Importer des codes ventes et stabiliser le référentiel de facturation
Objectif. Stabiliser les codes ventes et référentiels de facturation afin que les factures, budgets, exports comptables et analyses utilisent des libellés, comptes et TVA fiables.
Comprendre le principe
Les codes ventes sont le vocabulaire de la facturation. Ils relient prestation, libellé, compte comptable, TVA, modèle d'analyse et parfois import externe.
Importer ou corriger des codes ventes sans vision globale peut créer des factures incohérentes. Il faut les relier aux tâches, frais, budgets et exports.
Ce que vous saurez faire
- Créer ou importer des codes ventes.
- Relier codes ventes, tâches, frais, TVA et modèles.
- Contrôler l'impact dans les factures et exports.
- Nettoyer le référentiel sans casser l'historique.
Parcours dans Tempolia
Suivez les étapes dans cet ordre. Chaque étape indique l'écran à ouvrir, le contrôle à faire et la raison métier du contrôle.
1Relire les codes ventes
Chemin : Configuration > Codes ventes.
Commencez par le référentiel existant : code, libellé, compte, TVA, comportement, activité et usage.
Un code vente doit être lisible pour la facturation, la comptabilité et les analyses.
2Importer ou rapprocher un référentiel
Chemin : Outils > Import et Outils > Import Silae.
Quand les codes viennent d'un autre outil, contrôlez les correspondances avant d'intégrer.
L'import doit enrichir le référentiel, pas créer des doublons qui se ressemblent.
- Code source : BILAN.
- Libellé source : Mission bilan annuel.
- Code Tempolia : HONO_BILAN.
- Compte : compte de prestations comptables.
- TVA : TVA20.
- Contrôle : vérifier qu'un code équivalent n'existe pas déjà avant création.
3Relier tâches, quantités et frais
Chemin : Collaborateurs > Prix des tâches à la quantité, Configuration > Tâches facturables, Configuration > Tâches non facturables et Configuration > Codes frais.
Les tâches et frais déterminent ce qui pourra remonter en facture. Les prix à la quantité doivent rester cohérents avec les codes ventes utilisés.
Séparez clairement les tâches internes, facturables, non facturables et les frais refacturables.
- Tâche : BILAN.
- Usage : temps facturable sur dossier comptable.
- Code vente associé : HONO_BILAN si la tâche doit produire une ligne vendue.
- Quantité : nombre de bulletins, écritures ou unités produites seulement si le tarif est à la quantité.
- Contrôle : ne pas utiliser une tâche interne pour alimenter une facture client.
4Contrôler TVA et modèles
Chemin : Configuration > Codes TVA et Facturation > Modèles de facture.
La TVA et le modèle de facture donnent la conformité et la présentation. Un code vente fiable doit produire le bon taux et le bon rendu.
Vérifiez les cas réduits, exonérés, autoliquidés ou spécifiques avant facturation en volume.
5Tester en préparation de facture
Chemin : Facturation > Préparation des factures, Facturation > Factures à valider et Facturation > Factures.
Le bon test d'un code vente est une facture préparée : ligne, libellé, TVA, compte, regroupement et export.
Après validation, contrôlez le journal des ventes pour vérifier que la pièce émise porte les bonnes informations.
- Préparer : une facture de test pour AGAPE 2026-12 sur juin 2026.
- Ligne attendue : HONO_BILAN - Mission bilan annuel.
- TVA attendue : TVA à 20%.
- Export attendu : compte et libellé conformes au paramétrage du code vente.
- Décision : corriger le référentiel avant de facturer en volume.
6Contrôler l'export et les rapports
Chemin : Outils > Export des factures en comptabilité et Outils > Rapports et éditions.
L'export comptable révèle les erreurs de compte, TVA ou libellé analytique.
Les rapports aident à voir les codes trop peu utilisés, doublons ou incohérents.
7Replacer dans les dossiers
Chemin : Configuration > Options générales, Configuration > Sociétés, Clients / Affaires > Clients et Clients / Affaires > Affaires.
Les codes ventes peuvent être proposés par défaut selon société, client, affaire ou options.
Contrôlez les impacts avant de modifier massivement un référentiel utilisé par plusieurs dossiers.
8Vérifier budgets et contexte commercial
Chemin : Facturation > Budgets de facturation, Clients / Affaires > Budgets par affaire et Facturation > Devis et lettres de mission.
Les budgets et devis doivent utiliser les mêmes familles de prestation que les factures.
Sinon le pilotage compare des catégories qui ne parlent pas le même langage.
Contrôles à faire avant de passer à la suite
- Contrôler compte, TVA, libellé, activité et statut de chaque code important.
- Repérer doublons et codes historiques à désactiver.
- Tester sur une facture préparée puis exportée.
- Documenter les correspondances importées.
Mise en pratique
Créez ou importez un code vente de test, rattachez-le à une tâche, préparez une facture et vérifiez l'export comptable.
Erreurs à éviter
- Créer un code vente pour chaque cas isolé.
- Modifier la TVA d'un code déjà utilisé sans contrôle.
- Importer un référentiel externe sans rapprochement.
- Confondre tâche de temps passé et code vente de facturation.
Le saviez-vous ?
Un bon code vente est compris par trois personnes : celle qui facture, celle qui contrôle la TVA et celle qui lit l'écriture comptable.
Ce que j’ai appris avec cette formation
- Je sais stabiliser les codes ventes.
- Je sais les relier aux tâches, frais, TVA et modèles.
- Je sais vérifier leur effet dans les factures, exports et rapports.
Approfondissement métier
Code vente et tâche
La tâche décrit le travail saisi ; le code vente décrit la ligne vendue. Les deux peuvent être reliés, mais ils ne sont pas le même objet métier.
Import
Un import doit être préparé par correspondance et testé sur quelques cas avant généralisation.
Historique
Un code utilisé dans d'anciennes factures doit rester compréhensible. Le désactiver est souvent préférable à le transformer radicalement.