Strutturare clienti, pratiche, eventi e lettere d’incarico
Obiettivo. Creare fascicoli affidabili nei quali identità del cliente, pratiche, contatti, eventi, scadenze, documenti e lettere d’incarico costituiscano una base corretta per i flussi operativi e di fatturazione.
Cosa imparerai
- Separare le informazioni proprie del cliente da quelle specifiche di una pratica.
- Organizzare contatti, scadenze ricorrenti ed eventi attorno al fascicolo corretto.
- Preparare lettere d’incarico utilizzando le schede cliente e pratica e un modello approvato.
Percorso consigliato
- Creare o verificare l’identità del cliente, gli indirizzi, i dati fiscali e i contatti per la fatturazione.
- Creare la pratica indicando società, responsabili, stato, regole di fatturazione e codici di riferimento.
- Aggiungere i contatti, gli eventi, le scadenze permanenti e i documenti giustificativi pertinenti.
- Generare la lettera d’incarico e verificare i dati inseriti nel documento prima dell’invio.
Prima di continuare
- Le informazioni del cliente e quelle della pratica sono registrate al livello corretto.
- Ogni evento che richiede un’azione ha un collaboratore responsabile e una data.
- Il documento generato viene confrontato con le schede di origine e con l’incarico concordato.
Prima di iniziare
Scegli nel tuo abbonamento un cliente e una pratica aperta per un incarico ricorrente. Prima di inserire tempi o fatturare verifica identità completa, responsabili, scadenza ricorrente, lettera d’incarico e primo budget coerente.
Prerequisiti nel tuo abbonamento
- Disponi nel tuo abbonamento di un cliente e una pratica che sei autorizzato a rileggere o completare; non sovrascrivere dati convalidati.
- Raccogli le fonti del fascicolo: società emittente, famiglia, responsabile, email fatture, identificativi, data iniziale e periodicità.
- Prepara una scheda a quattro colonne: dato, scheda sorgente, valore verificato e responsabile della correzione.
- Prima della registrazione decidi cosa appartiene a cliente, pratica, evento datato e contratto.
Tempi indicativi — 1 h
- 5 min: inquadrare l’incarico e classificare i dati.
- 10 min: controllare identità e fatturazione cliente.
- 10 min: strutturare pratica e responsabili.
- 10 min: organizzare eventi e scadenze permanenti.
- 10 min: preparare documenti e lettera.
- 10 min: verificare budget, inserimento, fatturazione e seguito.
- 5 min: ottenere una visione d’insieme con la verifica di completezza.
1. Creare un’identità ricercabile e fatturabile
Apri Clienti / Pratiche > Clienti. Per il cliente scelto controlla codice, ragione sociale, società emittente, paese, indirizzo, identificativi, famiglia, stato, responsabile e contatti. Usa valori controllati per famiglia e stato affinché elenchi e report siano confrontabili; una nota libera non sostituisce un campo strutturato.
Cerca il cliente per codice e denominazione, poi riapri la scheda dal risultato. Devi trovare un solo cliente attivo e inequivocabile. Se trovi duplicati, sospendi e applica la procedura prevista per gestirli, senza unirli informalmente.
2. Completare fatturazione e instradamento elettronico
Nella scheda Fatturazione verifica denominazione e indirizzo, destinatario email, termini di pagamento, modello, lingua e contesto IVA. In PA/eReporting controlla identificativi obbligatori e attributi di instradamento. Questi valori possono essere invisibili durante il lavoro e bloccare emissione o trasmissione.
Confronta ogni valore con una fonte fornita, senza indovinarlo. Elenca i dati mancanti e completa quelli per cui hai una fonte affidabile. Il cliente scelto deve arrivare alla preparazione fattura senza lacune note. Non copiare identificativi da un cliente simile.
Controlla nella tua scheda identificativo, partita IVA intracomunitaria, codice IVA, termine di pagamento, e-mail fatture e instradamento PA. Un «-», uno zero o un campo vuoto richiede responsabile e fonte prima della fatturazione.
3. Dare alla pratica un perimetro operativo preciso
Apri Pratiche e trova la pratica scelta. Deve contenere cliente, società, attività, stato, contesto temporale, responsabili e riferimento di fatturazione. Il codice deve distinguere chiaramente esercizio e incarico.
Per ogni campo chiedi se instrada lavoro, controlla accesso, filtra report, alimenta fatturazione o documenta responsabilità. I dati comuni restano sul cliente; quelli specifici della missione vanno sulla pratica. Così una modifica a un incarico non altera tutti i fascicoli del cliente.
4. Trasformare obblighi ricorrenti in azioni datate
Apri Eventi e Scadenze permanenti. La scadenza permanente è il modello dell’obbligo; l’evento è l’occorrenza concreta. Definisci frequenza, prossima data, responsabile, collegamento e risultato o documento atteso. Una nota senza data non permette di programmare il lavoro.
Usa clienti o pratiche tipo soltanto per standardizzare davvero una popolazione. L’evento generato deve riferirsi alla pratica scelta, avere responsabile e azione comprensibile. Se un evento di una sola pratica è sul cliente, sposta l’evento sulla pratica prima dell’avvio.
5. Generare la lettera dalle schede cliente e pratica
Apri Lettere d’incarico. Seleziona modello approvato, società emittente, cliente e pratica. Verifica contatti, indirizzi, date, perimetro, periodicità e importi prima della generazione. Rileggi il documento come cliente: i campi uniti e il servizio devono coincidere con la pratica.
Non riparare un valore errato soltanto nel documento. Correggi cliente, pratica o modello, rigenera e collega il file al fascicolo giusto. Il contratto firmato è il riferimento commerciale; i dati Tempolia ne organizzano l’esecuzione e la futura riconduzione.
6. Verificare budget, consuntivo e seguito cliente
Apri il budget e verifica che la pratica scelta appaia con cliente, attività e responsabili previsti. Controlla poi che la pratica sia selezionabile in tempi e spese e che fatturazione e conto cliente utilizzino la stessa identità. È un controllo, non un invito a emettere.
Il percorso atteso è incarico → budget → tempi/spese → preparazione → fattura → pagamento/sollecito. Se la pratica non compare in una pagina, controlla stato, date, società, diritti e filtri. Se compare un’identità diversa, torna alla fonte e non creare una soluzione locale.
Mettere in pratica sul fascicolo scelto
- 1. Disponi ogni dato sotto cliente, pratica, evento o contratto.Ogni dato si trova nella scheda corretta e nessun identificativo è inventato.Se non è così, chiedi se è comune, specifico, datato o contrattuale.
- 2. Cerca il tuo cliente, verifica identità e fatturazione, poi apri la pratica scelta e responsabili.Un solo cliente ricercabile e una pratica precisa sono pronti.Se non è così, esamina duplicati, stato, società e fonte mancante.
- 3. Collega scadenza permanente ed evento datato con responsabile e risultato o documento previsto.Il prossimo obbligo è visibile, datato e attribuibile.Se non è così, verifica frequenza, data e se l’evento appartiene al cliente o alla pratica.
- 4. Visualizza la lettera e controlla la pratica nel budget e nei tempi senza emettere.Contratto e dati operativi descrivono lo stesso incarico.Se non è così, correggi fonte o modello, rigenera e riprova.
Errori strutturali frequenti
- Creare un cliente già esistente con altra grafia.
- Inserire sul cliente dati specifici di una pratica.
- Creare scadenze senza responsabile, data o risultato previsto.
- Correggere il testo unito invece della fonte.
- Avviare i tempi prima di stabilizzare pratica e responsabilità.
Visione d’insieme
Un fascicolo è pronto quando il gruppo sa chi fatturare, quale lavoro appartiene alla pratica, chi ne è responsabile e quale scadenza viene dopo.
Se manca un dato, completa la scheda che lo contiene davvero: cliente per l'identità, pratica per il lavoro, evento per l'azione datata e lettera d'incarico per l'accordo. Budget, tempi e fatture riutilizzeranno poi le stesse informazioni.
Costruire un secondo fascicolo cliente
Scegli un altro cliente del tuo abbonamento e prepara la scheda dati prima di creare record. Lavora in lettura oppure modifica i dati soltanto se disponi dell'autorizzazione necessaria.
- 1. Prima di aprire Tempolia annota identità, dato fiscale, e-mail di fatturazione, responsabile, codice pratica, prossima scadenza e condizioni dell’incarico.
- 2. Controlla ogni dato nel suo record: cliente, pratica, evento o incarico. Dopo il salvataggio riapri ogni scheda e confrontala con la scheda dati.
- 3. Introduci un solo problema di esempio: cliente duplicato, pratica invisibile, evento non generato o campo vuoto nella lettera. Correggi la fonte e rigenera soltanto il risultato interessato.
- 4. Chiudi tutte le schede e ripeti il percorso, verificando ogni elemento nella scheda cliente, pratica, evento o incarico.