Chiudere pratiche, clienti e schede dei collaboratori senza perdere la tracciabilità
Obiettivo. Applicare un processo non distruttivo alla fine del ciclo di vita di pratiche, clienti, collaboratori e codici di riferimento, conservando lo storico operativo, contabile, fiscale e di audit che deve restare accessibile.
Cosa imparerai
- Distinguere la conclusione o disattivazione di una registrazione dalla chiusura distruttiva o dall’eliminazione.
- Verificare le dipendenze prima di modificare lo stato di una pratica, di un cliente o di un collaboratore.
- Comprendere le diverse finalità di storico, backup, conservazione e archivi fiscali NF525.
Percorso consigliato
- Censire eventi aperti, scadenze, budget, tempi, spese, bozze di fattura, documenti emessi e pagamenti collegati alla registrazione.
- Riassegnare le responsabilità future e completare, correggere o documentare i movimenti in sospeso.
- Utilizzare lo stato concluso, una data di uscita o un indicatore di inattività quando risponde all’esigenza e conserva lo storico.
- Prima di qualsiasi operazione distruttiva, seguire la procedura autorizzata di conservazione, backup e, ove applicabile, archiviazione NF525, documentando la decisione.
Controlli prima di proseguire
- Una registrazione esclusa da un filtro non viene considerata priva di dipendenze.
- Fatture emesse, pagamenti e prove di audit restano accessibili per il periodo di conservazione richiesto.
- Un backup non viene considerato un sostituto dell’archivio fiscale o di una procedura documentata di conservazione.