Importare i pagamenti e controllare l’abbinamento alle fatture cliente
Obiettivo. Importare pagamenti bancari affidabili, abbinare ogni riga valida al cliente e alla fattura corretti, isolare duplicati e identificativi sconosciuti, spiegare i saldi parziali e conservare i riferimenti utili per solleciti, report ed export.
Prima di iniziare: preparate le corrispondenze del vostro abbonamento
I file forniti servono al controllo del formato, delle anomalie e dell’anteprima; non sono pronti per l’importazione. Prima di ogni importazione autorizzata annotate società, modalità, banca, due clienti, riferimenti delle loro fatture aperte e importi corrispondenti nel vostro abbonamento. Lavorate su una copia del CSV e sostituite tutti i codici e gli importi dell’esempio. Se non potete creare pagamenti, completate controlli e mappatura e fermatevi prima della conferma.
File di esempio da controllare
Scaricate il file da controllare e conservate il file corretto per la riconciliazione finale. Contiene operazioni del 20 luglio 2026: VIR-101, 1.200,00 EUR per il codice cliente CLIENT01 (cliente sintetico CLIENT01 CONSEIL) e FACT-101; VIR-102, 400,00 EUR per CLIENT02 e FACT-102 di 600,00 EUR; VIR-103, 250,00 EUR con cliente sconosciuto ZZ999. Una quarta riga ripete VIR-101. Nel file di esempio il calcolo dà un pagamento esatto che chiude FACT-101, uno parziale che lascia 200,00 EUR su FACT-102 e nessuna creazione per cliente sconosciuto o duplicato. I valori 001, 05, 1.200,00 EUR, 400,00 EUR e 200,00 EUR servono soltanto a verificare il calcolo dell’esempio; usate poi quelli del vostro file di lavoro. Eseguite una copia adattata soltanto con dati di prova dedicati nel vostro abbonamento e l’autorizzazione adeguata.
| Colonna CSV | Campo Tempolia | Controllo prima dell’import |
|---|---|---|
| societe | Società | Codice 001 nel file — sostituitelo con il codice della vostra società |
| mode | Modalità di pagamento | Codice 05 — titolo Virement (bonifico) |
| banque | Banca | BNK01 nel file di esempio — sostituitelo con una banca attiva del vostro abbonamento |
| date | Data di creazione | 20/07/2026 |
| reference | N° documento | Da VIR-101 a VIR-103, unici nello storico |
| client | Cliente | Codice CLIENT01, CLIENT02 o ZZ999 |
| facture | Non importato | Riferimento conservato per l’abbinamento dopo l’importazione |
| montant | Totale lordo | Importo positivo riconciliato con l’estratto conto |
Prerequisiti
- Nella copia di lavoro sostituite società, banca e modalità con codici attivi del vostro abbonamento.
- Per importare la copia adattata, le due fatture reali scelte devono essere emesse e aperte; altrimenti completate soltanto mappatura, anteprima e calcoli dell’esempio.
- Conservate il file di esempio originale senza modificarlo e identificate il gruppo di operazioni con VIR-101–VIR-103.
- Usate il vostro abbonamento solo se siete autorizzati a creare pagamenti e conservate il file originale e la copia di lavoro in una cartella dedicata. Nessun file contabile viene trasmesso alla produzione.
Programma di 55 minuti
- 8 min: verificare fatture e saldi iniziali.
- 12 min: caricare il file e mappare i campi.
- 12 min: isolare cliente sconosciuto, duplicato e pagamento parziale.
- 10 min: importare il file corretto e verificare le righe create.
- 8 min: abbinare i due pagamenti validi e controllare i saldi.
- 5 min: riconciliare righe importate, saldi ed export.
Risultati del file di esempio
- La mappatura usa i codici 001 e 05, invia
referencea N° documento emontanta Totale lordo. La colonnafacturenon è importata: guida l’abbinamento dopo la creazione dei pagamenti. - VIR-101 esiste una sola volta e chiude FACT-101.
- FACT-102 conserva esattamente 200,00 EUR dopo l’abbinamento di VIR-102.
- ZZ999 resta nel registro anomalie o nella sorgente da correggere, mai associato a un cliente simile.
Distinguere importazione, pagamento e abbinamento
Il file bancario contiene i movimenti comunicati dalla banca. Dopo l’importazione, Tempolia contiene le righe create; l’abbinamento indica quali fatture o note di credito sono state saldate. Controllate separatamente questi tre passaggi. Una riga può essere importata tecnicamente e restare errata per cliente, società, banca, segno o riferimento.
Un riferimento bancario stabile è la prima barriera ai duplicati. Cercatelo nelle importazioni precedenti e nelle registrazioni manuali, anche fuori dal periodo corrente. Un nome simile è più debole di un identificativo e non giustifica un’associazione arbitraria. Righe sconosciute o ambigue restano fuori dal lotto convalidato finché la sorgente non viene corretta.
Il pagamento parziale non è un errore: FACT-102 di 600,00 EUR meno VIR-102 di 400,00 EUR lascia 200,00 EUR. L’abbinamento spiega il residuo, non inventa uno sconto. Un pagamento cumulativo può saldare più documenti, ma tutte le allocazioni devono tornare al totale bancario.
Competenze acquisite
- Fissare il perimetro per società, banca, periodo, formato e riferimenti unici.
- Mappare i campi obbligatori e distinguere sorgente, riferimenti e abbinamento derivato.
- Rilevare duplicati nel file corrente, in lotti precedenti e nelle registrazioni manuali.
- Respingere un cliente sconosciuto senza scegliere un nome simile.
- Importare una volta le righe valide e riconciliare numero e totale.
- Abbinare pagamenti esatti e parziali mantenendo visibili gli importi non spiegati.
- Controllare conseguenze su solleciti, PA/eReporting ed export senza confonderne i ruoli.
1. Stabilire lo stato iniziale e mappare
Percorso: Fatturazione > Pagamenti, Strumenti > Importazione e giornale vendite.
Scegliete nel vostro abbonamento due fatture emesse aperte e annotate riferimenti, clienti e saldi reali. Assegnate alle due righe valide della copia di lavoro nuovi riferimenti bancari, cercateli nella tabella dei pagamenti per evitare duplicati, caricate la copia adattata e selezionate il tipo Pagamenti clienti.
Mappate società, modalità e banca ricavate dal vostro abbonamento, la data, reference verso N° documento, il codice cliente e montant verso Totale lordo. Lasciate facture fuori dalla mappatura: servirà per l’abbinamento successivo. Controllate nell’anteprima i valori della copia adattata ed escludete duplicato e cliente sconosciuto prima della convalida.
2. Risolvere le anomalie prima della scrittura
Classificate l’anteprima. VIR-101 è valido una volta; il duplicato viene escluso con riferimento e riga sorgente. VIR-102 è valido anche se parziale. VIR-103 è respinto perché ZZ999 è sconosciuto. Correggete l’identificativo solo da una fonte autorevole; non scegliete CLIENT01 CONSEIL perché sembra plausibile.
Preparate due righe corrette o una selezione accettata esplicita. Annotate per ogni riga esclusa il valore originale e il motivo della correzione. Riconciliate il totale: 1.200,00 + 400,00 = 1.600,00 EUR. I 250,00 EUR respinti restano in attesa di correzione fuori dal totale importato.
3. Abbinare pagamenti esatti e parziali
Percorso: Fatturazione > Movimenti clienti.
Per il primo cliente scelto, abbinate pagamento e fattura solo dopo aver verificato segni opposti, stessa società e importi uguali; il gruppo deve sommare zero. Per il secondo, abbinate il pagamento parziale e controllate che il residuo sia pari all’importo della fattura meno il pagamento.
Se FACT-102 appare chiusa, controllate altri movimenti, segni e importi; non aggiungete movimenti generici. Se il comando non è disponibile, verificate stato, cliente e società. Un pagamento attribuito al cliente sbagliato si corregge con il flusso autorizzato e la conservazione dello storico.
4. Riconciliare conto cliente e anteprima contabile
Controllate i solleciti dopo l’abbinamento: la fattura saldata non deve più essere selezionata, mentre quella pagata parzialmente può conservare il suo saldo reale in funzione di scadenza e contestazione. Nell’anteprima contabile verificate riferimenti, società e banca della copia adattata e riconciliate il totale delle righe accettate. Non trasmettete il file durante l’esercizio.
Se si applica PA/eReporting, consultate lo storico separatamente: stato o assenza non cambiano il risultato dell’importazione bancaria. Riconciliate CSV corretto, risultato importazione, tabella pagamenti, gruppi abbinati ed export. Conservate lotto, riferimento file, data, operatore, conteggi e totali.
Esercitazione guidata e diagnosi
- 1. Controllare che le fatture siano aperte e i nuovi riferimenti assenti.
- 2. Mappare quattro righe, escludere duplicato e ZZ999, importare due righe per 1.600,00 EUR.
- 3. Abbinare VIR-101 esattamente, VIR-102 parzialmente e riconciliare saldi ed export.
- FACT-101 è chiusa dal solo VIR-101 di 1.200,00 EUR.
- FACT-102 resta aperta per 200,00 EUR.
- ZZ999 e duplicato non creano pagamenti convalidati.
Diagnosi
- Un duplicato richiede la ricerca nei lotti precedenti e negli inserimenti manuali.
- Il cliente sconosciuto si corregge nella fonte autorevole, non per somiglianza.
- FACT-102 chiusa richiede il controllo di importo, segno e altri movimenti.
- Una riga mancante nell’export richiede controllo di società, banca, data, modalità e stato.
Errori da evitare
- Considerare affidabile una riga solo perché letta dall’importatore.
- Risolvere un identificativo sconosciuto indovinando il cliente.
- Forzare la chiusura dopo un pagamento parziale.
- Ricaricare lo stesso lotto senza prima controllare se i riferimenti esistono già.
- Inviare solleciti o export prima di controllare i pagamenti non abbinati.
Per concludere
Presentate un foglio con quattro righe sorgente, due accettate per 1.600,00 EUR, due respinte, una fattura chiusa e un residuo di 200,00 EUR. Prima di chiudere, ritrovate ogni importo nella sorgente, nella tabella pagamenti, nell’abbinamento e nell’export.
Applicare il metodo ai dati del vostro abbonamento
VIR-101, VIR-102, VIR-103, FACT-101 e CLIENT01 CONSEIL appartengono al file di esempio. Prima dell’importazione, scegliete nel vostro abbonamento due fatture emesse aperte e copiatene cliente, riferimento e importo nella copia di lavoro. Cercate i nuovi riferimenti prima della convalida. Se è visibile un rifiuto SEPA, collegatelo alla sua operazione originaria; non traetene conclusioni sul file di esempio.
Se una vista non contiene righe, controllate società, cliente, periodo e filtri: non significa che la fattura sia saldata. Per completare l’esercizio servono una copia adattata autorizzata, i saldi iniziali, un’anteprima popolata, il risultato dell’importazione, le righe di pagamento, gli abbinamenti e i totali finali. Se manca uno di questi elementi, fermatevi prima della convalida e correggete il prerequisito.
Visione d’insieme
L’importazione pagamenti è una riconciliazione, non un caricamento file. L’automazione può verificare formati, campi obbligatori, riferimenti duplicati e totali; identità, significato ed eccezioni richiedono una decisione esplicita. Monitorate tentativi duplicati, clienti sconosciuti e pagamenti ancora non abbinati oltre il tempo previsto. Questa lettura distingue velocità operativa da affidabilità contabile e rende ogni lotto ripetibile, spiegabile e correggibile senza perdere la traccia.
Passaggio alla procedura quotidiana
Per ogni lotto conservate file originale non modificato, copia corretta, versione della mappatura, conteggi accettati e respinti, totale accettato, decisioni sulle anomalie, operatore e ora. Conservate riferimenti sufficienti per ritrovare VIR-101 e VIR-102 nella sorgente bancaria, nella tabella pagamenti, nei movimenti cliente e nell’anteprima di export, e per confermare che VIR-103 resta in una coda esplicita.
Controllate regolarmente i pagamenti importati ma non abbinati e segnalate i riferimenti bancari presenti due volte, anche tra inserimento manuale e lotto. Per un pagamento parziale, verificate il residuo sul conto cliente. Per un cliente sconosciuto, correggete l’identificativo solo dopo aver trovato una fonte affidabile; l’urgenza non giustifica un abbinamento per somiglianza.
Controllo finale
Per il controllo finale, partite dal totale del file, sottraete le righe escluse e ritrovate il totale importato in Tempolia. Nel file di esempio una sola VIR-101 chiude FACT-101 e VIR-102 lascia 200,00 EUR; nella copia adattata usate i vostri riferimenti e importi reali. L’export deve contenere solo righe comprese e riconciliate.