Comprendre le fonctionnement global de Tempolia
Objectif. Comprendre la logique d'ensemble de Tempolia : comment les référentiels, clients, affaires, temps, frais, budgets, factures, règlements et rapports se répondent dans un même dossier.
Comprendre le principe
Tempolia est cohérent quand chaque donnée est saisie au bon niveau. Une société porte l'identité émettrice, un client porte l'identité acheteur, une affaire porte le dossier, puis les temps, frais, budgets, factures et règlements racontent la vie économique de ce dossier.
La bonne lecture consiste à repartir de la source plutôt qu'à corriger seulement le résultat visible. Une anomalie sur une facture peut venir d'un client, d'une affaire, d'un code vente, d'une tâche, d'une TVA, d'un budget ou d'un règlement.
Cette formation donne un chemin de découverte. Les formations suivantes approfondissent chaque domaine.
Ce que vous saurez faire
- Retrouver l'écran source d'une information.
- Comprendre le passage client → affaire → temps/frais → budget → facture → règlement.
- Savoir quand regarder une liste, une fiche, un rapport ou un tableau croisé.
- Identifier les contrôles à faire avant de conclure à une anomalie.
Parcours dans Tempolia
Suivez les étapes dans cet ordre. Chaque étape indique l'écran à ouvrir, le contrôle à faire et la raison métier du contrôle.
1Poser le socle de la base
Chemin : Configuration > Sociétés, Configuration > Options générales et Configuration > Comptes bancaires.
Commencez par les sociétés émettrices, les options et les banques. Ce sont les données qui se retrouveront ensuite dans les factures, règlements, exports et contrôles.
Vérifiez l'identité, les coordonnées, logos, banques, profils, mots de passe et règles communes avant d'analyser un dossier métier.
2Structurer client et affaire
Chemin : Clients / Affaires > Clients, puis Clients / Affaires > Affaires.
Ouvrez un client puis une affaire. Le client identifie l'acheteur ; l'affaire organise le dossier, l'activité, les responsables, le budget et le suivi.
Contrôlez les familles, statuts, responsables, coordonnées et codes dossier : ces informations filtrent les rapports et évitent les imputations au mauvais endroit.
3Suivre les actions métier
Chemin : Événements > Événements clients / affaires, Événements > Échéances permanentes et Événements > Lettres de mission.
Les événements et échéances ajoutent la dimension action : obligations récurrentes, rappels, documents, correspondants et engagements.
La lettre de mission donne le contexte contractuel du dossier. Elle prépare la compréhension des budgets, de la facturation et des travaux à réaliser.
4Construire la prévision
Chemin : Clients / Affaires > Budgets par affaire, Temps / Frais > Budgets temps, Facturation > Budgets de facturation et Temps / Frais > Agenda prévisionnel.
Les budgets indiquent ce qui est prévu : charge, frais, honoraires, échéances et marge attendue.
Le plan de charge traduit ces budgets dans le temps. Il sert à anticiper la disponibilité des équipes et les jalons de facturation.
5Saisir les réalisations
Chemin : Temps / Frais > Temps et Temps / Frais > Frais.
Les temps et frais décrivent ce qui a été réellement fait. Chaque ligne doit porter une date, un collaborateur, une tâche ou un frais, un client, une affaire et un libellé utile.
Ces lignes alimentent le contrôle d'activité, les budgets consommés, la rentabilité et parfois la facturation.
6Passer à la facturation
Chemin : Facturation > Préparation des factures, Facturation > Factures à valider puis Facturation > Factures.
La préparation rassemble budgets, temps, frais, codes ventes, TVA, modèles et conditions de règlement.
Avant validation, relisez les lignes, libellés, montants, TVA et pièce source. Après validation, la facture rejoint le journal des ventes.
7Lire le compte client
Chemin : Facturation > Règlements, Facturation > Mouvements clients et Facturation > Relances clients.
Les règlements et mouvements expliquent le solde client. Une facture émise n'est pas encore une facture encaissée.
Le lettrage relie paiements, factures, avoirs et écarts. La relance doit seulement partir d'un solde contrôlé.
8Analyser et exporter
Chemin : Outils > Rapports et éditions, Outils > Tableaux croisés et Outils > Exports.
Terminez par les rapports : choisissez période, société, client, affaire, collaborateur, colonnes et regroupements.
Un même chiffre doit pouvoir se retrouver depuis le détail du dossier jusqu'à la synthèse. C'est ce va-et-vient qui rend le pilotage fiable.
Contrôles à faire avant de passer à la suite
- Vérifier systématiquement société, période et filtres avant d'interpréter un écran.
- Revenir à la fiche source quand un résultat paraît incohérent.
- Distinguer prévision, réalisé, facturé, encaissé et exporté.
- Ne pas modifier un référentiel utilisé historiquement sans mesurer l'impact.
Mise en pratique
Choisissez une facture validée. Retrouvez son client, son affaire, ses temps et frais, son budget, son règlement éventuel et le rapport qui la synthétise.
Erreurs à éviter
- Corriger une facture sans vérifier le client, l'affaire et les référentiels.
- Confondre une liste détaillée avec un rapport filtré.
- Oublier que les droits utilisateurs peuvent masquer des colonnes ou des dossiers.
Le saviez-vous ?
Quand un utilisateur ne trouve pas une information, demandez d'abord : est-ce une donnée de paramétrage, de dossier, de réalisation, de facturation, de règlement ou d'analyse ? La réponse indique presque toujours le bon menu.
Ce que j’ai appris avec cette formation
- Je sais suivre le chemin complet d'un dossier Tempolia.
- Je sais relier les écrans opérationnels aux rapports.
- Je sais chercher la donnée source avant de corriger un résultat visible.
Approfondissement métier
Logique de lecture
Le fonctionnement global repose sur une chaîne. Les référentiels donnent les règles, les clients et affaires donnent le périmètre, les temps et frais donnent le réalisé, les budgets donnent la prévision, les factures donnent la vente et les règlements donnent l'encaissement.
Valeur déplacée vers d'autres formations
Les sujets détaillés de facturation, règlements, exports, PA/eReporting et rapports sont volontairement repris plus finement dans les formations spécialisées. Ici, ils servent à comprendre le fil conducteur.
Bon réflexe de support
Pour diagnostiquer, notez toujours l'écran de départ, les filtres, la société, la période et l'objet métier concerné. Ces quatre éléments évitent la plupart des confusions.