Construire et exploiter les budgets

Objectif. Utiliser les budgets comme outil de pilotage : prévoir la charge, anticiper la facturation, comparer au réalisé, détecter les écarts et préparer les factures sans ressaisie inutile.

ProfilFacturation, DirectionNiveauIntermédiaireTypeFormation métierDurée estimée1 h 15Données manipuléesBudgets de temps, frais, factures, plan de charge, CA prévisionnel, reconduction

Comprendre le principe

Un budget n'est pas seulement un montant. Il décrit une prévision de temps, de frais, de facturation et parfois de charge par période.

Le pilotage consiste à comparer cette prévision au réalisé puis à comprendre les écarts avant de facturer ou de réviser le planning.

Ce que vous saurez faire

Construire un budget par affaire.
Planifier temps, frais et facturation.
Utiliser le plan de charge et la reconduction.
Comparer budget, réalisé, facture et marge.

Avant de commencer

Choisissez dans votre abonnement une affaire ouverte avec un budget de facturation et un budget temps. Relevez ses honoraires, sa charge prévue, le collaborateur et la période. Par exemple, un forfait de 850 € HT et 4 h planifiées permettent de comparer montant commercial et charge sans les confondre.

Pré-requis dans votre abonnement

Utilisez une affaire de votre abonnement, son code vente, une tâche planifiée, le collaborateur concerné et une période comparable.
Repérez un budget existant à recopier en mode contrôle ; ne lancez aucune reconduction globale ni émission de facture pendant la formation.
Préparez un tableau à quatre colonnes : prévu, réalisé, facturé, écart expliqué.
Relevez dans votre abonnement une ligne de budget de facturation, une ligne de budget temps et la semaine correspondante dans l'agenda. Elles doivent porter exactement votre affaire, période, tâche et collaborateur.

Déroulé conseillé — 1 h 15

5 min : traduire la lettre de mission en hypothèses mesurables.
15 min : construire le budget par affaire.
10 min : planifier temps, frais et charge.
10 min : construire le plan de facturation.
10 min : simuler la reconduction et contrôler la valorisation.
20 min : rapprocher prévu, réalisé et projet de facture dans l'atelier.
5 min : prendre de la hauteur et décider une action de pilotage.

Le budget doit répondre séparément à trois questions : combien d'heures prévoyons-nous, quand les réaliserons-nous et combien facturerons-nous ? Un seul montant global ne suffit pas pour piloter.

Parcours dans Tempolia

Suivez les étapes dans cet ordre. Chaque étape indique l'écran à ouvrir, le contrôle à faire et la raison métier du contrôle.

1Lire le budget d'une affaire

Chemin : Clients / Affaires > Budgets par affaire et par client.

Ouvrez le budget au niveau de l'affaire. Repérez les onglets temps, frais et facturation.

Le budget doit être relié au client, à l'affaire, à l'activité et aux responsables ; sinon les rapports seront difficiles à interpréter.

Capture Tempolia : Le budget par affaire relie prévision, dossier, client et rentabilité. — Le budget par affaire relie prévision, dossier, client et rentabilité.

Capture Tempolia : Le budget par affaire structure les honoraires, les lignes et les périodes attendues. — Le budget par affaire structure les honoraires, les lignes et les périodes attendues.

2Construire le plan de facturation

Chemin : Facturation > Budgets de facturation par mois.

Les budgets de facturation organisent honoraires, montants attendus, échéances et facture à venir.

La vue par mois aide à contrôler la charge de facturation avant émission : ce qui est automatique, conditionné ou à relire.

Budget de facturation choisi :

Client / affaire : le dossier sélectionné dans votre abonnement.
Mois : la période à analyser.
Code vente : le code réellement prévu sur la ligne.
Libellé : la prestation attendue.
Montant HT : le montant budgété pour la période.
TVA et échéance : la règle applicable au client et à la prestation.

Capture Tempolia : La vue par mois permet de contrôler le plan de facturation avant émission. — La vue par mois permet de contrôler le plan de facturation avant émission.

Capture Tempolia : Les budgets de facturation structurent honoraires, échéances et montants attendus. — Les budgets de facturation structurent honoraires, échéances et montants attendus.

3Prévoir la charge de travail

Chemin : Temps / Frais > Détail des temps budgétés et Temps / Frais > Agenda prévisionnel.

Le budget de temps donne les charges prévues par collaborateur, tâche, affaire et période.

L'agenda prévisionnel rend les charges visibles dans le temps et permet d'anticiper les surcharges ou disponibilités.

Budget temps choisi :

Affaire : le même dossier que pour la facturation.
Collaborateur : la personne planifiée.
Tâche : la tâche autorisée pour ce travail.
Période : la semaine à analyser.
Temps prévu : le nombre d'heures budgété.
Commentaire : une description concrète du travail attendu.

Capture Tempolia : Les budgets de temps donnent les charges prévues par période, tâche et collaborateur. — Les budgets de temps donnent les charges prévues par période, tâche et collaborateur.

Agenda prévisionnel Tempolia avec les charges visibles par collaborateur et par affaire — Le mois affiché permet de repérer les charges par dossier et collaborateur ; utilisez ensuite la semaine et les références de votre propre affaire.

4Reconduire sans recopier les erreurs

Chemin : Clients / Affaires > Reconduction de budgets.

La reconduction accélère la création des budgets récurrents, mais elle doit être relue.

Contrôlez périmètre, exercice, clients, affaires, montants, tâches et collaborateurs avant de valider.

Prenons un exemple de reconduction :

Périmètre source : budgets 2025 des affaires ouvertes.
Périmètre destination : exercice 2026.
Décalage : +12 mois.
Montants : reprendre les honoraires, puis appliquer une hausse seulement après validation métier.
exclure les affaires terminées et relire les nouveaux responsables.

Capture Tempolia : La reconduction de budget permet de repartir d’un périmètre existant en contrôlant les options. — La reconduction de budget permet de repartir d’un périmètre existant en contrôlant les options.

Capture Tempolia : La reconduction évite de ressaisir les budgets récurrents, à condition de contrôler le périmètre. — La reconduction évite de ressaisir les budgets récurrents, à condition de contrôler le périmètre.

5Valoriser correctement les temps

Chemin : Collaborateurs > Prix de vente collaborateur / affaire et Collaborateurs > Prix de vente des tâches / affaire.

Les prix de vente, coûts et tâches à la quantité expliquent la valorisation des temps et la marge.

Un budget peut sembler juste en heures mais faux en montant si les prix ne sont pas cohérents.

Si les tables pvcolaff et pvqaff ne contiennent aucune surcharge pour l'affaire, recherchez la règle générale applicable. Contrôlez son origine, sa date d'effet et son montant dans les référentiels ordinaires : une table d'exceptions vide ne valide pas le calcul de marge.

Table Tempolia vide des prix de vente collaborateur par affaire — La table est vide : recherchez la règle générale applicable et contrôlez sa date d'effet.

Table Tempolia vide des prix de tâches à la quantité par affaire — Aucune surcharge tâche/affaire n'est renseignée ici ; contrôlez la règle générale avant de calculer.

6Comparer avec le réalisé

Chemin : Temps / Frais > Détail des temps passés et Temps / Frais > Détail des frais engagés.

Le réalisé se lit dans les temps et frais. Comparez date, tâche, collaborateur, libellé, montant et statut facturable.

Les écarts utiles ne sont pas seulement des montants : ils révèlent un changement de périmètre, de méthode ou de charge.

Capture Tempolia : Le détail des temps permet de vérifier date, collaborateur, tâche, libellé, durée et statut facturé. — Le détail des temps permet de vérifier date, collaborateur, tâche, libellé, durée et statut facturé.

Capture Tempolia : La saisie unitaire d’un temps montre les champs à renseigner avant validation. — La saisie unitaire d’un temps montre les champs à renseigner avant validation.

Capture Tempolia : Le détail des frais montre frais, débours, justificatifs, TVA et refacturation. — Le détail des frais montre frais, débours, justificatifs, TVA et refacturation.

7Préparer la facture depuis le budget

Chemin : Facturation > Préparation de factures, puis Facturation > Factures à valider.

La préparation peut reprendre budgets, temps et frais. Relisez les lignes proposées avant validation.

Après validation, la facture rejoint le journal des ventes et permet de vérifier que le budget a bien été consommé ou marqué facturé.

Capture Tempolia : La préparation de factures rassemble budgets, temps, frais et options avant validation. — La préparation de factures rassemble budgets, temps, frais et options avant validation.

Capture Tempolia : Les factures à valider sont le dernier contrôle avant émission définitive. — Les factures à valider sont le dernier contrôle avant émission définitive.

Capture Tempolia : Le journal des ventes permet de suivre factures émises, statuts, envois et montants. — Le journal des ventes permet de suivre factures émises, statuts, envois et montants.

8Replacer le budget dans le dossier

Chemin : Facturation > Devis, Événements > Lettres de mission, Événements > Évènements réalisés et à venir et Clients / Affaires > Affaires.

Le budget doit rester cohérent avec le devis, la lettre de mission, les événements et l'affaire.

Cette étape permet de vérifier que la prévision correspond bien au périmètre contractuel et opérationnel du dossier.

Capture Tempolia : La liste situe les devis existants par date, affaire et montant ; ouvrez le document pour contrôler le périmètre contractuel. — La liste situe les devis existants par date, affaire et montant ; ouvrez le document pour contrôler le périmètre contractuel.

Capture Tempolia : Ce premier écran sélectionne les clients concernés ; modèle, affaire, options et document se contrôlent aux étapes suivantes. — Ce premier écran sélectionne les clients concernés ; modèle, affaire, options et document se contrôlent aux étapes suivantes.

Capture Tempolia : Les événements clients et affaires donnent le suivi des actions réalisées ou à faire. — Les événements clients et affaires donnent le suivi des actions réalisées ou à faire.

Capture Tempolia : La liste des affaires rattache clients, codes dossier, activités, responsables et états. — La liste des affaires rattache clients, codes dossier, activités, responsables et états.

9Analyser les ressources et les écarts

Chemin : Collaborateurs > Collaborateurs, Outils > Rapports / Editions et Outils > Tableaux croisés dynamiques.

Les collaborateurs, rapports et tableaux croisés permettent de transformer le budget en analyse : charge prévue, réalisé, facturé, marge et reste à faire.

Le but n'est pas d'empiler les états, mais de retrouver l'écart utile et l'action à décider.

Capture Tempolia : La liste des collaborateurs sert à vérifier les profils, groupes, coûts et responsabilités. — La liste des collaborateurs sert à vérifier les profils, groupes, coûts et responsabilités.

Capture Tempolia : Les rapports et éditions demandent un périmètre, des colonnes et des regroupements lisibles. — Les rapports et éditions demandent un périmètre, des colonnes et des regroupements lisibles.

Tableau croisé Tempolia du temps passé réel par affaire et par collaborateur — Filtrez le TCD sur votre affaire et votre période, puis comparez heures prévues et réelles avec la même unité.

Choisir le bon budget et le construire sans ambiguïté

Temps, frais et facturation ne répondent pas à la même question

Le budget de temps prévoit une charge par mois, affaire, tâche et collaborateur ; il sert au plan de charge et à la comparaison avec le réalisé.
Le budget de frais prévoit une nature de dépense, une quantité ou unité, un prix et une période ; il sert à anticiper le coût et, selon le paramétrage, la refacturation.
Le budget de facturation prévoit le chiffre d’affaires. Une ligne peut servir seulement à la prévision ou être marquée pour récupération automatique dans la préparation des factures. Ne cochez l’automatisme que si la date, le code vente, le montant, la TVA et le libellé sont prêts à devenir une facture.

Procédure de création et de contrôle

Partez du budget de l’affaire et contrôlez le périmètre contractuel : client, affaire, exercice et société.
Répartissez la charge et le chiffre d’affaires dans l’ordre chronologique. Pour un dossier annuel, relisez l’horizon complet, notamment les douze mois, au lieu de juger un seul mois.
Utilisez la création répétitive ou les actions de masse pour les lignes homogènes, puis corrigez les exceptions dossier par dossier.
Dans l’agenda prévisionnel, vérifiez les surcharges et les périodes vides ; l’agenda est une vue de planification, pas une saisie de temps réalisé.
Comparez ensuite budget, réalisé et facturé avec exactement les mêmes dates, sociétés, affaires et collaborateurs.

Reconduire avec contrôle des doublons

Dans Reconduction de budgets, sélectionnez séparément la période source et la destination. Décidez si vous conservez les montants, reprenez le dernier montant du code vente ou appliquez une augmentation et un arrondi. Lisez la liste des doublons détectés avant toute action : une ligne existante pour le même client, la même affaire et le même mois peut rendre la reconduction incorrecte même si son code diffère.

Avant de continuer

Comparer budget, réalisé et facturé sur la même période.
Vérifier l'affaire, le collaborateur, la tâche et l'activité des lignes budgétées.
Relire les budgets reconduits avant de les exploiter.
Contrôler que les prix et coûts utilisés correspondent à la période.

Mise en pratique

Prenez une affaire récurrente. Reconduisez le budget, ajustez la charge, préparez une facture puis vérifiez l'écart dans un rapport.

1. Sur votre affaire, relevez le budget de facturation de la période et les heures planifiées pour le collaborateur choisi. Dans les budgets de facturation, de temps et l'agenda, contrôlez affaire, mois, tâche, collaborateur, quantité et montant. Si une donnée manque, inscrivez-la comme prérequis manquant dans votre tableau.
Le contrôle relie une période, un montant, une tâche, un collaborateur et l'affaire choisie, ou conclut explicitement qu'un prérequis manque. Chaque valeur vient d'une ligne identifiée dans votre abonnement.
Si ce n’est pas le cas, cherchez période, unité, code vente, ligne en doublon ou mauvaise affaire avant de modifier le total.
2. Si vous êtes autorisé à modifier le dossier choisi, placez ses heures prévues dans la bonne semaine puis préparez, sans la valider, une reconduction à +12 mois. Sinon, faites les mêmes calculs sur votre feuille en relevant les paramètres disponibles.
Les heures prévues apparaissent sur la bonne semaine, ou la fiche de contrôle indique précisément le prérequis manquant. La reconduction préparée exclut les affaires terminées et ne crée aucun doublon.
Si ce n'est pas le cas, contrôlez semaine, collaborateur, affaire, exercice cible, décalage et état des affaires. N'utilisez pas une ligne d'une autre période pour compléter artificiellement le rapprochement.
3. Dans le détail des temps, relevez le réalisé de l'affaire et calculez réalisé - prévu, puis le pourcentage d'écart. Prenons un exemple : 5 h réalisées pour 4 h prévues donnent +1 h, soit +25 %.
Votre tableau prévu/réalisé/facturé contient une valeur, une unité, une période et une explication métier pour chaque écart.
Si ce n’est pas le cas, si le rapport diffère de votre calcul, alignez filtres, dates, statuts, collaborateurs et type de valeur coût/prix.
4. Préparez sans émettre la période choisie, puis contrôlez dans la préparation et dans les factures à valider que le budget attendu est repris une seule fois avec le bon code, le bon montant et la bonne TVA.
Le projet reprend une seule fois le montant budgété dans votre affaire, avec le bon code vente, le bon code TVA à un caractère et la bonne échéance.
Si ce n’est pas le cas, contrôlez état facturé du budget, mode de préparation, sélection des sources et éventuelle ligne manuelle.
5. À partir de la cause de l'écart, choisissez l'action utile : maintenir le budget, replanifier le travail, corriger une hypothèse, revoir le prix ou rediscuter le périmètre.
Votre tableau indique clairement l'écart constaté et la correction retenue.
Si ce n’est pas le cas, reprenez la cause de l'écart avant de modifier le budget ou la facture.

Erreurs à éviter

Reprendre un budget ancien sans relire le périmètre.
Comparer des périodes différentes entre budget et réalisé.
Confondre charge prévue et temps réellement saisi.
Facturer depuis un budget sans contrôler les lignes proposées.

À retenir

Un budget utile est vivant : on le relit au moment de planifier, de saisir, de facturer et d'analyser.

Vous pouvez maintenant

Je sais construire un budget exploitable.
Je sais passer du budget au plan de charge puis à la facture.
Je sais analyser les écarts entre prévision, réalisé et facturé.

Approfondissement métier

Budget de facturation

Il permet de planifier les honoraires attendus, les acomptes, échéances et factures récurrentes.

Budget de temps

Il permet de piloter la charge par collaborateur, tâche, affaire et période.

Rapports

Les rapports donnent la lecture consolidée : marge, boni/mali, reste à faire, charge consommée et facturation prévue.

Prendre de la hauteur

Le budget sert à voir assez tôt qu'une affaire demande plus d'heures, se décale ou ne sera pas facturée comme prévu.

Quand un écart apparaît, vérifiez d'abord les lignes et les périodes. Vous pouvez ensuite replanifier le travail, corriger le budget futur ou revoir la facturation selon ce que prévoit le dossier. Gardez le budget initial pour comprendre l'écart au lieu de le remplacer par le réalisé.