR.
Comprender la cadena de control antes de actuar
El saldo de un cliente no es un campo aislado. Resulta de facturas, abonos, plazos previstos, cobros recibidos, movimientos diversos, devoluciones y conciliaciones. El diario de ventas recoge la factura emitida, la tabla de cobros recoge el ingreso y los movimientos muestran cómo se han conciliado. Leer una sola pantalla puede provocar una reclamación falsa o hacer parecer saldada una cuenta que no lo está.
Un cobro total, parcial o agrupado debe conservar fecha, sociedad, banco, modalidad, referencia, importe y cliente. La conciliación asocia después uno o varios cobros a una o varias facturas o abonos, pero no sustituye la investigación de una diferencia. Gastos bancarios, descuento, condonación, cliente equivocado, duplicado de importación o devolución requieren tratamientos y autorizaciones distintos.
La misma disciplina se aplica a SEPA. Mandato, RUM, IBAN, BIC, secuencia, vencimiento y banco acreedor describen el adeudo esperado. La generación del fichero, la respuesta bancaria y el cobro registrado son tres etapas distintas. Mantenga separados los estados previsto, enviado, aceptado, rechazado, registrado y conciliado.
Capacidades adquiridas
- Localizar cobros, movimientos, facturas emitidas y partidas abiertas dentro de una sociedad, cliente y periodo comunes.
- Registrar o revisar un cobro con información bancaria trazable y evitar el doble registro manual e importado.
- Conciliar cobros exactos, parciales y agrupados y explicar un remanente sin ocultarlo.
- Leer vencimientos y condiciones antes de declarar morosa una factura.
- Revisar mandato y preparación SEPA sin confundir creación del fichero con liquidación bancaria.
- Preparar una reclamación después de controlar cobros recientes sin conciliar y operaciones devueltas.
- Reconciliar el seguimiento comercial con el export contable y el IVA de caja cuando se utilice.
1. Fijar un perímetro de cuenta fiable
Ruta: Facturación > Cobros, después Facturación > Movimientos de clientes.
En Tempolia seleccione sociedad, cliente, dos facturas emitidas abiertas y cobro exacto o parcial elegidos en su suscripción y aplique el mismo periodo a las tres pantallas fuente. Anote primero el esperado inicial: 1.800,00 EUR facturados menos 1.185,00 EUR recibidos dejan 615,00 EUR por explicar. Compruebe referencias, fechas, signos y estados en vez de confiar solo en el total. Elimine filtros guardados ajenos al caso y confirme que sus permisos no ocultan líneas.
Para el cliente elegido, la lista de cobros debe mostrar el cobro y su referencia bancaria, y los movimientos deben mostrar las facturas y el cobro analizados. Filtre cada pantalla por el cliente elegido y compruebe referencia, fecha, importe, estado, punteo y saldo. Si la pantalla indica Sin datos, compruebe sociedad, cliente, periodo, filtros y permisos antes de continuar.
2. Verificar el cobro y después conciliarlo
Abra el cobro elegido en su suscripción y compruebe cliente, sociedad, fecha, importe, banco, modalidad y referencia. Busque esa referencia antes de guardar una línea manual o importada: un duplicado puede mejorar aparentemente el saldo, pero hace incorrectos la cuenta y el export.
Calcule primero la imputación en la hoja. En Tempolia concilie el cobro elegido solo si sus permisos y procedimiento lo autorizan. Empiece por la factura indicada en la referencia, calcule la diferencia y determine si corresponde a un cobro parcial, abono, gasto, error u otra partida abierta. Deje abierto cualquier importe sin explicar; no modifique una factura emitida ni un cobro para forzar la igualdad.
3. Controlar vencimientos, condiciones y requisitos SEPA
Antes de considerar vencida una partida, revise fecha de factura, vencimiento contractual, modalidad y fraccionamiento. La ficha del cliente proporciona valores predeterminados, pero use el documento emitido y sus plazos reales. Una factura preparada todavía no es una pieza definitiva del diario de ventas.
Para SEPA compruebe mandato firmado, RUM, IBAN, BIC, esquema Core o B2B, secuencia y banco acreedor. Revise la población elegible antes de generar nada y deténgase antes del envío real. El XML bancario corresponde a la preparación; la respuesta bancaria y el cobro registrado son etapas posteriores. Ante una devolución, conserve código, fecha y vínculo con el adeudo original antes de volver a presentar o contactar al cliente.
4. Preparar una reclamación fiable y reconciliar contabilidad
Ejecute la selección de reclamaciones para el cliente elegido en su suscripción. Compare cada factura incluida con su saldo y vencimiento reales y revise cobros recientes, litigios, abonos y devoluciones antes de cualquier comunicación. El ejemplo de la hoja nunca se usa como filtro de cliente.
Compare finalmente los movimientos con los exportes de ventas y cobros. Si se usa IVA de caja, compruebe que cobro y conciliación alimentan el control fiscal adecuado. Seguimiento de cliente y export contable responden a preguntas distintas, pero referencias, sociedad, importes y fechas deben coincidir.
Práctica guiada
Mantenga separado el ejemplo de la hoja del cliente elegido en su suscripción. Use la hoja para practicar el cálculo de 615,00 EUR; en Tempolia utilice únicamente facturas, cobro y saldos reales del cliente elegido.
- 1. Calcule el saldo de la hoja y filtre después cobros, movimientos y facturas por la misma sociedad, cliente y periodo elegidos.
- 2. Abra el cobro elegido, localice la factura indicada en su referencia y calcule el importe que queda abierto.
- 3. Si está autorizado, concilie las líneas válidas; en caso contrario describa el punteo. Prepare la reclamación y revise los datos SEPA sin enviar nada.
Comprobaciones finales
- La hoja explica por qué quedan 15,00 EUR y bajo qué tratamiento contable aprobado podrían saldarse.
- El saldo del cliente elegido procede solo de sus facturas, abonos y cobros reales.
- Cobro, conciliación y reclamación usan la misma sociedad, cliente, periodo y referencias.
Si el resultado es distinto
- Si la diferencia aumenta, revise signos y tipos de movimiento.
- Si la conciliación no está disponible, confirme que factura y cobro pertenecen al mismo cliente y sociedad y siguen abiertos.
- Si el saldo no coincide, busque otras facturas, abonos, devoluciones o cobros sin conciliar antes de cambiar datos.
Errores que debe evitar
- Registrar un cobro en un cliente parecido o en la sociedad beneficiaria incorrecta.
- Conciliar primero e investigar la diferencia después.
- Enviar una reclamación mientras existe un cobro reciente o una devolución sin tratar.
- Confundir adeudo previsto, fichero generado y liquidación bancaria.
- Corregir una factura emitida o un fichero exportado en vez de la fuente autorizada.
Para terminar
Sin abrir Tempolia, explique cómo 1.800,00 EUR facturados, 1.185,00 EUR cobrados y el tratamiento elegido para la diferencia de 15,00 EUR llevan al saldo mostrado. Enseñe después referencia, grupo conciliado, partida residual y población de reclamación. Como control final, repita el cálculo e identifique el punto donde se necesita aprobación contable.
Aplicar el método al cliente elegido
Para el recorrido en pantalla use cliente, expediente opcional y factura emitida elegidos en su suscripción. Anote saldo abierto, líneas de cobro y vencimiento realmente visibles; no copie en la cuenta elegida los importes del ejemplo — 1.800,00, 1.185,00 o 15,00 EUR. Si aparece un rechazo, relaciónelo con el mandato o adeudo SEPA original y describa su efecto sobre la cuenta.
Si los movimientos no contienen filas, compruebe sociedad, cliente, periodo y filtros antes de concluir que no existen líneas que conciliar. Una tabla vacía no significa cuenta saldada. No cree movimientos, reclamaciones o ficheros bancarios solo para hacer que el saldo parezca correcto. Termine con el saldo realmente calculado y con cualquier acción autorizada que quede pendiente; la hoja del ejemplo permanece separada.
Tomar perspectiva
Un saldo fiable no es el que simplemente parece plausible, sino aquel donde cada movimiento tiene origen, significado aprobado y vínculo verificable con una pieza. Automatice búsquedas de referencias duplicadas, bancos ausentes e importes sin conciliar; mantenga bajo decisión humana la clasificación de diferencias, los movimientos diversos y la comunicación al cliente. El indicador duradero no es solo la deuda total, sino también el número y valor de los cobros todavía no conciliados o explicados.