Quels sont les paramétrages principaux à effectuer ?

Le menu "Configuration" permet de définir les paramétrages adaptés à votre activité :

• « Configuration > Sociétés » permet d'indiquer les références de votre (ou de vos) société(s) : identification, coordonnées bancaires. Tempolia peut gérer simultanément plusieurs sociétés. Chaque affaire sera associée à une de vos sociétés, ce qui impactera le mécanisme de facturation. Vous pouvez gérer des établissements séparés en tant que société dans Tempolia par SIRET, mais plus généralement vous pouvez configurer une seule société par SIREN pour regrouper l'activité de plusieurs établissements : cela dépend comment vous souhaitez gérer vos analyses par la suite.

• « Configuration > Activités » : les activités définissent la nature de ce que vous faites dans le cadre de vos affaires. Le rattachement des clients et affaires à une activité permet des tris et analyses de rentabilité sur ce critère.
• « Configuration > Codes ventes » : les codes ventes, synonymes d'articles ou des produits, déterminent l'imputation en comptabilité des montants HT facturés. Chaque ligne d'une facture est associée à un code vente. A chaque code vente peut être associé un tarif par défaut, un libellé type ou une formule de calcul en vue de la facturation.
• « Configuration > Codes tâches facturables » : les codes tâches ou nature du travail accompli par les collaborateurs pour le compte de vos clients (NB : le mot facturable ne veut pas dire forcément qu'on voudra les facturer). Les codes tâches sont utilisés pour la saisie des temps passés ou budgétés. Certaines tâches avec un prix à la quantité permet une facturation sur la base des quantités. Une tâche facturable peut être associée à un prix de vente horaire par tâche (PV Tâche), qui permet une valorisation des temps alternative à celle basée sur les taux horaires des collaborateurs (PV Collaborateur).
• « Configuration > Prix de vente à la tâche par affaire » permet la saisie de prix de vente à la quantité spécifique à chaque affaire.
• « Configuration > Codes tâches non facturables » : ces tâches permettent de suivre les temps non affectés aux affaires clients (activités internes, absences, temps de récupération...)
• « Configuration > Codes frais » : les codes frais permettront de saisir des frais, tels que des notes de restaurant, ou des kilomètres voiture. A chaque code frais peuvent être associés des prix de revient et de vente unitaires qui permettent leur refacturation automatique.

• « Configuration > Comptes bancaires » : rentrez les IBAN et BIC des comptes bancaires utilisés par vos sociétés, qui seront mentionnés sur des factures pour des encaissements par virement, et qui permettront d'encaisser des prélèvements si vous indiquez votre ICS (Identifiant Créancier SEPA, propre à une société - cet identifiant vous est transmis par votre banque après qu'elle l'ait récupérer auprès de la Banque de France).

La page « Configuration > Options générales » permet de :

• Définir les contrôles associés à la saisie dans l'onglet "Contrôle temps / frais" : par exemple, avertir ou bloquer au delà d'un certain seuil d'heures par période.
• Verrouiller des périodes antérieures dans l'onglet "Verrouillage" : par exemple, empêcher la modification des temps et frais relatifs à l'exercice précédent en indiquant sa date de clôture dans Contrôle des temps passés > Temps passés antérieurs. Si vous avez les droits d'accès à cette page d'options générales, vous pourrez retirer cette date ponctuellement si vous avez des corrections à faire dans des valeurs passées.
• Décider si les temps passés doivent être valorisés aux taux courants ou historiques dans l'onglet "Saisie des temps".