Importer des règlements et contrôler le lettrage client

Objectif. Importer ou saisir des règlements, contrôler le lettrage client, traiter les écarts et conserver des données exploitables pour relances, PA/eReporting et exports comptables.

ProfilComptabilitéNiveauAvancéTypeContrôleDurée estimée55 minDonnées manipuléesFichiers de règlements, mouvements clients, lettrage, soldes, banques, contrôles avant import

Avant de commencer : préparez les correspondances de votre abonnement

Les fichiers fournis servent à contrôler le format, les anomalies et l’aperçu ; ils ne sont pas prêts à importer. Avant tout import autorisé, relevez dans votre abonnement la société, le mode de règlement, la banque, deux clients, leurs références de factures ouvertes et les montants correspondants. Travaillez sur une copie du CSV et remplacez tous ces codes et montants de l’exemple par les valeurs réelles. Si vous n’êtes pas autorisé à créer des règlements, faites le contrôle et la correspondance puis arrêtez-vous avant validation.

Vous pouvez continuer lorsque société, mode, banque et clients du fichier correspondent exactement à des référentiels actifs de votre abonnement.

Fichier d’exemple à contrôler

Téléchargez le lot à contrôler et gardez le lot accepté pour le rapprochement final. Le premier fichier contient trois situations datées du 20/07/2026 : VIR-101, 1 200,00 € pour le code client CLIENT01 (client fictif CLIENT01 CONSEIL) et FACT-101 ; VIR-102, 400,00 € pour CLIENT02 et FACT-102 de 600,00 € ; VIR-103, 250,00 € avec le client inconnu ZZ999. Une quatrième ligne répète volontairement VIR-101. Dans le fichier d’exemple, le calcul donne un règlement exact soldant FACT-101, un règlement partiel laissant 200,00 € sur FACT-102, et aucune création silencieuse pour la ligne inconnue ou le doublon. Les valeurs 001, 05, 1 200,00 €, 400,00 € et 200,00 € servent uniquement à vérifier le calcul de cet exemple ; utilisez ensuite les valeurs de votre propre fichier.

Colonne du CSV	Champ Tempolia	Contrôle avant import
societe	Société	Code 001 dans le fichier — à remplacer par le code de votre société
mode	Mode de règlement	Code 05 — titre Virement
banque	Banque	BNK01 dans le fichier d’exemple — à remplacer par une banque active de votre abonnement
date	Date de création	20/07/2026
reference	N° de pièce	VIR-101 à VIR-103, uniques dans l’historique
client	Client	Code CLIENT01, CLIENT02 ou ZZ999
facture	Non importé	Repère conservé dans le fichier de contrôle pour le lettrage après import
montant	TTC	Montant positif rapproché du relevé

Prérequis et données à préparer

Dans votre copie de travail, les codes société, banque et mode sont remplacés par ceux qui sont actifs dans votre abonnement.
Pour un import autorisé de la copie adaptée, les deux factures réelles sélectionnées sont émises et ouvertes ; sinon, limitez-vous au contrôle, à l’aperçu et aux calculs du fichier d’exemple.
Le fichier original est conservé hors modification pour pouvoir expliquer chaque correction.
Le fichier d’exemple est identifiable par ses références VIR-101 à VIR-103 ; votre copie de travail utilise les codes réels de votre abonnement.

Minutage proposé — total 55 minutes

8 min — contrôler les factures et le solde initial.
12 min — charger le fichier et renseigner la correspondance.
12 min — isoler client inconnu, doublon et règlement partiel.
10 min — importer le lot corrigé et vérifier les lignes créées.
8 min — lettrer les deux règlements valides et contrôler les soldes.
5 min — rapprocher les lignes importées, les soldes et l’export.

Résultats du fichier d’exemple

Dans le fichier d’exemple, la correspondance utilise 001 et 05. Dans votre copie, remplacez-les par votre société et votre mode de règlement, puis mappez la référence vers N° de pièce et le montant vers TTC. La colonne facture reste hors import et sert au lettrage après création des règlements.
VIR-101 n’existe qu’une fois après traitement et FACT-101 est soldée.
FACT-102 conserve exactement 200,00 € à payer après le lettrage de VIR-102.
La ligne ZZ999 reste dans le journal d’anomalies ou le fichier à corriger ; elle ne doit pas être rattachée arbitrairement.

Comprendre le principe

Un règlement importé n'a de valeur que s'il est rattaché au bon client, à la bonne facture ou au bon mouvement.

L'import accélère la saisie, mais le contrôle du lettrage reste indispensable pour expliquer le solde client.

Ce que vous saurez faire

Lire la table des règlements.
Contrôler les mouvements et le lettrage.
Gérer SEPA, rejets, relances et exports.
Éviter les soldes clients inexpliqués.

Parcours dans Tempolia

Suivez les étapes dans cet ordre. Chaque étape indique l'écran à ouvrir, le contrôle à faire et la raison métier du contrôle.

1Lire ou importer les règlements

Chemin : Facturation > Règlements et Outils > Import.

Contrôlez date, client, mode, banque, montant, référence et commentaire.

Après import, les lignes doivent rester compréhensibles par l'équipe comptable et reliables aux factures.

Exemple de ligne importée :

Date banque : 28/06/2026.
Libellé bancaire : VIREMENT CLIENT FACT 2026-061.
Client proposé : CLIENT EXEMPLE.
Montant : 1 020,00 €.
Mode : Virement.
Référence à conserver : identifiant du relevé ou numéro de pièce bancaire.

La table des règlements donne les encaissements, modes, banques, dates et rapprochements.

La table des règlements permet de contrôler les lignes chargées.

2Contrôler mouvements et lettrage

Chemin : Facturation > Mouvements clients.

Le lettrage relie règlements, factures, avoirs et mouvements divers.

Si le montant ne correspond pas, identifiez règlement partiel, trop-perçu, frais, remise, erreur client ou rejet.

Exemple de lettrage :

Facture : FAC-2026-061 pour 1 020,00 € TTC.
Règlement : virement reçu le 28/06/2026 pour 1 020,00 €.
Lettrez le règlement avec la facture.
Cas d'écart : si 1 000,00 € seulement sont reçus, conserver 20,00 € en reste dû ou saisir le mouvement explicatif validé.

Le contrôle final se fait dans les mouvements clients et le lettrage.

Les mouvements clients expliquent le solde, le lettrage et les pièces encore ouvertes.

3Sécuriser le contexte de règlement

Chemin : Facturation > Créer fichier de prélèvements SEPA, Configuration > Modalités de règlement et Clients / Affaires > Clients.

Modalités de règlement, données SEPA client, banque et échéance expliquent ce qui peut être prélevé ou remis.

Avant de traiter un rejet, vérifiez mandat, RUM, IBAN, BIC, banque et séquence.

Le fichier bancaire SEPA se prépare à partir de critères de période, banque et mode de règlement.

Les modes de règlement donnent les règles de paiement, comptes et traitements bancaires.

L’onglet facturation client porte modèle, TVA, délais, email et compte comptable.

Les données SEPA client sécurisent prélèvements, mandats, IBAN et rejets.

4Relier aux factures

Chemin : Facturation > Factures et Facturation > Factures à valider.

Le règlement peut venir d'une facture déjà émise ou d'un règlement prévu lors de la validation.

Contrôlez le journal des ventes et les factures à valider si le règlement attendu n'existe pas.

Le journal des ventes permet de suivre factures émises, statuts, envois et montants.

Les factures à valider sont le dernier contrôle avant émission définitive.

5Suivre PA/eReporting et règlement déclaré

Chemin : Outils > Envoi vers PA / eReporting et Outils > Historique PA / eReporting.

Certains flux doivent connaître le statut de paiement ou de règlement. L'historique permet de comprendre ce qui a été transmis.

Contrôlez période, société, statut, rejet et action restante avant de renvoyer.

L’historique PA des règlements relie encaissements, statuts et déclarations.

Les options PA précisent période, société, transfert et format XML.

Le cockpit PA / eReporting affiche les dépôts et corrections à lancer.

L’historique PA des factures permet de suivre dépôt, statut et retour externe.

6Relancer et analyser

Chemin : Facturation > Relances clients, Outils > Rapports / Editions et Outils > Tableaux croisés dynamiques.

Une relance n'est fiable que si les règlements récents et non lettrés ont été traités.

Les rapports aident à repérer règlements non lettrés, soldes créditeurs, retards et anomalies de rapprochement.

Les relances clients partent d’un solde contrôlé et d’un périmètre de relance clair.

Les rapports et éditions demandent un périmètre, des colonnes et des regroupements lisibles.

Le tableau croisé dynamique permet de lire la même donnée sous plusieurs angles.

7Contrôler les référentiels d'export

Chemin : Clients / Affaires > Clients, Configuration > Sociétés et Configuration > Codes et taux TVA.

Avant l'export, vérifiez les clients, sociétés émettrices, banques et TVA qui structurent les écritures.

Un règlement correctement lettré peut encore produire une écriture fragile si le référentiel comptable est incomplet.

La liste clients est le point de contrôle des identités, responsables, statuts et filtres.

Les sociétés émettrices portent les coordonnées, banques, logos et informations de facturation.

Les codes TVA doivent être cohérents avec les clients, les factures et les exports.

8Rapprocher ventes et règlements dans l'export

Chemin : Outils > Export des factures en comptabilité et Outils > Export des règlements en compta..

Si le règlement solde une facture, contrôlez aussi le lien avec l'export des ventes afin que facture, règlement et lettrage restent alignés.

L'export comptable doit reprendre des règlements contrôlés, pas seulement importés.

L’export comptable des factures fixe période, format, journal et options de transfert.

L’export des règlements contrôle le périmètre transmis à la comptabilité.

Les règlements importés doivent rester exploitables pour les exports comptables.

Importer un fichier de règlements sans créer de solde inexpliqué

Exportez ou sauvegardez d’abord les règlements et mouvements de la période, puis conservez le fichier bancaire d’origine.
Préparez un CSV avec en-têtes uniques, encodage maîtrisé et montants au format attendu. Une référence bancaire ou un numéro de pièce stable facilite la détection des doublons.
Dans Outils > Import, choisissez Règlements clients. Les champs Société, Mode de règlement, Banque et Date de création sont obligatoires ; affectez-les par colonne ou valeur par défaut.
Associez aussi le numéro de pièce, le client, l’affaire, l’échéance, le libellé et les montants TTC, Net TVA et taux de TVA disponibles. Ne forcez pas un client par défaut pour compenser une référence source ambiguë.
Laissez les indicateurs Transféré en comptabilité ou Transféré en banque cohérents avec la réalité. Une ligne nouvellement importée ne doit pas paraître déjà traitée si aucun transfert n’a eu lieu.
Exécutez d’abord le contrôle et corrigez toutes les anomalies bloquantes. Importez un petit lot, puis vérifiez nombre de lignes et total avant de traiter le reste.
Dans Règlements et Mouvements clients, rapprochez chaque ligne de la facture, de l’avoir ou du mouvement attendu. Traitez les paiements partiels et trop-perçus explicitement.
Seulement après ce lettrage, contrôlez le solde client, les relances, la TVA sur encaissements et l’export des règlements.

Correspondance entre les colonnes du CSV de règlements et les champs Tempolia — Associez chaque colonne CSV au champ Tempolia correspondant. Conservez `facture` comme référence pour effectuer le lettrage après l’import.

Avant de continuer

Contrôler les règlements non lettrés.
Vérifier les rejets et corrections SEPA.
Relire les soldes avant relance.
Exporter seulement des règlements compris et rapprochés.

Mise en pratique

Importez ou saisissez un règlement partiel, rattachez-le au client, lettrez-le avec la facture concernée, puis vérifiez le solde et l'export.

Traitez le lot VIR-101 à VIR-103 sans assimiler « ligne lue » et « règlement fiable ». Chaque décision doit être justifiée par la facture, le client, la référence bancaire et le solde obtenu.

Sur le fichier d’exemple, calculez les soldes de FACT-101 et FACT-102. Dans Tempolia, relevez ensuite les soldes de vos deux factures choisies et vérifiez que les nouvelles références de votre copie n’existent pas déjà.
Chargez la copie adaptée avec le type Règlements clients et mappez votre code société vers Société, votre code de mode vers Mode de règlement, la référence vers N° de pièce et le montant vers TTC. Ne mappez pas facture : gardez-la comme repère pour le lettrage suivant.
Repérez VIR-101 en double et ZZ999 ; placez ces lignes dans le périmètre à corriger avant import.
Importez uniquement les deux lignes valides de votre copie, avec votre société, votre banque, votre mode, vos références et les montants de vos factures choisies.
Lettrez chaque règlement importé avec la facture réelle dont vous avez repris la référence dans la copie.
Contrôlez le solde client et préparez l’export des règlements de juillet sans transmettre le fichier à la comptabilité réelle.

À la fin, vérifiez ces points

Dans le fichier d’exemple, FACT-101 est soldée par VIR-101 et FACT-102 conserve 200,00 € à payer.
Dans votre abonnement, les soldes obtenus correspondent aux montants réels des factures et règlements choisis.
La ligne au client inconnu et la référence en double restent exclues.
L’export ne contient que les lignes comprises, lettrées et rattachées à la banque choisie dans votre copie.

Diagnostic et correction

Une référence est importée deux fois : recherchez le lot précédent et la clé métier avant toute nouvelle reprise.
Le client est introuvable : corrigez l’identifiant dans le fichier source ; ne choisissez pas un client au nom ressemblant.
FACT-102 apparaît soldée : contrôlez le montant, le signe et les autres mouvements lettrés.
L’export omet VIR-102 : vérifiez société, banque, date, mode, statut et règle de sélection de l’export.

Repères pour refaire l’exercice

Voir la correspondance d’import pour la correspondance d’import.
Voir les contrôles après reprise et Voir les contrôles après reprise pour les contrôles après reprise.
Voir le solde et l’export et Voir le solde et l’export pour le solde et l’export.

Erreurs à éviter

Importer des lignes sans référence exploitable.
Relancer avant de traiter les règlements non lettrés.
Modifier un règlement SEPA sans conserver la trace du rejet.
Exporter des règlements dont la banque ou la société est incohérente.

À retenir

L'import réduit la saisie, mais il ne remplace jamais le rapprochement métier.

Vous pouvez maintenant

Je sais contrôler un règlement importé ou saisi.
Je sais expliquer un solde par le lettrage.
Je sais préparer relances, PA/eReporting et exports à partir de règlements fiables.

Approfondissement métier

Lettrage

Le lettrage rend le compte client lisible. Sans lettrage, un paiement reçu peut rester invisible dans une relance.

SEPA

Un rejet de prélèvement doit rester traçable : règlement initial, rejet, correction et nouveau traitement.

Export

Les exports de règlements dépendent du mode, de la banque, de la société, de la date et parfois de la TVA sur encaissements.

Prendre de la hauteur

L’import bancaire déplace le travail : il réduit la frappe, mais augmente l’importance des contrôles d’identité, d’unicité et de rapprochement. Une ligne techniquement importée n’est utile que si elle explique une pièce et un solde.

Contrôle de lot : total, nombre de lignes, références uniques et anomalies mises de côté.
Contrôle de pièce : client, facture, montant, date et sens du mouvement.
Contrôle de résultat : soldes restants, règlements non lettrés et écritures exportables.

Le bon indicateur n’est pas seulement le nombre de règlements importés, mais la part qui a été rapprochée sans intervention corrective ultérieure.

Refaites le parcours sans aide

8 min : contrôle initial.
12 min : mapping du fichier.
12 min : tri des anomalies.
10 min : import corrigé.
8 min : lettrage et soldes.
5 min : export et rapprochement.

1. Identifier références exactes, partielles et inconnues.
2. Importer uniquement les lignes comprises et uniques.
3. Lettrer puis rapprocher le résultat avec l’export.

VIR-101 solde FACT-101 sans doublon.
VIR-102 laisse exactement 200,00 € sur FACT-102.
ZZ999 reste une anomalie explicite et non une écriture arbitraire.

L’import réduit la saisie, tandis que le rapprochement transforme les lignes bancaires en information client fiable.