Comprendre le fonctionnement global de Tempolia
Objectif. Comprendre la logique d'ensemble de Tempolia : comment les référentiels, clients, affaires, temps, frais, budgets, factures, règlements et rapports se répondent dans un même dossier.
Comprendre le principe
Tempolia est cohérent quand chaque donnée est saisie au bon niveau. Une société porte l'identité émettrice, un client porte l'identité de l'acheteur, une affaire porte le dossier, puis les temps, frais, budgets, factures et règlements racontent la vie économique de ce dossier.
La bonne lecture consiste à repartir de la source plutôt qu'à corriger seulement le résultat visible. Une anomalie sur une facture peut venir d'un client, d'une affaire, d'un code vente, d'une tâche, d'une TVA, d'un budget ou d'un règlement.
Cette formation vous apprend à suivre ce chemin du début à la fin.
Ce que vous saurez faire
- Retrouver l'écran source d'une information.
- Comprendre le passage client → affaire → temps/frais → budget → facture → règlement.
- Savoir quand regarder une liste, une fiche, un rapport ou un tableau croisé.
- Identifier les contrôles à faire avant de conclure à une anomalie.
Avant de commencer
Choisissez une facture déjà émise dans votre abonnement. Sans modifier les données, retrouvez chaque source et vérifiez que la société émettrice, le client, l’affaire, le réalisé, le budget, la facture et le règlement forment une chaîne cohérente.
Pré-requis dans votre abonnement
- Dans votre abonnement, disposez d'un accès en lecture aux clients, affaires, temps, frais, budgets, factures, règlements et rapports.
- Choisissez une facture déjà validée de l'un de vos clients ; notez son numéro, sa période, son montant HT et son état de règlement.
- Gardez une feuille de contrôle avec sept rubriques : société, client, affaire, réalisé, budget, facture, règlement/rapport.
- Conservez le même numéro de facture et les mêmes filtres d'un écran à l'autre ; notez toute différence de client, d'affaire, de période ou de montant avant de poursuivre.
Déroulé conseillé — 55 min
- 5 min : poser le vocabulaire et relever les quatre informations de la facture.
- 10 min : retrouver société, client et affaire.
- 10 min : relier événements, lettre de mission et budget.
- 10 min : retrouver les temps et frais qui expliquent le réalisé.
- 10 min : rapprocher facture, règlement et compte client.
- 7 min : exécuter l'atelier de diagnostic final.
- 3 min : prendre de la hauteur et formuler la règle de navigation.
Parcours dans Tempolia
Suivez les étapes dans cet ordre. Chaque étape indique l'écran à ouvrir, le contrôle à faire et la raison métier du contrôle.
1Poser le socle de la base
Chemin : Configuration > Sociétés, Configuration > Options Générales et Configuration > Comptes bancaires.
Commencez par les sociétés émettrices, les options et les banques. Ce sont les données qui se retrouveront ensuite dans les factures, règlements, exports et contrôles.
Vérifiez l'identité, les coordonnées, logos, banques, profils, mots de passe et règles communes avant d'analyser un dossier métier.
2Structurer client et affaire
Chemin : Clients / Affaires > Clients, puis Clients / Affaires > Affaires.
Ouvrez un client puis une affaire. Le client identifie l'acheteur ; l'affaire organise le dossier, l'activité, les responsables, le budget et le suivi.
Contrôlez les familles, statuts, responsables, coordonnées et codes dossier : ces informations filtrent les rapports et évitent les imputations au mauvais endroit.
3Suivre les actions métier
Chemin : Événements > Évènements réalisés et à venir, Événements > Echéances permanentes et Événements > Lettres de mission.
Les événements et échéances ajoutent la dimension action : obligations récurrentes, rappels, documents, correspondants et engagements.
La lettre de mission donne le contexte contractuel du dossier. Elle prépare la compréhension des budgets, de la facturation et des travaux à réaliser.
4Construire la prévision
Chemin : Clients / Affaires > Budgets par affaire et par client, Temps / Frais > Détail des temps budgétés, Facturation > Budgets de facturation par mois et Temps / Frais > Agenda prévisionnel.
Les budgets indiquent ce qui est prévu : charge, frais, honoraires, échéances et marge attendue.
Le plan de charge traduit ces budgets dans le temps. Il sert à anticiper la disponibilité des équipes et les jalons de facturation.
5Saisir les réalisations
Chemin : Temps / Frais > Détail des temps passés et Temps / Frais > Détail des frais engagés.
Les temps et frais décrivent ce qui a été réellement fait. Chaque ligne doit porter une date, un collaborateur, une tâche ou un frais, un client, une affaire et un libellé utile.
Ces lignes alimentent le contrôle d'activité, les budgets consommés, la rentabilité et parfois la facturation.
6Passer à la facturation
Chemin : Facturation > Préparation de factures, Facturation > Factures à valider puis Facturation > Factures.
La préparation rassemble budgets, temps, frais, codes ventes, TVA, modèles et conditions de règlement.
Avant validation, relisez les lignes, libellés, montants, TVA et pièce source. Après validation, la facture rejoint le journal des ventes.
7Lire le compte client
Chemin : Facturation > Règlements, Facturation > Mouvements clients et Facturation > Relances clients.
Les règlements et mouvements expliquent le solde client. Une facture émise n'est pas encore une facture encaissée.
Le lettrage relie paiements, factures, avoirs et écarts. La relance doit seulement partir d'un solde contrôlé.
8Analyser et exporter
Chemin : Outils > Rapports / Editions, Outils > Tableaux croisés dynamiques et Outils > Export.
Terminez par les rapports : choisissez période, société, client, affaire, collaborateur, colonnes et regroupements.
Un même chiffre doit pouvoir se retrouver depuis le détail du dossier jusqu'à la synthèse. C'est ce va-et-vient qui rend le pilotage fiable.
Avant de continuer
- Vérifier systématiquement société, période et filtres avant d'interpréter un écran.
- Revenir à la fiche source quand un résultat paraît incohérent.
- Distinguer prévision, réalisé, facturé, encaissé et exporté.
- Ne pas modifier un référentiel utilisé historiquement sans mesurer l'impact.
Mise en pratique
Choisissez une facture validée. Retrouvez son client, son affaire, ses temps et frais, son budget, son règlement éventuel et le rapport qui la synthétise.
- 1. Relevez société, client, affaire, période, numéro et montant de la facture dans le « Journal des ventes ». Ouvrez ensuite la fiche client et la liste des affaires, puis vérifiez que leurs codes correspondent à ceux de la facture.Les trois niveaux société/client/affaire sont identifiés sans confusion et la période de la pièce est notée.Si ce n’est pas le cas, contrôlez d'abord société active, filtres, code client et affaire rattachée ; ne cherchez pas encore dans les temps.
- 2. Utilisez « Le budget par affaire relie prévision, dossier, client et rentabilité », « Le détail des temps permet de vérifier… » et « Le détail des frais montre… » comme trois points de contrôle. Filtrez sur le même client, la même affaire et la même période.Vous distinguez ce qui était prévu de ce qui a été réellement saisi et vous savez dire quelles données peuvent expliquer la facture.Si ce n’est pas le cas, vérifiez dates, statut facturable, état déjà facturé et affaire ; une ligne absente est souvent hors période ou rattachée ailleurs.
- 3. Ouvrez la table des règlements et recherchez le numéro de facture ou le mouvement client associé. Relevez date, mode, montant et solde, puis reproduisez le même périmètre dans Rapports / Editions.Montant facturé, montant encaissé et solde restant sont explicables ; le rapport reprend le même périmètre.Si ce n’est pas le cas, contrôlez lettrage, date de règlement, société, devise éventuelle et filtres du rapport.
- 4. Fermez vos onglets, puis refaites le parcours à partir du seul numéro de facture et expliquez à voix haute pourquoi vous ouvrez chaque écran.En repartant du seul numéro de facture, vous retrouvez dans l’ordre la société, le client, l’affaire, le réalisé, la facture et le règlement.Si ce n’est pas le cas, si vous revenez au hasard dans les menus, reprenez la chaîne société → client → affaire → prévu/réalisé → facture → règlement.
Erreurs à éviter
- Corriger une facture sans vérifier le client, l'affaire et les référentiels.
- Confondre une liste détaillée avec un rapport filtré.
- Oublier que les droits utilisateurs peuvent masquer des colonnes ou des dossiers.
À retenir
Quand un utilisateur ne trouve pas une information, demandez d'abord : est-ce une donnée de paramétrage, de dossier, de réalisation, de facturation, de règlement ou d'analyse ? La réponse indique presque toujours le bon menu.
Vous pouvez maintenant
- Je sais suivre le chemin complet d'un dossier Tempolia.
- Je sais relier les écrans opérationnels aux rapports.
- Je sais chercher la donnée source avant de corriger un résultat visible.
Approfondissement métier
Logique de lecture
Le fonctionnement global repose sur une chaîne. Les référentiels donnent les règles, les clients et affaires donnent le périmètre, les temps et frais donnent le réalisé, les budgets donnent la prévision, les factures donnent la vente et les règlements donnent l'encaissement.
Ce parcours reste une vue d'ensemble
La facturation, les règlements, les exports, PA/eReporting et les rapports sont présentés ici pour montrer leur enchaînement avec le dossier.
En cas d'écart
Reprenez l'écran de départ, les filtres, la société, la période et l'objet métier concerné. Vous retrouverez plus vite l'endroit où les données divergent.
Prendre de la hauteur
Dans Tempolia, un montant reste compréhensible quand on peut revenir à son client, son affaire, sa période et sa donnée d'origine.
- Une identité ou une condition commerciale incorrecte se corrige sur la société ou le client.
- Une mauvaise imputation se corrige sur l'affaire, le temps, le frais ou le budget concerné.
- Un total inattendu se vérifie d'abord avec les mêmes dates, statuts et filtres.
En repartant ainsi de la donnée affichée, vous trouvez le bon écran sans modifier le reste du dossier.