Aiuto - Domande / Risposte

Quando non svolgi più prestazioni per un cliente, puoi associargli una data di uscita per dichiararlo cessato. Non apparirà più nell'elenco dei clienti presenti e non sarà più proposto per nuovi inserimenti, ma i dati precedenti restano presenti e nulla viene cancellato automaticamente.

Quando un collaboratore è uscito, il principio è lo stesso: puoi assegnargli una data di uscita.

Nella gestione dei clienti è possibile dichiarare le pratiche come terminate o chiuse:

• Le pratiche terminate non sono più accessibili all'inserimento, salvo riapertura, e contengono ancora tutti i dati. Possono essere riaperte in seguito.
• Le pratiche chiuse hanno tutti i dati collegati cancellati, come tempi, spese e fatture. Rimane solo una traccia dell'esistenza della pratica. Poiché tutto il resto viene eliminato, è opportuno chiudere una pratica solo dopo circa 10 anni.

La cancellazione di una pratica è possibile solo se la pratica è stata prima chiusa.

È inoltre sempre possibile cancellare tempi e spese non fatturabili per un periodo definito.

Tempolia conserva uno storico delle cancellazioni e delle chiusure.

Puoi gestire contemporaneamente più società con lo stesso account Tempolia, senza impatto sulla fatturazione del nostro software. Le società configurate in Tempolia possono essere entità giuridiche distinte, ma anche sedi della stessa società. Ogni società ha per impostazione predefinita la propria sequenza di numerazione delle fatture, ma può anche condividere la stessa sequenza con un'altra società. In tal caso occorre indicare il codice di un'altra società nel numero della sequenza di numerazione, affinché il sistema utilizzi la sequenza dell'altra società. Ogni società può avere il proprio modello di fattura o utilizzare un modello comune in cui coordinate e logo della società vengono modificati automaticamente.

I clienti possono essere condivisi tra più società; in tal caso deve essere creata almeno una pratica per società per raggruppare le prestazioni di ciascuna società.

I diritti di accesso, i rapporti e le stampe possono essere facilmente limitati a una o più società. Le prestazioni interne, cioè tempi o spese sostenuti dai collaboratori di una società per le pratiche di un'altra società, sono oggetto di un rapporto specifico.

Oltre ai collaboratori presenti nel database, è possibile collegarsi come Amministratore per gestire tutte le funzionalità senza limitazioni di diritti. Questa nozione di Amministratore non è collegata a un account collaboratore: è un super account, che esiste obbligatoriamente.

È possibile creare account collaboratore a cui attribuire tutti i diritti, chiamandoli ad esempio "Gestore" per evitare confusione con la nozione di Amministratore. Alcune opzioni di configurazione tecnica sono accessibili solo all'Amministratore per motivi di sicurezza.

Prima di tutto, la sezione "Aiuto - Domande / Risposte" ti permette di effettuare ricerche per parola chiave per trovare informazioni.

Nell'ambito del supporto possiamo rispondere a qualsiasi domanda specifica sull'utilizzo del software. Puoi indicarci le tue esigenze via e-mail, con dettagli ed eventualmente screenshot, oppure contattarci direttamente affinché possiamo fornirti una risposta precisa.

Il nostro team di supporto è disponibile per telefono e via e-mail secondo i nostri orari di apertura. In genere rispondiamo entro 24-48 ore. Puoi anche consultare la guida online, con risposte su temi specifici e riquadri di assistenza integrati nel software.

Per un accompagnamento più globale, proponiamo formazioni su temi scelti da te, per aiutarti a ottimizzare un processo di lavoro.

Tempolia offre numerose possibilità di analisi per guidare la tua attività. Puoi creare tabelle pivot oppure andare in « Strumenti > Rapporti / stampe ». In particolare puoi adottare i seguenti approcci:

• Per cliente e per pratica: stampe di sintesi o di dettaglio, limitate ai consuntivi o confrontate con le previsioni, ecc.
• Per collaboratore o gruppo: analisi dei tempi consuntivi, controllo attività, prestazioni interne, ecc.
• Per natura di attività: tempi effettuati per attività, tariffa media applicata, ecc.
• Per mese: ripartizione mensile del lavoro dei collaboratori, dei budget di fatturazione, del fatturato, ecc.
• Dettagliata: rapporto di pre-fatturazione con tempi eccezionali da fatturare, dettaglio delle prestazioni svolte per un cliente per analizzare boni/mali, ecc.

Tutte le stampe sono personalizzabili, esportabili in Excel o visualizzabili nel browser, con le colonne di tua scelta. Puoi quindi stampare in PDF con un livello di zoom adattato al numero di colonne selezionate.

Tempolia mette la redditività al centro della gestione delle pratiche, proponendo due indicatori chiave:

• Il boni/mali è calcolato in funzione del prezzo di vendita teorico della missione, offrendo una visione della performance rispetto alle previsioni.
• Il margine sul prezzo di costo valuta invece la redditività considerando i costi reali sostenuti. Il prezzo di costo orario dei collaboratori può essere calcolato con precisione nello strumento, includendo stipendi, oneri, costi fissi e premi, oppure inserito manualmente.

Il valore aggiunto di questi due indicatori sta nella loro complementarità: una pratica può essere in mali, quindi negativa, sul prezzo di vendita ma conservare un buon margine sul prezzo di costo, e questa doppia analisi induce azioni di gestione diverse. Questi dati sono sintetizzati per cliente e per pratica, includendo tempi consuntivi, valorizzazione, spese e fatturazione, permettendo di visualizzare gli scostamenti dal piano di carico e ottenere una visione globale della performance.

Qualsiasi fattura emessa da Tempolia può essere inviata via email purché sia ​​attivata l'opzione "Teledistribuzione PDF" e venga inserito un indirizzo email nella scheda cliente.

L'opzione "Scarica come PDF" per una fattura viene ereditata dalle informazioni nel file del cliente durante la preparazione di una fattura e può essere modificata successivamente. Puoi anche modificare queste informazioni per tutti i tuoi clienti utilizzando la pagina « Clienti / Azienda > Modifica gruppo di clienti », che consentirà alle fatture preparate in futuro di ereditare queste informazioni.

Nella pagina "Fatturazione > Fatture", ci sono due colonne che riguardano l'invio via email:

• La colonna "Via email" è selezionata se è selezionata la casella "Download PDF" sulla fattura.
• Accanto ad essa, la colonna "Inviata" viene selezionata automaticamente se la fattura è stata inviata tramite l'interfaccia Tempolia.

Puoi indicare la lingua parlata dai tuoi clienti nelle schede Clienti, nella scheda "Caratteristiche parametrabili". Questa informazione viene poi utilizzata per sapere in quale lingua generare le fatture PDF per quel cliente. Se il tuo modello di fattura contiene testo diretto, ad esempio condizioni indicate in fondo alla fattura, quel testo deve essere tradotto: puoi duplicare il modello per creare un modello in un'altra lingua, soluzione semplice, oppure duplicare variabili di configurazione per specificare valori in inglese, soluzione più flessibile e tecnica.

Il contenuto delle fatture che corrisponde a testo inserito nelle descrizioni deve essere inserito da te nella lingua corretta; non viene tradotto automaticamente durante la generazione del PDF. Invece, tutta la struttura della fattura sarà generata nella lingua richiesta.

La funzionalità « Strumenti > Rapporti e stampe » di Tempolia è un modulo potente per realizzare analisi chiare e dettagliate, essenziali per il pilotaggio dell'attività. L'obiettivo principale è generare documenti strutturati e completi per analisi approfondite, molto più dettagliate di una semplice stampa di pagina.

È disponibile un'ampia gamma di rapporti in un elenco a discesa in alto nella pagina, come lo "Scadenzario" per il monitoraggio dei crediti clienti, il "Giornale vendite" o rapporti di "Controllo attività collaboratori" per confrontare i tempi consuntivi con i budget assegnati. Il rapporto più utilizzato è "Sintesi delle realizzazioni per pratica" per calcolare margini e boni/mali per pratica.

Puoi selezionare con precisione le colonne da includere nel rapporto con un semplice trascinamento da sinistra, colonne disponibili, verso destra, colonne selezionate, oppure con doppio clic sul nome della colonna. Filtri avanzati permettono di mirare i dati, e filtri rapidi sotto forma di tabelle di valori permettono di limitare un rapporto a clienti, pratiche o collaboratori specifici.

È possibile creare raggruppamenti e subtotali, ad esempio per cliente, per una migliore leggibilità, ordinare le righe nell'ordine desiderato e delimitare l'analisi a date precise.

Una volta creata una configurazione di rapporto adatta, puoi salvarla assegnandole un nome e indicando se il rapporto è privato, accessibile solo tramite il tuo account, o pubblico, accessibile a tutti gli account con diritti su questo tipo di rapporto.

Cliccando in alto nella pagina sul link che permette di cambiare formato, puoi generare i rapporti in formato HTML, ideale per la stampa o la conversione in PDF, oppure in formato CSV per aprirli in Excel.

La funzionalità « Strumenti > Tabelle pivot » di Tempolia permette di investigare i dati in tempo reale in modo libero e interattivo, come le tabelle pivot di Excel. È uno strumento ideale per il controllo di gestione e per analisi che escono dai rapporti standard. Puoi trasformare rapidamente dati grezzi in analisi multidimensionali chiare e utilizzabili senza uscire dal software.

Si inizia scegliendo una fonte dati, come tempi consuntivi o budget. Poi puoi lavorare sui dati con un semplice trascinamento, organizzando l'analisi posizionando i campi desiderati, clienti, pratiche, collaboratori, attività, ecc., in righe o colonne per creare viste personalizzate.

Questa flessibilità permette di costruire analisi su misura in tempo reale. Puoi anche scegliere il valore da visualizzare all'incrocio tra righe e colonne: può essere la somma dei tempi, la loro valorizzazione, prezzo di vendita, o il prezzo di costo. Il sistema calcola automaticamente i totali per riga e per colonna, offrendo una sintesi immediata.

È possibile applicare filtri per affinare ulteriormente i risultati e conservare solo le informazioni pertinenti. Dopo aver creato una vista di analisi adatta, puoi salvarne la configurazione per riutilizzarla in seguito, facilitando i monitoraggi ricorrenti.

Infine, per elaborazioni più avanzate o per condividere i risultati, puoi esportare molto semplicemente la tabella generata verso Excel: clicca a sinistra della tabella su "Mappa di calore" per cambiare la visualizzazione in "CSV da incollare in Excel", poi seleziona la tabella dati e incollala in Excel per manipolare ed eventualmente salvare i dati.

La pagina « Eventi > Lettere di incarico » permette di generare una lettera di incarico per un cliente sulla base di un modello di documento. Un modello è tipicamente una lettera di incarico, un'offerta di servizi o un contratto. Puoi preparare tutti i modelli che desideri secondo le tue esigenze.
Contiene tag, equivalenti ai campi di stampa unione in Word, come ragione sociale, indirizzo, nome del dirigente, una tabella degli importi budgettati per il primo anno e una tabella delle scadenze. Questi tag vengono sostituiti nel modello dai valori provenienti dalla scheda cliente e dai budget e scadenze collegati al cliente, comprese le caratteristiche parametrabili che puoi personalizzare per contenere tutte le informazioni che vuoi capitalizzare a livello cliente in una logica CRM.

Esistono due modalità di funzionamento per gestire i modelli e poi generare le lettere di incarico per un cliente:

• Soluzione 1: modifichi il modello sotto forma di testo HTML in « Configurazione > Modelli e-mail / lettere di incarico ». Potrai allora generare la versione personalizzata per un cliente in forma HTML, copiarla / incollarla in Word e finalizzarne l'impaginazione. Puoi anche generare direttamente un PDF, ma in questo caso il documento non è più modificabile ed è meno flessibile delle altre soluzioni.
• Soluzione 2: prepari il modello in Word, con logo, intestazione, piè di pagina e carattere, e lo carichi in Tempolia tramite « Strumenti > Gestione file del server ». La generazione della lettera di incarico per un cliente permette di scaricare un documento Word completato, per rileggerlo e modificarlo in Word se necessario. Questo approccio conserva interamente l'impaginazione realizzata nel modello Word. Permette di risparmiare molto tempo mantenendo totale libertà sulla redazione e presentazione degli impegni contrattuali.

Facoltativamente, Tempolia dispone di un accordo con JeSignExpert per permettere l'invio e la firma elettronica delle lettere di incarico: puoi andare in « Strumenti > Firma elettronica » per inviare il documento finalizzato e farlo firmare dal cliente.

Tempolia ha una partnership con il servizio di firma elettronica jesignexpert.com, destinato agli studi di commercialisti in Francia esclusivamente. Se sei idoneo, hai aperto un account presso di loro e utilizzi Tempolia Enterprise, puoi far firmare documenti PDF tramite jesignexpert.com restando nell'interfaccia di Tempolia. Per la configurazione, invia al supporto Tempolia lo shortcut e il secret della tua API Jesignexpert, ricevuti dopo la creazione del tuo account jesignexpert.com.

Una volta attivata l'interconnessione, puoi andare nella pagina « Strumenti > Firma documenti ». Carica il documento in formato PDF, ad esempio un preventivo, una lettera di incarico o un contratto, e inserisci le informazioni del firmatario: cognome, nome, indirizzo e-mail e numero di cellulare. Puoi indicare fino a 5 firmatari, e il numero di cellulare è necessario per ciascun firmatario perché serve alla procedura di firma.

Ogni firmatario riceve poi una notifica da jesignexpert.com contenente un link sicuro che permette di accedere al documento, consultarlo e firmarlo elettronicamente, senza creare un account. Una volta effettuata la firma, il documento è marcato temporalmente e certificato. Ricevi una notifica e-mail che conferma la firma e il documento firmato viene archiviato automaticamente nel tuo spazio.

Puoi anche seguire in qualsiasi momento lo stato di avanzamento delle richieste di firma dall'interfaccia di Tempolia, in particolare per sapere se un documento è in attesa, in corso di firma, rifiutato o terminato.

La firma elettronica è interamente dematerializzata e beneficia di un valore giuridico riconosciuto. Le firme saranno scritte in fondo all'ultima pagina del PDF; assicurati di lasciare uno spazio libero affinché il testo venga apposto. Ciò che fa fede è la giustificazione da parte di jesignexpert.com del processo di firma, e non la semplice apposizione dei testi di firma sul PDF.

La gestione multi-valuta può essere attivata da "Configurazione > Opzioni generali > Varie", nella sezione: "Attivare la gestione multi-valuta nella fatturazione. Il database resterà nella tua valuta principale, così come statistiche ed esportazioni contabili. Le fatture avranno la possibilità di selezionare la valuta e un campo per indicare il tasso di cambio. Ciò modifica la presentazione della fattura, mentre tutto il resto rimane nella valuta principale per elenchi importi fatture, pagamenti, ecc.".

Una volta attivata questa opzione, Tempolia aggiunge campi che permettono di indicare una valuta e un tasso di cambio, in particolare su fatture e spese. Questa funzionalità consente di presentare alcuni documenti in una valuta diversa, ma non modifica la valuta principale di memorizzazione del database.

Per impostazione predefinita, la valuta di riferimento di Tempolia è l'euro. Tutti i dati finanziari, statistiche, elenchi di importi, pagamenti, esportazioni contabili e calcoli interni restano quindi espressi in questa valuta di riferimento.
Puoi contattare il supporto per cambiare la valuta principale in tutto il database.

È importante capire che gli importi devono essere inseriti nella valuta principale. Il tasso di cambio serve poi a stabilire la corrispondenza con la valuta visualizzata sul documento interessato. Ad esempio, se la valuta di riferimento è l'euro e una fattura deve essere presentata in valuta estera, gli importi sono inseriti in euro, poi Tempolia utilizza il tasso di cambio indicato per mostrare gli equivalenti nella valuta scelta.

Nota: è tecnicamente possibile inserire spese corrispondenti a una valuta estera senza indicare correttamente il tasso di cambio, ma è sconsigliato. In tal caso, le funzionalità che sommano, confrontano o utilizzano gli importi possono produrre risultati incoerenti, perché Tempolia considererà tali importi come se fossero espressi nella valuta di riferimento.