Préparer des factures depuis budgets, temps, frais ou abonnements

Objectif. Préparer des factures depuis budgets, temps, frais ou abonnements, puis contrôler les projets avant validation et émission.

ProfilFacturationNiveauIntermédiaireTypeFormation métierDurée estimée1 h 25Données manipuléesPréparation, budgets, temps, frais, quantités, abonnements, avancement, validation

Comprendre le principe

La préparation de facture est le point de rencontre entre dossier, budget, réalisé, référentiels, modèle, TVA et conditions de règlement.

Une facture préparée reste contrôlable. Une facture validée devient une pièce émise : les corrections ne se traitent plus de la même manière.

Ce que vous saurez faire

Choisir le bon mode de préparation.
Relire les sources qui alimentent la facture.
Contrôler codes ventes, TVA, modèles, client et affaire.
Valider puis suivre la facture dans le journal des ventes.

Avant de commencer

Choisissez dans votre abonnement un client et une affaire avec un budget de facturation, des temps facturables et, si le contrat le prévoit, un frais refacturable. Préparez un projet lisible sans l'émettre. Par exemple, un budget mensuel de 850 € HT permet de vérifier qu'un forfait n'est repris qu'une fois.

Pré-requis dans votre abonnement

Choisissez une période suffisamment contrôlée, puis repérez le budget, au moins une ligne de temps et, si le contrat le prévoit, une ligne de frais ; notez leurs statuts « facturable » et « déjà facturé ».
Contrôlez le code vente, son code TVA à un caractère, le modèle de facture, le client, l'affaire et la date prévus pour votre projet.
Restez dans la préparation ou dans les factures à valider : ne validez, n'envoyez et ne déposez aucune pièce de formation.
Avant de lancer la préparation, écrivez société, client, affaire, période, date de facture, sources incluses et exclues et total attendu. Comparez ensuite ce résultat au projet portant le même identifiant et les mêmes filtres.

Déroulé conseillé — 1 h 25

5 min : noter la période, la société, le client et le montant prévu.
10 min : choisir le périmètre et les sources.
15 min : comparer les projets issus du budget et du réalisé.
10 min : contrôler budgets et états de consommation.
10 min : contrôler temps, frais et risque de doublon.
10 min : relire code vente, TVA, modèle, client et affaire.
10 min : vérifier le passage attendu vers journal, règlement et export.
10 min : exécuter l'atelier de préparation sans émission.
5 min : prendre de la hauteur sur le choix du mode de facturation.

Avant de cliquer, notez la facture, la période, le client, les sources incluses et exclues et le total à obtenir. Vous pourrez ainsi comparer le projet à ce que vous avez préparé.

Parcours dans Tempolia

Suivez les étapes dans cet ordre. Chaque étape indique l'écran à ouvrir, le contrôle à faire et la raison métier du contrôle.

1Lancer la préparation

Chemin : Facturation > Préparation de factures.

Choisissez le périmètre : société, période, client, affaire, budget, temps, frais ou abonnement.

Relisez les factures proposées avant d'enchaîner. Le volume ne doit pas faire disparaître le contrôle.

Préparation choisie :

Société : votre société émettrice.
Période : une période clôturée ou suffisamment contrôlée.
Client / affaire : le dossier sélectionné dans votre abonnement.
Sources : budgets de facturation, temps facturables et frais refacturables.
Date de facture : la date prévue par votre processus.
Avant de valider : relisez toutes les lignes proposées.

Capture Tempolia : La préparation de factures rassemble budgets, temps, frais et options avant validation. — La préparation de factures rassemble budgets, temps, frais et options avant validation.

Capture Tempolia : Les factures préparées sont relues avant validation définitive. — Les factures préparées sont relues avant validation définitive.

Capture Tempolia : La facturation automatique doit produire un résultat lisible et vérifiable. — La facturation automatique doit produire un résultat lisible et vérifiable.

2Contrôler les factures à valider

Chemin : Facturation > Factures à valider.

Les factures à valider sont le dernier espace de correction simple : libellés, lignes, montants, TVA, modèle, échéance et pièces reprises.

Vérifiez avant émission ce qui est préparé automatiquement et ce qui a été corrigé manuellement.

Prenons un exemple de ligne à contrôler :

Code vente : HONO.
Libellé : Honoraires mensuels de tenue et révision - juin 2026.
Montant HT : 850,00 €.
TVA : 20 %.
Échéance : 30 jours fin de mois ou règle prévue sur le client.
Source : budget de facturation ou temps/frais repris.

Capture Tempolia : La validation intervient après contrôle des lignes, taxes, adresses et modèles. — La validation intervient après contrôle des lignes, taxes, adresses et modèles.

Capture Tempolia : Les factures à valider sont le dernier contrôle avant émission définitive. — Les factures à valider sont le dernier contrôle avant émission définitive.

3Revenir aux sources budgétaires

Chemin : Facturation > Budgets de facturation par mois, Clients / Affaires > Budgets par affaire et par client et Temps / Frais > Détail des temps budgétés.

Si une facture budgétée paraît incorrecte, contrôlez le budget de facturation, le budget par affaire et le budget temps.

Une erreur de période, montant ou état facturé vient souvent du budget source.

Capture Tempolia : Les budgets de facturation structurent honoraires, échéances et montants attendus. — Les budgets de facturation structurent honoraires, échéances et montants attendus.

Capture Tempolia : Le budget par affaire relie prévision, dossier, client et rentabilité. — Le budget par affaire relie prévision, dossier, client et rentabilité.

Capture Tempolia : Les budgets de temps donnent les charges prévues par période, tâche et collaborateur. — Les budgets de temps donnent les charges prévues par période, tâche et collaborateur.

4Contrôler temps et frais repris

Chemin : Temps / Frais > Détail des temps passés et Temps / Frais > Détail des frais engagés.

Les temps et frais repris doivent être facturables, rattachés au bon dossier, non déjà facturés et correctement libellés.

Contrôlez les frais, débours, justificatifs et TVA avant validation.

Capture Tempolia : Le détail des temps permet de vérifier date, collaborateur, tâche, libellé, durée et statut facturé. — Le détail des temps permet de vérifier date, collaborateur, tâche, libellé, durée et statut facturé.

Capture Tempolia : Le détail des frais montre frais, débours, justificatifs, TVA et refacturation. — Le détail des frais montre frais, débours, justificatifs, TVA et refacturation.

5Valider codes ventes, TVA et modèle

Chemin : Configuration > Codes ventes, Configuration > Codes et taux TVA et Facturation > Modèles de facture.

Codes ventes, TVA et modèle déterminent la structure de la facture produite.

Contrôlez-les avant validation, car une facture émise est beaucoup plus coûteuse à corriger qu'une facture préparée.

Capture Tempolia : Les codes ventes structurent les libellés, comptes, TVA et comportements de facturation. — Les codes ventes structurent les libellés, comptes, TVA et comportements de facturation.

Capture Tempolia : Les codes TVA doivent être cohérents avec les clients, les factures et les exports. — Les codes TVA doivent être cohérents avec les clients, les factures et les exports.

Les modèles de facture pilotent présentation, logo, mentions et comportement du PDF.

6Relire le client facturé

Chemin : Clients / Affaires > Clients.

La facture reprend aussi les informations du client : identité, facturation, email, conditions et routage éventuel.

Une erreur client peut bloquer l'envoi, le paiement ou le flux électronique même si les lignes de facture sont correctes.

Capture Tempolia : L’onglet facturation client porte modèle, TVA, délais, email et compte comptable. — L’onglet facturation client porte modèle, TVA, délais, email et compte comptable.

Capture Tempolia : La fiche client concentre les identifiants, pays, adresse et données de référence. — La fiche client concentre les identifiants, pays, adresse et données de référence.

7Relier au dossier contractuel

Chemin : Clients / Affaires > Affaires, Facturation > Devis et Événements > Lettres de mission.

L'affaire, le devis et la lettre de mission donnent le contexte : prestations prévues, périodicité, responsable et périmètre accepté.

Cette étape évite de facturer une prestation hors périmètre ou sous un libellé trop vague.

Capture Tempolia : La liste des affaires rattache clients, codes dossier, activités, responsables et états. — La liste des affaires rattache clients, codes dossier, activités, responsables et états.

Capture Tempolia : La liste situe les devis existants par date, affaire et montant ; ouvrez le document pour contrôler le périmètre contractuel. — La liste situe les devis existants par date, affaire et montant ; ouvrez le document pour contrôler le périmètre contractuel.

Capture Tempolia : Ce premier écran sélectionne les clients concernés ; modèle, affaire, options et document se contrôlent aux étapes suivantes. — Ce premier écran sélectionne les clients concernés ; modèle, affaire, options et document se contrôlent aux étapes suivantes.

8Émettre et suivre

Chemin : Facturation > Factures, Facturation > Règlements et Outils > Export des factures en comptabilité.

Après validation, la facture rejoint le journal des ventes. Elle peut générer des règlements attendus selon le mode de règlement.

Contrôlez ensuite l'export comptable et les effets sur le compte client.

Capture Tempolia : Le journal des ventes permet de suivre factures émises, statuts, envois et montants. — Le journal des ventes permet de suivre factures émises, statuts, envois et montants.

Capture Tempolia : La table des règlements donne les encaissements, modes, banques, dates et rapprochements. — La table des règlements donne les encaissements, modes, banques, dates et rapprochements.

Capture Tempolia : L’export comptable des factures fixe période, format, journal et options de transfert. — L’export comptable des factures fixe période, format, journal et options de transfert.

9Préparer les flux externes

Chemin : Outils > Envoi vers PA / eReporting.

Si la facture doit partir vers une PA ou un flux eReporting, contrôlez le cockpit, la période, le format et les données structurées.

Une facture correcte à l'écran peut encore être rejetée si les données client, TVA ou routage sont incomplètes.

Capture Tempolia : Le cockpit PA / eReporting affiche les dépôts et corrections à lancer. — Le cockpit PA / eReporting affiche les dépôts et corrections à lancer.

Capture Tempolia : Les options PA précisent période, société, transfert et format XML. — Les options PA précisent période, société, transfert et format XML.

De la sélection des sources au projet de facture

Dans Préparation de factures, commencez par la société et la date de facture, puis limitez la sélection à un client ou une affaire pour un traitement ponctuel. Une préparation sans affaire peut porter sur toutes les affaires ouvertes des sociétés choisies : lisez l’avertissement avant de lancer un lot.
Choisissez les sources à reprendre : budgets de facturation, temps, quantités et frais. Contrôlez les dates, les statuts déjà facturés et les options de regroupement avant le calcul.
Ouvrez chaque projet obtenu. L’onglet principal permet de corriger en-tête et lignes ; les onglets Temps, Frais, Factures à valider, Factures émises et Mémo du dossier donnent le contexte sans quitter la facture.
Relisez chaque ligne : origine, code vente, type Temps ou Frais, quantité, prix unitaire, montant HT, TVA, libellé et annexe. Un code vente peut fournir un libellé, un compte, un tarif et des balises remplacées à l’édition ; vérifiez le résultat final plutôt que le seul code.
Choisissez le modèle de facture dans l’interface web et contrôlez l’aperçu PDF. Les commandes F1 ou outils de dessin des anciens supports Windows ne s’appliquent pas au web.
Enregistrez le projet, puis vérifiez la liste des factures à valider. Corrigez les numéros en doublon ou utilisez la numérotation automatique configurée avant le transfert au journal des ventes.
Après émission, rapprochez facture, lignes sources marquées facturées, règlement éventuel et export comptable. Une erreur découverte après cette étape suit la procédure de correction ou d’avoir, pas une réécriture silencieuse du projet.

Avant de continuer

Relire client, affaire, période et société avant préparation.
Contrôler les lignes proposées avant validation.
Vérifier codes ventes, TVA, modèle, échéance et mode de règlement.
Après validation, vérifier journal, règlement et export si nécessaire.

Mise en pratique

Préparez une facture depuis un budget et une autre depuis des temps/frais. Comparez les lignes proposées, corrigez un projet à valider, puis observez dans le journal une facture comparable déjà émise.

1. Complétez une fiche avec votre société, date, client, affaire, source, montant, code vente et code TVA à un caractère. Dans la préparation de factures, reproduisez exactement ce périmètre et vérifiez le nombre de lignes avant de créer le projet.
Un projet unique est créé pour le bon périmètre et son total correspond à la fiche attendue.
Si ce n’est pas le cas, arrêtez-vous avant correction et contrôlez société, date, client/affaire, sources cochées, budget déjà facturé et regroupement.
2. Préparez séparément un second projet avec les temps et frais autorisés par le contrat. Dans le détail, contrôlez leurs statuts, leurs montants, les justificatifs des frais, la TVA et l'absence de facturation antérieure.
Chaque ligne du projet possède une origine retrouvable ; aucune ligne du budget n'est incluse dans ce second test.
Si ce n’est pas le cas, contrôlez statut facturable, déjà facturé, date, code vente, rattachement dossier et options de regroupement.
3. Mettez les deux projets côte à côte et classez chaque ligne : forfait budgété, temps, frais, quantité ou manuel. Décidez explicitement si le forfait inclut ou non le réalisé.
Le projet retenu correspond au contrat : aucune prestation n'est facturée à la fois au forfait et au réel, sauf si cette combinaison est prévue explicitement.
Si ce n’est pas le cas, revenez au devis ou à la lettre de mission, puis aux états de consommation ; la décision ne peut pas venir du seul libellé.
4. Dans la facture à valider, relevez origine, code vente, quantité, prix, HT, TVA, libellé et échéance. Corrigez en priorité la source fausse, régénérez si nécessaire et relisez la nouvelle ligne avant toute émission définitive.
Le nouveau projet reprend les lignes, montants, codes et échéances contrôlés. Notez la cause de la correction dans le suivi du dossier.
Si ce n’est pas le cas, si la correction disparaît à la prochaine préparation, vous avez probablement modifié le projet au lieu de la donnée source.
5. Ne validez pas un projet pour les besoins de la formation. Si votre processus prévoit une validation réelle autorisée, suivez ensuite la pièce dans le journal ; sinon, observez une facture déjà émise comparable sans valider la vôtre.
Numéro, date, HT, TVA, TTC et statut concordent ; les sources consommées sont marquées une seule fois.
Si ce n’est pas le cas, contrôlez numérotation, date d'émission, état des sources, règlement généré et éventuel export ; ne supprimez pas une pièce émise pour refaire le test.

À la fin de l’exercice, vous savez retrouver l’origine de chaque ligne, repérer un doublon et expliquer ce que la validation va changer.

Erreurs à éviter

Valider en lot sans lire les anomalies.
Corriger seulement le libellé de facture alors que la source est fausse.
Confondre facture préparée et facture émise.
Oublier les effets sur règlements et exports.

À retenir

Une facture à valider est un espace de contrôle. Après émission, il faut raisonner en correction, avoir ou nouvelle pièce.

Vous pouvez maintenant

Je sais préparer une facture depuis plusieurs sources.
Je sais relire les référentiels qui expliquent une facture.
Je sais valider puis suivre la facture dans le journal et les flux externes.

Approfondissement métier

Modes de préparation

Les factures peuvent être ponctuelles, calculées depuis budgets, depuis réalisations ou issues de règles récurrentes. Le bon mode dépend du dossier.

Source des lignes

Une ligne peut venir d'un budget, d'un temps, d'un frais, d'un code vente ou d'une correction manuelle. Identifier la source évite les doubles facturations.

Validation

La validation rend la facture officielle. Les corrections après émission doivent préserver la compréhension du compte client et des exports.

Prendre de la hauteur

Avant d'émettre, revenez une dernière fois à la règle de facturation du dossier : forfait, temps, frais ou combinaison prévue au contrat.

Vérifiez que chaque source n'apparaît qu'une fois, puis relisez le client, les montants, la TVA, l'échéance et le PDF. Si une ligne est fausse, corrigez sa source et régénérez le projet ; la correction sera plus simple et ne reviendra pas au prochain calcul.