Exporter en comptabilité et contrôler les écritures
Objectif. Exporter factures, règlements, frais et mouvements en comptabilité en contrôlant les écritures, le périmètre, les comptes, la TVA et les totaux.
Avant de commencer : choisissez une facture de votre abonnement
Cette formation se fait avec vos propres données Tempolia. Vous utiliserez une facture existante pour apprendre le parcours réel, puis un petit exemple fictif pour vérifier les mécanismes débit-crédit sans mélanger les deux.
Pré-requis
- Choisissez la société émettrice que vous êtes autorisé à consulter.
- Choisissez un client et une facture émise comportant de la TVA ; si un règlement existe pour cette facture, utilisez-le aussi.
- Vérifiez que vous pouvez consulter le journal des ventes, les règlements, les codes ventes, les codes TVA et les écrans d’export comptable.
- Notez avant de changer d’écran : numéro de facture, date, client, montant HT, TVA, TTC, état de règlement et période comptable.
- Si votre rôle n’autorise pas la génération d’un fichier ou si le téléchargement déclenche un import automatique, restez en lecture et notez les paramètres à utiliser. L’exercice reste valable sans lancer l’export.
Petit exemple chiffré pour comprendre l’équilibre
Sur une feuille, prenez le cas fictif ALPHA CONSEIL : la facture F2026-201 contient 1 000,00 € HT de conseil, 200,00 € de TVA et 1 200,00 € TTC. L’écriture de vente attendue est un débit de 1 200,00 € sur 411ALPHA, un crédit de 1 000,00 € sur 706100 et un crédit de 200,00 € sur 445710. Le règlement fictif VIR-201 donne un débit de 1 200,00 € sur 512000 et un crédit de 1 200,00 € sur 411ALPHA. Le compte 445710 de cet exemple suppose que la TVA est exigible sur les débits, donc comptabilisée avec la facture. Pour une société à la TVA sur les encaissements, le moment et le compte utilisés pour la TVA diffèrent : reprenez le code TVA et le paramétrage comptable de votre société au lieu de recopier 445710.
Les deux écritures sont équilibrées et le cumul de 411ALPHA est nul. Ces références et ces montants servent uniquement à apprendre le calcul : ne cherchez pas ALPHA, F2026-201 ou VIR-201 dans Tempolia et ne remplacez jamais les valeurs de votre facture par celles de l’exemple.
Minutage proposé — total 60 minutes
- 8 min : choisir la facture, relever ses sources, ses comptes et sa période.
- 12 min : repérer les paramètres de l’export des ventes et, si vous y êtes autorisé, générer le fichier.
- 12 min : lire ou reconstituer l’écriture de la facture choisie ligne par ligne.
- 12 min : lire ou reconstituer l’écriture de son règlement, s’il existe.
- 10 min : rapprocher journal, rapport, règlement et fichier réellement disponible.
- 6 min : diagnostiquer un compte erroné et formaliser les contrôles.
Contrôles à refaire
- Sur la feuille, F2026-201 et VIR-201 totalisent chacun 1 200,00 € au débit comme au crédit, et le cumul de 411ALPHA est nul.
- Dans votre abonnement, vous savez remonter de la facture choisie au client, au code vente, au code TVA et aux paramètres qui alimentent l’export, en conservant ses montants réels.
- Vous distinguez un écran de configuration, une pièce source, un fichier généré et un retour d’import : aucun de ces éléments ne remplace les autres.
Comprendre le principe
L'export comptable est la conséquence des données métier : factures, règlements, frais, mouvements, codes ventes, TVA, sociétés et clients.
On ne corrige pas un export en bout de chaîne sans vérifier la donnée qui a produit l'écriture.
Ce que vous saurez faire
- Choisir le bon export comptable.
- Contrôler factures, règlements, frais et mouvements avant transmission.
- Vérifier comptes, TVA, journaux et périodes.
- Garder les références et les totaux qui permettent de retrouver chaque export.
Parcours dans Tempolia
Suivez les étapes dans cet ordre. Chaque étape indique l'écran à ouvrir, le contrôle à faire et la raison métier du contrôle.
1Exporter ventes et règlements
Chemin : Outils > Export des factures en comptabilité et Outils > Export des règlements en compta..
Commencez par distinguer les écritures de ventes et les écritures de règlements.
L’export des factures porte la vente ; l’export des règlements porte l’encaissement. Rapprochez-les par référence client et montant sans les confondre.
2Exporter frais et mouvements clients
Chemin : Outils > Export des frais en comptabilité et Outils > Export des mouvements en compta..
Les frais et mouvements clients ont leur propre périmètre, leurs comptes et leurs contrôles.
Traitez chaque famille séparément pour éviter de mélanger une dépense, un paiement et une écriture de compte client.
3Contrôler les pièces sources
Chemin : Facturation > Factures, Facturation > Règlements et Facturation > Mouvements clients.
Avant export, relisez les pièces sources : factures émises, règlements, mouvements de lettrage et soldes.
Un export comptable doit refléter des pièces contrôlées, pas seulement visibles.
4Vérifier sociétés, comptes et TVA
Chemin : Configuration > Sociétés, Configuration > Codes ventes, Configuration > Codes et taux TVA et Clients / Affaires > Clients.
Les comptes et TVA viennent des sociétés, clients, codes ventes et codes TVA.
Une écriture incorrecte révèle souvent un référentiel incomplet.
5Contrôler modèles, budgets et validation
Chemin : Facturation > Modèles de facture, Facturation > Budgets de facturation par mois et Facturation > Factures à valider.
Le modèle et les budgets influencent la préparation, mais seules les factures validées doivent rejoindre les exports de ventes.
Vérifiez ce qui est encore à valider avant de conclure qu'une facture manque à l'export.
6Suivre les flux externes
Chemin : Outils > Historique PA / eReporting.
Les flux PA/eReporting et les règlements transmis peuvent expliquer des écarts de statut ou de période.
Quand votre logiciel comptable renvoie un compte rendu d’import, rattachez-le au fichier concerné.
7Rapprocher avec rapports et TCD
Chemin : Outils > Rapports / Editions et Outils > Tableaux croisés dynamiques.
Les rapports et tableaux croisés servent à rapprocher les totaux exportés avec les sources.
Choisissez les mêmes périodes, sociétés et filtres avant de comparer les montants.
8Conserver les paramètres de l’export
Chemin : Clients / Affaires > Clients, Clients / Affaires > Affaires et Outils > Historique d'actions effectuées.
Conservez avec le fichier la société, la période, les filtres et les totaux utilisés.
Les fonctions NF525 ont leur propre finalité ; ne confondez pas un écran de conformité avec le contenu d’un export comptable.
Paramétrer puis exécuter un export comptable fiable
- Choisissez le logiciel destinataire. Tempolia propose de nombreux formats comptables ; retenez celui attendu par le dossier comptable et ne modifiez pas manuellement la structure du fichier après génération.
- Paramétrez les journaux et libellés. Définissez journal de ventes, journal de banque ou de frais, règles de centralisation, libellés, auxiliaires et options propres au format. Enregistrez ce paramétrage avant la première période réelle.
- Complétez les comptes sources. Contrôlez comptes clients, banques, TVA et codes ventes. Pour les frais, vérifiez aussi les comptes des collaborateurs ou correspondants concernés et les comptes associés aux codes frais.
- Séparez les flux. Lancez ventes, règlements, frais et mouvements clients avec leurs écrans respectifs. Pour chaque export, fixez société, période, journal et statut de transfert ; ne mélangez pas plusieurs familles pour obtenir un seul fichier plus commode.
- Contrôlez avant téléchargement. Comparez nombre de pièces, bases HT, TVA, TTC et total des règlements avec le journal ou le rapport source. Si un compte manque, corrigez le référentiel Tempolia puis régénérez.
- Téléchargez le fichier. Sur le web, le résultat est un téléchargement du navigateur ; les chemins de dossier et boutons de sauvegarde décrits dans l’ancienne version Windows ne s’appliquent plus.
- Intégrer le fichier sans créer de doublon. Conservez fichier, période, société, format, total et résultat d’intégration. En cas de rejet, notez la ligne et le motif avant correction.
- Maîtrisez la réexportation. Vérifiez si les écritures ont déjà été importées et si Tempolia les considère transférées. Ne relancez jamais une période entière sans stratégie de doublons validée avec la comptabilité.
Avant de continuer
- Contrôler période, société, journal et format.
- Comparer le total exporté au journal ou au rapport source.
- Vérifier comptes et TVA avant de corriger un export.
- Ne pas réexporter sans savoir si l'écriture a déjà été intégrée.
Mise en pratique
À partir des valeurs déjà relevées, suivez la facture choisie jusqu’aux écrans qui alimentent l’export. Gardez séparément la feuille ALPHA pour vérifier vos calculs débit-crédit. Vous ne produisez un fichier que si vos droits et votre procédure comptable l’autorisent.
- Tracez un tableau avec les colonnes pièce, compte, libellé, débit et crédit. Saisissez les trois lignes de F2026-201 puis les deux lignes de VIR-201. Totalisez chaque écriture et le compte 411ALPHA.
- Dans le journal des ventes, retrouvez la facture choisie. Relevez son client, son affaire si elle en possède une, son numéro, son HT, sa TVA et son TTC réels ; ne leur appliquez pas les 1 200,00 € du cas fictif.
- Depuis cette facture, repérez le compte client, le code vente, le code TVA et les paramètres d’export. Notez les valeurs disponibles sans affirmer qu’elles ont produit un fichier.
- Ouvrez les écrans d’export des factures et des règlements. Décrivez le format, la société, la période et les journaux à choisir. Si aucun jeu de test autorisé n’est prêt, arrêtez-vous ici et rédigez le plan de génération.
- Si vous êtes autorisé à générer des fichiers, exportez séparément la facture choisie et son règlement, conservez les fichiers originaux et isolez leurs lignes. Sinon, décrivez précisément les paramètres et les contrôles à réaliser, sans lancer l’export ni importer quoi que ce soit automatiquement en comptabilité.
- Comparez alors les comptes et totaux de la feuille avec le fichier, puis rapprochez nombre de pièces, journal et rapport. Sans le fichier généré, il est impossible de conclure que cette étape a réussi.
À la fin, vérifiez ces points
- La feuille porte le débit 411ALPHA de 1 200,00 €, les crédits 706100 de 1 000,00 € et 445710 de 200,00 €, puis le débit 512000 et le crédit 411ALPHA de 1 200,00 €.
- Les deux écritures calculées sont équilibrées et le cumul synthétique de 411ALPHA est nul.
- Le relevé décrit la facture choisie avec ses propres valeurs et ne la présente pas comme F2026-201.
- Si aucun fichier n’a été généré, arrêtez la comparaison au paramétrage : vous pourrez reprendre l’exercice lorsqu’un export autorisé sera disponible.
Si le résultat vous surprend
- Débit et crédit ne sont pas égaux sur la feuille : recherchez un signe erroné, une ligne de TVA oubliée ou une ligne affectée au mauvais côté.
- Le produit part sur un autre compte dans un fichier de recette : contrôlez le code vente source avant de régénérer.
- Le compte client ne s’annule pas : vérifiez le tiers, le montant et le lettrage du règlement choisi dans votre abonnement, puis refaites séparément le calcul fictif de VIR-201.
- Une pièce manque ou apparaît deux fois : contrôlez son état, la période et l’historique avant toute nouvelle génération.
- L’écran paraît correct mais aucun fichier n’est disponible : utilisez l’écran pour vérifier le paramétrage, puis reprenez le contrôle lorsque le fichier généré sera disponible.
Repères pour refaire l’exercice
- Voir le paramétrage et Voir les pièces sources pour repérer le paramétrage et les pièces sources des ventes.
- Voir le paramétrage de l’export des règlements et Voir les règlements à exporter.
- Voir le journal des ventes et Voir le rapport à rapprocher ; comparez-les ensuite au fichier réellement généré.
Erreurs à éviter
- Exporter des factures à valider.
- Corriger un fichier exporté sans corriger le code source.
- Changer un compte de code vente sans vérifier l'historique.
- Réexporter une période déjà importée en comptabilité sans contrôle.
À retenir
Un export réussi est silencieux parce que le contrôle a été fait avant : période, société, pièces, comptes, TVA, format.
Vous pouvez maintenant
- Je sais choisir et contrôler un export comptable.
- Je sais remonter aux référentiels qui produisent les écritures.
- Je sais retrouver le périmètre exporté dans les rapports et les historiques.
Approfondissement métier
Ventes
Les exports de ventes reposent sur les factures validées et les codes ventes.
Règlements
Les exports de règlements reposent sur les paiements, banques, dates et lettrages.
Frais et mouvements
Les frais et mouvements doivent rester liés aux collaborateurs, clients, affaires et comptes concernés.
Prendre de la hauteur
L’export comptable n’est pas une conversion de fichier isolée : il constitue le dernier maillon d’une chaîne qui commence dans les référentiels, passe par les pièces validées et se termine par une écriture équilibrée et rapprochée.
- Conservez avec chaque export son périmètre, ses paramètres, les totaux source et, s’il existe, le compte rendu d’import.
- Si une donnée est fausse, corrigez-la dans Tempolia puis régénérez le fichier au lieu de retoucher une ligne à la main.
- Avant de relancer un export, vérifiez toujours si le premier fichier a déjà été intégré.
Une intégration est fiable lorsque chaque débit et crédit s’explique et que le nombre de pièces exportées correspond au journal, sans omission ni doublon.
Refaites le parcours sans aide
- 8 min : feuille et comptes.
- 12 min : paramètres de vente.
- 12 min : écriture de vente.
- 12 min : écriture de règlement.
- 10 min : sources et fichier disponible.
- 6 min : diagnostic.
- 1. Équilibrer sur feuille la vente et le règlement synthétiques.
- 2. Retrouver la facture choisie et relever ses valeurs réelles sans lancer d’export.
- 3. Dire pour chaque élément s’il provient d’une pièce, d’un écran, d’un fichier généré ou d’un retour d’import.
- La feuille totalise 1 200,00 € de chaque côté pour la vente et pour le règlement.
- Le cumul de 411ALPHA est nul dans le cas calculé, sans être présenté comme le solde réel de votre client.
- Sans fichier généré, contrôlez le paramétrage et les calculs sur feuille, mais remettez le rapprochement du fichier à plus tard.