Préparer des factures depuis budgets, temps, frais ou abonnements
Objectif. Préparer des factures depuis budgets, temps, frais ou abonnements, puis contrôler les projets avant validation et émission.
Comprendre le principe
La préparation de facture est le point de rencontre entre dossier, budget, réalisé, référentiels, modèle, TVA et conditions de règlement.
Une facture préparée reste contrôlable. Une facture validée devient une pièce émise : les corrections ne se traitent plus de la même manière.
Ce que vous saurez faire
- Choisir le bon mode de préparation.
- Relire les sources qui alimentent la facture.
- Contrôler codes ventes, TVA, modèles, client et affaire.
- Valider puis suivre la facture dans le journal des ventes.
Parcours dans Tempolia
Suivez les étapes dans cet ordre. Chaque étape indique l'écran à ouvrir, le contrôle à faire et la raison métier du contrôle.
1Lancer la préparation
Chemin : Facturation > Préparation des factures.
Choisissez le périmètre : société, période, client, affaire, budget, temps, frais ou abonnement.
Relisez les factures proposées avant d'enchaîner. Le volume ne doit pas faire disparaître le contrôle.
- Société : DEMO1.
- Période : juin 2026.
- Client / affaire : AGAPE SAS - AGAPE 2026-12.
- Sources : budgets de facturation, temps facturables et frais refacturables.
- Date de facture : 30/06/2026.
- Contrôle attendu : vérifier les lignes proposées avant validation.
2Contrôler les factures à valider
Chemin : Facturation > Factures à valider.
Les factures à valider sont le dernier espace de correction simple : libellés, lignes, montants, TVA, modèle, échéance et pièces reprises.
Vérifiez avant émission ce qui est préparé automatiquement et ce qui a été corrigé manuellement.
- Code vente : HONO.
- Libellé : Honoraires mensuels de tenue et révision - juin 2026.
- Montant HT : 850,00 €.
- TVA : 20 %.
- Échéance : 30 jours fin de mois ou règle prévue sur le client.
- Source : budget de facturation ou temps/frais repris.
3Revenir aux sources budgétaires
Chemin : Facturation > Budgets de facturation, Clients / Affaires > Budgets par affaire et Temps / Frais > Budgets temps.
Si une facture budgétée paraît incorrecte, contrôlez le budget de facturation, le budget par affaire et le budget temps.
Une erreur de période, montant ou état facturé vient souvent du budget source.
4Contrôler temps et frais repris
Chemin : Temps / Frais > Temps et Temps / Frais > Frais.
Les temps et frais repris doivent être facturables, rattachés au bon dossier, non déjà facturés et correctement libellés.
Contrôlez les frais, débours, justificatifs et TVA avant validation.
5Valider codes ventes, TVA et modèle
Chemin : Configuration > Codes ventes, Configuration > Codes TVA et Facturation > Modèles de facture.
Codes ventes, TVA et modèle déterminent la structure de la facture produite.
Contrôlez-les avant validation, car une facture émise est beaucoup plus coûteuse à corriger qu'une facture préparée.
6Relire le client facturé
Chemin : Clients / Affaires > Clients.
La facture reprend aussi les informations du client : identité, facturation, email, conditions et routage éventuel.
Une erreur client peut bloquer l'envoi, le paiement ou le flux électronique même si les lignes de facture sont correctes.
7Relier au dossier contractuel
Chemin : Clients / Affaires > Affaires, Facturation > Devis et lettres de mission et Événements > Lettres de mission.
L'affaire, le devis et la lettre de mission donnent le contexte : prestations prévues, périodicité, responsable et périmètre accepté.
Cette étape évite de facturer une prestation hors périmètre ou sous un libellé trop vague.
8Émettre et suivre
Chemin : Facturation > Factures, Facturation > Règlements et Outils > Export des factures en comptabilité.
Après validation, la facture rejoint le journal des ventes. Elle peut générer des règlements attendus selon le mode de règlement.
Contrôlez ensuite l'export comptable et les effets sur le compte client.
9Préparer les flux externes
Chemin : Outils > Envoi vers PA / eReporting.
Si la facture doit partir vers une PA ou un flux eReporting, contrôlez le cockpit, la période, le format et les données structurées.
Une facture correcte à l'écran peut encore être rejetée si les données client, TVA ou routage sont incomplètes.
Contrôles à faire avant de passer à la suite
- Relire client, affaire, période et société avant préparation.
- Contrôler les lignes proposées avant validation.
- Vérifier codes ventes, TVA, modèle, échéance et mode de règlement.
- Après validation, vérifier journal, règlement et export si nécessaire.
Mise en pratique
Préparez une facture depuis un budget et une autre depuis des temps/frais. Comparez les lignes proposées, corrigez une facture à valider, puis vérifiez son passage au journal.
Erreurs à éviter
- Valider en lot sans lire les anomalies.
- Corriger seulement le libellé de facture alors que la source est fausse.
- Confondre facture préparée et facture émise.
- Oublier les effets sur règlements et exports.
Le saviez-vous ?
Une facture à valider est un espace de contrôle. Après émission, il faut raisonner en correction, avoir ou nouvelle pièce.
Ce que j’ai appris avec cette formation
- Je sais préparer une facture depuis plusieurs sources.
- Je sais relire les référentiels qui expliquent une facture.
- Je sais valider puis suivre la facture dans le journal et les flux externes.
Approfondissement métier
Modes de préparation
Les factures peuvent être ponctuelles, calculées depuis budgets, depuis réalisations ou issues de règles récurrentes. Le bon mode dépend du dossier.
Source des lignes
Une ligne peut venir d'un budget, d'un temps, d'un frais, d'un code vente ou d'une correction manuelle. Identifier la source évite les doubles facturations.
Validation
La validation rend la facture officielle. Les corrections après émission doivent préserver la compréhension du compte client et des exports.