Que doit-on paramétrer avant de pouvoir émettre une facture ?
L’émission des factures réclame un paramétrage préalable :
- Modèle de facture : le ou les modèles de factures sont à paramétrer, contactez notre support pour la mise en place.
Le modèle par défaut associé à chacune de vos sociétés émettrices pourra être spécifié pour une affaire particulière ou modifié pour telle ou telle facture individuelle. - Société: coordonnées et modèle de facture par défaut de la société
- TVA : codes, taux, numéros de comptes et commentaires
- Codes vente, avec leur numéro de compte, code de TVA, libellé de facturation et éventuellement, tarif standard et formule de calcul associés.
Les libellés de facturation des codes vente standards et par affaire peuvent notamment inclure des formules codifiées pour obtenir automatiquement le mois, le trimestre ou le numéro de l’acompte lors de la préparation effective de factures.
Les lignes d'une même facture sont classées dans l'ordre de leurs saisies ou dans l'ordre alphabétique des codes vente suivant l'option retenue dans le paramétrage de la saisie. On peut donc avoir codifié les codes vente pour forcer le classement des lignes de factures suivant le type de prestation.
- Clients : saisie de l'adresse de facturation, des conditions de règlement.
Sauf paramétrage contraire, les modèles de factures proposés par Tempolia prévoient que les factures sont émises à l'adresse de facturation de l'affaire. Celle-ci correspond normalement à celle du client.
Il est possible de saisir dans la fiche du client une adresse de facturation distincte de son adresse principale. Une adresse de facturation peut également être spécifiée au niveau de l'affaire concernée du client.
C'est également le client qui détermine le compte client d'imputation en comptabilité.
- Affaires : saisie des codes vente pour la refacturation automatique des temps et des frais non lettrés, d'une éventuelle adresse de facturation spécifique, du modèle de facture et de l'unité de facturation des temps passés par défaut de l’affaire.
- Les modes de règlements peuvent être modifiés par l'administrateur. Vous pouvez supprimer certains modes de règlement que vous êtes sûr de ne pas utiliser, mais ne créez pas de nouveaux mode de règlement car les codes utilisés font l'objet de traitements automatiques. Si vous avez des besoins sur ce sujet, contactez le support.
- Les numéros des comptes (clients, ventes et TVA) peuvent être définis après émission d'une facture, mais avant le transfert des factures vers votre logiciel de comptabilité.
