Preparare le fatture da budget, tempi, spese o abbonamenti

Obiettivo. Preparare bozze di fattura coerenti partendo dalle fonti appropriate, verificarne contenuto e trattamento fiscale e convalidarle soltanto dopo aver controllato cliente, pratica e importi.

Durata stimata1 h 25

Cosa imparerai

Scegliere il metodo di preparazione corretto per budget, tempi, spese, quantità o abbonamenti.
Comprendere la differenza tra dati di origine, bozza di fattura e fattura emessa.
Verificare righe, IVA, scadenze, presentazione e dettagli giustificativi prima dell’emissione.

Percorso consigliato

Confermare società emittente, data della fattura, cliente e pratica prima di selezionare i dati di origine.
Selezionare soltanto le righe di budget, i tempi, le spese o gli elementi ricorrenti compresi nel periodo fatturato.
Aprire la bozza nell’elenco delle fatture da convalidare e verificare ogni riga e ogni totale.
Convalidare la fattura, controllare il documento definitivo e riconciliare i dati di origine contrassegnati come fatturati.

Prima di continuare

Il periodo e i dati selezionati non si sovrappongono a una fattura precedente.
Codici vendita, descrizioni, aliquote IVA, condizioni di pagamento e dati del destinatario sono corretti.
La bozza resta modificabile fino alla convalida; la fattura emessa segue il flusso dei documenti rettificativi.

Prima di iniziare

Scegli nel tuo abbonamento un cliente e una pratica con budget di fatturazione, tempi fatturabili e, se previsto dal contratto, una spesa rifatturabile. Prepara una bozza leggibile senza emetterla. Per esempio, un budget mensile di 850 € permette di controllare che il forfait sia ripreso una sola volta.

Prerequisiti

Individua budget, almeno un tempo e una spesa e annota gli stati.
Controlla il codice vendita scelto, il suo codice IVA di un carattere, il modello, il cliente, la pratica e la data prevista.
Resta in preparazione o da convalidare; non convalidare, inviare o trasmettere.
Prima della preparazione annota società, cliente, pratica, periodo, data fattura, fonti incluse ed escluse e totale atteso. Confronta il risultato con la bozza che porta lo stesso identificativo e gli stessi filtri.

Scansione — 1 h 25

5 min: definire perimetro e risultato.
10 min: selezionare fonti.
15 min: confrontare budget e consuntivo.
10 min: controllare consumo budget.
10 min: verificare tempi, spese e duplicati.
10 min: rileggere codici, IVA, modello e cliente.
10 min: anticipare giornale, pagamento ed export.
10 min: svolgere la preparazione senza emissione.
5 min: ottenere una visione d’insieme.

Punto iniziale: scrivi fattura, periodo, cliente, fonti incluse/escluse e totale atteso prima di cliccare.

1. Scegliere il metodo dal contratto

Forfait, tempi reali, spese, quantità, abbonamento e avanzamento corrispondono a regole diverse. Non scegliere ciò che produce più rapidamente il totale desiderato. Leggi l’incarico: che cosa acquista il cliente, quando è fatturabile e quale dettaglio deve vedere?

Per la pratica scelta considera il suo budget come forfait e i tempi come controllo, salvo clausola diversa. Identifica la spesa separatamente rifatturabile. Scrivi fonti incluse ed escluse per non fatturare lo stesso lavoro tramite budget e tempi.

Schermata Tempolia: preparazione fatture — La preparazione riunisce fonti, perimetro e opzioni.

2. Fissare il perimetro e prevedere le righe

Imposta società, periodo, cliente, pratica e data fattura scelti. Elenca budget, tempi e spese candidati con stato. Escludi altro periodo, altra pratica, lavoro non fatturabile e già fatturato. Un test su un cliente rende prevedibile il risultato.

Se la tabella è vuota, controlla filtri, approvazione ed eleggibilità. Non ampliare il periodo finché compaiono righe estranee. Se appaiono troppe bozze, annulla e riduci il perimetro prima della revisione.

3. Verificare come le fonti diventano righe di fattura

Apri Fatture da convalidare. Per ogni riga annota fonte, quantità, unità, prezzo, testo, codice e IVA. L'importo del budget scelto deve comparire una sola volta e la spesa soltanto se contratto e giustificativo lo consentono.

Confronta totali sorgente e bozza e spiega raggruppamenti e arrotondamenti. Il totale corretto non basta: due errori opposti possono compensarsi. Finché è bozza, correggi la fonte e rigenera.

Schermata Tempolia: fatture da convalidare — Le fatture da convalidare sono l’ultimo controllo modificabile.

4. Controllare le fonti di budget, tempi e spese

Filtra ogni fonte sullo stesso perimetro. Controlla approvazione, fatturabilità, già fatturato e date. Le viste spiegano l’eleggibilità; non modificarle per forzare la bozza.

Se i tempi superano il budget, decidi se cambia la vendita o soltanto la redditività. Se manca una spesa, verifica regola e giustificativo. Per ogni fonte annota identificativo, trattamento previsto, valore osservato e anomalia eventuale.

Schermata Tempolia: dettaglio tempi per fatturazione — Il dettaglio tempi verifica lavoro eleggibile e stato già fatturato.

Budget di fatturazione con importi previsti e fatturati — Il budget di fatturazione rende visibili gli importi previsti e già fatturati prima di preparare la bozza.

Dettaglio spese usato per controllare la fonte della bozza — Nel dettaglio spese, controlla importo, giustificativo, rifatturabilità e fatturazione precedente.

5. Controllare riferimenti, cliente e PDF

Il codice vendita scelto governa testo e contabilità; il suo codice IVA di un carattere governa l'imposta, il modello la presentazione, il cliente identità e condizioni, la pratica il contesto. Correggi la fonte responsabile, non solo il testo generato.

Nel PDF controlla venditore, acquirente, data, righe, netto, IVA, lordo, scadenza, banca e testi legali. Un PDF ben presentato può comunque contenere una fonte o un importo errati; dati strutturati corretti possono produrre un documento poco leggibile per il cliente.

Riferimento dei codici vendita usati dalla fattura — I codici vendita collegano riga, descrizione e trattamento contabile atteso.

Riferimento dei codici IVA per il controllo fiscale — I codici IVA sono il riferimento in cui controllare il trattamento fiscale usato dalla bozza.

Modelli di fattura usati per controllare la presentazione — I modelli di fattura governano la presentazione, non sostituiscono il controllo di importi e imposte.

Scheda fatturazione cliente con destinatario e condizioni — La scheda fatturazione del cliente fornisce destinatario, condizioni di pagamento e preferenze di presentazione.

6. Anticipare la convalida

La convalida trasforma una proposta modificabile in un documento emesso. Prima di convalidare, controlla gli effetti previsti su giornale, saldo cliente, fonti marcate come fatturate, export e PA/eReporting, poi fermati senza emettere.

Prima della trasmissione, uno storico PA vuoto è normale e non indica che l'invio sia avvenuto. Dopo l'emissione, correggi tramite nota di credito o documento rettificativo, non con una cancellazione informale.

Giornale vendite controllato dopo la convalida della fattura — Il giornale vendite è lo schermo a valle in cui il documento deve apparire solo dopo la convalida.

Laboratorio di controllo

1. Scrivi perimetro e totale del cliente scelto, poi avvia la preparazione soltanto se autorizzato.
La lista contiene una sola bozza con società, pratica e data scelte; nessun cliente o periodo estraneo è incluso.
Se non è così, rivedi società, date, pratica e fonti.
2. Collega ogni riga alla sua fonte.
Ogni riga della bozza rinvia a un solo identificativo di budget, tempo o spesa e nessuna fonte compare due volte.
Se non è così, controlla stati.
3. Rileggi il codice vendita scelto, il suo codice IVA di un carattere, il cliente, la pratica e il PDF.
Cliente e pratica coincidono con il perimetro, il codice IVA scelto riconcilia imponibile e totale e il PDF riprende descrizione, scadenza e banca previste.
Se non è così, correggi la fonte e rigenera.
4. Prevedi gli effetti senza convalidare.
La scheda indica quale riga apparirebbe nel giornale, quale saldo cliente sarebbe creato, quali fonti sarebbero marcate e quali controlli di export o instradamento resterebbero da eseguire.
Se non è così, completa i prerequisiti.

Ogni riga resta collegata alla propria fonte; il totale e gli effetti previsti sono chiari.

Errori da evitare

Metodo scelto dal totale anziché dal contratto.
Forfait e tempi sommati due volte.
Filtri ampliati per risolvere il vuoto.
Convalida dal solo totale.
Fonte errata lasciata dietro testo corretto.
Storico vuoto scambiato per trasmissione riuscita.

Visione d’insieme

Prima dell'emissione, torna un'ultima volta alla regola di fatturazione della pratica: forfait, tempi, spese o combinazione prevista dal contratto.

Verifica che ogni fonte compaia una sola volta, poi rileggi cliente, importi, IVA, scadenza e PDF. Se una riga è errata, correggi la fonte e rigenera la bozza, così l'errore non tornerà alla preparazione successiva.

Confrontare un’altra bozza senza emetterla

Scegli una seconda pratica e prepara una bozza dal budget e una da tempi e spese. Fermati prima della convalida o emissione.

1. Prima di aprire Tempolia annota metodo, righe selezionate, imponibile, IVA, totale e stato di ogni fonte.
2. Prepara i due percorsi separatamente, annota i totali e annulla la prova prima di passare al secondo. Per ogni importo inspiegato torna alla riga sorgente.
3. Prova un’anomalia: fonte assente, budget e consuntivo insieme, IVA errata o riga già usata. Spiega la causa prima di modificare.
4. Chiudi tutte le schede e ripeti il percorso, verificando che ogni riga sia ancora collegata alla stessa fonte e allo stesso trattamento di fatturazione.

Ogni riga resta collegata a una sola fonte e nessuna fonte viene usata due volte.