Cerrar asuntos, clientes y fichas de colaboradores sin perder trazabilidad
Objetivo. Aplicar un proceso no destructivo al final de la vida útil de asuntos, clientes, colaboradores y códigos de referencia, conservando el historial operativo, contable, fiscal y de auditoría que deba seguir siendo accesible.
Qué aprenderá
- Distinguir la finalización o desactivación de un registro de su cierre destructivo o eliminación.
- Revisar las dependencias antes de cambiar el estado de un asunto, cliente o colaborador.
- Comprender las distintas funciones del historial, las copias de seguridad, la conservación y los archivos fiscales NF525.
Recorrido recomendado
- Inventariar eventos abiertos, vencimientos, presupuestos, tiempos, gastos, proyectos de factura, documentos emitidos y cobros vinculados al registro.
- Reasignar las responsabilidades futuras y completar, corregir o documentar los movimientos pendientes.
- Utilizar un estado finalizado, una fecha de salida o una marca de inactividad cuando responda a la necesidad y conserve el historial.
- Antes de cualquier operación destructiva, seguir el procedimiento autorizado de conservación, copia de seguridad y, cuando corresponda, archivo NF525, y documentar la decisión.
Controles antes de continuar
- No se considera que un registro oculto por un filtro carezca de dependencias.
- Las facturas emitidas, los cobros y las pruebas de auditoría siguen accesibles durante el plazo de conservación exigido.
- Una copia de seguridad no sustituye a un archivo fiscal ni a un procedimiento documentado de conservación.