Importare i codici vendita e stabilizzare i dati di riferimento della fatturazione
Obiettivo. Costruire un catalogo affidabile di codici vendita affinché budget, fatture, esportazioni contabili e report utilizzino in modo coerente descrizioni, regole IVA, conti, tipi e prezzi approvati.
Prima di iniziare: mettete in sicurezza l’importazione
Verificate di poter consultare e importare i codici vendita nel vostro abbonamento. Con la contabilità scegliete un codice IVA esistente di un carattere, approvate i conti e decidete la regola per i codici già esistenti. Lavorate su copie dei file e convalidate solo dopo l’anteprima; senza diritto di importazione completate l’analisi e fermatevi prima della conferma.
File dell’esercizio
Scarica il file da correggere e conserva la versione corretta per il controllo finale. Il file corretto deve produrre tre codici: CONSE — titolo Conseil (consulenza), codice IVA 2, tipo T (tempo), conto 706100, 125,00 EUR; SOCIA — titolo Production sociale (produzione sociale), codice IVA 2, tipo T (tempo), conto 706200, 25,00 EUR; FRAIS — titolo Frais refacturables (spese riaddebitabili), codice IVA 2, tipo F (spesa), conto 708500, 0,00 EUR. La prima versione contiene volutamente un secondo CONSE, il codice IVA Z, assente dal riferimento e il tipo X invece dei codici CSV a un carattere ammessi T o F. La versione errata deve essere respinta. Dopo la correzione, usate i tre codici in una bozza di fattura e controllate i conti ottenuti.
| Colonna CSV | Campo Tempolia | Controllo |
|---|---|---|
| code_vente | Codice vendita | Unico e non vuoto |
| titre | Titolo | Descrizione prevista |
| code_tva | Codice IVA | Un carattere; il codice 2 esiste e Z va respinto |
| type | Tipo tempo/spesa | Un carattere: T per tempo o F per spesa |
| compte | Conto | Conto approvato |
| montant_ht | Imponibile | Numero decimale |
Prerequisiti
- Il codice IVA 2 e i conti 706100, 706200 e 708500 sono stati approvati dalla contabilità; la formazione non inventa le regole contabili.
- Sono noti separatore, codifica UTF-8, formato decimale e unica riga di intestazione del CSV.
- I codici non esistono già, oppure è stata concordata una regola esplicita di aggiornamento. Conservate l’inventario iniziale.
- Lavorate su una copia del file e convalidate l’importazione nel vostro abbonamento solo se siete autorizzati. Non importate la versione errata e non eliminate codici già presenti nello storico.
Programma di 55 minuti
- 8 min: controllare catalogo e vincoli delle colonne.
- 12 min: caricare il CSV e costruire la corrispondenza.
- 12 min: rilevare e spiegare le tre anomalie.
- 10 min: correggere la sorgente ed eseguire l’importazione controllata.
- 8 min: controllare CONSE in una bozza e nell’export contabile.
- 5 min: annotare il risultato e la regola di aggiornamento.
Controlli al termine dell’esercizio
- La mappatura alimenta Codice vendita, Codice IVA, tipo tempo/spesa, Titolo, Conto e Importo netto; la sorgente usa i valori a un carattere T o F.
- Il primo file non è accettato finché restano il doppio CONSE, codice IVA Z o tipo X.
- Dopo la correzione, CONSE, SOCIA e FRAIS appaiono una sola volta con i valori attesi.
- Una bozza CONSE di 125,00 EUR netti usa il codice IVA 2 e il conto 706100 nell’anteprima contabile.
Capire perché il codice vendita è un dato condiviso
Il codice vendita non è una semplice descrizione. Collega la prestazione commerciale alla regola IVA, al conto ricavi, alla dicitura predefinita, all’eventuale prezzo unitario, agli assi di analisi e al modello di fattura. Attività e spese possono puntarvi, i budget lo prevedono, le fatture preparate lo consumano e l’export contabile lo traduce. Un codice ambiguo diffonde quindi ambiguità lungo l’intera catena.
Un riferimento stabile segue tre principi: il codice è una chiave duratura, non una descrizione temporanea; il significato è abbastanza preciso da essere scelto sempre nello stesso modo; le modifiche sono governate. Un refuso può essere corretto, mentre un cambiamento IVA o contabile richiede di distinguere uso futuro e storico. Un codice già utilizzato viene normalmente reso non disponibile per nuovi usi, non cancellato.
L’importazione accelera l’inserimento, ma il CSV deve comunque essere controllato. La mappatura indica quale colonna riempie ogni campo, la convalida blocca i valori non ammessi e la bozza di fattura permette di verificare il risultato. Servono tutti e tre i passaggi.
Competenze acquisite
- Censire codici vendita, attività e spese prima di creare o aggiornare dati.
- Preparare un file con chiavi uniche, codifica controllata e valori obbligatori espliciti.
- Mappare i campi senza confondere descrizione sorgente, codice Tempolia, conto e identificatore IVA.
- Fermare l’importazione in presenza di duplicati, riferimenti sconosciuti o un codice tipo diverso da T o F.
- Collegare il codice importato ad attività, quantità, spese, IVA e modelli.
- Verificare il risultato in budget, bozza di fattura e anteprima contabile senza emettere documenti.
- Preservare il significato storico marcando i codici obsoleti come non più utilizzabili.
1. Censire cataloghi sorgente e destinazione
Percorso: Configurazione > Codici vendita, poi codici IVA, attività fatturabili e codici spesa.
Cercate CONSE, SOCIA e FRAIS, comprese varianti di maiuscole e spazi finali. Annotate codice, titolo, IVA, conto, tipo, prezzo e stato. Se esiste un equivalente, decidete se il CSV deve aggiornarlo, usarlo o essere respinto. Una descrizione simile non basta: confrontate codice, conto, IVA, tipo e utilizzo.
Confrontate il codice IVA 2 e i tre conti con la specifica approvata. Il codice IVA non è solo una percentuale visualizzata: può guidare contabilità e dichiarazioni. Distinguete quindi il codice sorgente T (tempo) da F (spesa) e entrambi da un’attività non fatturabile. L’attività descrive il lavoro svolto, il codice vendita ciò che viene venduto, il codice spesa un costo. I legami devono essere intenzionali.
2. Caricare il file errato e costruire la mappatura
Percorso: Strumenti > Importazione.
Conservate l’originale e lavorate su una copia. Confermate UTF-8, separatore, intestazione e formato decimale. Associate deliberatamente ogni colonna a Codice vendita, Titolo, Codice IVA, tipo tempo/spesa, Conto e Importo netto. Nella colonna sorgente type inserite il codice a un carattere T per tempo o F per spesa. Le etichette visualizzate possono essere tradotte, i codici CSV no. Non associate due sorgenti allo stesso campo e non usate una descrizione per riempire una chiave.
Nell’anteprima individuate CONSE duplicato anche con maiuscole o spazi diversi. Verificate il codice IVA Z contro il catalogo reale e respingete X perché non è né T né F. Registrate numero di riga, valore, regola violata e correzione. L’obiettivo non è far funzionare il pulsante, ma impedire che un riferimento errato entri senza controllo.
3. Correggere, importare una volta e verificare ogni valore
Eliminate il duplicato, sostituite il codice IVA Z con il codice IVA 2 soltanto se la regola lo giustifica e sostituite X con il codice sorgente a un carattere T o F, secondo il caso. Ricaricate la copia mantenendo la stessa mappatura. Prima della conferma riconciliate il conteggio: tre righe sorgenti devono dare tre codici unici, nessun aggiornamento nascosto e nessun rifiuto.
Dopo l’importazione filtrate ogni codice. CONSE deve contenere il titolo Conseil (consulenza), il tipo T (tempo), codice IVA 2, 706100 e 125,00 EUR; SOCIA il titolo Production sociale (produzione sociale), il tipo T (tempo), codice IVA 2, 706200 e 25,00 EUR; FRAIS il titolo Frais refacturables (spese riaddebitabili), il tipo F (spesa), codice IVA 2, 708500 e 0,00 EUR. Prezzo zero per FRAIS non significa gratuità: significa che l’importo reale viene dalla spesa o dal contesto di fatturazione.
4. Controllare i codici senza emettere la fattura
Collegate CONSE a un’attività idonea o usatelo direttamente nella preparazione secondo la configurazione locale. Create una riga di 125,00 EUR netti per il cliente scelto nell’esercizio. Verificate titolo, codice IVA 2, 25,00 EUR di IVA se il tasso è 20%, totale 150,00 EUR e presentazione. Fermatevi nelle fatture da convalidare.
Aprite l’anteprima di export e verificate 706100. Controllate anche budget e report affinché il codice resti selezionabile e analizzabile. Se appare un conto errato, correggete la sorgente governata e ricreate la bozza; non modificate il file esportato per nascondere il difetto.
Esercitazione: respingere, correggere, importare e verificare
- 1. Inventariare la destinazione e mappare il CSV errato senza scrivere dati.
- 2. Elencare CONSE duplicato, codice IVA Z e X, correggere la copia e importare esattamente tre righe.
- 3. Confrontare ogni campo e preparare bozza CONSE da 125,00 EUR e anteprima contabile.
Alla fine, verifica questi punti
- Esistono tre codici unici e non è stata creata alcuna riga con il codice IVA Z o X.
- CONSE produce 125,00 EUR netti con titolo e codice IVA 2 previsti.
- Il controllo trova 706100 per CONSE, 706200 per SOCIA e 708500 per FRAIS.
Diagnosi
- Accenti corrotti indicano codifica errata: ricaricate il file correttamente.
- Campi vuoti indicano separatore, intestazione o mappatura errati.
- Due CONSE richiedono il controllo di spazi, maiuscole e chiave in sorgente e destinazione.
- Un conto errato va corretto nel codice vendita e verificato con una nuova bozza.
Errori da evitare
- Creare un codice per ogni variante isolata di descrizione.
- Cambiare IVA o conto di un codice usato senza analizzare effetti storici e futuri.
- Usare il flusso Silae specifico per un CSV generico di codici vendita.
- Confondere attività, natura di spesa e codice vendita.
- Cancellare un riferimento storico invece di marcarlo come non più utilizzabile.
Per concludere
Conservate insieme file originale, registro anomalie, file corretto, catalogo prima e dopo e controllo della bozza. Usateli per risalire alle tre righe importate, ai tre valori respinti e al percorso da CONSE al codice IVA 2 e al conto 706100.
Distinguete inoltre una corrispondenza tecnicamente accettata da una regola commerciale e fiscale realmente approvata. Prima di fatturare, deve essere chiaro chi può modificare il codice e chi convalida conto e IVA.
Visione d’insieme
Un codice stabile rende confrontabili i budget, comprensibili le fatture e prevedibili gli export. Automatizzate formato, unicità e valori ammessi quando possibile; lasciate a fatturazione e contabilità la scelta di descrizione, IVA, conti e trattamento dei codici esistenti. Il controllo finale consiste nell’usare i codici importati in una bozza e verificare l’imputazione ottenuta.
Uso quotidiano
Prima dell’uso corrente, fate controllare i codici da fatturazione e contabilità. Definite chi può creare, modificare o rendere NPU un codice e quando occorre ricreare una bozza dopo una modifica. Controllate poi periodicamente duplicati, codici senza conto, IVA sconosciuta e riferimenti non più usati per evitare fatture e scritture incoerenti.