Structurer clients, affaires, événements et lettres de mission

Objectif. Construire des dossiers fiables : client, affaire, événements, échéances, documents et lettres de mission doivent porter assez d'informations pour que les temps, budgets, factures et relances partent du bon contexte.

ProfilNouvel utilisateurNiveauDécouverteTypeFormation métierDurée estimée1 hDonnées manipuléesClients, familles, affaires, événements, documents, échéances, lettres de mission

Comprendre le principe

Un client décrit l'organisation à facturer ou à suivre. Une affaire décrit le dossier de travail. Les événements, échéances et lettres de mission ajoutent les actions, obligations et engagements.

La qualité du dossier évite les saisies au mauvais endroit, les relances mal ciblées et les factures qui manquent de contexte.

Ce que vous saurez faire

Créer ou relire une fiche client exploitable.
Structurer les affaires avec activité, état, responsables et données utiles.
Mettre en place échéances, événements, documents et lettres de mission.
Comprendre comment le dossier alimente budgets, temps, frais, factures et règlements.

Parcours dans Tempolia

Suivez les étapes dans cet ordre. Chaque étape indique l'écran à ouvrir, le contrôle à faire et la raison métier du contrôle.

1Identifier le client

Chemin : Clients / Affaires > Clients.

Commencez par l'identité client : nom, adresse, pays, SIRET, TVA, famille, responsable, contacts et statut.

Un client bien qualifié rend les recherches, les rapports et les contrôles de dossier plus fiables.

Exemple de fiche client :

Code client : AGAPE.
Nom 1 : AGAPE SAS.
Société : DEMO1.
Famille / activité : Expertise comptable.
Responsable : Alexia FAVRICHON.
Données facturation : SIRET, TVA intracommunautaire, email de facturation et délai de règlement renseignés.

Capture Tempolia : La liste clients est le point de contrôle des identités, responsables, statuts et filtres. — La liste clients est le point de contrôle des identités, responsables, statuts et filtres.

Capture Tempolia : La fiche client concentre les identifiants, pays, adresse et données de référence. — La fiche client concentre les identifiants, pays, adresse et données de référence.

2Contrôler facturation et PA/eReporting du client

Chemin : Clients / Affaires > Clients.

Relisez ensuite les données de facturation, les adresses et les champs PA/eReporting.

Ces informations seront reprises dans les factures, les flux, les relances et parfois les contrôles externes.

Capture Tempolia : La fiche client porte les données qui alimentent facturation, règlements et flux électroniques. — La fiche client porte les données qui alimentent facturation, règlements et flux électroniques.

Capture Tempolia : L’onglet facturation client porte modèle, TVA, délais, email et compte comptable. — L’onglet facturation client porte modèle, TVA, délais, email et compte comptable.

Capture Tempolia : Les champs PA et eReporting client conditionnent le routage et les contrôles externes. — Les champs PA et eReporting client conditionnent le routage et les contrôles externes.

3Créer l'affaire au bon niveau

Chemin : Clients / Affaires > Affaires.

L'affaire porte le dossier : code, activité, société, responsables, état, dates, règles de facturation et documents associés.

Un bon code affaire doit être stable, compréhensible et compatible avec les imports, exports et rapports.

Exemple d'affaire :

Client : AGAPE SAS.
Code affaire : AGAPE 2026-12.
Titre : Bilan, situation et suivi 2026.
Activité : Expertise comptable.
État : Ouverte.
Responsable : Alexia FAVRICHON, avec société DEMO1 et modèle de facturation cohérents.

Capture Tempolia : Les affaires organisent les dossiers et évitent les imputations au mauvais endroit. — Les affaires organisent les dossiers et évitent les imputations au mauvais endroit.

Capture Tempolia : La liste des affaires rattache clients, codes dossier, activités, responsables et états. — La liste des affaires rattache clients, codes dossier, activités, responsables et états.

4Planifier événements et échéances

Chemin : Événements > Événements clients / affaires et Événements > Échéances permanentes.

Les événements transforment le dossier en actions suivies : obligations, rappels, documents et échéances.

Utilisez le tableau de suivi pour contrôler ce qui est prévu, réalisé, en retard ou à relancer.

Exemple d'événement :

Type : Demande de pièces bilan.
Client / affaire : AGAPE SAS - AGAPE 2026-12.
Date prévue : 15/07/2026.
Collaborateur prévu : AFA.
Commentaire : demander balance, grand livre, relevés bancaires et justificatifs d'immobilisations.

Capture Tempolia : Les événements clients et affaires donnent le suivi des actions réalisées ou à faire. — Les événements clients et affaires donnent le suivi des actions réalisées ou à faire.

Capture Tempolia : Les échéances permanentes recréent les obligations récurrentes à suivre. — Les échéances permanentes recréent les obligations récurrentes à suivre.

Capture Tempolia : Les événements transforment le dossier client en actions suivies. — Les événements transforment le dossier client en actions suivies.

5Standardiser avec clients et affaires types

Chemin : Événements > Clients types et Événements > Affaires types.

Les clients types et affaires types évitent de recréer à la main les échéances récurrentes.

Ils servent de modèle, mais chaque dossier doit rester relu après création.

Capture Tempolia : Les clients types accélèrent la création de dossiers avec des échéances cohérentes. — Les clients types accélèrent la création de dossiers avec des échéances cohérentes.

Capture Tempolia : Les affaires types préparent les modèles d’échéances et de structure dossier. — Les affaires types préparent les modèles d’échéances et de structure dossier.

6Préparer les lettres de mission

Chemin : Événements > Lettres de mission et Facturation > Devis et lettres de mission.

La lettre de mission reprend des données client et affaire. Si ces données sont faibles, le document produit sera faible.

Contrôlez le modèle, les signataires, l'adresse, les prestations, les annexes et le lien avec le budget.

Capture Tempolia : Le générateur de lettres de mission rassemble modèle, client, affaire et options. — Le générateur de lettres de mission rassemble modèle, client, affaire et options.

Capture Tempolia : Les données client réutilisées dans les lettres de mission doivent être complètes avant génération. — Les données client réutilisées dans les lettres de mission doivent être complètes avant génération.

Capture Tempolia : Les devis et lettres de mission donnent un contexte contractuel avant budget ou facture. — Les devis et lettres de mission donnent un contexte contractuel avant budget ou facture.

7Relier le dossier au budget

Chemin : Clients / Affaires > Budgets par affaire, Facturation > Budgets de facturation et Temps / Frais > Agenda prévisionnel.

Le budget traduit l'engagement en charge, frais et facturation. Il donne le cadre de pilotage du dossier.

Vérifiez que l'affaire, l'activité et la société sont cohérentes avant d'exploiter les budgets.

Capture Tempolia : Le budget par affaire relie prévision, dossier, client et rentabilité. — Le budget par affaire relie prévision, dossier, client et rentabilité.

Capture Tempolia : Les budgets de facturation structurent honoraires, échéances et montants attendus. — Les budgets de facturation structurent honoraires, échéances et montants attendus.

Capture Tempolia : L’agenda prévisionnel rend visibles les charges, jalons et échéances futures. — L’agenda prévisionnel rend visibles les charges, jalons et échéances futures.

8Contrôler les réalisations du dossier

Chemin : Temps / Frais > Temps et Temps / Frais > Frais.

Les temps et frais doivent être imputés sur le bon client et la bonne affaire. C'est ici que les erreurs de structure deviennent visibles.

Relisez les libellés, tâches, frais, montants et justificatifs avant de conclure sur la rentabilité ou la facturation.

Capture Tempolia : Le détail des temps permet de vérifier date, collaborateur, tâche, libellé, durée et statut facturé. — Le détail des temps permet de vérifier date, collaborateur, tâche, libellé, durée et statut facturé.

Capture Tempolia : Le détail des frais montre frais, débours, justificatifs, TVA et refacturation. — Le détail des frais montre frais, débours, justificatifs, TVA et refacturation.

9Suivre la facturation et le compte client

Chemin : Facturation > Factures, Facturation > Règlements et Facturation > Relances clients.

Une affaire structurée rend la facture compréhensible et la relance plus sûre.

Contrôlez le lien entre le dossier, les factures émises, les règlements et le solde client avant toute action externe.

Capture Tempolia : Le journal des ventes permet de suivre factures émises, statuts, envois et montants. — Le journal des ventes permet de suivre factures émises, statuts, envois et montants.

Capture Tempolia : La table des règlements donne les encaissements, modes, banques, dates et rapprochements. — La table des règlements donne les encaissements, modes, banques, dates et rapprochements.

Capture Tempolia : Les relances clients partent d’un solde contrôlé et d’un périmètre de relance clair. — Les relances clients partent d’un solde contrôlé et d’un périmètre de relance clair.

Contrôles à faire avant de passer à la suite

Vérifier que le client et l'affaire ont des responsables clairs.
Contrôler l'état des affaires avant saisie ou facturation.
Relire les échéances générées automatiquement par les modèles.
S'assurer que les données reprises dans la lettre de mission viennent du bon endroit.

Mise en pratique

Prenez un nouveau client. Créez ou relisez sa fiche, une affaire, une échéance permanente, une lettre de mission et un budget, puis vérifiez que le dossier apparaît dans les temps, factures et rapports.

Erreurs à éviter

Créer une affaire uniquement pour contourner un mauvais code dossier.
Laisser des affaires terminées disponibles à la saisie.
Créer des échéances sans responsable ni date exploitable.
Faire une lettre de mission sans contrôler les données client utilisées.

Le saviez-vous ?

Un dossier bien structuré fait gagner du temps partout : saisie, budget, facture, relance, rapport et export.

Ce que j’ai appris avec cette formation

Je sais distinguer ce qui appartient au client et ce qui appartient à l'affaire.
Je sais transformer un dossier en actions suivies.
Je sais relier la structure du dossier aux budgets, temps, factures et règlements.

Approfondissement métier

Clients et affaires

Le client porte l'identité et les conditions générales ; l'affaire porte le travail à réaliser, l'activité, les budgets, les événements, les documents et le suivi.

Événements

Les événements ne remplacent pas les temps. Ils servent à planifier et suivre ce qui doit être fait, avec échéance, responsable et historique.

Lettres de mission

La lettre de mission sécurise le périmètre contractuel. Elle doit reprendre des données fiables et rester cohérente avec les budgets et prestations.