Cerrar asuntos, clientes y fichas de colaboradores sin perder trazabilidad
Objetivo. Aplicar un proceso no destructivo al final de la vida útil de asuntos, clientes, colaboradores y códigos de referencia, manteniendo accesibles los tiempos, gastos, facturas, cobros y responsabilidades anteriores.
Sus datos antes de empezar
Elija un asunto abierto que pueda revisar en modo lectura. Anote código, cliente, responsable y fecha final propuesta. Elija también un código de venta y uno de gasto aún usados por registros históricos. Use siempre sus propios filtros y trabaje solo con los números, fechas y estados obtenidos para ese asunto.
Qué aprenderá
- Distinguir la finalización o desactivación de un registro de su cierre destructivo o eliminación.
- Revisar las dependencias antes de cambiar el estado de un asunto, cliente o colaborador.
- Comprender las distintas funciones del historial, las copias de seguridad, la conservación y los archivos fiscales NF525.
Recorrido recomendado
- Inventariar eventos abiertos, vencimientos, presupuestos, tiempos, gastos, proyectos de factura, documentos emitidos y cobros vinculados al registro.
- Reasignar las responsabilidades futuras y completar, corregir o documentar los movimientos pendientes.
- Utilizar un estado finalizado, una fecha de salida o una marca de inactividad cuando responda a la necesidad y conserve el historial.
- Antes de cualquier operación destructiva, seguir el procedimiento autorizado de conservación, copia de seguridad y, cuando corresponda, archivo NF525, y documentar la decisión.
Antes de continuar
- No se considera que un registro oculto por un filtro carezca de dependencias.
- Las facturas emitidas, los cobros y sus historiales siguen accesibles durante el plazo de conservación exigido.
- Una copia de seguridad no sustituye a un archivo fiscal ni a un procedimiento documentado de conservación.
Requisitos y vocabulario no destructivo
Finalizado retira un asunto completado de las entradas actuales conservando el historial. Fecha de salida y NPU tienen la misma finalidad no destructiva para clientes, colaboradores y códigos. Cierre, eliminación, purga y restauración requieren autorizaciones separadas.
No guarde estados, salidas, reasignaciones o NPU y no ejecute eliminaciones, purgas, restauraciones ni archivos fiscales. Para cada control anote sociedad, período, filtros, número, última fecha y permisos.
Decidir sin modificar los datos
Debe decidir si el asunto elegido puede proponerse como Finalizado. Inventaríe eventos, presupuestos, tiempos, gastos, proyectos, facturas y cobros, y prepare reasignaciones y NPU sin modificar datos.
- 10 min: diferenciar finalizar, salida, desactivar, cerrar y borrar.
- 20 min: inventariar dependencias.
- 20 min: decidir tratamientos.
- 20 min: preparar reasignación, salida y NPU.
- 10 min: revisar trazabilidad y decisión.
La ficha clasifica cada dependencia como tratar, reasignar, conservar o desactivar. Un elemento futuro sin resolver bloquea Finalizado.
1Inventariar antes del estado
Ruta: Clientes / Asuntos > Asuntos y Eventos.
Confirme el estado y localice cada evento no terminado o futuro. Anote número real, fecha, responsable y tratamiento. Prepare Finalizado sin guardar e identifique los filtros para recuperar el asunto.
No borre eventos para limpiar. Finalizado conserva el historial.
El número real y los tratamientos quedan registrados; cada elemento sin responsable bloquea la propuesta.
2Controlar dependencias operativas y financieras
Ruta: presupuestos, tiempos, gastos, proyectos, facturas, cobros e informes.
Use el mismo cliente, asunto y sociedad durante un período suficientemente amplio. Para cada lista anote número, última fecha, estado y próxima acción. Si una lista está vacía, revise filtros, período, permisos y sociedad antes de concluir que no queda nada.
Las facturas y los cobros emitidos siguen disponibles cualquiera que sea el estado del asunto.
Para cada lista sabe si queda algo por tratar y dónde encontrarlo.
3Preparar salidas y reasignaciones
Ruta: Clientes, Colaboradores y formulario de reasignación.
Antes de la salida del cliente revise asuntos, presupuestos y movimientos. Antes de la salida del colaborador identifique responsabilidades futuras. Anote anterior, nuevo, fecha y perímetro sin enviar el formulario.
Una responsabilidad sin destino bloquea la salida.
Las fechas propuestas son compatibles o quedan bloqueadas por una dependencia nombrada.
4Pasar códigos usados a NPU
Ruta: Configuración > Códigos de venta y Códigos de gasto.
Para los códigos elegidos identifique usos históricos y sustitutos. NPU bloquea nuevas selecciones y conserva referencias.
Anote sustituto, fecha y usuarios. No guarde ni recodifique facturas emitidas.
Cada código tiene sustituto previsto y el historial queda intacto.
Distinguir historial, copia y archivo NF525
El historial muestra lo ocurrido; la copia ofrece un punto técnico de restauración; el archivo NF525, cuando corresponda, tiene una finalidad fiscal distinta. Ninguno sustituye a los otros.
Revise el estado del módulo antes de usar una función NF525. Si no está activo o accesible, solicite la revisión a la persona adecuada. No genere archivos ni purgue durante el ejercicio.
Sabe qué informes e historiales conservar, para qué sirve la copia y si corresponde un archivo fiscal.
Revisar el asunto elegido
Revise todas las listas del asunto elegido sin guardar cambios.
- Revisar dependencias. Filtre eventos, presupuestos, tiempos, gastos, proyectos, facturas y cobros.
Anote perímetro, número, última fecha, estado y próxima acción. Corrija un filtro incierto antes de concluir.
- Tratar lo pendiente. Asigne responsable y siguiente paso a cada elemento futuro.
No se elimina nada solo para limpiar una lista.
- Preparar Finalizado. Revise cómo localizará el asunto después.
Si todo está tratado, puede proponerse el cambio; en otro caso, el asunto sigue abierto.
- Preparar reasignación y NPU. Anote responsables, fechas, perímetro y códigos sustitutos.
Las responsabilidades futuras están cubiertas y el historial no cambia.
Antes de terminar
- Números, fechas y estados proceden de los filtros del asunto elegido.
- Cada elemento futuro tiene responsable y próxima acción; en otro caso el asunto sigue abierto.
- Reasignación, salida y NPU solo se han preparado.
- Facturas, cobros e historial se conservan.
- La conclusión depende únicamente de lo encontrado en el asunto.
Antes de terminar, revise cada punto abierto y asígnele responsable y próxima fecha.
Errores que debe evitar
- Usar un cierre destructivo para limpiar una lista.
- Considerar completo un asunto con dependencias abiertas.
- Eliminar cliente, colaborador o código referenciado.
- Confundir copia, historial y archivo fiscal.
- Purgar sin procedimiento y archivo de cobertura.
- Modificar silenciosamente datos fiscalmente relevantes.
Tomar perspectiva
Finalizar un asunto significa impedir nuevos usos conservando el historial. Finalizado, fecha de salida y NPU suelen responder a esa necesidad. Cierre, eliminación, purga y restauración tienen efectos más amplios y siguen un procedimiento autorizado separado.
Use la opción menos destructiva que resuelva la necesidad operativa. Mantenga el asunto abierto mientras un evento, un presupuesto o una responsabilidad requiera atención.
Resumen antes de decidir
Use una tabla con una fila para asunto, eventos, presupuestos, tiempos y gastos, proyectos, facturas y cobros, responsabilidades y códigos NPU. Para cada fila anote filtro, número, última fecha, estado, próxima acción y responsable.
Si obtiene cero, vuelva a revisar sociedad, período, filtros y permisos. Añada historial de aplicación, copia técnica y posible archivo fiscal sin confundir sus finalidades.
Revisar las autorizaciones
Antes de cualquier cambio, revise quién autoriza Finalizado, quién acepta las reasignaciones, qué procedimiento rige NPU o eliminación y qué historiales deben seguir accesibles. La presencia de un botón no constituye autorización.
Elegir el siguiente paso
Si no queda ningún elemento bloqueante y los historiales necesarios seguirán disponibles, proponga Finalizado para autorización. En otro caso mantenga el asunto abierto y anote cada acción pendiente, su responsable y la próxima fecha.