Structurer clients, affaires, événements et lettres de mission

Objectif. Construire des dossiers fiables : client, affaire, événements, échéances, documents et lettres de mission doivent porter assez d'informations pour que les temps, budgets, factures et relances partent du bon contexte.

ProfilNouvel utilisateurNiveauDécouverteTypeFormation métierDurée estimée1 hDonnées manipuléesClients, familles, affaires, événements, documents, échéances, lettres de mission

Comprendre le principe

Un client décrit l'organisation à facturer ou à suivre. Une affaire décrit le dossier de travail. Les événements, échéances et lettres de mission ajoutent les actions, obligations et engagements.

La qualité du dossier évite les saisies au mauvais endroit, les relances mal ciblées et les factures qui manquent de contexte.

Ce que vous saurez faire

Créer ou relire une fiche client exploitable.
Structurer les affaires avec activité, état, responsables et données utiles.
Mettre en place échéances, événements, documents et lettres de mission.
Comprendre comment le dossier alimente budgets, temps, frais, factures et règlements.

Avant de commencer

Choisissez dans votre abonnement un client et une affaire ouverte pour une mission récurrente. Avant que les équipes saisissent du temps ou facturent, vérifiez identité, responsables, échéance récurrente, lettre de mission et premier budget cohérent.

Pré-requis dans votre abonnement

Disposez dans votre abonnement d'un client et d'une affaire que vous êtes autorisé à relire ou à compléter ; n'écrasez aucune donnée validée.
Munissez-vous des sources de votre dossier : société émettrice, famille, responsable, email de facturation, SIRET/TVA, périodicité et date de début de mission.
Préparez une fiche de contrôle à quatre colonnes : donnée, fiche source, valeur vérifiée et personne chargée de corriger un manque.
Décidez avant la saisie ce qui appartient au client, à l'affaire et à l'événement : ce tri constitue le premier exercice.

Déroulé conseillé — 1 h

5 min : cadrer la mission et répartir les données par niveau.
10 min : contrôler identité et facturation du client.
10 min : structurer l'affaire et ses responsables.
10 min : organiser événements et échéances permanentes.
10 min : préparer documents et lettre de mission.
10 min : vérifier budget, saisie, facturation et suivi attendus.
5 min : prendre de la hauteur avec une revue de complétude.

Chaque donnée doit être rangée dans la bonne fiche. L'identité légale est au client, l'organisation du travail à l'affaire, l'action datée à l'événement et l'engagement au document contractuel.

Parcours dans Tempolia

Suivez les étapes dans cet ordre. Chaque étape indique l'écran à ouvrir, le contrôle à faire et la raison métier du contrôle.

1Identifier le client

Chemin : Clients / Affaires > Clients.

Commencez par l'identité client : nom, adresse, pays, SIRET, TVA, famille, responsable, contacts et statut.

Un client bien qualifié rend les recherches, les rapports et les contrôles de dossier plus fiables.

Fiche client choisie :

Code et nom : ceux du client sélectionné dans votre abonnement.
Société : société émettrice attendue.
Famille / activité : classement réellement utilisé.
Responsable : personne chargée du suivi.
Données de facturation : SIRET, TVA intracommunautaire, email de facturation et délai de règlement à contrôler.

Capture Tempolia : La liste clients est le point de contrôle des identités, responsables, statuts et filtres. — La liste clients est le point de contrôle des identités, responsables, statuts et filtres.

Capture Tempolia : La fiche client concentre les identifiants, pays, adresse et données de référence. — La fiche client concentre les identifiants, pays, adresse et données de référence.

2Contrôler facturation et PA/eReporting du client

Chemin : Clients / Affaires > Clients.

Relisez ensuite les données de facturation, les adresses et les champs PA/eReporting.

Ces informations seront reprises dans les factures, les flux, les relances et parfois les contrôles externes.

Contrôlez dans votre fiche le SIREN, le numéro de TVA intracommunautaire, le code TVA, le délai, l'email de facturation et le routage PA. Une valeur « - », un délai à 0 ou un champ vide doit être attribué à une personne et vérifié sur un document source avant toute facture ou transmission.

Capture Tempolia : La fiche client porte les données qui alimentent facturation, règlements et flux électroniques. — La fiche client porte les données qui alimentent facturation, règlements et flux électroniques.

Capture Tempolia : L’onglet facturation client porte modèle, TVA, délais, email et compte comptable. — L’onglet facturation client porte modèle, TVA, délais, email et compte comptable.

Capture Tempolia : Les champs PA et eReporting client conditionnent le routage et les contrôles externes. — Les champs PA et eReporting client conditionnent le routage et les contrôles externes.

3Créer l'affaire au bon niveau

Chemin : Clients / Affaires > Affaires.

L'affaire porte le dossier : code, activité, société, responsables, état, dates, règles de facturation et documents associés.

Un bon code affaire doit être stable, compréhensible et compatible avec les imports, exports et rapports.

Affaire choisie :

Client : le client sélectionné précédemment.
Code et titre : ceux de l'affaire ouverte.
Activité : activité correspondant à la mission.
État : état qui autorise le travail prévu.
Responsable : responsable du dossier, avec société émettrice et modèle de facturation cohérents.

Capture Tempolia : Les affaires organisent les dossiers et évitent les imputations au mauvais endroit. — Les affaires organisent les dossiers et évitent les imputations au mauvais endroit.

Capture Tempolia : La liste des affaires rattache clients, codes dossier, activités, responsables et états. — La liste des affaires rattache clients, codes dossier, activités, responsables et états.

4Planifier événements et échéances

Chemin : Événements > Évènements réalisés et à venir et Événements > Echéances permanentes.

Les événements transforment le dossier en actions suivies : obligations, rappels, documents et échéances.

Utilisez le tableau de suivi pour contrôler ce qui est prévu, réalisé, en retard ou à relancer.

Événement à contrôler :

Type : l'action attendue, par exemple une demande de pièces.
Client / affaire : le dossier choisi au début de la formation.
Date prévue : une échéance réaliste.
Collaborateur prévu : la personne chargée du suivi.
Commentaire : la liste précise des éléments ou actions attendus.

Capture Tempolia : Les événements clients et affaires donnent le suivi des actions réalisées ou à faire. — Les événements clients et affaires donnent le suivi des actions réalisées ou à faire.

Capture Tempolia : Les échéances permanentes recréent les obligations récurrentes à suivre. — Les échéances permanentes recréent les obligations récurrentes à suivre.

Capture Tempolia : Les événements transforment le dossier client en actions suivies. — Les événements transforment le dossier client en actions suivies.

5Standardiser avec clients et affaires types

Chemin : Événements > Clients type et Événements > Affaires type.

Les clients types et affaires types évitent de recréer à la main les échéances récurrentes.

Ils servent de modèle, mais chaque dossier doit rester relu après création.

Dans les clients et affaires types, identifiez le modèle adapté à votre organisation. Vérifiez ensuite sur l'affaire choisie le nombre et le contenu des échéances réellement générées : la présence d'un modèle dans le référentiel ne signifie pas qu'il est appliqué à ce dossier.

Capture Tempolia : Les clients types accélèrent la création de dossiers avec des échéances cohérentes. — Les clients types accélèrent la création de dossiers avec des échéances cohérentes.

Capture Tempolia : Les affaires types préparent les modèles d’échéances et de structure dossier. — Les affaires types préparent les modèles d’échéances et de structure dossier.

6Préparer les lettres de mission

Chemin : Événements > Lettres de mission et Facturation > Devis.

La lettre de mission reprend des données client et affaire. Si ces données sont faibles, le document produit sera faible.

Contrôlez le modèle, les signataires, l'adresse, les prestations, les annexes et le lien avec le budget.

Capture Tempolia : Ce premier écran sélectionne les clients concernés ; modèle, affaire, options et document se contrôlent aux étapes suivantes. — Ce premier écran sélectionne les clients concernés ; modèle, affaire, options et document se contrôlent aux étapes suivantes.

Capture Tempolia : Les données client réutilisées dans les lettres de mission doivent être complètes avant génération. — Les données client réutilisées dans les lettres de mission doivent être complètes avant génération.

Capture Tempolia : La liste situe les devis existants par date, affaire et montant ; ouvrez le document pour contrôler le périmètre contractuel. — La liste situe les devis existants par date, affaire et montant ; ouvrez le document pour contrôler le périmètre contractuel.

7Relier le dossier au budget

Chemin : Clients / Affaires > Budgets par affaire et par client, Facturation > Budgets de facturation par mois et Temps / Frais > Agenda prévisionnel.

Le budget traduit l'engagement en charge, frais et facturation. Il donne le cadre de pilotage du dossier.

Vérifiez que l'affaire, l'activité et la société sont cohérentes avant d'exploiter les budgets.

Capture Tempolia : Le budget par affaire relie prévision, dossier, client et rentabilité. — Le budget par affaire relie prévision, dossier, client et rentabilité.

Capture Tempolia : Les budgets de facturation structurent honoraires, échéances et montants attendus. — Les budgets de facturation structurent honoraires, échéances et montants attendus.

Capture Tempolia : L’agenda prévisionnel rend visibles les charges, jalons et échéances futures. — L’agenda prévisionnel rend visibles les charges, jalons et échéances futures.

8Contrôler les réalisations du dossier

Chemin : Temps / Frais > Détail des temps passés et Temps / Frais > Détail des frais engagés.

Les temps et frais doivent être imputés sur le bon client et la bonne affaire. C'est ici que les erreurs de structure deviennent visibles.

Relisez les libellés, tâches, frais, montants et justificatifs avant de conclure sur la rentabilité ou la facturation.

Capture Tempolia : Le détail des temps permet de vérifier date, collaborateur, tâche, libellé, durée et statut facturé. — Le détail des temps permet de vérifier date, collaborateur, tâche, libellé, durée et statut facturé.

Capture Tempolia : Le détail des frais montre frais, débours, justificatifs, TVA et refacturation. — Le détail des frais montre frais, débours, justificatifs, TVA et refacturation.

9Suivre la facturation et le compte client

Chemin : Facturation > Factures, Facturation > Règlements et Facturation > Relances clients.

Une affaire structurée rend la facture compréhensible et la relance plus sûre.

Contrôlez le lien entre le dossier, les factures émises, les règlements et le solde client avant toute action externe.

Capture Tempolia : Le journal des ventes permet de suivre factures émises, statuts, envois et montants. — Le journal des ventes permet de suivre factures émises, statuts, envois et montants.

Capture Tempolia : La table des règlements donne les encaissements, modes, banques, dates et rapprochements. — La table des règlements donne les encaissements, modes, banques, dates et rapprochements.

Capture Tempolia : Les relances clients partent d’un solde contrôlé et d’un périmètre de relance clair. — Les relances clients partent d’un solde contrôlé et d’un périmètre de relance clair.

Du modèle d’obligation à l’événement réalisé

Définissez d’abord le type d’obligation et son rythme dans les échéances permanentes ; ne créez pas directement des dizaines d’événements identiques.
Rattachez le modèle au client ou à l’affaire type, puis générez les échéances sur les dossiers concernés.
Dans Évènements réalisés et à venir, filtrez les événements ouverts, en retard ou affectés à un collaborateur. Vérifiez client, affaire, date prévue, responsable et commentaire.
Quand l’action est réellement terminée, renseignez-la comme réalisée dans le tableau des événements. La date de réalisation permet de distinguer une obligation close d’une échéance simplement dépassée.
Contrôlez enfin que la prochaine occurrence attendue existe ; une échéance permanente mal rattachée produit un suivi incomplet même si l’événement courant est fermé.

Correspondants et documents : les rattacher au bon objet

Le web sépare les fiches et leurs tableaux liés. Créez les personnes externes dans Clients / Affaires > Correspondants, puis rattachez-les aux clients concernés. Un correspondant peut représenter un contact, un fournisseur ou un sous-traitant ; son compte comptable est notamment utile si ses frais doivent être exportés.

Ajoutez les pièces dans Clients / Affaires > Documents ou depuis l’onglet Documents de la fiche client ou affaire. Donnez un titre explicite et reliez chaque fichier au client, à l’affaire et, lorsqu’il existe, à l’événement correspondant. Cette organisation remplace les fenêtres propres à l’ancienne application Windows.

Avant de continuer

Vérifier que le client et l'affaire ont des responsables clairs.
Contrôler l'état des affaires avant saisie ou facturation.
Relire les échéances générées automatiquement par les modèles.
S'assurer que les données reprises dans la lettre de mission viennent du bon endroit.

Mise en pratique

Reprenez le client et l’affaire choisis au début de la formation. Relisez leur fiche, une échéance permanente, la lettre de mission et le budget, puis vérifiez que le dossier apparaît dans les temps, la préparation de facture et les rapports.

1. Remplissez votre tableau client/affaire/événement/contrat. Contrôlez ensuite dans la fiche client l'identité, la facturation, le code TVA à un caractère, les délais et, si vous les utilisez, les champs PA et eReporting.
La fiche distingue les données présentes des champs encore à compléter. Attribuez chaque écart à la bonne personne et ne placez pas dans la fiche client une information propre à une seule affaire.
Si ce n’est pas le cas, si une donnée manque, identifiez la fiche à compléter et vérifiez le document source avant de saisir une valeur approximative.
2. Relisez l'affaire choisie dans la liste des affaires. Créez, si vous y êtes autorisé, ou contrôlez l'échéance permanente, puis vérifiez dans les événements la date, le responsable et le rattachement obtenus.
Affaire ouverte, activité et responsables sont cohérents ; la prochaine obligation possède une date, un responsable et un état.
Si ce n’est pas le cas, contrôlez modèle client/affaire, date de départ, fréquence, état de l'affaire et responsable hérité.
3. Ouvrez Événements > Lettres de mission, sélectionnez le client, l’affaire et le modèle autorisés, puis comparez le document obtenu avec le budget de la même affaire.
Le document ne contient aucune balise vide, cite le bon client et la bonne affaire, et le budget correspond à la mission retenue.
Si ce n’est pas le cas, revenez à la fiche source de la balise manquante ; si budget et contrat divergent, faites valider le périmètre avant production.
4. Recherchez l'affaire choisie dans le détail des temps, la préparation de facture et un rapport, sans enregistrer de pièce fiscale.
Le même code affaire, le même client et les mêmes responsables sont retrouvés dans les trois usages.
Si ce n’est pas le cas, vérifiez état actif, société, période, droits et filtres ; une affaire créée mais invisible n'est pas encore un dossier opérationnel.

Le dossier est prêt quand le client, le travail à faire, la prochaine échéance, l'engagement et la prévision sont clairs.

Erreurs à éviter

Créer une affaire uniquement pour contourner un mauvais code dossier.
Laisser des affaires terminées disponibles à la saisie.
Créer des échéances sans responsable ni date exploitable.
Faire une lettre de mission sans contrôler les données client utilisées.

À retenir

Un dossier bien structuré fait gagner du temps partout : saisie, budget, facture, relance, rapport et export.

Vous pouvez maintenant

Je sais distinguer ce qui appartient au client et ce qui appartient à l'affaire.
Je sais transformer un dossier en actions suivies.
Je sais relier la structure du dossier aux budgets, temps, factures et règlements.

Approfondissement métier

Clients et affaires

Le client porte l'identité et les conditions générales ; l'affaire porte le travail à réaliser, l'activité, les budgets, les événements, les documents et le suivi.

Événements

Les événements ne remplacent pas les temps. Ils servent à planifier et suivre ce qui doit être fait, avec échéance, responsable et historique.

Lettres de mission

La lettre de mission sécurise le périmètre contractuel. Elle doit reprendre des données fiables et rester cohérente avec les budgets et prestations.

Prendre de la hauteur

Un dossier est prêt quand chacun sait qui facturer, quel travail réaliser, qui en est responsable et quelle est la prochaine échéance.

Si une information manque, complétez la fiche qui la porte réellement : le client pour son identité, l'affaire pour le travail, l'événement pour l'action datée et la lettre de mission pour l'engagement. Les budgets, temps et factures réutiliseront ensuite ces données.