Chiudere pratiche, clienti e schede dei collaboratori senza perdere la tracciabilità
Obiettivo. Applicare un processo non distruttivo alla fine del ciclo di vita di pratiche, clienti, collaboratori e codici di riferimento, mantenendo accessibili tempi, spese, fatture, pagamenti e responsabilità del passato.
I tuoi dati prima di iniziare
Scegli una pratica aperta che sei autorizzato a esaminare in sola lettura. Annota codice, cliente, responsabile e data di fine proposta. Scegli anche un codice vendita e un codice spesa ancora usati da registrazioni storiche. Usa sempre i tuoi filtri e lavora soltanto con numeri, date e stati restituiti per quella pratica.
Cosa imparerai
- Distinguere la conclusione o disattivazione di una registrazione dalla chiusura distruttiva o dall’eliminazione.
- Verificare le dipendenze prima di modificare lo stato di una pratica, di un cliente o di un collaboratore.
- Comprendere le diverse finalità di storico, backup, conservazione e archivi fiscali NF525.
Percorso consigliato
- Censire eventi aperti, scadenze, budget, tempi, spese, bozze di fattura, documenti emessi e pagamenti collegati alla registrazione.
- Riassegnare le responsabilità future e completare, correggere o documentare i movimenti in sospeso.
- Utilizzare lo stato concluso, una data di uscita o un indicatore di inattività quando risponde all’esigenza e conserva lo storico.
- Prima di qualsiasi operazione distruttiva, seguire la procedura autorizzata di conservazione, backup e, ove applicabile, archiviazione NF525, documentando la decisione.
Prima di continuare
- Una registrazione esclusa da un filtro non viene considerata priva di dipendenze.
- Fatture emesse, pagamenti e relativi storici restano accessibili per il periodo di conservazione richiesto.
- Un backup non viene considerato un sostituto dell’archivio fiscale o di una procedura documentata di conservazione.
Prerequisiti e vocabolario non distruttivo
Terminata ritira una pratica completata dalle registrazioni correnti conservando lo storico. Data di uscita e NPU hanno la stessa finalità non distruttiva per clienti, collaboratori e codici. Chiusura, eliminazione, purga e ripristino richiedono autorizzazioni separate.
Non salvare stati, partenze, riassegnazioni o NPU e non eseguire eliminazioni, purghe, ripristini o archivi fiscali. Per ogni controllo annota società, periodo, filtri, numero, ultima data e diritti.
Decidere senza modificare i dati
Devi decidere se la pratica scelta può essere proposta Terminata. Censisci eventi, budget, tempi, spese, bozze, fatture e pagamenti, poi prepara riassegnazioni e NPU senza modificare dati.
- 10 min: distinguere terminare, uscita, disattivare, chiudere ed eliminare.
- 20 min: censire le dipendenze.
- 20 min: decidere il trattamento.
- 20 min: preparare riassegnazione, uscita e NPU.
- 10 min: verificare tracciabilità e decisione.
La scheda classifica ogni dipendenza come trattare, riassegnare, conservare o disattivare. Un elemento futuro irrisolto blocca Terminata.
1Censire prima dello stato
Percorso: Clienti / Pratiche > Pratiche ed Eventi.
Conferma lo stato e individua ogni evento non terminato o futuro. Annota numero reale, data, responsabile e trattamento. Prepara Terminata senza salvare e identifica i filtri per ritrovare la pratica.
Non eliminare eventi per pulire. Terminata conserva lo storico.
Numero reale e trattamenti sono registrati; ogni elemento senza responsabile blocca la proposta.
2Controllare dipendenze operative e finanziarie
Percorso: budget, tempi, spese, bozze, fatture, pagamenti e report.
Usa lo stesso cliente, la stessa pratica e la stessa società su un periodo abbastanza ampio. Per ogni elenco annota numero, ultima data, stato e prossima azione. Se un elenco è vuoto, controlla filtri, periodo, diritti e società prima di concludere che non resta nulla.
Fatture e pagamenti emessi restano disponibili qualunque sia lo stato della pratica.
Per ogni elenco sai se resta qualcosa da trattare e dove ritrovarlo.
3Preparare partenze e riassegnazioni
Percorso: Clienti, Collaboratori e modulo di riassegnazione.
Prima dell’uscita cliente controlla pratiche, budget e movimenti. Prima dell’uscita collaboratore identifica responsabilità future. Annota vecchio e nuovo responsabile, data e perimetro senza inviare il modulo.
Una responsabilità senza destinatario blocca l’uscita.
Le date proposte sono compatibili oppure bloccate da una dipendenza nominata.
4Passare i codici usati in NPU
Percorso: Configurazione > Codici vendita e Codici spesa.
Per i codici scelti identifica usi storici e sostituti. NPU blocca nuove selezioni conservando i riferimenti.
Annota sostituto, data e utenti. Non salvare e non ricodificare fatture emesse.
Ogni codice ha un sostituto previsto e lo storico resta intatto.
Distinguere storico, backup e archivio NF525
Lo storico mostra che cosa è accaduto; il backup fornisce un punto di ripristino tecnico; l’archivio NF525, quando applicabile, ha una finalità fiscale distinta. Nessuno sostituisce gli altri.
Controlla lo stato del modulo prima di usare una funzione NF525. Se non è attivo o accessibile, chiedi la verifica alla persona competente. Non generare archivi né purgare durante l’esercizio.
Sai quali report e storici conservare, a cosa serve il backup e se è applicabile un archivio fiscale.
Rivedere la pratica scelta
Rivedi tutti gli elenchi della pratica scelta senza salvare modifiche.
- Controllare le dipendenze. Filtra eventi, budget, tempi, spese, bozze, fatture e pagamenti.
Annota perimetro, numero, ultima data, stato e prossima azione. Correggi un filtro incerto prima di concludere.
- Gestire ciò che resta aperto. Assegna responsabile e seguito a ogni elemento futuro.
Nessun elemento viene eliminato solo per pulire una lista.
- Preparare Terminata. Controlla come ritrovare la pratica in seguito.
Se tutto è trattato, il cambio può essere proposto; altrimenti la pratica resta aperta.
- Preparare riassegnazione e NPU. Annota responsabili, date, perimetro e codici sostitutivi.
Le responsabilità future sono coperte e lo storico resta invariato.
Prima di terminare
- Numeri, date e stati provengono dai filtri della pratica scelta.
- Ogni elemento futuro ha responsabile e prossima azione; altrimenti la pratica resta aperta.
- Riassegnazione, uscita e NPU sono soltanto preparati.
- Fatture, pagamenti e storico restano conservati.
- La conclusione dipende soltanto da ciò che hai trovato nella pratica.
Prima di terminare, rileggi ogni punto aperto e assegna un responsabile e una prossima data.
Errori da evitare
- Usare una chiusura distruttiva per pulire un elenco.
- Considerare completa una pratica con dipendenze ancora aperte.
- Eliminare cliente, collaboratore o codice referenziato.
- Confondere backup, storico e archivio fiscale.
- Purgare senza procedura e archivio di copertura.
- Modificare silenziosamente dati fiscalmente rilevanti.
Visione d’insieme
Terminare una pratica significa impedirne i nuovi usi conservando lo storico. Terminata, data di uscita e NPU rispondono di solito a questa esigenza. Chiusura, eliminazione, purga e ripristino hanno effetti più ampi e seguono una procedura autorizzata separata.
Usa l’opzione meno distruttiva che risolve il bisogno operativo. Lascia la pratica aperta finché un evento, un budget o una responsabilità richiede ancora attenzione.
Riepilogo prima della decisione
Usa una tabella con una riga per pratica, eventi, budget, tempi e spese, bozze, fatture e pagamenti, responsabilità e codici NPU. Per ogni riga annota filtro, numero, ultima data, stato, prossima azione e responsabile.
Se ottieni zero, rileggi società, periodo, filtri e diritti. Aggiungi storico applicativo, backup tecnico ed eventuale archivio fiscale senza confonderne le finalità.
Verificare le autorizzazioni
Prima di qualsiasi cambio, verifica chi autorizza Terminata, chi accetta le riassegnazioni, quale procedura governa NPU o eliminazione e quali storici devono restare accessibili. La disponibilità di un pulsante non costituisce un’autorizzazione.
Scegliere il passo successivo
Se non resta alcun elemento bloccante e gli storici necessari rimarranno disponibili, proponi Terminata per autorizzazione. Altrimenti lascia la pratica aperta e annota ogni azione restante, il responsabile e la prossima data.