Come funzionano le lettere di incarico in Tempolia?
La pagina « Eventi > Lettere di incarico » permette di generare una lettera di incarico per un cliente sulla base di un modello di documento. Un modello è tipicamente una lettera di incarico, un'offerta di servizi o un contratto. Puoi preparare tutti i modelli che desideri secondo le tue esigenze.
Contiene tag, equivalenti ai campi di stampa unione in Word, come ragione sociale, indirizzo, nome del dirigente, una tabella degli importi budgettati per il primo anno e una tabella delle scadenze. Questi tag vengono sostituiti nel modello dai valori provenienti dalla scheda cliente e dai budget e scadenze collegati al cliente, comprese le caratteristiche parametrabili che puoi personalizzare per contenere tutte le informazioni che vuoi capitalizzare a livello cliente in una logica CRM.
Esistono due modalità di funzionamento per gestire i modelli e poi generare le lettere di incarico per un cliente:
- Soluzione 1: modifichi il modello sotto forma di testo HTML in « Configurazione > Modelli e-mail / lettere di incarico ». Potrai allora generare la versione personalizzata per un cliente in forma HTML, copiarla / incollarla in Word e finalizzarne l'impaginazione. Puoi anche generare direttamente un PDF, ma in questo caso il documento non è più modificabile ed è meno flessibile delle altre soluzioni.
- Soluzione 2: prepari il modello in Word, con logo, intestazione, piè di pagina e carattere, e lo carichi in Tempolia tramite « Strumenti > Gestione file del server ». La generazione della lettera di incarico per un cliente permette di scaricare un documento Word completato, per rileggerlo e modificarlo in Word se necessario. Questo approccio conserva interamente l'impaginazione realizzata nel modello Word. Permette di risparmiare molto tempo mantenendo totale libertà sulla redazione e presentazione degli impegni contrattuali.
Facoltativamente, Tempolia dispone di un accordo con JeSignExpert per permettere l'invio e la firma elettronica delle lettere di incarico: puoi andare in « Strumenti > Firma elettronica » per inviare il documento finalizzato e farlo firmare dal cliente.
