Comprender Factur-X, la factura electrónica y los datos obligatorios del cliente

Comprobaciones separadas

PDF y XML describen iguales partes, líneas, impuestos, totales y vencimiento. Validación técnica, transmisión y cobro son controles separados. Revise sociedad, el cliente elegido, IVA, código de venta y modelo en origen.

Construir la tabla de diez campos sin inventar el XML

Prepare una tabla con una fila para número de factura, fecha de emisión, moneda, vendedor, comprador, descripción de línea, base imponible, IVA, total bruto y vencimiento. En la columna PDF copie exactamente lo que lee en la factura elegida e indique la página o zona visual. En la columna XML escriba no disponible en el perímetro seleccionado hasta obtener un fichero CrossIndustryInvoice auténtico asociado a la misma factura. Añada una tercera columna con la fuente Tempolia prevista: sociedad emisora, ficha del cliente elegido, línea de factura, código de venta, código IVA, condición de pago o modelo.

Si no puede recuperar el XML, deje la columna vacía y anote el mensaje obtenido. Así no confundirá un valor esperado con un valor realmente leído. No copie valores del PDF en la columna XML, no los deduzca de una leyenda y no fabrique una página about:blank. Cuando disponga del XML real, anote para cada dato el nombre del elemento o ruta utilizada y compare su significado. Un identificador puede estar bien formado y, sin embargo, designar a una entidad jurídica equivocada.

Reconciliar importes, impuestos y redondeos

La factura real observada tiene el total bruto realmente mostrado, pero el ejercicio no debe suponer la base ni el tipo. Recupérelos del documento emitido, sume base e IVA y compruebe que el resultado coincide con el bruto. Si hay varias categorías de IVA, reconcilie por separado cada base imponible, porcentaje e importe, y después el total. Controle moneda, precisión decimal y redondeo en la línea, el desglose fiscal y el documento.

No borre manualmente una diferencia de un céntimo. Anote la fórmula observada y determine si procede de cantidad, precio unitario, descuento, cargo, redondeo por línea o resumen del impuesto. Confirme la regla siguiendo su procedimiento contable. En el futuro XML, repita la misma reconciliación con los valores estructurados. Un archivo técnicamente válido que contiene 299,99 EUR no describe el PDF con el total bruto realmente mostrado y no puede declararse coherente.

Relacionar cada dato obligatorio con su fuente autorizada

Los datos del vendedor proceden normalmente de la sociedad emisora: razón social, dirección, país, identificadores legales y número de IVA. Los del comprador proceden del cliente elegido: identidad jurídica, dirección de facturación, país, SIRET, número de IVA y datos de encaminamiento cuando corresponda. Los valores comerciales proceden de líneas, códigos de venta, cantidades y unidades. Categoría y tipo de IVA proceden de la referencia fiscal aplicada. Moneda, fechas, condiciones y banco dependen de la factura y su configuración.

Marque cada fuente como presente, ausente, incoherente o no aplicable y asigne un responsable. Un operador puede comprender un PDF aunque falte un identificador estructurado indispensable para el procesamiento automático. A la inversa, un campo rellenado únicamente para superar una validación no es fiable si identifica a la parte equivocada. Corrija el dato de origen y vuelva a generar; no modifique el fichero final a mano.

Árbol de decisión

• Identificación del emisor incorrecto: deténgase y haga corregir la ficha de la sociedad mediante el proceso habitual.
• Datos del cliente elegido incorrectos: corrija la ficha autorizada y conserve el estado anterior.
• Línea errónea antes de emitir: corrija el borrador y regenere.
• Documento emitido erróneo: use el flujo fiscal aprobado; no sustituya el original.
• Categoría IVA dudosa: obtenga una decisión contable o fiscal antes de una nueva emisión.

Comprobar un XML Factur-X auténtico

Use la factura elegida y la función real de extracción de su XML embebido o asociado. Si el fichero no está disponible, revise con su administrador el modelo usado al emitir y el modo de generación, sin crear una factura nueva durante la formación. Cuando el XML auténtico sea accesible, compruebe raíz, espacios de nombres y perfil CrossIndustryInvoice antes de compararlo con el PDF.

La validez técnica es solo una capa. Repita la comparación semántica de los diez campos y amplíela a cantidades, unidades, descuentos, cargos, categorías de IVA, totales y condiciones de pago. Solo después pruebe el envío por el canal configurado y conserve acuse e historial. PDF, XML, historial y export deben llevar la misma referencia de factura.

Interpretar fallos

• Sin XML: falló un requisito de modelo o generación; coherencia no probada.
• XML ilegible: conserve archivo y error, sin reescribirlo a mano.
• Esquema válido, importe distinto: falla fuente o transformación.
• PDF y XML coinciden, pero se rechaza el envío: revise identificadores, red y respuesta de plataforma.
• Historial vacío: no consta ninguna transmisión.

Separar documento, transporte, contabilidad y cobro

Trabaje por orden: compruebe factura y PDF/XML, valide el XML, lea el historial de la plataforma y compare después export contable y cobro. No traslade el estado de una etapa a las demás.

Cree una cronología con columnas: emitida, PDF conservado, XML conservado, informe técnico, enviada, recibida, aceptada o rechazada, contabilizada, pagada y punteada. En el perímetro seleccionado complete únicamente los valores y estados realmente disponibles. Si XML o transmisión no aparecen, deje sus columnas vacías.

Esta separación orienta la investigación: SIRET ausente es dato fuente; XML mal formado es generación; destinatario desconocido suele ser encaminamiento; cuenta rechazada pertenece a configuración contable; saldo abierto pertenece a seguimiento de cobro. Envíe la incidencia al propietario correcto en lugar de cambiar repetidamente el texto de factura.

Preparar los datos para repetir la comprobación

Registre base, usuario autorizado, modelo, factura elegida, cliente elegido, expediente elegido, bruto realmente mostrado, fecha y método de búsqueda XML. Conserve el documento observado y el mensaje exacto obtenido durante la búsqueda del XML; si falta el fichero, anote el requisito que debe resolver. Indique qué nueva factura de ensayo se generará, quién la autoriza, qué fuentes se revisarán, qué extractor se utilizará y qué resultados permitirán concluir.

Repita el recorrido sin enlace directo: localice la factura elegida, relea los diez valores PDF y obtenga el mismo XML o el mismo mensaje de error. Conserve únicamente conclusiones basadas en contenido observado: un historial vacío no es un éxito y un valor previsto no es un valor leído. Anote factura, modelo y ruta para poder repetir el control sin suposiciones.

Investigar desde el síntoma hasta la causa

Si no aparece el XML, empiece por el modelo aplicado a la factura y por la capacidad real del entorno para producir Factur-X. Después compruebe si el PDF examinado es el documento final o una vista previa. Si existe XML pero falta un dato, vuelva a la ficha o referencia que debe alimentarlo. Si el dato fuente es correcto y el XML no, revise la regla de transformación y anote el punto donde aparece la diferencia. Si PDF y XML coinciden pero la plataforma rechaza, conserve el código y el mensaje exactos y no altere importes sin justificación.

Si no se extrae CrossIndustryInvoice, anote el mensaje obtenido y revise el modelo usado al emitir y el modo de generación. No escriba “Factur-X incorrecto” sin saber si el problema procede del modelo, del acceso al fichero o de su estructura.

Convertir el aprendizaje en control operativo

Para cada factura que debería ser Factur-X, supervise como mínimo: modelo seleccionado, PDF presente, XML presente, resultado técnico, coherencia semántica, estado de envío, respuesta externa y responsable de anomalía. Revise una muestra incluso entre las facturas aceptadas, porque una aceptación técnica no garantiza por sí sola la corrección comercial. Para cada rechazo conserve código, mensaje, fichero enviado, decisión, corrección y nuevo intento.

Automatice extracción, validación y detección de diferencias cuando las herramientas lo permitan, pero deje a la persona responsable las decisiones sobre identidad jurídica, fiscalidad, corrección de documentos emitidos e interpretación de rechazos. El objetivo no es multiplicar archivos: es poder explicar para una factura concreta qué dato procede de qué fuente, qué fichero se transmitió y qué información sigue pendiente.