Estructurar clientes, asuntos, eventos y cartas de encargo
Objetivo. Estructurar datos fiables para que la identidad del cliente, los asuntos, los contactos, los eventos, los vencimientos, los documentos y las cartas de encargo sustenten correctamente los flujos operativos y de facturación.
Qué aprenderá
- Separar la información propia del cliente de la información específica de cada asunto.
- Organizar contactos, vencimientos recurrentes y eventos en torno al cliente y al asunto correctos.
- Preparar cartas de encargo a partir de datos de las fichas de cliente y asunto y una plantilla aprobada.
Recorrido recomendado
- Crear o revisar la identidad del cliente, sus direcciones, datos fiscales y contactos de facturación.
- Crear el asunto con su sociedad, responsables, estado, reglas de facturación y códigos de referencia.
- Añadir los contactos, eventos, vencimientos permanentes y documentos justificativos pertinentes.
- Generar la carta de encargo y comprobar los datos combinados antes de enviarla.
Antes de continuar
- La información del cliente y la información del asunto se guardan en el nivel adecuado.
- Cada evento que requiere una acción tiene un colaborador responsable y una fecha.
- El documento generado se contrasta con las fichas de origen y el encargo acordado.
Antes de empezar
Elija en su suscripción un cliente y un asunto abierto para un encargo recurrente. Antes de registrar tiempos o facturar revise identidad completa, responsables, vencimiento recurrente, carta de encargo y primer presupuesto coherente.
Requisitos previos en su suscripción
- Disponga en su suscripción de un cliente y un asunto que esté autorizado a revisar o completar; no sobrescriba datos validados.
- Reúna las fuentes del expediente: sociedad emisora, familia, responsable, email de facturas, identificadores, fecha de inicio y periodicidad.
- Prepare una ficha de cuatro columnas: dato, ficha de origen, valor verificado y responsable de corregirlo.
- Antes de registrar datos, decida qué pertenece al cliente, al asunto, al evento fechado y al contrato.
Desarrollo recomendado — 1 h
- 5 min: encuadrar el encargo y clasificar datos.
- 10 min: revisar identidad y facturación del cliente.
- 10 min: estructurar asunto y responsables.
- 10 min: organizar eventos y vencimientos permanentes.
- 10 min: preparar documentos y carta.
- 10 min: comprobar presupuesto, registro de actividad, facturación y seguimiento.
- 5 min: tomar perspectiva con una revisión de integridad.
1. Crear una identidad localizable y facturable
Abra Clientes / Asuntos > Clientes. En el cliente elegido compruebe código, razón social, sociedad emisora, país, dirección, identificadores, familia, estado, responsable y contactos. Use valores coherentes para familia y estado; una nota libre no sustituye un campo estructurado en listas e informes.
Busque por código y nombre y reabra la ficha desde el resultado. Debe encontrar un único cliente activo e inequívoco. Si hay duplicados, deténgase y siga el procedimiento previsto para gestionarlos, sin fusionarlos informalmente.
2. Completar facturación y encaminamiento electrónico
En Facturación revise nombre y dirección, destinatario de email, condiciones de pago, modelo, idioma e IVA. En PA/eReporting revise identificadores obligatorios y atributos de encaminamiento. Pueden no verse durante el trabajo y bloquear emisión o transmisión.
Contraste cada valor con una fuente y no lo adivine. Anote los datos que faltan y complete aquellos para los que dispone de una fuente fiable. El cliente elegido debe llegar a preparación sin lagunas conocidas. Nunca copie identificadores de otro cliente parecido.
Revise en su ficha identificador, NIF-IVA intracomunitario, código IVA, plazo, correo de facturación y encaminamiento PA. Un «-», un cero o un campo vacío requiere responsable y fuente antes de facturar.
3. Dar al asunto un alcance operativo preciso
Abra Asuntos y localice el asunto elegido. Debe contener cliente, sociedad, actividad, estado, contexto temporal, responsables y referencia de facturación. El código debe distinguir claramente ejercicio y encargo.
Para cada campo pregunte si encamina trabajo, controla acceso, filtra informes, alimenta facturación o documenta responsabilidad. Los datos comunes quedan en cliente y los de la misión en asunto. Así un cambio de encargo no altera todos los expedientes del cliente.
4. Convertir obligaciones recurrentes en acciones fechadas
Abra Eventos y Vencimientos permanentes. El vencimiento es el modelo; el evento es la ocurrencia concreta. Defina frecuencia, próxima fecha, responsable, vínculo y resultado o documento esperado. Una nota sin fecha no permite programar el trabajo.
Use clientes o asuntos tipo solo para normalizar de verdad. El evento generado debe referirse al asunto elegido, tener responsable y acción comprensible. Si un evento propio de un asunto está en cliente, mueva el evento al asunto antes de comenzar.
5. Generar la carta desde las fichas de cliente y asunto
Abra Cartas de encargo. Seleccione modelo aprobado, sociedad emisora, cliente y asunto. Revise contactos, direcciones, fechas, alcance, periodicidad e importes antes de generar. Lea el documento como cliente: campos combinados y servicio deben coincidir con el asunto.
No repare un valor solo dentro del documento. Corrija cliente, asunto o modelo, regenere y vincule el archivo al expediente correcto. El contrato firmado es la referencia comercial; Tempolia organiza su ejecución y renovación futura.
6. Probar presupuesto, realizado y seguimiento
Abra el presupuesto y compruebe el asunto elegido con cliente, actividad y responsables correctos. Verifique que el asunto pueda seleccionarse en tiempos y gastos y que facturación y cuenta cliente usen la misma identidad. Es una prueba, no una emisión.
El recorrido esperado es encargo → presupuesto → tiempos/gastos → preparación → factura → cobro/recordatorio. Si una pantalla no encuentra el asunto, revise estado, fechas, sociedad, derechos y filtros. Si aparece otra identidad, vuelva al origen, sin solución local.
Poner en práctica con el expediente elegido
- 1. Coloque cada dato bajo cliente, asunto, evento o contrato.Cada dato está en la ficha adecuada y ningún identificador se inventa.Si no es así, pregunte si es común, específico, fechado o contractual.
- 2. Busque su cliente, revise identidad y facturación y después abra el asunto elegido y responsables.Un cliente localizable y un asunto preciso están listos.Si no es así, investigue duplicados, estado, sociedad y fuente ausente.
- 3. Vincule el vencimiento con un evento fechado, un responsable y un resultado o documento previsto.La próxima obligación es visible, fechada y atribuible.Si no es así, revise la frecuencia, la fecha y si el evento pertenece al cliente o al asunto.
- 4. Previsualice la carta y pruebe el asunto en presupuesto y tiempos sin emitir.Contrato y datos operativos describen el mismo encargo.Si no es así, corrija fuente o modelo, regenere y pruebe.
Errores estructurales frecuentes
- Crear un cliente existente con otra grafía.
- Poner en cliente datos específicos de un asunto.
- Crear vencimientos sin responsable, fecha ni resultado previsto.
- Corregir el texto combinado en lugar de su fuente.
- Empezar tiempos antes de estabilizar asunto y responsabilidades.
Tomar perspectiva
Un expediente está listo cuando el equipo sabe a quién facturar, qué trabajo pertenece al asunto, quién es responsable y cuál es el próximo vencimiento.
Si falta un dato, complete la ficha que realmente lo contiene: cliente para la identidad, asunto para el trabajo, evento para la acción fechada y carta de encargo para el acuerdo. Presupuestos, tiempos y facturas reutilizarán después la misma información.
Crear un segundo expediente de cliente
Elija otro cliente de su suscripción y escriba su ficha de datos antes de crear registros. Separe la consulta del trabajo en su suscripción, con la autorización necesaria.
- 1. Antes de abrir Tempolia, anote identidad, dato fiscal, correo de facturación, responsable, código de asunto, próximo evento y condiciones del encargo.
- 2. Compruebe cada dato en su origen: cliente, asunto, evento o encargo. Tras guardar con autorización, vuelva a abrir cada ficha y compárela con los datos preparados.
- 3. Introduzca un problema de ejemplo: cliente duplicado, asunto invisible, evento no generado o campo vacío en la carta. Corrija el origen y regenere solo el resultado afectado.
- 4. Cierre todas las pestañas y repita el recorrido, comprobando cada elemento en la ficha de cliente, asunto, evento o encargo.