Paramétrer la base, les droits et les verrouillages

Objectif. Installer une base exploitable et sécurisée : sociétés, référentiels, collaborateurs, droits, profils, verrouillages et règles communes.

ProfilAdministrateurNiveauIntermédiaireTypeParamétrageDurée estimée1 hDonnées manipuléesSociétés, banques, activités, codes, collaborateurs, profils, droits, verrouillages

Comprendre le principe

Le paramétrage est la fondation. Il définit ce que les utilisateurs voient, ce qu'ils peuvent modifier, comment les lignes se valorisent et comment les factures ou exports seront produits.

Un bon paramétrage est assez complet pour produire temps, frais, budgets, factures, règlements et exports ; il reste assez maîtrisé pour éviter les droits trop larges et les référentiels contradictoires.

Ce que vous saurez faire

Paramétrer les sociétés, options et comptes bancaires.
Relier collaborateurs, profils, groupes, coûts et droits.
Stabiliser les codes ventes, TVA, frais et tâches.
Utiliser les verrouillages pour sécuriser les périodes validées.

Avant de commencer

Dans votre abonnement, choisissez un collaborateur représentatif qui doit saisir ses temps sur une affaire ouverte avec une tâche autorisée et voir seulement les dossiers de son groupe, sans accéder aux prix de revient ni modifier une période verrouillée. Vous allez vérifier toute la chaîne avant de conclure que son accès est prêt.

Pré-requis dans votre abonnement

Disposez des droits d'administration nécessaires dans votre abonnement et d'un compte métier représentatif. Sans autorisation de modification, suivez le parcours en lecture seule.
Repérez votre société émettrice, le collaborateur choisi, son groupe, son profil effectif, une tâche, son code vente et son code TVA à un caractère.
Choisissez une affaire que ce collaborateur doit voir et une autre hors de son périmètre afin de tester à la fois l’autorisation et l’interdiction.
Prévoyez un second compte représentatif du profil testé : le compte administrateur ne montre pas ce que voit réellement le collaborateur.

Déroulé conseillé — 1 h

5 min : cadrer le besoin métier et les interdits.
10 min : contrôler options, société et banque.
10 min : relire la fiche collaborateur et ses rattachements.
10 min : tester profil, étendue et colonnes sensibles.
10 min : contrôler tâches, frais, ventes et TVA.
10 min : vérifier approbation, verrouillage et résultat avec le compte métier.
5 min : prendre de la hauteur et noter les réglages d'accès retenus.

Formulez le besoin sous la forme « Le collaborateur choisi peut…, sur…, mais ne peut pas… ». Sans cette phrase, il est impossible de juger si un droit est juste ou trop large.

Parcours dans Tempolia

Suivez les étapes dans cet ordre. Chaque étape indique l'écran à ouvrir, le contrôle à faire et la raison métier du contrôle.

1Définir les options générales

Chemin : Configuration > Options Générales.

Commencez par les options générales : profils, règles de saisie, préférences de validation, comportements par défaut et mots de passe.

Ne cherchez pas à tout activer. L'objectif est de choisir les règles réellement utilisées par l'équipe.

Capture Tempolia : Les options générales regroupent les profils, mots de passe et paramètres structurants de la base. — Les options générales regroupent les profils, mots de passe et paramètres structurants de la base.

Capture Tempolia : Les options générales et profils structurent le comportement commun de la base. — Les options générales et profils structurent le comportement commun de la base.

2Paramétrer sociétés et banques

Chemin : Configuration > Sociétés et Configuration > Comptes bancaires.

Les sociétés émettrices portent les coordonnées, logos, modèles, banques et informations de facturation.

Contrôlez les informations qui seront reprises sur les factures, les prélèvements, les exports et les documents.

À relever pour votre société :

Société : code et raison sociale de la société émettrice.
SIRET / TVA : identifiants officiels utilisés sur les factures et les flux.
Modèle de facture : modèle effectivement appliqué.
Banque : compte principal avec IBAN, BIC et libellé bancaire contrôlés.
Email d'envoi : adresse utilisée pour les documents clients.

La liste montre le code, la raison sociale, le SIRET, l'email, l'adresse, le modèle et les règles de vente ; banque et logo se contrôlent dans la fiche détaillée.

3Créer les collaborateurs

Chemin : Collaborateurs > Collaborateurs.

Créez ou relisez d'abord les collaborateurs : identité, statut, groupe, rattachement et informations utiles à la production.

Cette fiche sert ensuite de base aux droits, aux coûts, aux prix et aux responsabilités de dossier.

À relever pour le collaborateur choisi :

Code et nom : ceux de son compte utilisateur.
Groupe : le groupe qui correspond à son périmètre métier.
Profil cible : collaborateur saisissant ses temps, sans accès aux prix de revient.
Coût / prix : coût horaire et prix de vente renseignés seulement si les rapports de marge les utilisent.

Capture Tempolia : La liste des collaborateurs sert à vérifier les profils, groupes, coûts et responsabilités. — La liste des collaborateurs sert à vérifier les profils, groupes, coûts et responsabilités.

4Valider droits, profils et visibilité

Chemin : Collaborateurs > Login et droits des collaborateurs.

Contrôlez ensuite les profils, l'étendue de visibilité, les pages accessibles et les colonnes sensibles.

Le test doit se faire avec un vrai compte utilisateur, car l'administrateur ne révèle pas les limites vues par les équipes.

Contrôlez séparément le profil, l'étendue et la visibilité des prix de revient. Un profil « Associé », une étendue « Tout » et les prix de revient visibles ne satisfont pas le besoin restreint : corrigez chaque réglage puis refaites le test avec le compte métier.

Capture Tempolia : La matrice des droits définit les pages accessibles par profil. — La matrice des droits définit les pages accessibles par profil.

Capture Tempolia : Les logins collaborateurs relient chaque utilisateur à ses droits et profils applicatifs. — Les logins collaborateurs relient chaque utilisateur à ses droits et profils applicatifs.

Capture Tempolia : La matrice des droits par profil explique ce qui est visible, modifiable ou interdit. — La matrice des droits par profil explique ce qui est visible, modifiable ou interdit.

Capture Tempolia : Les droits d'un collaborateur combinent profil, étendue de visibilité et colonnes sensibles. — Les droits d'un collaborateur combinent profil, étendue de visibilité et colonnes sensibles.

5Fixer approbation et verrouillages

Chemin : Configuration > Options Générales.

Définissez les contrôles de saisie, l'approbation et les règles de verrouillage avant de lancer une saisie en volume.

Ces règles disent quand une ligne reste modifiable, quand elle doit être validée et quand elle devient une donnée de pilotage.

Capture Tempolia : Les options de validation et verrouillage sécurisent les temps et frais avant exploitation. — Les options de validation et verrouillage sécurisent les temps et frais avant exploitation.

Capture Tempolia : Les options de temps fixent les horaires, taux et contrôles appliqués aux lignes saisies. — Les options de temps fixent les horaires, taux et contrôles appliqués aux lignes saisies.

6Stabiliser tâches et frais

Chemin : Configuration > Codes frais, Configuration > Codes tâches facturables et Configuration > Codes tâches non facturables.

Les codes frais et tâches doivent guider la saisie sans transformer chaque ligne en libellé libre.

Séparez ce qui est facturable, non facturable ou refacturable afin que rapports, budgets et factures parlent le même langage.

Capture Tempolia : Les codes frais qualifient les dépenses, débours et refacturations possibles. — Les codes frais qualifient les dépenses, débours et refacturations possibles.

Capture Tempolia : Les tâches facturables pilotent la saisie des temps repris en facture. — Les tâches facturables pilotent la saisie des temps repris en facture.

Capture Tempolia : Les tâches non facturables isolent absences, interne et activités non refacturées. — Les tâches non facturables isolent absences, interne et activités non refacturées.

7Stabiliser facturation et TVA

Chemin : Configuration > Codes ventes, Configuration > Codes et taux TVA et Facturation > Modèles de facture.

Les codes ventes et TVA ne sont pas de simples libellés. Ils portent comptes, taux, comportements de facturation et cohérence comptable.

Les modèles de facture doivent être contrôlés avec les sociétés, les clients et les mentions attendues.

Capture Tempolia : Les codes ventes structurent les libellés, comptes, TVA et comportements de facturation. — Les codes ventes structurent les libellés, comptes, TVA et comportements de facturation.

Capture Tempolia : Les codes TVA doivent être cohérents avec les clients, les factures et les exports. — Le code valide 2, limité à un caractère, est visible avec le taux de 20 %. Le code fautif Z n’apparaît pas dans le référentiel et doit rester hors de l’import accepté.

Les modèles de facture pilotent présentation, logo, mentions et comportement du PDF.

8Contrôler clients, PA et caractéristiques

Chemin : Clients / Affaires > Clients et Configuration > Caractéristiques paramétrables.

La fiche client hérite de certains réglages, puis les précise : facturation, TVA, email, routage PA/eReporting et données obligatoires.

Les caractéristiques paramétrables doivent être utiles aux contrôles réels ; sinon elles créent du bruit dans les écrans.

Capture Tempolia : L’onglet facturation client porte modèle, TVA, délais, email et compte comptable. — L’onglet facturation client porte modèle, TVA, délais, email et compte comptable.

Capture Tempolia : Les champs PA et eReporting client conditionnent le routage et les contrôles externes. — Les champs PA et eReporting client conditionnent le routage et les contrôles externes.

Capture Tempolia : Les caractéristiques paramétrables adaptent Tempolia aux contrôles et colonnes utiles au cabinet. — Les caractéristiques paramétrables adaptent Tempolia aux contrôles et colonnes utiles au cabinet.

9Paramétrer coûts, prix et valorisation

Chemin : Collaborateurs > Historique des taux et rémunérations, Collaborateurs > Prix de vente collaborateur / affaire et Collaborateurs > Prix de vente des tâches / affaire.

Les coûts et prix expliquent les marges. Ils doivent être vérifiés avant d'analyser la rentabilité ou de facturer des temps.

Gardez une trace temporelle : un coût ou un prix valable aujourd'hui ne l'était pas forcément le mois précédent.

Si les tables par affaire sont vides, aucune surcharge spécifique par collaborateur/affaire ni par tâche/affaire n'y est définie. Recherchez alors la règle générale applicable et son historique avant d'expliquer un prix ou de calculer une marge.

Capture Tempolia : L’historique des rémunérations alimente les coûts collaborateurs et les analyses de marge. — L’historique des rémunérations alimente les coûts collaborateurs et les analyses de marge.

Table Tempolia vide des prix de vente par collaborateur et affaire — Aucune surcharge collaborateur/affaire n’est renseignée ici. Recherchez ensuite la règle générale et sa date d’effet.

Table Tempolia vide des prix de tâches à la quantité par affaire — Aucune surcharge tâche/affaire n’est renseignée ici. Recherchez ensuite la règle générale applicable.

10Relire les rapports de contrôle

Chemin : Outils > Rapports / Editions.

Après paramétrage, utilisez un rapport pour vérifier le résultat réel : droits visibles, colonnes, comptes, TVA, valorisation et filtres.

Un paramétrage n'est terminé que quand il produit un écran métier cohérent pour les utilisateurs concernés.

Capture Tempolia : Les rapports et éditions demandent un périmètre, des colonnes et des regroupements lisibles. — Les rapports et éditions demandent un périmètre, des colonnes et des regroupements lisibles.

Ordre de mise en service et lecture précise des droits

Créer les dépendances dans le bon ordre

Créez les activités, sociétés et référentiels communs avant les dossiers.
Créez les groupes avant les collaborateurs qui doivent y être rattachés.
Créez les familles de clients avant les clients, puis les clients avant leurs affaires. Une affaire reprend le contexte du client, mais ses responsables, son activité, sa société et ses règles de facturation doivent être relus.
Stabilisez tâches, frais, codes ventes, TVA et modèles avant les premières saisies réelles.
Terminez par les profils et droits, puis testez le parcours complet avec un utilisateur représentatif.

Un droit combine trois niveaux

Dans Login et droits des collaborateurs, ne lisez jamais le profil seul. Contrôlez ensemble :

Le profil, dont le nom est paramétrable, détermine les pages et actions autorisées.
L’étendue des droits limite les temps et frais, puis les autres écrans, au collaborateur, à son groupe, à son secteur si cette dimension est activée, à sa société ou à tous.
Les colonnes et actions sensibles autorisent séparément l’accès direct au détail des temps, l’affichage des prix de revient, des prix de vente, des quantités et des indicateurs Exceptionnel ou Facturé.

Deux utilisateurs ayant le même profil peuvent donc obtenir des résultats différents si leur étendue, leur groupe, leur société ou leurs colonnes visibles diffèrent.

Verrouiller sans faire disparaître l’historique

Une ligne approuvée, une période verrouillée, une affaire terminée ou une ligne déjà rattachée à une facture peut rester consultable tout en devenant non modifiable. Le bon réflexe n’est pas de supprimer la donnée : identifiez le verrou, corrigez en amont si c’est encore permis, ou utilisez l’action métier de réouverture avec les droits requis.

Avant de continuer

Tester un compte administrateur et un compte utilisateur métier.
Vérifier qu'un code devenu obsolète est désactivé plutôt que supprimé s'il a servi.
Contrôler les verrouillages avant de valider une période.
Noter les choix qui ont un impact comptable ou sur la facturation.

Mise en pratique

Créez un scénario simple : un collaborateur saisit un temps facturable sur une affaire, puis vérifiez que ses droits, sa tâche, son prix et le code vente produisent une ligne exploitable.

1. Sur une feuille, listez pour le collaborateur choisi les pages autorisées, le périmètre de dossiers et les colonnes sensibles. Dans la matrice des droits et la fiche du collaborateur, contrôlez ensuite chaque règle et notez tout écart.
La matrice cible autorise la saisie sur les dossiers du groupe et masque les prix de revient. Si le coût reste visible ou si l'étendue vaut « Tout », notez l'écart, corrigez le réglage autorisé et refaites le test avec le compte métier.
Si ce n’est pas le cas, séparez profil, étendue, groupe, société et colonnes ; le nom du profil seul n'explique pas le résultat.
2. Connectez-vous avec le compte métier choisi, cherchez une affaire de votre abonnement qui doit lui être accessible et ouvrez l'éditeur de temps. Ne déduisez pas ce résultat depuis la session administrateur.
L'affaire et la tâche choisies sont proposées, tandis que les données de coût interdites restent invisibles.
Si ce n’est pas le cas, vérifiez login rattaché, profil effectif, groupe, société, état de l'affaire et activation de la tâche.
3. Si vous êtes autorisé à enregistrer, saisissez une ligne de temps facturable sur l'affaire choisie ; sinon, ouvrez une ligne existante en lecture seule. Contrôlez successivement la tâche, une éventuelle surcharge par affaire, la règle générale datée réellement applicable, le code vente et le code TVA à un caractère. Une table pvcolaff vide indique seulement qu'aucune exception n'y est définie.
Une seule ligne, sur le bon dossier, porte la tâche attendue, un prix explicable depuis une source distincte, un code vente cohérent et un code TVA à un caractère.
Si ce n’est pas le cas, recherchez la première rupture de la chaîne tâche → tarif daté → code vente → TVA, au lieu de corriger seulement le résultat final.
4. Contrôlez les options de validation et de verrouillage, puis tentez avec le compte métier de modifier une ligne d'une période verrouillée et une ligne d'une période autorisée.
L'historique verrouillé reste consultable mais non modifiable ; la période ouverte suit le circuit d'approbation prévu.
Si ce n’est pas le cas, contrôlez date de ligne, portée du verrou, statut d'approbation et privilège de réouverture.

Conservez la phrase de besoin, les réglages retenus et le résultat obtenu avec le compte métier. Vous pourrez ainsi reprendre le paramétrage plus tard sans repartir de zéro.

Erreurs à éviter

Donner des droits trop larges pour aller vite.
Créer plusieurs codes qui portent presque le même sens.
Modifier les comptes ou TVA sans vérifier les factures et exports déjà produits.
Oublier les options de validation ou de verrouillage avant le démarrage.

À retenir

Le paramétrage doit être pensé comme une protection pour l'utilisateur : moins d'ambiguïté au moment de saisir, moins de corrections au moment de facturer.

Vous pouvez maintenant

Je sais construire un socle de paramétrage cohérent.
Je sais relier droits, collaborateurs et visibilité des données.
Je sais contrôler l'impact d'un référentiel dans les écrans métier.

Approfondissement métier

Droits et visibilité

Les droits ne définissent pas seulement l'accès à une page. Ils peuvent aussi limiter les sociétés, clients, affaires, colonnes sensibles, prix de revient ou prix de vente visibles.

Référentiels

Les codes ventes, TVA, tâches et frais doivent être peu nombreux, explicites et reliés aux usages réels. Un référentiel trop fin devient difficile à saisir ; trop large, il rend les analyses imprécises.

Verrouillage

Le verrouillage sécurise les périodes validées. Il évite qu'une correction tardive modifie des chiffres déjà contrôlés, facturés ou exportés.

Prendre de la hauteur

Un accès bien réglé permet au collaborateur de travailler sur ses dossiers sans afficher les coûts ni rouvrir une période verrouillée.

Quand son rôle change, reprenez simplement son profil, son groupe, son périmètre et les colonnes sensibles, puis vérifiez le résultat avec son compte. Gardez ces réglages avec la demande d'accès pour les retrouver facilement.