Clôturer affaires, clients et collaborateurs sans perdre la traçabilité
Objectif. Retirer proprement les dossiers terminés des opérations courantes, gérer les départs et rendre les référentiels inactifs, tout en réservant les suppressions irréversibles aux cas exceptionnels et autorisés.
Avant toute action irréversible
Terminer une affaire conserve son détail et bloque les nouvelles saisies ; c’est le choix normal pour un dossier achevé. Clore ou supprimer peut effacer définitivement des données selon le flux et le paramétrage : ne l’utilisez pas comme simple rangement.
Avant une action destructive, vérifiez les droits, les sauvegardes, les obligations de conservation et les éventuels objets fiscaux verrouillés. Si NF525 est activé, une archive fiscale est un mécanisme distinct de la clôture métier d’une affaire ; elle ne doit pas être remplacée par une sauvegarde ordinaire ni par un export Excel.
Ce que vous saurez faire
- Choisir entre affaire active, terminée, close ou supprimable.
- Contrôler les événements, budgets, temps, frais et factures liés.
- Gérer le départ d’un client ou collaborateur sans casser les responsabilités.
- Rendre un code NPU plutôt que supprimer un référentiel utilisé.
- Distinguer sauvegarde, historique, archive métier et archive fiscale NF525.
1Terminer l’affaire avant d’envisager davantage
Chemin : Clients / Affaires > Affaires.
Sélectionnez l’affaire, demandez l’état « Terminée », puis exécutez les changements d’état. Contrôlez ensuite qu’elle n’est plus proposée en saisie courante et qu’elle reste consultable avec le filtre approprié.
Une affaire terminée peut être rouverte si une reprise justifiée est nécessaire. La clôture destructive, elle, n’a pas cette souplesse.
2Traiter les actions et échéances liées
Chemin : Clients / Affaires > Événements clients et affaires.
Avant de terminer le dossier, clôturez ou réaffectez les événements encore ouverts. Une échéance future oubliée peut continuer à générer du travail sur un dossier censé être terminé.
Conservez l’historique utile : terminer une action est différent de la supprimer.
3Enregistrer le départ d’un client
Chemin : Clients / Affaires > Clients.
Vérifiez qu’aucune affaire ne reste ouverte et qu’aucun budget ou mouvement futur ne contredit la date de départ. Renseignez ensuite la date de départ dans la fiche.
Le client quitte les listes courantes sans que son historique doive être supprimé. La suppression du client est réservée aux fiches sans mouvements et aux erreurs de création.
4Organiser le départ d’un collaborateur
Chemin : Collaborateurs > Collaborateurs.
Avant la date de départ, réaffectez clients, affaires, événements et échéances. Vérifiez aussi les temps prévus ou réalisés postérieurs à cette date et les droits de connexion.
La date de départ conserve l’historique du collaborateur dans les réalisations et rapports ; elle est préférable à une suppression.
5Passer les codes en NPU
Chemin : Configuration > Codes ventes et Configuration > Codes frais.
Lorsqu’un code historique ne doit plus être choisi, marquez-le « Ne plus utiliser » au lieu de le supprimer. Il disparaît des sélections courantes mais reste lisible sur les anciennes lignes.
Avant de rendre un code inactif, vérifiez son éventuel remplacement et informez les utilisateurs.
6Contrôler réalisations et pièces fiscales
Chemin : Temps > Détail des temps et Facturation > Factures.
Avant toute clôture destructive, listez les temps, frais, budgets, factures et règlements liés. Une facture émise n’est pas un brouillon à effacer : selon le contexte, la correction passe par les mécanismes de facture ou d’avoir et les verrous actifs.
Ne concluez jamais qu’une donnée est supprimable parce qu’elle n’apparaît plus dans une liste filtrée.
7Conserver les preuves adaptées
Chemin : Outils > Rapports / Editions ; si NF525 est activé, page Conformité NF525.
Un rapport permet de documenter le périmètre contrôlé. Une sauvegarde permet une restauration technique. Une archive fiscale NF525, lorsqu’elle s’applique, contient des jeux de données, un manifeste, des empreintes et une signature : ces objets n’ont pas le même rôle.
La génération d’archive et toute purge sont des opérations sensibles. Elles doivent suivre la procédure prévue, sur le bon environnement et avec les autorisations requises.
8Comprendre les états et leur exécution différée
Dans la liste des affaires, le bouton d’état prépare un changement sur la sélection. La colonne de nouvel état et les compteurs « en attente » permettent de relire ce qui sera appliqué ; l’action d’exécution réalise ensuite les changements.
- Ouverte : saisies et rattachements autorisés selon les droits.
- Terminée : détail conservé, nouvelle saisie bloquée ; l’affaire peut être filtrée et éventuellement rouverte.
- Close : opération irréversible qui efface les données rattachées selon le flux actif ; elle ne sert pas à masquer un dossier dans les listes.
- Supprimée : retrait de la trace résiduelle, possible seulement lorsque les conditions du logiciel sont satisfaites, notamment après clôture et absence de mouvements bloquants.
Préférez « Effectuer les changements d’état de la sélection » lorsque vous avez préparé quelques lignes précisément. « Exécuter tous les changements d’état » peut appliquer d’autres changements laissés en attente dans le tableau ; relisez les compteurs avant de l’utiliser.
La clôture et la suppression sont protégées par des droits spécifiques. Le fait qu’un bouton soit visible ne remplace pas la procédure interne ni la validation du responsable des données.
Check-list complète avant de terminer une affaire
- Confirmer que la mission est réellement achevée et noter la date de fin.
- Terminer ou réaffecter événements, échéances permanentes et tâches à venir.
- Contrôler les budgets de temps, frais et facturation postérieurs à la date.
- Vérifier les temps et frais non approuvés, non facturés ou saisis sur une mauvaise période.
- Contrôler les factures à valider, factures émises, avoirs et règlements du dossier.
- Contrôler le solde client et les éventuelles relances encore ouvertes.
- Produire un rapport de synthèse ou de détail selon la politique documentaire.
- Passer l’affaire à l’état Terminée et vérifier qu’elle reste retrouvable avec le filtre correspondant.
Une affaire terminée peut rester longtemps dans cet état. La durée de conservation avant une éventuelle clôture destructive dépend de vos obligations contractuelles, comptables, fiscales et documentaires ; la documentation Tempolia évoque typiquement une conservation longue, souvent dix ans, mais cette durée doit être validée pour votre contexte.
Départ d’un collaborateur : réaffecter avant de dater
Le flux Collaborateurs > Changement de collaborateurs est prévu pour transférer les responsabilités. Choisissez le collaborateur d’origine, le collaborateur de destination, le périmètre et la date d’effet.
Selon les options proposées, contrôlez au minimum :
- clients et affaires dont la personne est responsable ;
- événements et échéances permanentes ;
- budgets ou temps prévus à venir ;
- groupes, droits et compte de connexion ;
- tâches non facturables ou autres affectations propres à l’organisation.
La date de départ vient après cette réaffectation. Elle empêche les nouvelles saisies tout en conservant les temps, frais et analyses historiques. Une suppression n’est adaptée qu’à un collaborateur sans aucune donnée liée, cas beaucoup plus rare.
Départ d’un client : conserver le portefeuille historique
Avant de renseigner la date de départ, terminez les affaires ouvertes et contrôlez les budgets ou réalisations postérieurs. Tempolia doit pouvoir signaler les éléments incompatibles avec la date choisie.
Après départ, le client n’est plus proposé dans les listes et saisies courantes selon les filtres de présence, mais ses factures, règlements, temps, frais et statistiques restent consultables. C’est ce comportement qui permet de comparer des exercices et d’expliquer une pièce ancienne.
Ne supprimez pas les mouvements bloquants pour faire accepter artificiellement une date. Corrigez leur date, leur rattachement ou leur état seulement s’ils sont réellement erronés et en utilisant le flux métier adapté.
Nettoyer sans supprimer les référentiels utilisés
La case NPU — Ne plus utiliser — s’applique aux codes historiques qui ne doivent plus être sélectionnés. L’ancien code reste visible sur les temps, frais, budgets et factures existants, tandis que les autocomplétions courantes privilégient les codes actifs.
- Créez et testez le code de remplacement avant de rendre l’ancien NPU.
- Documentez la date de bascule et les utilisateurs concernés.
- Ne recodez pas automatiquement les anciennes pièces fiscales pour harmoniser l’apparence.
- Pour corriger une ancienne ligne de travail, Tempolia peut encore afficher son code NPU afin de préserver la valeur existante, sans proposer d’autres codes inactifs.
Suppression périodique des temps et frais non facturables
Tempolia dispose d’un outil distinct pour effacer des temps et frais non facturables sur une période. Ce n’est ni une clôture d’affaire ni une purge fiscale.
Avant de l’utiliser, limitez explicitement la période, vérifiez les tâches concernées, produisez un rapport de contrôle et créez la sauvegarde prévue par votre procédure. N’incluez pas des réalisations facturables, des justificatifs nécessaires ou des données encore utiles au calcul des coûts internes.
Les boutons de suppression dans certaines synthèses peuvent avoir un périmètre large et effacer plusieurs types de mouvements attachés aux affaires sélectionnées. Lisez le message de confirmation et utilisez une base de recette pour valider le comportement si le périmètre n’est pas parfaitement connu.
Historique, sauvegarde et restauration
- Historique d’actions : explique qui a déclenché une clôture, une suppression ou une autre opération significative.
- Sauvegarde ponctuelle : crée un point technique avant une opération risquée ; la restauration remplace un ensemble de données et ne constitue pas une simple annulation ligne par ligne.
- Sauvegarde nocturne : peut fournir un état antérieur selon la politique d’exploitation, mais son existence et sa durée de rétention doivent être vérifiées avant l’action.
- Archive fiscale NF525 : conserve les données et preuves fiscales prévues avec manifeste, empreintes, signature et journalisation ; elle répond à un autre objectif.
Une restauration d’ancienne sauvegarde est elle-même une opération sensible. Avec NF525, elle doit être tracée et contrôlée ; elle ne doit pas servir à faire disparaître une facture ou un règlement émis.
Conséquences NF525 à connaître
Le code actif signe et verrouille les factures émises et trace les événements sensibles dans le JET lorsque le module NF525 est activé. Les mouvements clients restent un reflet opérationnel du solde, tandis que la preuve facture porte sur les objets fiscaux concernés.
- Une facture validée ne se corrige pas par suppression silencieuse ; le flux normal passe par une pièce corrective traçable.
- Une archive fiscale couvrante est nécessaire avant une purge NF525 autorisée ; le garde-fou doit refuser une purge non couverte.
- En cas de contrôle KO ou de rupture, conservez le rapport et demandez une analyse avant toute correction manuelle.
- Le téléchargement des exports de preuve est une lecture ; la génération d’archive ou la purge suit une procédure séparée.
Ces éléments décrivent le comportement implémenté. La conformité finale dépend aussi de la procédure, de la recette et des preuves documentaires ; cette formation ne remplace pas leur validation.
Contrôles à faire avant de passer à la suite
- Les événements et échéances ouverts sont traités.
- Les budgets et réalisations postérieurs sont expliqués.
- Les responsabilités client et collaborateur sont réaffectées.
- Les codes historiques passent en NPU plutôt que d’être supprimés.
- Les factures, règlements, journaux et archives requis restent conservés.
Mise en pratique non destructive
Sur une affaire de démonstration, dressez la liste des événements, temps, frais, budgets et factures liés. Simulez le choix « Terminée » et vérifiez les filtres, sans exécuter de clôture ou suppression. Préparez ensuite la fiche de réaffectation d’un collaborateur fictif.
Erreurs à éviter
- Utiliser « Clore » pour nettoyer une liste.
- Supprimer un client ou un code encore référencé.
- Confondre sauvegarde et archive fiscale.
- Purger sans archive couvrante et procédure validée.
- Modifier silencieusement une donnée fiscalement pertinente.
Le saviez-vous ?
Dans la plupart des fins de dossier, « Terminer », renseigner une date de départ ou passer un code en NPU suffit : l’historique reste disponible et les saisies courantes sont assainies.
Ce que j’ai appris avec cette formation
- Je sais choisir une fin de vie non destructive.
- Je sais contrôler les dépendances avant changement d’état.
- Je sais distinguer historique, sauvegarde et archive fiscale.