Ayuda - Preguntas / Respuestas

La reflexión sobre la configuración inicial de Tempolia debe centrarse en particular en:

• la elección de los códigos de tarea, de gasto y de venta: hacer una lista de la naturaleza de las tareas en las que trabajan los colaboradores, naturaleza de los gastos ingresados (kilómetros de automóvil, restaurante, etc.) y códigos de ventas (que se asociarán con las cuentas definidas en contabilidad)
• el uso de las nociones de grupo de empleados, actividades y familias de clientes: podrás encontrar mejor a tus clientes categorizándolos por actividad y por familia. Esta categorización es gratuita, usted define las listas como desee
• el modo de codificación de clientes y empresas: es interesante tener reglas internas, utilizar codificación idéntica entre sus diferentes software, ...

• la configuración de las características de empleado, cliente y negocio: puedes crear características personalizadas, que son casillas en la base de datos que posteriormente puedes utilizar libremente

• los métodos de facturación que se utilizarán : precio fijo, tiempo invertido, cantidad
• configure correctamente los códigos de tarea facturables. La facturación basada en el tiempo invertido utiliza la noción de tiempo excepcional y los códigos de tarea facturables pueden tener esta opción activada de forma predeterminada para simplificar el ingreso del tiempo invertido. Además, si ciertas tareas deben facturarse en función de las cantidades, debe planear configurar el código de tarea correspondiente en consecuencia.

El menú "Configuración" le permite definir las configuraciones adaptadas a su actividad:

• las referencias de su(s) empresa(s): identificación, datos bancarios. Tempolia puede gestionar varias empresas simultáneamente. Cada negocio estará asociado con una de sus empresas, lo que afectará el mecanismo de facturación.

• las actividades que definen la naturaleza de su negocio. La vinculación de clientes y empresas a una actividad permite clasificar y realizar análisis de rentabilidad según este criterio.
• los códigos de venta que determinan la imputación en contabilidad de los importes facturados sin IVA. Cada línea de una factura está asociada a un código de venta. Cada código de ventas puede asociarse con una tarifa predeterminada, una redacción estándar o una fórmula de cálculo para la facturación.
• códigos de tarea o naturaleza del trabajo realizado por los empleados. Los códigos de tarea se utilizan para ingresar el tiempo invertido o presupuestado. Algunas tareas con precios por cantidad permiten la facturación basada en cantidades. Una tarea facturable se puede asociar con un precio de venta por hora por tarea (Task PV), lo que permite una valoración del tiempo alternativa a la basada en las tarifas horarias de los empleados (Colaborative PV).
• la página “ Precio de venta por tarea por caso” permite la entrada de precios de venta en la cantidad específica de cada caso.

• Las tareas no facturables permiten realizar un seguimiento del tiempo no asignado a los casos de los clientes (actividades internas, ausencias, tiempo de recuperación, etc.)
• los códigos de gastos le permitirán ingresar gastos, como facturas de restaurantes o kilómetros de automóvil. Cada código de gasto puede asociarse a costos unitarios y precios de venta que permiten su refacturación automática.

La página « Configuración > Opciones generales » le permite:

• definir los controles asociados con la entrada: para por ejemplo, advertir o bloquear más allá de un cierto umbral de horas,
• bloquear períodos anteriores,
• decidir si los tiempos pasados deben valorarse a tasas actuales o históricas.

Las tareas facturables representan actividades por las cuales el tiempo dedicado por los empleados se puede facturar a los clientes. Una tarea puede ser "Facturable por cantidad" si se desea volver a facturar en función de la cantidad producida y no del tiempo invertido, y la noción de "Excepcional" permite proponer automáticamente la facturación del tiempo invertido en esta tarea.< /p>

Las tareas no facturables son por el contrario:

• ausencias, como licencias remuneradas,
• o actividades internas (Presencia) no vinculadas directamente con los clientes, como administración o reuniones internas. Estas tareas ayudan a gestionar y asignar el tiempo no facturable, esencial para controlar los gastos generales y evaluar los costes internos.

Para cada tarea, debe ingresar un código único de 5 caracteres y una redacción que se usará de forma predeterminada al ingresar los tiempos. También puede utilizar la casilla NPU (Ya no se usa) que evita nuevas entradas bajo un código antiguo y al mismo tiempo conserva los datos históricos.

Así, las tareas facturables y no facturables permiten una gestión completa y diferenciada del tiempo empleado, facilitando tanto la facturación a los clientes como el seguimiento de las actividades internas no facturables.

Los códigos de venta corresponden a la naturaleza de la prestación facturada y permiten determinar la imputación contable de cada línea de factura. Puede crear un código de venta por cada tipo de prestación facturada. Tempolia permite introducir una descripción de facturación específica para cada expediente. En el texto de la descripción se pueden incluir caracteres comodín que se sustituirán automáticamente por información como el mes, el trimestre o un número de orden.

Los códigos de gastos sirven para introducir gastos incurridos o previstos, y permiten conocer de forma completa el coste de los expedientes de clientes. Cada código de gasto puede asociarse a precios unitarios de coste y de venta, lo que facilita la introducción de gastos.

Los códigos de tareas facturables corresponden a la naturaleza del trabajo realizado por un colaborador y sirven para introducir tiempos previstos y realizados. También permiten valorar esos tiempos.

Los códigos de tareas no facturables sirven para imputar tiempos y gastos no facturables. Esta gestión detallada de códigos permite seguir con precisión todos los costes e ingresos vinculados a su actividad.

Las facturas pueden presupuestarse para garantizar una emisión rápida cada mes, evitar olvidos y reducir sus necesidades de financiación. Si factura según lo real, la facturación también puede automatizarse apoyándose en entradas excepcionales de tiempos y gastos, que suben a facturación con su valoración.

Puede seguir sus cobros: recuperar automáticamente las transferencias recibidas, introducir cheques y preparar automáticamente los adeudos durante la preparación de la factura. Después puede presentar en el banco sus adeudos con generación de archivos XML SEPA.

Tempolia ofrece recordatorios a clientes personalizables que retoman el detalle del saldo. Los recordatorios pueden tener textos variables según la antigüedad del saldo y le ayudan a gestionar los impagos.

Las facturas pueden guardarse en PDF, enviarse por correo electrónico y exportarse a la contabilidad. Un sistema de conciliación permite asociar cada pago a la factura correspondiente. Un balance de antigüedad le permite saber en todo momento dónde se encuentra en sus cobros.

La emisión de facturas requiere configuración previa:

• Modelo de factura: se deben configurar los modelos de factura, comuníquese con nuestro soporte para su configuración.
  El modelo predeterminado asociado a cada una de sus empresas emisoras se puede especificar para un caso particular o modificar para una factura individual en particular.
• Empresa: datos de contacto y modelo de factura predeterminado de la empresa
• IVA: códigos, tasas, números de cuenta y comentarios
• Códigos de venta, con su número de cuenta, código de IVA, texto de facturación y, posiblemente, tasa estándar y fórmula de cálculo asociada.

Las etiquetas de facturación para códigos de venta estándar y de caja pueden incluyen fórmulas codificadas para obtener automáticamente el número de mes, trimestre o cuota en el momento de elaborar las facturas.

Las líneas de una misma factura se clasifican por el orden de sus entradas o por el orden alfabético de los códigos de venta dependiendo de la opción elegida en la configuración de entrada. Por lo tanto, podemos haber codificado los códigos de venta para forzar la clasificación de las líneas de factura según el tipo de servicio.

• Clientes: entrada de la dirección de facturación, condiciones de pago.

A menos que se indique lo contrario. configurados, los modelos de factura que ofrece Tempolia prevén que las facturas se emitan a la dirección de facturación del caso. Normalmente corresponde a la del cliente.

Es posible introducir en la ficha del cliente una dirección de facturación distinta de su dirección principal. También se puede especificar una dirección de facturación a nivel de la empresa del cliente en cuestión.

También es el cliente quien determina la cuenta de cliente para contabilizar en contabilidad.

• Empresa: entrada de códigos de venta para la refacturación automática de tiempo y costos no contabilizados, una posible dirección de facturación específica, el modelo de factura y la unidad de facturación predeterminada para el tiempo invertido en el caso.

• y posiblemente números de cuenta (clientes , ventas e IVA) para permitir la transferencia del Diario de ventas a su software de contabilidad.

Puedes enviar correos electrónicos con Tempolia, por ejemplo, correos electrónicos de facturas a tus clientes.

Los correos electrónicos provendrán de tu servidor de correo electrónico para evitar problemas de spam. Puede proporcionarnos una dirección existente o crear una dirección de correo electrónico específica para Tempolia.
Es importante que revise periódicamente los correos electrónicos enviados a esta dirección, por ejemplo, para hacer clic en enlaces de plataformas antispam que le piden un captcha. .

La información necesaria es: servidor SMTP (ejemplo: smtp.gmail.com), dirección de correo electrónico, contraseña, puerto (25, 465 o 587), nombre a mostrar.
Si tienes varias empresas, por defecto se puede utilizar una única cuenta SMTP, y también puedes duplicar las configuraciones por empresa.

Puedes configurarlo tú mismo iniciando sesión como administrador y yendo a “Configuración > [ADMIN] Variables de configuración »: busque "email_configuration" para encontrar variables de configuración con este valor en la columna original. Debe completar las líneas con los siguientes nombres de campo:
- force_sender_name (nombre a mostrar): nombre personal o departamento de facturación, por ejemplo
- mail_smtp (servidor SMTP): smtp.yyy.zz
- default_email_from (dirección de correo electrónico): xxx@yyy.zz
- mail_smtp_username (inicio de sesión SMTP, a menudo idéntico al correo electrónico): xxx
- mail_smtp_password (contraseña): .... ...
- mail_smtp_port (puerto SMTP): 587
- mail_smtp_auth: true
- force_sender_email: true

Para probar su configuración, en “Colaboradores > Enviar un correo electrónico a un colaborador »
- Seleccione un colaborador, probablemente usted mismo
- Elija una plantilla de correo electrónico y/o introduzca un mensaje
- Modifique el correo electrónico del destinatario si es necesario
- Validar haciendo clic en “Enviar”
- Comprueba en tu correo electrónico que tu correo electrónico ha sido recibido correctamente
En caso de mensaje de error, lee atentamente lo que está escrito en inglés en rojo: esto es lo que te devuelve su servidor de correo electrónico y le permite saber qué corregir en su configuración.

Para agregar/modificar su logotipo en su plantilla de factura:

• En la sección « Herramientas > Administrar archivos del servidor » puedes subir tu logo. Se agrega automáticamente un sufijo al nombre del archivo para que el nombre del archivo sea absolutamente único en el servidor.
• Vaya a « Configuración > Modelo de factura » y haga clic en el ícono de ajustes azul en el cuadro « acción » para la línea de modelos que le interesa.
• En el « parte superior de la página » entonces « Encabezado”, en “Archivo de imagen de encabezado o logotipo”. puede seleccionar el nombre de su archivo entre las imágenes que cargó en el servidor.

Luego podrás ajustar la posición de tu logotipo en consecuencia. horizontal (X) y/o la vertical (Y) pero también en ancho y alto. Finalmente, haga clic en « Enviar » para guardar los cambios.

Tempolia está diseñado para adaptarse a los procesos de su sector de actividad. Puede personalizar numerosos elementos del software, como los modelos de documentos, los derechos de acceso de los usuarios y los parámetros de introducción. También es posible crear campos adicionales personalizados en las fichas de clientes, expedientes, colaboradores y contactos. Estos campos aparecen en las fichas de detalle bajo la pestaña "Características parametrizables".

En muchos temas podemos activar parámetros a medida dentro del soporte para permitirle obtener lo que desea en la herramienta. También ofrecemos la posibilidad de realizar desarrollos específicos para sus propias necesidades, previa cotización.

Cuando ya no realiza prestaciones para un cliente, puede asociarle una fecha de salida para declararlo inactivo. Ya no aparecerá en la lista de clientes actuales ni se propondrá para nuevas entradas, pero los datos antiguos siguen presentes y no se borra nada automáticamente.

Cuando un colaborador se ha marchado, se aplica el mismo principio: puede asignarle una fecha de salida.

En la gestión de clientes, es posible declarar expedientes como terminados o cerrados:

• Los expedientes terminados ya no están disponibles para la introducción de datos, salvo si se reabren, y siguen conservando todos sus datos. Pueden reabrirse posteriormente.
• Los expedientes cerrados tienen todos sus datos asociados eliminados, como tiempos, gastos y facturas. Solo queda una traza de la existencia del expediente. Como todo lo demás se elimina, normalmente solo debe cerrar un expediente después de unos 10 años.

La eliminación de un expediente solo es posible si el expediente se ha cerrado previamente.

También es posible eliminar tiempos y gastos no facturables de un período definido.

Tempolia conserva un historial de eliminaciones y cierres.

Puede gestionar simultáneamente varias sociedades con la misma cuenta Tempolia, sin impacto en la facturación de nuestro software. Las sociedades configuradas en Tempolia pueden ser entidades jurídicas específicas, pero también establecimientos de una misma sociedad. Cada sociedad tiene por defecto su propia secuencia de numeración de facturas, aunque también pueden compartir una misma secuencia de numeración. En ese caso debe indicarse el código de otra sociedad en el número de la secuencia, para que el sistema utilice la secuencia de esa otra sociedad. Puede tener su propio modelo de factura o utilizar un modelo común en el que los datos de la sociedad y su logotipo se modifican automáticamente.

Los clientes pueden compartirse entre varias sociedades; en ese caso debe crearse al menos un expediente por sociedad para agrupar las prestaciones de cada una.

Los derechos de acceso, informes y ediciones pueden limitarse fácilmente a una o varias sociedades. Las prestaciones internas, es decir, tiempos o gastos soportados por colaboradores de una sociedad para expedientes de otra sociedad, son objeto de un informe específico.

Además de los colaboradores presentes en la base de datos, es posible conectarse como Administrador para gestionar todas las funcionalidades sin limitación de derechos. Esta noción de Administrador no está vinculada a una cuenta de colaborador: es una supercuenta que existe obligatoriamente.

Es posible crear cuentas de colaboradores a las que se concedan todos los derechos, y llamarlas por ejemplo "Gestor" para evitar confusión con la noción de Administrador. Algunas opciones de configuración técnica solo son accesibles para el Administrador por motivos de seguridad.

En primer lugar, la sección "Ayuda - Preguntas / Respuestas" le permite buscar por palabra clave para encontrar información.

Dentro del soporte podemos responder a cualquier pregunta específica sobre el uso del software. Puede indicarnos sus necesidades por correo electrónico, con detalles y, si procede, capturas de pantalla, o contactarnos directamente para que podamos darle una respuesta precisa.

Nuestro equipo de soporte está disponible por teléfono y correo electrónico según nuestro horario de apertura. Generalmente respondemos en 24 a 48 horas. También puede consultar nuestra ayuda en línea, con respuestas sobre temas específicos y cuadros de asistencia integrados en el software.

Para un acompañamiento más global, ofrecemos formaciones sobre los temas que elija, para ayudarle a optimizar un proceso de trabajo.

Tempolia ofrece numerosas posibilidades de análisis para dirigir su actividad. Puede crear tablas dinámicas o ir a « Herramientas > Informes / ediciones ». En particular, puede utilizar los siguientes enfoques:

• Por cliente y por expediente: ediciones de síntesis o de detalle, limitadas a realizaciones o comparadas con previsiones, etc.
• Por colaborador o por grupo: análisis de tiempos realizados, control de actividad, prestaciones internas, etc.
• Por naturaleza de tarea: tiempos realizados por tarea, tarifa media aplicada, etc.
• Por mes: distribución mensual del trabajo de los colaboradores, de los presupuestos de facturación, de la cifra de negocio, etc.
• Detallada: informe de prefacturación con tiempos excepcionales a facturar, detalle de prestaciones realizadas para un cliente para analizar boni/mali, etc.

Todas las ediciones son personalizables, exportables a Excel o visualizables en su navegador, con las columnas que elija. Puede imprimir en PDF con un nivel de zoom ajustado al número de columnas seleccionadas.

Tempolia sitúa la rentabilidad en el centro de la gestión de expedientes, proponiendo dos indicadores clave:

• El boni-mali se calcula en función del precio de venta teórico de la misión, ofreciendo una perspectiva sobre el rendimiento respecto a las previsiones.
• El margen sobre el precio de coste evalúa la rentabilidad teniendo en cuenta los costes reales incurridos. El precio de coste horario de los colaboradores puede calcularse con precisión en la herramienta, incluyendo salarios, cargas, gastos fijos y primas, o introducirse manualmente.

El valor añadido de estos dos indicadores reside en su complementariedad: un expediente puede estar en mali, es decir negativo, sobre el precio de venta, y conservar al mismo tiempo un buen margen sobre el precio de coste, y este doble análisis impulsa acciones de gestión diferentes. Estos datos se sintetizan por cliente y expediente, incluyendo tiempos realizados, valoración, gastos y facturación, lo que permite visualizar desviaciones del plan de carga y obtener una visión global del rendimiento.

Cualquier factura emitida por Tempolia se puede enviar por correo electrónico siempre que esté activada la opción "Teledistribución PDF" y se introduzca una dirección de correo electrónico en la ficha del cliente.

La opción "Descargar como PDF" de una factura se hereda de la información del expediente del cliente al preparar una factura, y puede modificarse posteriormente. También puedes modificar esta información para todos tus clientes utilizando la página « Clientes/Negocios > Modificación de grupo de clientes », lo que permitirá que las facturas preparadas en el futuro hereden esta información.

En la página « Facturación > Facturas », hay dos columnas relacionadas con el envío por correo electrónico:

• La columna "Por correo electrónico" está marcada si la casilla "Descargar PDF" en la factura está marcada.
• Al lado, la columna "Enviado" se marca automáticamente si la factura se envió a través de la interfaz de Tempolia.

Puede indicar la lengua hablada por sus clientes en las fichas de Clientes, en la pestaña "Características parametrizables". Esta información se utiliza después para saber en qué idioma generar las facturas PDF de ese cliente. Si su modelo de factura contiene texto directamente, por ejemplo condiciones indicadas al pie de la factura, ese texto debe traducirse: puede duplicar el modelo para crear un modelo en otro idioma, solución sencilla, o duplicar variables de configuración para especificar valores en inglés, solución más flexible y técnica.

El contenido de sus facturas que corresponda a texto introducido en las descripciones debe introducirlo usted en el idioma correcto; no se traduce automáticamente al generar el PDF. En cambio, toda la estructura de la factura se generará en el idioma solicitado.

La funcionalidad "Herramientas > Informes y ediciones" de Tempolia es un módulo potente para realizar análisis claros y detallados, esenciales para dirigir la actividad. Su objetivo principal es generar documentos estructurados y completos para análisis profundos, mucho más detallados que una simple impresión de página.

Dispone de una amplia gama de informes accesibles en una lista desplegable en la parte superior de la página, como el "Balance de antigüedad" para el seguimiento de saldos de clientes, el "Diario de ventas" o informes de "Control de actividad de colaboradores" para comparar tiempos realizados con presupuestos asignados. El informe más utilizado es "Síntesis de realizaciones por expediente" para calcular márgenes y boni/mali por expediente.

Puede seleccionar con precisión las columnas que incluir en su informe arrastrándolas desde la izquierda, columnas disponibles, hacia la derecha, columnas seleccionadas, o haciendo doble clic en el nombre de una columna. Los filtros avanzados permiten orientar los datos, y filtros rápidos en forma de tablas de valores permiten limitar un informe a clientes, expedientes o colaboradores específicos.

Es posible crear agrupaciones y subtotales, por ejemplo por cliente, para una mejor legibilidad, ordenar las líneas en el orden deseado y acotar el análisis a fechas precisas.

Una vez creada una configuración de informe que le conviene, puede guardarla con un nombre e indicar si el informe es privado, accesible solo desde su cuenta, o público, accesible por todas las cuentas con derechos sobre este tipo de informe.

Haciendo clic en la parte superior de la página en el enlace para cambiar de formato, puede generar informes en formato HTML, ideal para impresión o conversión a PDF, o en formato CSV para abrirlo en Excel.

La funcionalidad « Herramientas > Tablas dinámicas » de Tempolia permite investigar los datos en tiempo real de forma libre e interactiva, como las tablas dinámicas de Excel. Es una herramienta ideal para el control de gestión y para investigaciones que salen de los informes estándar. Puede transformar rápidamente datos brutos en análisis multidimensionales claros y utilizables sin salir del software.

Empieza eligiendo una fuente de datos, como tiempos realizados o presupuestos. Después puede trabajar con los datos mediante arrastrar y soltar, organizando el análisis al colocar los campos deseados, clientes, expedientes, colaboradores, tareas, etc., en filas o columnas para crear vistas personalizadas.

Esta flexibilidad permite construir análisis a medida en tiempo real. También puede elegir el valor que se muestra en la intersección de filas y columnas: puede ser la suma de tiempos, su valoración, precio de venta, o el precio de coste. El sistema calcula automáticamente los totales por fila y por columna, ofreciendo una síntesis inmediata.

Se pueden aplicar filtros para refinar aún más los resultados y conservar solo la información pertinente. Una vez creada una vista de análisis que le conviene, puede guardar esta configuración para reutilizarla posteriormente, lo que facilita los seguimientos periódicos.

Por último, para tratamientos más avanzados o para compartir sus resultados, puede exportar muy fácilmente la tabla generada a Excel: haga clic a la izquierda de la tabla en "Mapa de calor" para cambiar la visualización a "CSV para pegar en Excel", después seleccione la tabla de datos y péguela en Excel para manipular y eventualmente guardar los datos.

La página « Eventos > Cartas de encargo » permite generar una carta de encargo para un cliente a partir de un modelo de documento. Un modelo suele ser una carta de encargo, una oferta de servicios o un contrato. Puede preparar tantos modelos como necesite.
Contiene etiquetas, equivalentes a campos de combinación de correspondencia en Word, como razón social, dirección, nombre del dirigente, una tabla de importes presupuestados para el primer año y una tabla de vencimientos. Estas etiquetas se sustituyen en el modelo por valores procedentes de la ficha del cliente y de los presupuestos y vencimientos asociados al cliente, incluidas las características parametrizables que puede personalizar para almacenar toda la información que quiera capitalizar a nivel de cliente en una lógica CRM.

Existen dos modos de funcionamiento para gestionar sus modelos y generar después cartas de encargo para un cliente:

• Solución 1: edita su modelo como texto HTML en « Configuración > Modelos de emails / cartas de encargo ». Después podrá generar la versión personalizada para un cliente en forma de HTML, copiarla / pegarla en Word y finalizar la maquetación. También puede generar directamente un PDF, aunque entonces el documento deja de ser modificable, lo que es menos flexible que las demás soluciones.
• Solución 2: prepara su modelo en Word, con logotipo, encabezado, pie de página y fuente, y lo sube a Tempolia mediante « Herramientas > Gestión de archivos del servidor ». La generación de la carta de encargo para un cliente permite descargar un documento Word completado, revisarlo y modificarlo en Word si es necesario. Este enfoque conserva completamente la maquetación realizada en su modelo Word. Permite ahorrar mucho tiempo manteniendo plena libertad sobre la redacción y presentación de sus compromisos contractuales.

Opcionalmente, Tempolia dispone de un acuerdo con JeSignExpert para permitir el envío y la firma electrónica de sus cartas de encargo: puede ir a « Herramientas > Firma electrónica » para enviar su documento finalizado y hacerlo firmar por su cliente.