Piloter l'activité avec rapports, éditions, TCD et exports Excel
Objectif. Piloter l'activité avec les rapports, éditions, tableaux croisés et exports Excel en partant d'un périmètre clair et de données sources contrôlées.
Comprendre le principe
Un rapport n'est pas une vérité isolée : c'est une lecture filtrée de données saisies ailleurs.
La qualité du pilotage dépend du choix du rapport, des filtres, colonnes, regroupements et de la capacité à revenir au détail.
Ce que vous saurez faire
- Choisir entre rapport, tableau croisé et export.
- Définir période, société, client, affaire et collaborateur.
- Relier les chiffres aux temps, frais, budgets, factures et règlements.
- Produire une analyse exploitable sans déformer les données.
Parcours dans Tempolia
Suivez les étapes dans cet ordre. Chaque étape indique l'écran à ouvrir, le contrôle à faire et la raison métier du contrôle.
Avant de commencer : distinguer les outils d’analyse
Tempolia propose plusieurs portes d’entrée pour lire les données, mais elles n’ont pas le même rôle.
- Rapports et éditions. Ils donnent une vision normée sur des thématiques bien identifiées : activité, temps et frais, budgets, facturation, encaissements, soldes ou référentiels. Ils sont faits pour contrôler, partager, imprimer ou conserver un résultat lisible.
- Tableaux croisés dynamiques. Ils servent au contrôle de gestion en temps réel : changer les axes, comparer périodes, sociétés, clients, affaires, collaborateurs ou activités, puis repérer rapidement une anomalie ou une tendance.
- Exports. Ils servent à retravailler les données dans Excel ou à les transmettre vers un autre logiciel. Un export doit toujours rester rattaché à son périmètre : période, filtres, société, champs exportés et objectif.
Le bon réflexe consiste à choisir l’outil en fonction de la décision à prendre : vérifier un état, explorer une tendance ou transmettre un jeu de données.
1Choisir le bon outil de lecture
Chemin : Outils > Rapports et éditions.
La page Rapports et éditions regroupe des états préparés pour répondre à des questions récurrentes. Avant de choisir une ligne, identifiez la famille du besoin.
- Activité et réalisations. Ces rapports partent des temps et frais saisis : détail des réalisations, contrôle d’activité, suivi par collaborateur, client, affaire ou période.
- Budgets, production et marges. Ils rapprochent réalisé, budgété, facturé et reste à produire pour piloter charge, boni/mali, écarts et rentabilité.
- Facturation, règlements et soldes clients. Ils suivent factures émises, encaissements, balance âgée, retards, lettrage et solde client.
- Référentiels et contrôles de cohérence. Ils aident à vérifier clients, affaires, collaborateurs, sociétés, codes, activités ou paramètres qui expliquent les chiffres.
- Éditions de partage ou d’archivage. Elles produisent une sortie lisible, imprimable ou exportable, avec colonnes, regroupements et filtres explicités.
Une fois la catégorie choisie, définissez le périmètre avant d’interpréter le résultat : période, société, client, affaire, collaborateur, état des pièces et droits visibles.
2Analyser librement avec TCD et exports
Chemin : Outils > Tableaux croisés et Outils > Exports.
Le tableau croisé permet de lire les données sous plusieurs angles : période, société, client, affaire, collaborateur, activité ou code.
L'export Excel est utile pour retraiter, mais le périmètre doit rester documenté.
3Revenir au réalisé
Chemin : Temps / Frais > Temps et Temps / Frais > Frais.
Quand un chiffre d'activité semble étrange, revenez aux lignes de temps et de frais.
Contrôlez les dates, tâches, collaborateurs, affaires, libellés, montants et statuts.
4Comparer au budget
Chemin : Clients / Affaires > Budgets par affaire, Temps / Frais > Budgets temps et Facturation > Budgets de facturation.
Les budgets donnent le point de comparaison : charge prévue, honoraires, marge attendue et reste à faire.
Le pilotage utile explique les écarts, pas seulement leur existence.
5Contrôler ventes et encaissements
Chemin : Facturation > Factures, Facturation > Règlements et Facturation > Mouvements clients.
Les factures, règlements et mouvements clients donnent la lecture commerciale et trésorerie.
Avant de commenter un solde ou un chiffre d'affaires, vérifiez les statuts, lettrages et périodes.
6Lire les axes de dossier
Chemin : Clients / Affaires > Clients, Clients / Affaires > Affaires et Événements > Événements.
Clients, affaires, événements et échéances expliquent souvent les variations d'activité.
Les axes de regroupement doivent correspondre à l'organisation réelle : activité, responsable, famille, groupe ou société.
7Contrôler la valorisation
Chemin : Collaborateurs > Collaborateurs, Collaborateurs > Prix de vente, Collaborateurs > Prix des tâches et Collaborateurs > Historique des rémunérations.
Les marges et valorisations dépendent des coûts, prix de vente et prix à la quantité.
Si la rentabilité semble fausse, contrôlez les référentiels de prix avant le rapport.
8Contrôler l'export comptable si nécessaire
Chemin : Outils > Export des factures en comptabilité.
L'export Excel de travail est traité avec les rapports, tableaux croisés et exports de données. Cette étape couvre le cas où l'analyse doit être rapprochée ou transmise en comptabilité.
Gardez toujours le lien avec le rapport ou le filtre qui a justifié l'export.
Contrôles à faire avant de passer à la suite
- Toujours noter période, société, filtres et colonnes.
- Comparer un rapport synthétique avec au moins une source détaillée.
- Contrôler les droits si un utilisateur ne voit pas le même résultat.
- Ne pas mélanger prévision, réalisé, facturé et encaissé.
Mise en pratique
Choisissez un rapport de rentabilité, filtrez une affaire, retrouvez les temps, frais, budget, facture et règlement qui expliquent le résultat.
Erreurs à éviter
- Commenter un chiffre sans connaître le filtre.
- Exporter vers Excel puis perdre le périmètre initial.
- Comparer deux rapports avec des périodes ou sociétés différentes.
- Oublier que les droits peuvent masquer une partie des données.
Le saviez-vous ?
Un bon rapport doit pouvoir être expliqué en revenant à trois lignes sources : une ligne de temps, une ligne de facture et une ligne de règlement.
Ce que j’ai appris avec cette formation
- Je sais choisir un outil de pilotage adapté.
- Je sais relier synthèse et détail.
- Je sais sécuriser les filtres avant de prendre une décision.
Approfondissement métier
Rapport ou TCD
Le rapport sert une édition structurée ; le tableau croisé sert l'exploration multidimensionnelle.
Axes
Les axes client, affaire, collaborateur, activité, société et période donnent des lectures différentes d'une même donnée.
Export
L'export est utile si le périmètre est conservé. Sans périmètre, il devient difficile à auditer.