Ayuda - Preguntas / Respuestas

Cuando ya no realiza prestaciones para un cliente, puede asociarle una fecha de salida para declararlo inactivo. Ya no aparecerá en la lista de clientes actuales ni se propondrá para nuevas entradas, pero los datos antiguos siguen presentes y no se borra nada automáticamente.

Cuando un colaborador se ha marchado, se aplica el mismo principio: puede asignarle una fecha de salida.

En la gestión de clientes, es posible declarar expedientes como terminados o cerrados:

• Los expedientes terminados ya no están disponibles para la introducción de datos, salvo si se reabren, y siguen conservando todos sus datos. Pueden reabrirse posteriormente.
• Los expedientes cerrados tienen todos sus datos asociados eliminados, como tiempos, gastos y facturas. Solo queda una traza de la existencia del expediente. Como todo lo demás se elimina, normalmente solo debe cerrar un expediente después de unos 10 años.

La eliminación de un expediente solo es posible si el expediente se ha cerrado previamente.

También es posible eliminar tiempos y gastos no facturables de un período definido.

Tempolia conserva un historial de eliminaciones y cierres.

Puede gestionar simultáneamente varias sociedades con la misma cuenta Tempolia, sin impacto en la facturación de nuestro software. Las sociedades configuradas en Tempolia pueden ser entidades jurídicas específicas, pero también establecimientos de una misma sociedad. Cada sociedad tiene por defecto su propia secuencia de numeración de facturas, aunque también pueden compartir una misma secuencia de numeración. En ese caso debe indicarse el código de otra sociedad en el número de la secuencia, para que el sistema utilice la secuencia de esa otra sociedad. Puede tener su propio modelo de factura o utilizar un modelo común en el que los datos de la sociedad y su logotipo se modifican automáticamente.

Los clientes pueden compartirse entre varias sociedades; en ese caso debe crearse al menos un expediente por sociedad para agrupar las prestaciones de cada una.

Los derechos de acceso, informes y ediciones pueden limitarse fácilmente a una o varias sociedades. Las prestaciones internas, es decir, tiempos o gastos soportados por colaboradores de una sociedad para expedientes de otra sociedad, son objeto de un informe específico.

Además de los colaboradores presentes en la base de datos, es posible conectarse como Administrador para gestionar todas las funcionalidades sin limitación de derechos. Esta noción de Administrador no está vinculada a una cuenta de colaborador: es una supercuenta que existe obligatoriamente.

Es posible crear cuentas de colaboradores a las que se concedan todos los derechos, y llamarlas por ejemplo "Gestor" para evitar confusión con la noción de Administrador. Algunas opciones de configuración técnica solo son accesibles para el Administrador por motivos de seguridad.

En primer lugar, la sección "Ayuda - Preguntas / Respuestas" le permite buscar por palabra clave para encontrar información.

Dentro del soporte podemos responder a cualquier pregunta específica sobre el uso del software. Puede indicarnos sus necesidades por correo electrónico, con detalles y, si procede, capturas de pantalla, o contactarnos directamente para que podamos darle una respuesta precisa.

Nuestro equipo de soporte está disponible por teléfono y correo electrónico según nuestro horario de apertura. Generalmente respondemos en 24 a 48 horas. También puede consultar nuestra ayuda en línea, con respuestas sobre temas específicos y cuadros de asistencia integrados en el software.

Para un acompañamiento más global, ofrecemos formaciones sobre los temas que elija, para ayudarle a optimizar un proceso de trabajo.

Tempolia ofrece numerosas posibilidades de análisis para dirigir su actividad. Puede crear tablas dinámicas o ir a « Herramientas > Informes / ediciones ». En particular, puede utilizar los siguientes enfoques:

• Por cliente y por expediente: ediciones de síntesis o de detalle, limitadas a realizaciones o comparadas con previsiones, etc.
• Por colaborador o por grupo: análisis de tiempos realizados, control de actividad, prestaciones internas, etc.
• Por naturaleza de tarea: tiempos realizados por tarea, tarifa media aplicada, etc.
• Por mes: distribución mensual del trabajo de los colaboradores, de los presupuestos de facturación, de la cifra de negocio, etc.
• Detallada: informe de prefacturación con tiempos excepcionales a facturar, detalle de prestaciones realizadas para un cliente para analizar boni/mali, etc.

Todas las ediciones son personalizables, exportables a Excel o visualizables en su navegador, con las columnas que elija. Puede imprimir en PDF con un nivel de zoom ajustado al número de columnas seleccionadas.

Tempolia sitúa la rentabilidad en el centro de la gestión de expedientes, proponiendo dos indicadores clave:

• El boni-mali se calcula en función del precio de venta teórico de la misión, ofreciendo una perspectiva sobre el rendimiento respecto a las previsiones.
• El margen sobre el precio de coste evalúa la rentabilidad teniendo en cuenta los costes reales incurridos. El precio de coste horario de los colaboradores puede calcularse con precisión en la herramienta, incluyendo salarios, cargas, gastos fijos y primas, o introducirse manualmente.

El valor añadido de estos dos indicadores reside en su complementariedad: un expediente puede estar en mali, es decir negativo, sobre el precio de venta, y conservar al mismo tiempo un buen margen sobre el precio de coste, y este doble análisis impulsa acciones de gestión diferentes. Estos datos se sintetizan por cliente y expediente, incluyendo tiempos realizados, valoración, gastos y facturación, lo que permite visualizar desviaciones del plan de carga y obtener una visión global del rendimiento.

Cualquier factura emitida por Tempolia se puede enviar por correo electrónico siempre que esté activada la opción "Teledistribución PDF" y se introduzca una dirección de correo electrónico en la ficha del cliente.

La opción "Descargar como PDF" de una factura se hereda de la información del expediente del cliente al preparar una factura, y puede modificarse posteriormente. También puedes modificar esta información para todos tus clientes utilizando la página « Clientes/Negocios > Modificación de grupo de clientes », lo que permitirá que las facturas preparadas en el futuro hereden esta información.

En la página « Facturación > Facturas », hay dos columnas relacionadas con el envío por correo electrónico:

• La columna "Por correo electrónico" está marcada si la casilla "Descargar PDF" en la factura está marcada.
• Al lado, la columna "Enviado" se marca automáticamente si la factura se envió a través de la interfaz de Tempolia.

Puede indicar la lengua hablada por sus clientes en las fichas de Clientes, en la pestaña "Características parametrizables". Esta información se utiliza después para saber en qué idioma generar las facturas PDF de ese cliente. Si su modelo de factura contiene texto directamente, por ejemplo condiciones indicadas al pie de la factura, ese texto debe traducirse: puede duplicar el modelo para crear un modelo en otro idioma, solución sencilla, o duplicar variables de configuración para especificar valores en inglés, solución más flexible y técnica.

El contenido de sus facturas que corresponda a texto introducido en las descripciones debe introducirlo usted en el idioma correcto; no se traduce automáticamente al generar el PDF. En cambio, toda la estructura de la factura se generará en el idioma solicitado.

La funcionalidad "Herramientas > Informes y ediciones" de Tempolia es un módulo potente para realizar análisis claros y detallados, esenciales para dirigir la actividad. Su objetivo principal es generar documentos estructurados y completos para análisis profundos, mucho más detallados que una simple impresión de página.

Dispone de una amplia gama de informes accesibles en una lista desplegable en la parte superior de la página, como el "Balance de antigüedad" para el seguimiento de saldos de clientes, el "Diario de ventas" o informes de "Control de actividad de colaboradores" para comparar tiempos realizados con presupuestos asignados. El informe más utilizado es "Síntesis de realizaciones por expediente" para calcular márgenes y boni/mali por expediente.

Puede seleccionar con precisión las columnas que incluir en su informe arrastrándolas desde la izquierda, columnas disponibles, hacia la derecha, columnas seleccionadas, o haciendo doble clic en el nombre de una columna. Los filtros avanzados permiten orientar los datos, y filtros rápidos en forma de tablas de valores permiten limitar un informe a clientes, expedientes o colaboradores específicos.

Es posible crear agrupaciones y subtotales, por ejemplo por cliente, para una mejor legibilidad, ordenar las líneas en el orden deseado y acotar el análisis a fechas precisas.

Una vez creada una configuración de informe que le conviene, puede guardarla con un nombre e indicar si el informe es privado, accesible solo desde su cuenta, o público, accesible por todas las cuentas con derechos sobre este tipo de informe.

Haciendo clic en la parte superior de la página en el enlace para cambiar de formato, puede generar informes en formato HTML, ideal para impresión o conversión a PDF, o en formato CSV para abrirlo en Excel.

La funcionalidad « Herramientas > Tablas dinámicas » de Tempolia permite investigar los datos en tiempo real de forma libre e interactiva, como las tablas dinámicas de Excel. Es una herramienta ideal para el control de gestión y para investigaciones que salen de los informes estándar. Puede transformar rápidamente datos brutos en análisis multidimensionales claros y utilizables sin salir del software.

Empieza eligiendo una fuente de datos, como tiempos realizados o presupuestos. Después puede trabajar con los datos mediante arrastrar y soltar, organizando el análisis al colocar los campos deseados, clientes, expedientes, colaboradores, tareas, etc., en filas o columnas para crear vistas personalizadas.

Esta flexibilidad permite construir análisis a medida en tiempo real. También puede elegir el valor que se muestra en la intersección de filas y columnas: puede ser la suma de tiempos, su valoración, precio de venta, o el precio de coste. El sistema calcula automáticamente los totales por fila y por columna, ofreciendo una síntesis inmediata.

Se pueden aplicar filtros para refinar aún más los resultados y conservar solo la información pertinente. Una vez creada una vista de análisis que le conviene, puede guardar esta configuración para reutilizarla posteriormente, lo que facilita los seguimientos periódicos.

Por último, para tratamientos más avanzados o para compartir sus resultados, puede exportar muy fácilmente la tabla generada a Excel: haga clic a la izquierda de la tabla en "Mapa de calor" para cambiar la visualización a "CSV para pegar en Excel", después seleccione la tabla de datos y péguela en Excel para manipular y eventualmente guardar los datos.

La página « Eventos > Cartas de encargo » permite generar una carta de encargo para un cliente a partir de un modelo de documento. Un modelo suele ser una carta de encargo, una oferta de servicios o un contrato. Puede preparar tantos modelos como necesite.
Contiene etiquetas, equivalentes a campos de combinación de correspondencia en Word, como razón social, dirección, nombre del dirigente, una tabla de importes presupuestados para el primer año y una tabla de vencimientos. Estas etiquetas se sustituyen en el modelo por valores procedentes de la ficha del cliente y de los presupuestos y vencimientos asociados al cliente, incluidas las características parametrizables que puede personalizar para almacenar toda la información que quiera capitalizar a nivel de cliente en una lógica CRM.

Existen dos modos de funcionamiento para gestionar sus modelos y generar después cartas de encargo para un cliente:

• Solución 1: edita su modelo como texto HTML en « Configuración > Modelos de emails / cartas de encargo ». Después podrá generar la versión personalizada para un cliente en forma de HTML, copiarla / pegarla en Word y finalizar la maquetación. También puede generar directamente un PDF, aunque entonces el documento deja de ser modificable, lo que es menos flexible que las demás soluciones.
• Solución 2: prepara su modelo en Word, con logotipo, encabezado, pie de página y fuente, y lo sube a Tempolia mediante « Herramientas > Gestión de archivos del servidor ». La generación de la carta de encargo para un cliente permite descargar un documento Word completado, revisarlo y modificarlo en Word si es necesario. Este enfoque conserva completamente la maquetación realizada en su modelo Word. Permite ahorrar mucho tiempo manteniendo plena libertad sobre la redacción y presentación de sus compromisos contractuales.

Opcionalmente, Tempolia dispone de un acuerdo con JeSignExpert para permitir el envío y la firma electrónica de sus cartas de encargo: puede ir a « Herramientas > Firma electrónica » para enviar su documento finalizado y hacerlo firmar por su cliente.

Tempolia tiene una colaboración con el servicio de firma electrónica jesignexpert.com, dirigido exclusivamente a despachos de expertos contables en Francia. Si es elegible, ha abierto una cuenta con ellos y utiliza Tempolia Enterprise, puede hacer firmar documentos PDF mediante jesignexpert.com permaneciendo en la interfaz de Tempolia. Para la puesta en marcha, envíe al soporte de Tempolia el shortcut y el secret de su API Jesignexpert, recibidos tras crear su cuenta jesignexpert.com.

Una vez activada la interconexión, puede ir a la página « Herramientas > Firma de documentos ». Cargue su documento en formato PDF, por ejemplo un presupuesto, una carta de encargo o un contrato, e introduzca la información del firmante: apellidos, nombre, dirección de correo electrónico y número de teléfono móvil. Puede indicar hasta 5 firmantes, y el número móvil es necesario para cada firmante porque se utiliza en el procedimiento de firma.

Cada firmante recibe después una notificación de jesignexpert.com con un enlace seguro que le permite acceder al documento, consultarlo y firmarlo electrónicamente, sin crear una cuenta. Una vez realizada la firma, el documento queda fechado y certificado. Usted recibe una notificación por correo electrónico confirmando la firma, y el documento firmado se archiva automáticamente en su espacio.

También puede seguir en todo momento el estado de avance de sus solicitudes de firma desde la interfaz de Tempolia, especialmente para saber si un documento está pendiente, en proceso de firma, rechazado o terminado.

La firma electrónica realizada es totalmente desmaterializada y tiene un valor jurídico reconocido. Las firmas se escribirán en la parte inferior de la última página del PDF; asegúrese de dejar espacio libre para que se añada ese texto. Lo que da fe es la justificación por jesignexpert.com del proceso de firma, y no la simple adición de los textos de firma en el PDF.

La gestión multidivisa puede activarse desde « Configuración > Opciones generales », pestaña « Varios », en la sección: "Activar la gestión multidivisa en la facturación. La base de datos seguirá estando en su divisa principal, así como sus estadísticas y exportaciones contables. Las facturas tendrán una posibilidad de seleccionar la divisa y un campo para indicar el tipo de cambio. Esto cambia la presentación de la factura, mientras que todo lo demás permanece en su divisa principal para listas de importes de facturas, pagos, etc.".

Una vez activada esta opción, Tempolia añade campos que permiten indicar una divisa y un tipo de cambio, especialmente en facturas y gastos. Esta funcionalidad permite presentar ciertos documentos en una divisa diferente, pero no modifica la divisa principal de almacenamiento de la base de datos.

Por defecto, la divisa de referencia de Tempolia es el euro. Todos los datos financieros, estadísticas, listas de importes, pagos, exportaciones contables y cálculos internos permanecen por tanto expresados en esta divisa de referencia.
Puede contactar con soporte para cambiar la divisa principal en toda su base de datos.

Es importante entender que los importes deben introducirse en su divisa principal. El tipo de cambio sirve después para establecer la correspondencia con la divisa mostrada en el documento correspondiente. Por ejemplo, si su divisa de referencia es el euro y una factura debe presentarse en divisa extranjera, los importes se introducen en euros y Tempolia utiliza el tipo de cambio indicado para mostrar los equivalentes en la divisa elegida.

Nota: técnicamente es posible introducir gastos correspondientes a una divisa extranjera sin indicar correctamente el tipo de cambio, pero no se recomienda. En ese caso, las funcionalidades que suman, comparan o explotan importes pueden producir resultados incoherentes, porque Tempolia considerará esos importes como si estuvieran expresados en la divisa de referencia.