Ayuda - Preguntas / Respuestas

La reflexión sobre la configuración inicial de Tempolia debe centrarse en particular en:

• la elección de los códigos de tarea, de gasto y de venta: hacer una lista de la naturaleza de las tareas en las que trabajan los colaboradores, naturaleza de los gastos ingresados (kilómetros de automóvil, restaurante, etc.) y códigos de ventas (que se asociarán con las cuentas definidas en contabilidad)
• el uso de las nociones de grupo de empleados, actividades y familias de clientes: podrás encontrar mejor a tus clientes categorizándolos por actividad y por familia. Esta categorización es gratuita, usted define las listas como desee
• el modo de codificación de clientes y empresas: es interesante tener reglas internas, utilizar codificación idéntica entre sus diferentes software, ...

• la configuración de las características de empleado, cliente y negocio: puedes crear características personalizadas, que son casillas en la base de datos que posteriormente puedes utilizar libremente

• los métodos de facturación que se utilizarán : precio fijo, tiempo invertido, cantidad
• configure correctamente los códigos de tarea facturables. La facturación basada en el tiempo invertido utiliza la noción de tiempo excepcional y los códigos de tarea facturables pueden tener esta opción activada de forma predeterminada para simplificar el ingreso del tiempo invertido. Además, si ciertas tareas deben facturarse en función de las cantidades, debe planear configurar el código de tarea correspondiente en consecuencia.

El menú "Configuración" le permite definir las configuraciones adaptadas a su actividad:

• las referencias de su(s) empresa(s): identificación, datos bancarios. Tempolia puede gestionar varias empresas simultáneamente. Cada negocio estará asociado con una de sus empresas, lo que afectará el mecanismo de facturación.

• las actividades que definen la naturaleza de su negocio. La vinculación de clientes y empresas a una actividad permite clasificar y realizar análisis de rentabilidad según este criterio.
• los códigos de venta que determinan la imputación en contabilidad de los importes facturados sin IVA. Cada línea de una factura está asociada a un código de venta. Cada código de ventas puede asociarse con una tarifa predeterminada, una redacción estándar o una fórmula de cálculo para la facturación.
• códigos de tarea o naturaleza del trabajo realizado por los empleados. Los códigos de tarea se utilizan para ingresar el tiempo invertido o presupuestado. Algunas tareas con precios por cantidad permiten la facturación basada en cantidades. Una tarea facturable se puede asociar con un precio de venta por hora por tarea (Task PV), lo que permite una valoración del tiempo alternativa a la basada en las tarifas horarias de los empleados (Colaborative PV).
• la página “ Precio de venta por tarea por caso” permite la entrada de precios de venta en la cantidad específica de cada caso.

• Las tareas no facturables permiten realizar un seguimiento del tiempo no asignado a los casos de los clientes (actividades internas, ausencias, tiempo de recuperación, etc.)
• los códigos de gastos le permitirán ingresar gastos, como facturas de restaurantes o kilómetros de automóvil. Cada código de gasto puede asociarse a costos unitarios y precios de venta que permiten su refacturación automática.

La página « Configuración > Opciones generales » le permite:

• definir los controles asociados con la entrada: para por ejemplo, advertir o bloquear más allá de un cierto umbral de horas,
• bloquear períodos anteriores,
• decidir si los tiempos pasados deben valorarse a tasas actuales o históricas.

Las tareas facturables representan actividades por las cuales el tiempo dedicado por los empleados se puede facturar a los clientes. Una tarea puede ser "Facturable por cantidad" si se desea volver a facturar en función de la cantidad producida y no del tiempo invertido, y la noción de "Excepcional" permite proponer automáticamente la facturación del tiempo invertido en esta tarea.< /p>

Las tareas no facturables son por el contrario:

• ausencias, como licencias remuneradas,
• o actividades internas (Presencia) no vinculadas directamente con los clientes, como administración o reuniones internas. Estas tareas ayudan a gestionar y asignar el tiempo no facturable, esencial para controlar los gastos generales y evaluar los costes internos.

Para cada tarea, debe ingresar un código único de 5 caracteres y una redacción que se usará de forma predeterminada al ingresar los tiempos. También puede utilizar la casilla NPU (Ya no se usa) que evita nuevas entradas bajo un código antiguo y al mismo tiempo conserva los datos históricos.

Así, las tareas facturables y no facturables permiten una gestión completa y diferenciada del tiempo empleado, facilitando tanto la facturación a los clientes como el seguimiento de las actividades internas no facturables.

Los códigos de venta corresponden a la naturaleza de la prestación facturada y permiten determinar la imputación contable de cada línea de factura. Puede crear un código de venta por cada tipo de prestación facturada. Tempolia permite introducir una descripción de facturación específica para cada expediente. En el texto de la descripción se pueden incluir caracteres comodín que se sustituirán automáticamente por información como el mes, el trimestre o un número de orden.

Los códigos de gastos sirven para introducir gastos incurridos o previstos, y permiten conocer de forma completa el coste de los expedientes de clientes. Cada código de gasto puede asociarse a precios unitarios de coste y de venta, lo que facilita la introducción de gastos.

Los códigos de tareas facturables corresponden a la naturaleza del trabajo realizado por un colaborador y sirven para introducir tiempos previstos y realizados. También permiten valorar esos tiempos.

Los códigos de tareas no facturables sirven para imputar tiempos y gastos no facturables. Esta gestión detallada de códigos permite seguir con precisión todos los costes e ingresos vinculados a su actividad.

Las facturas pueden presupuestarse para garantizar una emisión rápida cada mes, evitar olvidos y reducir sus necesidades de financiación. Si factura según lo real, la facturación también puede automatizarse apoyándose en entradas excepcionales de tiempos y gastos, que suben a facturación con su valoración.

Puede seguir sus cobros: recuperar automáticamente las transferencias recibidas, introducir cheques y preparar automáticamente los adeudos durante la preparación de la factura. Después puede presentar en el banco sus adeudos con generación de archivos XML SEPA.

Tempolia ofrece recordatorios a clientes personalizables que retoman el detalle del saldo. Los recordatorios pueden tener textos variables según la antigüedad del saldo y le ayudan a gestionar los impagos.

Las facturas pueden guardarse en PDF, enviarse por correo electrónico y exportarse a la contabilidad. Un sistema de conciliación permite asociar cada pago a la factura correspondiente. Un balance de antigüedad le permite saber en todo momento dónde se encuentra en sus cobros.

La emisión de facturas requiere configuración previa:

• Modelo de factura: se deben configurar los modelos de factura, comuníquese con nuestro soporte para su configuración.
  El modelo predeterminado asociado a cada una de sus empresas emisoras se puede especificar para un caso particular o modificar para una factura individual en particular.
• Empresa: datos de contacto y modelo de factura predeterminado de la empresa
• IVA: códigos, tasas, números de cuenta y comentarios
• Códigos de venta, con su número de cuenta, código de IVA, texto de facturación y, posiblemente, tasa estándar y fórmula de cálculo asociada.

Las etiquetas de facturación para códigos de venta estándar y de caja pueden incluyen fórmulas codificadas para obtener automáticamente el número de mes, trimestre o cuota en el momento de elaborar las facturas.

Las líneas de una misma factura se clasifican por el orden de sus entradas o por el orden alfabético de los códigos de venta dependiendo de la opción elegida en la configuración de entrada. Por lo tanto, podemos haber codificado los códigos de venta para forzar la clasificación de las líneas de factura según el tipo de servicio.

• Clientes: entrada de la dirección de facturación, condiciones de pago.

A menos que se indique lo contrario. configurados, los modelos de factura que ofrece Tempolia prevén que las facturas se emitan a la dirección de facturación del caso. Normalmente corresponde a la del cliente.

Es posible introducir en la ficha del cliente una dirección de facturación distinta de su dirección principal. También se puede especificar una dirección de facturación a nivel de la empresa del cliente en cuestión.

También es el cliente quien determina la cuenta de cliente para contabilizar en contabilidad.

• Empresa: entrada de códigos de venta para la refacturación automática de tiempo y costos no contabilizados, una posible dirección de facturación específica, el modelo de factura y la unidad de facturación predeterminada para el tiempo invertido en el caso.

• y posiblemente números de cuenta (clientes , ventas e IVA) para permitir la transferencia del Diario de ventas a su software de contabilidad.

Puedes enviar correos electrónicos con Tempolia, por ejemplo, correos electrónicos de facturas a tus clientes.

Los correos electrónicos provendrán de tu servidor de correo electrónico para evitar problemas de spam. Puede proporcionarnos una dirección existente o crear una dirección de correo electrónico específica para Tempolia.
Es importante que revise periódicamente los correos electrónicos enviados a esta dirección, por ejemplo, para hacer clic en enlaces de plataformas antispam que le piden un captcha. .

La información necesaria es: servidor SMTP (ejemplo: smtp.gmail.com), dirección de correo electrónico, contraseña, puerto (25, 465 o 587), nombre a mostrar.
Si tienes varias empresas, por defecto se puede utilizar una única cuenta SMTP, y también puedes duplicar las configuraciones por empresa.

Puedes configurarlo tú mismo iniciando sesión como administrador y yendo a “Configuración > [ADMIN] Variables de configuración »: busque "email_configuration" para encontrar variables de configuración con este valor en la columna original. Debe completar las líneas con los siguientes nombres de campo:
- force_sender_name (nombre a mostrar): nombre personal o departamento de facturación, por ejemplo
- mail_smtp (servidor SMTP): smtp.yyy.zz
- default_email_from (dirección de correo electrónico): xxx@yyy.zz
- mail_smtp_username (inicio de sesión SMTP, a menudo idéntico al correo electrónico): xxx
- mail_smtp_password (contraseña): .... ...
- mail_smtp_port (puerto SMTP): 587
- mail_smtp_auth: true
- force_sender_email: true

Para probar su configuración, en “Colaboradores > Enviar un correo electrónico a un colaborador »
- Seleccione un colaborador, probablemente usted mismo
- Elija una plantilla de correo electrónico y/o introduzca un mensaje
- Modifique el correo electrónico del destinatario si es necesario
- Validar haciendo clic en “Enviar”
- Comprueba en tu correo electrónico que tu correo electrónico ha sido recibido correctamente
En caso de mensaje de error, lee atentamente lo que está escrito en inglés en rojo: esto es lo que te devuelve su servidor de correo electrónico y le permite saber qué corregir en su configuración.

Para agregar/modificar su logotipo en su plantilla de factura:

• En la sección « Herramientas > Administrar archivos del servidor » puedes subir tu logo. Se agrega automáticamente un sufijo al nombre del archivo para que el nombre del archivo sea absolutamente único en el servidor.
• Vaya a « Configuración > Modelo de factura » y haga clic en el ícono de ajustes azul en el cuadro « acción » para la línea de modelos que le interesa.
• En el « parte superior de la página » entonces « Encabezado”, en “Archivo de imagen de encabezado o logotipo”. puede seleccionar el nombre de su archivo entre las imágenes que cargó en el servidor.

Luego podrás ajustar la posición de tu logotipo en consecuencia. horizontal (X) y/o la vertical (Y) pero también en ancho y alto. Finalmente, haga clic en « Enviar » para guardar los cambios.

Tempolia está diseñado para adaptarse a los procesos de su sector de actividad. Puede personalizar numerosos elementos del software, como los modelos de documentos, los derechos de acceso de los usuarios y los parámetros de introducción. También es posible crear campos adicionales personalizados en las fichas de clientes, expedientes, colaboradores y contactos. Estos campos aparecen en las fichas de detalle bajo la pestaña "Características parametrizables".

En muchos temas podemos activar parámetros a medida dentro del soporte para permitirle obtener lo que desea en la herramienta. También ofrecemos la posibilidad de realizar desarrollos específicos para sus propias necesidades, previa cotización.