Comprendre Factur-X, facture électronique et données client obligatoires
Objectif. Comprendre Factur-X, facture électronique et données obligatoires afin de produire des documents lisibles, structurés, routables et contrôlables.
Comprendre le principe
Factur-X combine un PDF lisible et un XML structuré. Les deux doivent raconter la même facture.
La facture électronique met en lumière des données autrefois tolérées dans un PDF : SIRET, pays, TVA, adresse, routage, échéance, mode de règlement et lignes.
Ce que vous saurez faire
- Expliquer la différence entre PDF, XML embarqué, Factur-X, PA et eReporting.
- Identifier les données client et société obligatoires.
- Relier une donnée Tempolia à ce qui sera porté dans le XML.
- Contrôler une facture avant dépôt.
- Suivre statuts, règlements et corrections.
Parcours dans Tempolia
Suivez les étapes dans cet ordre. Chaque étape indique l'écran à ouvrir, le contrôle à faire et la raison métier du contrôle.
1Partir du journal des ventes
Chemin : Facturation > Factures et Facturation > Factures à valider.
Le journal des ventes relie facture, statut, émission, envoi et suivi.
Les factures à valider restent l'endroit où contrôler avant émission définitive.
2Relier PDF lisible et XML embarqué
Chemin : Facturation > Modèles de facture et Outils > Envoi vers PA / eReporting.
Le PDF reste la pièce lisible par l'utilisateur ; le XML embarqué porte les mêmes données sous forme structurée.
Le profil Factur-X et le format XML doivent correspondre au flux attendu par la PA. Une anomalie de SIRET, TVA, pays, ligne ou échéance peut bloquer une facture même si le PDF semble correct.
Le cockpit déclenche les actions, mais le contrôle porte d'abord sur le lien entre données Tempolia, PDF et XML.
- PDF : facture lisible avec vendeur, acheteur, lignes, TVA, total et échéance.
- XML embarqué : mêmes montants, mêmes identifiants vendeur/acheteur et mêmes lignes structurées.
- Profil : profil Factur-X prévu par le modèle de facture.
- Anomalie typique : SIRET client absent dans Tempolia, donc absent ou invalide dans le XML.
- Correction : corriger la fiche client puis régénérer ou relancer le flux selon l'état de la facture.
3Lire les historiques
Chemin : Outils > Historique PA / eReporting.
L'historique des factures et flux eReporting permet de suivre dépôt, statut, rejet et correction.
Un rejet doit être relié à une cause : donnée client, facture, TVA, routage, format ou statut.
4Vérifier les données client
Chemin : Clients / Affaires > Clients.
La fiche client donne l'acheteur : identité, adresse, pays, SIRET, TVA, email, routage PA/eReporting et conditions de facturation.
Les identifiants client alimentent directement le XML et les contrôles externes.
- Nom client : AGAPE SAS.
- SIRET : identifiant de l'acheteur dans le XML.
- Adresse : adresse acheteur structurée.
- Code TVA : taux et catégorie de taxe des lignes.
- Échéance : date de paiement attendue reprise depuis la facture.
5Vérifier société, codes et modèle
Chemin : Configuration > Sociétés, Configuration > Codes ventes, Configuration > Codes TVA et Facturation > Modèles de facture.
La société émettrice, les codes ventes, la TVA et le modèle construisent le PDF et le XML.
Un PDF correct ne suffit pas si le XML contient une donnée absente ou incohérente.
- Société DEMO1 : SIRET, TVA et adresse vendeur.
- Code vente HONO : libellé, compte et comportement de TVA.
- Code TVA TVA20 : taux et catégorie attendus.
- Modèle Factur-X : PDF lisible et génération du XML activée.
- Test : produire une facture à valider et comparer les données visibles avec les données structurées.
6Contrôler exports et règlements
Chemin : Outils > Export des factures, Facturation > Règlements et Facturation > Mouvements clients.
L'export comptable, les règlements et mouvements clients complètent le cycle de la facture.
La facture électronique doit rester traçable jusqu'au paiement et au solde client.
7Analyser le suivi final
Chemin : Outils > Rapports et éditions et Outils > Historique PA / eReporting.
Les rapports et historiques permettent de vérifier les pièces, statuts, règlements et éventuelles corrections.
C'est la combinaison PDF, XML, statut et compte client qui donne une facture électronique maîtrisée.
Contrôles à faire avant de passer à la suite
- Contrôler vendeur, acheteur, pays, TVA, SIRET, adresse et routage.
- Vérifier lignes, totaux, échéance, mode de règlement et devise.
- Identifier le profil ou format Factur-X attendu.
- Comparer PDF lisible et données structurées.
- Lire les statuts après dépôt.
Mise en pratique
Prenez une facture émise. Retrouvez le PDF, les données client, les codes TVA, le flux PA/eReporting et le règlement ou solde associé.
Erreurs à éviter
- Penser qu'un PDF lisible suffit.
- Corriger la présentation sans corriger le XML.
- Oublier les données client obligatoires.
- Traiter un rejet sans lire l'historique.
Le saviez-vous ?
La facture électronique ne rend pas la donnée plus complexe ; elle rend simplement visible ce qui devait déjà être juste.
Ce que j’ai appris avec cette formation
- Je sais expliquer Factur-X et la facture électronique.
- Je sais identifier les données obligatoires.
- Je sais suivre une facture depuis validation jusqu'au statut et au règlement.
Approfondissement métier
PDF et XML
Le PDF est lu par l'humain, le XML par les logiciels. Les deux doivent porter la même facture : vendeur, acheteur, lignes, TVA, totaux, échéance et profil Factur-X.
Anomalie structurée
Une erreur de donnée structurée peut être invisible dans la présentation du PDF. Il faut revenir à la donnée Tempolia qui l'alimente : client, société, code TVA, code vente, modèle ou règlement.
Cycle complet
Une facture électronique ne s'arrête pas au dépôt : statut, rejet, correction, paiement et export comptable font partie du suivi.