¿Cómo funcionan las cartas de encargo en Tempolia?
La página « Eventos > Cartas de encargo » permite generar una carta de encargo para un cliente a partir de un modelo de documento. Un modelo suele ser una carta de encargo, una oferta de servicios o un contrato. Puede preparar tantos modelos como necesite.
Contiene etiquetas, equivalentes a campos de combinación de correspondencia en Word, como razón social, dirección, nombre del dirigente, una tabla de importes presupuestados para el primer año y una tabla de vencimientos. Estas etiquetas se sustituyen en el modelo por valores procedentes de la ficha del cliente y de los presupuestos y vencimientos asociados al cliente, incluidas las características parametrizables que puede personalizar para almacenar toda la información que quiera capitalizar a nivel de cliente en una lógica CRM.
Existen dos modos de funcionamiento para gestionar sus modelos y generar después cartas de encargo para un cliente:
- Solución 1: edita su modelo como texto HTML en « Configuración > Modelos de emails / cartas de encargo ». Después podrá generar la versión personalizada para un cliente en forma de HTML, copiarla / pegarla en Word y finalizar la maquetación. También puede generar directamente un PDF, aunque entonces el documento deja de ser modificable, lo que es menos flexible que las demás soluciones.
- Solución 2: prepara su modelo en Word, con logotipo, encabezado, pie de página y fuente, y lo sube a Tempolia mediante « Herramientas > Gestión de archivos del servidor ». La generación de la carta de encargo para un cliente permite descargar un documento Word completado, revisarlo y modificarlo en Word si es necesario. Este enfoque conserva completamente la maquetación realizada en su modelo Word. Permite ahorrar mucho tiempo manteniendo plena libertad sobre la redacción y presentación de sus compromisos contractuales.
Opcionalmente, Tempolia dispone de un acuerdo con JeSignExpert para permitir el envío y la firma electrónica de sus cartas de encargo: puede ir a « Herramientas > Firma electrónica » para enviar su documento finalizado y hacerlo firmar por su cliente.
