Paramétrer la base, les droits et les verrouillages

Objectif. Installer une base exploitable et sécurisée : sociétés, référentiels, collaborateurs, droits, profils, verrouillages et règles communes.

ProfilAdministrateurNiveauIntermédiaireTypeParamétrageDurée estimée1 hDonnées manipuléesSociétés, banques, activités, codes, collaborateurs, profils, droits, verrouillages

Comprendre le principe

Le paramétrage est la fondation. Il définit ce que les utilisateurs voient, ce qu'ils peuvent modifier, comment les lignes se valorisent et comment les factures ou exports seront produits.

Un bon paramétrage est assez complet pour produire temps, frais, budgets, factures, règlements et exports ; il reste assez maîtrisé pour éviter les droits trop larges et les référentiels contradictoires.

Ce que vous saurez faire

Paramétrer les sociétés, options et comptes bancaires.
Relier collaborateurs, profils, groupes, coûts et droits.
Stabiliser les codes ventes, TVA, frais et tâches.
Utiliser les verrouillages pour sécuriser les périodes validées.

Parcours dans Tempolia

Suivez les étapes dans cet ordre. Chaque étape indique l'écran à ouvrir, le contrôle à faire et la raison métier du contrôle.

1Définir les options générales

Chemin : Configuration > Options générales.

Commencez par les options générales : profils, règles de saisie, préférences de validation, comportements par défaut et mots de passe.

Ne cherchez pas à tout activer. L'objectif est de choisir les règles réellement utilisées par l'équipe.

Capture Tempolia : Les options générales regroupent les profils, mots de passe et paramètres structurants de la base. — Les options générales regroupent les profils, mots de passe et paramètres structurants de la base.

Capture Tempolia : Les options générales et profils structurent le comportement commun de la base. — Les options générales et profils structurent le comportement commun de la base.

2Paramétrer sociétés et banques

Chemin : Configuration > Sociétés et Configuration > Comptes bancaires.

Les sociétés émettrices portent les coordonnées, logos, modèles, banques et informations de facturation.

Contrôlez les informations qui seront reprises sur les factures, les prélèvements, les exports et les documents.

Exemple de paramétrage :

Société : DEMO1 - ALERIS SAS.
SIRET / TVA : renseigner les identifiants officiels utilisés sur les factures et flux.
Modèle de facture : modèle standard du cabinet.
Banque : compte principal avec IBAN, BIC et libellé bancaire contrôlés.
Email d'envoi : adresse facturation ou support utilisée pour les documents clients.

Capture Tempolia : Les sociétés émettrices portent les coordonnées, banques, logos et informations de facturation. — Les sociétés émettrices portent les coordonnées, banques, logos et informations de facturation.

3Créer les collaborateurs

Chemin : Collaborateurs > Collaborateurs.

Créez ou relisez d'abord les collaborateurs : identité, statut, groupe, rattachement et informations utiles à la production.

Cette fiche sert ensuite de base aux droits, aux coûts, aux prix et aux responsabilités de dossier.

Exemple de fiche collaborateur :

Code : AFA.
Nom : Alexia FAVRICHON.
Groupe : COLLABORATEURS ALERIS.
Profil : collaborateur saisissant ses temps, sans accès aux prix de revient.
Coût / prix : coût horaire et prix de vente renseignés seulement si les rapports de marge les utilisent.

Capture Tempolia : La liste des collaborateurs sert à vérifier les profils, groupes, coûts et responsabilités. — La liste des collaborateurs sert à vérifier les profils, groupes, coûts et responsabilités.

4Valider droits, profils et visibilité

Chemin : Collaborateurs > Accès collaborateurs.

Contrôlez ensuite les profils, l'étendue de visibilité, les pages accessibles et les colonnes sensibles.

Le test doit se faire avec un vrai compte utilisateur, car l'administrateur ne révèle pas les limites vues par les équipes.

Capture Tempolia : La matrice des droits définit les pages accessibles par profil. — La matrice des droits définit les pages accessibles par profil.

Capture Tempolia : Les logins collaborateurs relient chaque utilisateur à ses droits et profils applicatifs. — Les logins collaborateurs relient chaque utilisateur à ses droits et profils applicatifs.

Capture Tempolia : La matrice des droits par profil explique ce qui est visible, modifiable ou interdit. — La matrice des droits par profil explique ce qui est visible, modifiable ou interdit.

Capture Tempolia : Les droits d'un collaborateur combinent profil, étendue de visibilité et colonnes sensibles. — Les droits d'un collaborateur combinent profil, étendue de visibilité et colonnes sensibles.

5Fixer approbation et verrouillages

Chemin : Configuration > Options générales.

Définissez les contrôles de saisie, l'approbation et les règles de verrouillage avant de lancer une saisie en volume.

Ces règles disent quand une ligne reste modifiable, quand elle doit être validée et quand elle devient une donnée de pilotage.

Capture Tempolia : Les options de validation et verrouillage sécurisent les temps et frais avant exploitation. — Les options de validation et verrouillage sécurisent les temps et frais avant exploitation.

Capture Tempolia : Les options de temps fixent les horaires, taux et contrôles appliqués aux lignes saisies. — Les options de temps fixent les horaires, taux et contrôles appliqués aux lignes saisies.

6Stabiliser tâches et frais

Chemin : Configuration > Codes frais, Configuration > Tâches facturables et Configuration > Tâches non facturables.

Les codes frais et tâches doivent guider la saisie sans transformer chaque ligne en libellé libre.

Séparez ce qui est facturable, non facturable ou refacturable afin que rapports, budgets et factures parlent le même langage.

Capture Tempolia : Les codes frais qualifient les dépenses, débours et refacturations possibles. — Les codes frais qualifient les dépenses, débours et refacturations possibles.

Capture Tempolia : Les tâches facturables pilotent la saisie des temps repris en facture. — Les tâches facturables pilotent la saisie des temps repris en facture.

Capture Tempolia : Les tâches non facturables isolent absences, interne et activités non refacturées. — Les tâches non facturables isolent absences, interne et activités non refacturées.

7Stabiliser facturation et TVA

Chemin : Configuration > Codes ventes, Configuration > Codes TVA et Facturation > Modèles de facture.

Les codes ventes et TVA ne sont pas de simples libellés. Ils portent comptes, taux, comportements de facturation et cohérence comptable.

Les modèles de facture doivent être contrôlés avec les sociétés, les clients et les mentions attendues.

Capture Tempolia : Les codes ventes structurent les libellés, comptes, TVA et comportements de facturation. — Les codes ventes structurent les libellés, comptes, TVA et comportements de facturation.

Capture Tempolia : Les codes TVA doivent être cohérents avec les clients, les factures et les exports. — Les codes TVA doivent être cohérents avec les clients, les factures et les exports.

Les modèles de facture pilotent présentation, logo, mentions et comportement du PDF.

8Contrôler clients, PA et caractéristiques

Chemin : Clients / Affaires > Clients et Configuration > Caractéristiques paramétrables.

La fiche client hérite de certains réglages, puis les précise : facturation, TVA, email, routage PA/eReporting et données obligatoires.

Les caractéristiques paramétrables doivent être utiles aux contrôles réels ; sinon elles créent du bruit dans les écrans.

Capture Tempolia : L’onglet facturation client porte modèle, TVA, délais, email et compte comptable. — L’onglet facturation client porte modèle, TVA, délais, email et compte comptable.

Capture Tempolia : Les champs PA et eReporting client conditionnent le routage et les contrôles externes. — Les champs PA et eReporting client conditionnent le routage et les contrôles externes.

Capture Tempolia : Les caractéristiques paramétrables adaptent Tempolia aux contrôles et colonnes utiles au cabinet. — Les caractéristiques paramétrables adaptent Tempolia aux contrôles et colonnes utiles au cabinet.

9Paramétrer coûts, prix et valorisation

Chemin : Collaborateurs > Historique des rémunérations, Collaborateurs > Prix de vente par collaborateur et Collaborateurs > Prix des tâches à la quantité.

Les coûts et prix expliquent les marges. Ils doivent être vérifiés avant d'analyser la rentabilité ou de facturer des temps.

Gardez une trace temporelle : un coût ou un prix valable aujourd'hui ne l'était pas forcément le mois précédent.

Capture Tempolia : L’historique des rémunérations alimente les coûts collaborateurs et les analyses de marge. — L’historique des rémunérations alimente les coûts collaborateurs et les analyses de marge.

Capture Tempolia : Les prix de vente par collaborateur et affaire expliquent la valorisation des temps. — Les prix de vente par collaborateur et affaire expliquent la valorisation des temps.

Capture Tempolia : Les prix de tâches à la quantité permettent de facturer une production mesurée. — Les prix de tâches à la quantité permettent de facturer une production mesurée.

10Relire les rapports de contrôle

Chemin : Outils > Rapports et éditions.

Après paramétrage, utilisez un rapport pour vérifier le résultat réel : droits visibles, colonnes, comptes, TVA, valorisation et filtres.

Un paramétrage n'est terminé que quand il produit un écran métier cohérent pour les utilisateurs concernés.

Capture Tempolia : Les rapports et éditions demandent un périmètre, des colonnes et des regroupements lisibles. — Les rapports et éditions demandent un périmètre, des colonnes et des regroupements lisibles.

Contrôles à faire avant de passer à la suite

Tester un compte administrateur et un compte utilisateur métier.
Vérifier qu'un code devenu obsolète est désactivé plutôt que supprimé s'il a servi.
Contrôler les verrouillages avant de valider une période.
Documenter les choix qui ont un impact comptable ou facture.

Mise en pratique

Créez un scénario simple : un collaborateur saisit un temps facturable sur une affaire, puis vérifiez que ses droits, sa tâche, son prix et le code vente produisent une ligne exploitable.

Erreurs à éviter

Donner des droits trop larges pour aller vite.
Créer plusieurs codes qui portent presque le même sens.
Modifier les comptes ou TVA sans vérifier les factures et exports déjà produits.
Oublier les options de validation ou de verrouillage avant le démarrage.

Le saviez-vous ?

Le paramétrage doit être pensé comme une protection pour l'utilisateur : moins d'ambiguïté au moment de saisir, moins de corrections au moment de facturer.

Ce que j’ai appris avec cette formation

Je sais construire un socle de paramétrage cohérent.
Je sais relier droits, collaborateurs et visibilité des données.
Je sais contrôler l'impact d'un référentiel dans les écrans métier.

Approfondissement métier

Droits et visibilité

Les droits ne définissent pas seulement l'accès à une page. Ils peuvent aussi limiter les sociétés, clients, affaires, colonnes sensibles, prix de revient ou prix de vente visibles.

Référentiels

Les codes ventes, TVA, tâches et frais doivent être peu nombreux, explicites et reliés aux usages réels. Un référentiel trop fin devient difficile à saisir ; trop large, il rend les analyses imprécises.

Verrouillage

Le verrouillage sécurise les périodes validées. Il évite qu'une correction tardive modifie des chiffres déjà contrôlés, facturés ou exportés.