Preparar facturas a partir de presupuestos, tiempos, gastos o suscripciones

Objetivo. Preparar proyectos de factura coherentes a partir de las fuentes adecuadas, revisar su contenido y tratamiento fiscal y validarlos únicamente después de comprobar el cliente, el asunto y los importes.

Duración estimada1 h 25

Qué aprenderá

  • Elegir el método de preparación adecuado para presupuestos, tiempos, gastos, cantidades o suscripciones.
  • Comprender la diferencia entre los datos de origen, un proyecto de factura y una factura emitida.
  • Revisar líneas, IVA, vencimientos, presentación y detalles justificativos antes de la emisión.

Recorrido recomendado

  1. Confirmar la sociedad emisora, la fecha de factura, el cliente y el asunto antes de seleccionar los datos de origen.
  2. Seleccionar únicamente las líneas presupuestarias, tiempos, gastos o elementos recurrentes incluidos en el período facturado.
  3. Abrir el proyecto en la lista de facturas por validar y revisar cada línea y cada total.
  4. Validar la factura, comprobar el documento definitivo y conciliar los datos de origen marcados como facturados.

Antes de continuar

  • El período y los datos seleccionados no se solapan con una factura anterior.
  • Los códigos de venta, conceptos, tipos de IVA, condiciones de pago y datos del destinatario son correctos.
  • El proyecto puede modificarse hasta la validación; la factura emitida se corrige mediante el circuito de documentos rectificativos.

Antes de empezar

Elija en su suscripción un cliente y asunto con presupuesto de facturación, tiempos facturables y, si el contrato lo permite, un gasto refacturable. Prepare un proyecto legible sin emitirlo. Por ejemplo, un presupuesto mensual de 850 € permite comprobar que el fijo se incluye una sola vez.

Requisitos

  • Localice presupuesto, un tiempo y un gasto y anote estados.
  • Revise el código de venta elegido, su código IVA de un carácter, el modelo, el cliente, el asunto y la fecha prevista.
  • Quédese en preparación o pendientes; no valide, envíe ni transmita.
  • Antes de preparar anote sociedad, cliente, asunto, periodo, fecha de factura, fuentes incluidas y excluidas y total esperado. Compare el resultado con el proyecto que lleve el mismo identificador y filtros.

Desarrollo — 1 h 25

  1. 5 min: definir alcance y resultado.
  2. 10 min: seleccionar fuentes.
  3. 15 min: comparar presupuesto y realizado.
  4. 10 min: revisar consumo.
  5. 10 min: revisar tiempos, gastos y duplicados.
  6. 10 min: revisar códigos, IVA, modelo y cliente.
  7. 10 min: anticipar diario, cobro y exportación.
  8. 10 min: preparar sin emitir.
  9. 5 min: tomar perspectiva.
Punto inicial: escriba factura, periodo, cliente, fuentes incluidas/excluidas y total antes de pulsar.

1. Elegir el método desde el contrato

Fijo, tiempos reales, gastos, cantidades, suscripción y avance responden a reglas distintas. No elija lo que produce más rápido el total deseado. Lea qué compra el cliente, cuándo es facturable y qué detalle debe ver.

Para el asunto elegido trate su presupuesto como fijo y los tiempos como control salvo cláusula distinta. Identifique el gasto aparte. Escriba fuentes incluidas y excluidas para no facturar el mismo trabajo por presupuesto y tiempo.

Captura de Tempolia: preparación de facturas
La preparación reúne fuentes, alcance y opciones.

2. Fijar alcance y prever líneas

Establezca sociedad, periodo, cliente, asunto y fecha de factura elegidos. Liste presupuestos, tiempos y gastos candidatos con su estado. Excluya otro periodo, asunto, trabajo no facturable y ya facturado. Un ensayo con un cliente hace previsible el resultado.

Si la pantalla está vacía, revise filtros, aprobación y elegibilidad. No amplíe el periodo hasta obtener líneas ajenas. Si aparecen demasiados proyectos, cancele y reduzca antes de revisar.

3. Revisar cómo los datos de origen se convierten en líneas

Abra Facturas por validar. Para cada línea anote fuente, cantidad, unidad, precio, concepto, código e IVA. El importe del presupuesto elegido debe aparecer una sola vez y el gasto solo si contrato y justificante lo autorizan.

Compare totales de origen y proyecto y explique agrupaciones y redondeos. Un total correcto no basta: dos errores opuestos pueden compensarse. Mientras sea proyecto, corrija el origen y regenere.

Captura de Tempolia: facturas pendientes de validar
Las facturas por validar son el último control modificable.

4. Revisar presupuesto, tiempos y gastos de origen

Filtre cada fuente con el mismo alcance. Revise aprobación, facturabilidad, ya facturado y fechas. Estas vistas explican elegibilidad; no las modifique para forzar el proyecto.

Si el tiempo supera el presupuesto, decida si cambia la venta o solo la rentabilidad. Si falta un gasto, revise la regla y el justificante. Para cada fuente anote identificador, tratamiento previsto, valor observado y posible anomalía.

Captura de Tempolia: detalle de tiempos para facturar
El detalle verifica trabajo elegible y estado ya facturado.
Presupuesto de facturación con importes previstos y facturados
El presupuesto de facturación muestra importes previstos y ya facturados antes de preparar el borrador.
Detalle de gastos usado para revisar la fuente del borrador
En el detalle de gastos, compruebe el importe, el justificante, la refacturación y el estado de facturación.

5. Revisar referencias, cliente y PDF

El código de venta elegido determina el concepto y la contabilidad; su código IVA de un carácter determina el impuesto; el modelo determina la presentación; el cliente aporta la identidad y las condiciones; y el asunto, el contexto. Corrija la fuente responsable, no solo el texto generado.

En el PDF revise vendedor, comprador, fecha, líneas, neto, IVA, total, vencimiento, banco y textos legales. Un PDF bien presentado puede contener una fuente o un importe incorrectos; unos datos estructurados correctos también pueden producir un documento poco legible.

Referencia de códigos de venta utilizados por la factura
Los códigos de venta relacionan línea, descripción y tratamiento contable previsto.
Referencia de códigos de IVA para el control fiscal
Los códigos de IVA son la referencia para revisar el tratamiento fiscal usado por el borrador.
Modelos de factura utilizados para revisar la presentación
Los modelos de factura controlan la presentación, pero no sustituyen la revisión de importes e impuestos.
Ficha de facturación del cliente con destinatario y condiciones
La ficha de facturación del cliente aporta destinatario, condiciones de pago y preferencias de presentación.

6. Anticipar validación

La validación transforma una propuesta editable en un documento emitido. Antes de validar, revise los efectos previstos en el diario, el saldo del cliente, las fuentes marcadas como facturadas, la exportación y PA/eReporting, y deténgase sin emitir.

Antes del envío, un historial PA vacío es normal y no indica que la transmisión se haya realizado. Después de emitir, corrija mediante un abono o un documento rectificativo, no con un borrado informal.

Diario de ventas revisado después de validar la factura
El diario de ventas es la pantalla posterior donde el documento solo debe aparecer tras la validación.

Taller de control

  1. 1. Escriba alcance y total del cliente elegido y prepare solo si está autorizado.
    La lista contiene un único proyecto con sociedad, asunto y fecha elegidos, sin clientes ni periodos ajenos.
    Si no es así, revise sociedad, fechas, asunto y fuentes.
  2. 2. Vincule cada línea con su origen.
    Cada línea del proyecto remite a un único identificador de presupuesto, tiempo o gasto y ninguna fuente aparece dos veces.
    Si no es así, revise estados.
  3. 3. Revise el código de venta elegido, su código IVA de un carácter, el cliente, el asunto y el PDF.
    Cliente y asunto coinciden con el alcance, el código IVA elegido concilia base y total y el PDF recoge concepto, vencimiento y banco previstos.
    Si no es así, corrija fuente y regenere.
  4. 4. Prevea efectos sin validar.
    La ficha indica qué línea aparecería en el diario, qué saldo se crearía, qué fuentes quedarían marcadas y qué controles de exportación o encaminamiento seguirían pendientes.
    Si no es así, complete requisitos.
Cada línea sigue vinculada a su origen; el total y los efectos previstos quedan claros.

Errores que evitar

  • Método elegido por total y no contrato.
  • Fijo y tiempos sumados dos veces.
  • Filtros ampliados para resolver vacío.
  • Validar solo por total.
  • Fuente errónea detrás de texto corregido.
  • Historial vacío confundido con transmisión correcta.

Tomar perspectiva

Antes de emitir, vuelva una última vez a la regla de facturación del asunto: cuota fija, tiempos, gastos o la combinación prevista en el contrato.

Compruebe que cada origen aparezca una sola vez y después revise cliente, importes, IVA, vencimiento y PDF. Si una línea es errónea, corrija su origen y regenere el proyecto para que el error no reaparezca en la siguiente preparación.

Comparar otro proyecto sin emitirlo

Elija otro asunto y prepare un proyecto desde el presupuesto y otro desde tiempos y gastos. Deténgase antes de validar o emitir.

  1. 1. Antes de abrir Tempolia, anote método, líneas seleccionadas, base, IVA, total y estado de cada origen.
  2. 2. Prepare cada recorrido por separado, anote el total y anule la prueba antes de iniciar el segundo. Vuelva al origen de cualquier importe que no pueda explicar.
  3. 3. Pruebe una anomalía: origen ausente, presupuesto y realizado juntos, IVA erróneo o línea ya utilizada. Explique la causa antes de modificar.
  4. 4. Cierre todas las pestañas y repita el recorrido, comprobando que cada línea sigue vinculada al mismo origen y tratamiento de facturación.
Cada línea sigue vinculada a un solo origen y ningún origen se utiliza dos veces.

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