Importar cobros y controlar la conciliación con las facturas de clientes

Objetivo. Importar cobros bancarios fiables, conciliar cada línea válida con cliente y factura correctos, aislar duplicados e identificadores desconocidos, explicar saldos parciales y conservar las referencias útiles para reclamaciones, informes y exportes.

PerfilContabilidadNivelAvanzadoTipoControlDuración estimada55 minDatos utilizadosFicheros de cobros, movimientos, conciliación, saldos, bancos y controles previos

Antes de empezar: prepare las correspondencias de su suscripción

Los ficheros suministrados sirven para controlar formato, anomalías y vista previa; no están listos para importar. Antes de cualquier importación autorizada, anote sociedad, modalidad, banco, dos clientes, referencias de sus facturas abiertas e importes correspondientes en su suscripción. Trabaje sobre una copia del CSV y sustituya todos los códigos e importes pedagógicos. Si no puede crear cobros, complete controles y correspondencias y deténgase antes de confirmar.

Continúe cuando sociedad, modalidad, banco y clientes del fichero de trabajo correspondan a referencias activas de su suscripción.

Lote de ejemplo

Descargue el lote de ejemplo y conserve el lote aceptado para la conciliación final. Contiene operaciones del 20 de julio de 2026: VIR-101, 1.200,00 EUR para el código de cliente CLIENT01 (cliente sintético CLIENT01 CONSEIL) y FACT-101; VIR-102, 400,00 EUR para CLIENT02 y FACT-102 de 600,00 EUR; VIR-103, 250,00 EUR con cliente desconocido ZZ999. Una cuarta línea repite VIR-101. En el fichero de ejemplo, el cálculo da un cobro exacto que salda FACT-101, uno parcial que deja 200,00 EUR en FACT-102 y ninguna creación para desconocido o duplicado. Los valores 001, 05, 1.200,00 EUR, 400,00 EUR y 200,00 EUR son puntos de control del ejemplo, no resultados exigidos sobre sus datos. Ejecute una copia adaptada únicamente con datos de formación específicos de su suscripción y la autorización adecuada.

Columna CSV	Campo Tempolia	Control previo
societe	Sociedad	Código 001 en el fichero — sustitúyalo por el código de su sociedad
mode	Modalidad de pago	Código 05 — título Virement (transferencia)
banque	Banco	BNK01 en el fichero de ejemplo — sustitúyalo por un banco activo de su suscripción
date	Fecha de creación	20/07/2026
reference	N° de documento	De VIR-101 a VIR-103, únicos en el historial
client	Cliente	Código CLIENT01, CLIENT02 o ZZ999
facture	No se importa	Referencia conservada para el punteo después de importar
montant	Total bruto	Importe positivo conciliado con el extracto

Requisitos

En la copia de trabajo sustituya sociedad, banco y modalidad por códigos activos de su suscripción.
Para importar la copia adaptada, las dos facturas reales elegidas deben estar emitidas y abiertas; en caso contrario complete solo asignación, vista previa y cálculos del ejemplo.
Conserve sin cambios el fichero pedagógico original e identifique el lote por VIR-101 a VIR-103.
Use su suscripción únicamente si puede crear cobros y conserve el fichero original y la copia de trabajo en una carpeta específica; no se transmite ningún fichero contable automáticamente.

Plan de 55 minutos

8 min: verificar facturas y saldos iniciales.
12 min: cargar el fichero y asignar campos.
12 min: aislar cliente desconocido, duplicado y cobro parcial.
10 min: importar el lote corregido y verificar líneas creadas.
8 min: conciliar los dos cobros válidos y controlar saldos.
5 min: conciliar las líneas importadas, los saldos y el export.

Resultados del fichero de ejemplo

La asignación usa los códigos 001 y 05, lleva reference a N° de documento y montant a Total bruto. La columna facture no se importa: guía el punteo tras crear los cobros.
VIR-101 existe una sola vez y salda FACT-101.
FACT-102 conserva exactamente 200,00 EUR después de conciliar VIR-102.
ZZ999 queda en el registro de anomalías o fuente a corregir; nunca se asigna por similitud.

Distinguir importación, cobro y conciliación

El fichero bancario contiene los movimientos comunicados por el banco. Tras la importación, Tempolia contiene las líneas creadas; la conciliación indica qué factura o abono queda saldado. Compruebe por separado estos tres pasos. Una línea puede importarse técnicamente y seguir siendo incorrecta por cliente, sociedad, banco, signo o referencia.

Una referencia bancaria estable es la primera barrera contra duplicados. Búsquela en importaciones anteriores y entradas manuales, incluso fuera del periodo. Un nombre parecido es más débil que un identificador y no justifica una asignación arbitraria. Las líneas desconocidas o ambiguas quedan fuera del lote validado hasta corregir la fuente.

El cobro parcial no es un error: FACT-102 de 600,00 EUR menos VIR-102 de 400,00 EUR deja 200,00 EUR. La conciliación explica el resto, no inventa un descuento. Un cobro agrupado puede liquidar varias piezas, pero toda distribución debe cuadrar con el importe bancario original.

Capacidades adquiridas

Fijar perímetro por sociedad, banco, periodo, formato y referencias únicas.
Asignar campos obligatorios y distinguir fuente, referencias y conciliación derivada.
Detectar duplicados en el fichero, lotes anteriores y entradas manuales.
Rechazar un cliente desconocido sin elegir un nombre parecido.
Importar una vez las líneas válidas y reconciliar cantidad y total.
Conciliar cobros exactos y parciales dejando visibles los importes inexplicados.
Controlar efectos en reclamaciones, PA/eReporting y exportes sin confundir sus funciones.

1. Establecer el estado inicial y asignar campos

Ruta: Facturación > Cobros, Herramientas > Importación y diario de ventas.

Elija en su suscripción dos facturas emitidas abiertas y anote sus referencias, clientes y saldos reales. Asigne a las dos líneas válidas de la copia de trabajo nuevas referencias bancarias, búsquelas en la tabla de cobros para evitar duplicados, cargue la copia adaptada y seleccione el tipo Cobros de clientes.

Asigne la sociedad, modalidad y banco tomados de su suscripción, la fecha, reference a N° de documento, el código de cliente y montant a Total bruto. Deje facture sin asignar: servirá para el punteo posterior. Revise en la vista previa los valores de la copia adaptada y excluya la referencia duplicada y el cliente desconocido antes de validar.

Importación de cobros con vista no cargada que asigna los encabezados CSV a los campos Tempolia — Asigne cada encabezado CSV al campo Tempolia correspondiente y conserve la referencia de factura para conciliar después de importar.

Diario de facturas emitidas con cliente, referencia, fecha e importe bruto — Elija dos facturas emitidas abiertas de su suscripción y copie sus referencias en el fichero de trabajo.

2. Resolver anomalías antes de escribir

Clasifique la vista previa. VIR-101 es válido una vez y su duplicado se excluye con referencia y línea fuente. VIR-102 es válido aunque parcial. VIR-103 se rechaza porque ZZ999 es desconocido. Corrija el identificador solo desde información autorizada; no elija CLIENT01 CONSEIL porque parezca plausible.

Prepare dos líneas corregidas o una selección aceptada explícita. Anote para cada línea excluida el valor original y el motivo de la corrección. Concilie el total: 1.200,00 + 400,00 = 1.600,00 EUR. Los 250,00 EUR rechazados quedan pendientes de corregir fuera del total importado.

Tabla de cobros con referencias, clientes, banco, fechas, importes y estados — Busque las dos referencias aceptadas y compruebe cliente, banco, fecha, importe y aparición única.

Configuración que muestra el código 05 con el título Virement (transferencia) — Use el código de modalidad 05 para Virement (transferencia): el CSV espera el código, no el título.

3. Conciliar cobros exactos y parciales

Ruta: Facturación > Movimientos de clientes.

Para el primer cliente elegido, concilie el cobro con la factura solo después de comprobar signos opuestos, misma sociedad e importes iguales; el grupo debe sumar cero. Para el segundo, concilie el cobro parcial y compruebe que el saldo abierto sea el importe de la factura menos el cobro.

Si FACT-102 aparece saldada, revise otros movimientos, signos e importes; no añada un movimiento genérico. Si no puede conciliar, compruebe estado, cliente y sociedad. Un cobro atribuido al cliente equivocado se corrige mediante el flujo autorizado conservando historial.

Movimientos de cliente con facturas, cobros, punteos y saldos restantes — Para cada cobro aceptado compruebe la factura punteada y calcule el saldo restante.

Detalle que explica los 200 euros restantes — El resto queda visible hasta un evento real que lo liquide.

4. Comprobar el resultado después de la importación

Revise las reclamaciones después de conciliar: la factura saldada ya no debe seleccionarse, mientras la pagada parcialmente puede conservar su saldo real según vencimiento y litigio. En la vista contable compruebe referencias, sociedad y banco de su copia adaptada y concilie el total de las líneas aceptadas. No transmita el fichero durante el ejercicio.

Si aplica PA/eReporting, consulte el historial por separado: su estado no cambia el resultado de la importación bancaria. Concilie CSV corregido, resultado importado, tabla de cobros, grupos conciliados y export. Conserve lote, referencia de fichero, fecha, operador, recuentos y totales.

Preparación de reclamaciones con filtros por sociedad, cliente y asunto — Filtre por sociedad, cliente y asunto y compruebe después las facturas realmente abiertas.

Formulario de export contable con software, sociedad, diario y periodo antes de generarlo — Configure sociedad, diario bancario y periodo y compare después las líneas generadas con los cobros aceptados.

Historial de declaración filtrado por sociedad, periodo y referencia — Filtre por sociedad, periodo y referencia del cobro y abra después la línea correspondiente.

Práctica guiada y diagnóstico

1. Comprobar facturas abiertas y referencias nuevas.
2. Asignar cuatro líneas, excluir duplicado y ZZ999, importar dos por 1.600,00 EUR.
3. Conciliar VIR-101 exactamente, VIR-102 parcialmente y reconciliar saldo y export.

FACT-101 queda saldada solo por VIR-101 de 1.200,00 EUR.
FACT-102 queda abierta por 200,00 EUR.
ZZ999 y duplicado no crean cobros validados.

Diagnóstico

Un duplicado exige buscar en lotes previos y entradas manuales.
El cliente desconocido se corrige en la fuente autorizada, no por parecido.
FACT-102 saldada exige revisar importe, signo y otros movimientos.
Una línea ausente del export exige revisar sociedad, banco, fecha, modalidad y estado.

Lista de cobros con referencias, importes e idoneidad para exportación — Filtre por el periodo elegido y concilie número y total de cobros aceptados antes del export contable.

Errores que debe evitar

Considerar fiable una línea solo porque el importador la leyó.
Resolver un identificador desconocido adivinando el cliente.
Forzar la liquidación después de un cobro parcial.
Volver a cargar el lote sin comprobar antes si sus referencias ya existen.
Enviar reclamaciones o exportes antes de revisar cobros sin conciliar.

Para terminar

Compruebe que la hoja contiene cuatro líneas de origen: dos aceptadas por 1.600,00 EUR, dos rechazadas, una factura saldada y un resto de 200,00 EUR. Retome cada importe desde el fichero preparado hasta la tabla de cobros, la conciliación y el export.

Las referencias descargadas pertenecen al ejemplo. Después de adaptar e importar la copia de trabajo, compruebe únicamente las referencias creadas en su suscripción. Detenga la importación si faltan las líneas necesarias.

Aplicar el método a los datos de su suscripción

VIR-101, VIR-102, VIR-103, FACT-101 y CLIENT01 CONSEIL pertenecen al fichero pedagógico. Antes de importar, elija en su suscripción dos facturas emitidas abiertas y copie cliente, referencia e importe en la copia de trabajo. Busque las nuevas referencias antes de validar. Si aparece un rechazo SEPA, relaciónelo con su operación original; no saque conclusiones sobre el lote de ejemplo.

Si una vista no contiene líneas, compruebe sociedad, cliente, periodo y filtros: no significa que la factura esté saldada. Para completar el ejercicio necesita una copia adaptada autorizada, los saldos iniciales, una vista previa con datos, el resultado de la importación, las líneas de cobro, los grupos conciliados y los totales finales. Si falta alguno, deténgase antes de validar y corrija el requisito.

Tomar perspectiva

Importar cobros es reconciliar, no cargar un fichero. La automatización comprueba formatos, obligatorios, referencias duplicadas y totales; la identidad, el significado y las excepciones exigen una decisión explícita. Supervise intentos duplicados, clientes desconocidos y cobros todavía sin conciliar más allá del plazo previsto. Esta disciplina distingue rapidez de fiabilidad contable y hace que cada lote sea repetible, explicable y corregible sin perder su trazabilidad.

Traslado al procedimiento diario

Conserve por lote el fichero original sin modificar, la copia corregida, versión de correspondencia, cantidades aceptadas y rechazadas, total aceptado, decisiones, operador y hora. Vuelva a localizar VIR-101 y VIR-102 en el fichero bancario, la tabla de cobros, los movimientos y el export, y compruebe que VIR-103 sigue pendiente de corrección.

Revise periódicamente los cobros importados sin conciliar y avise si una referencia aparece dos veces, incluso entre entrada manual y lote. Para un cobro parcial, compruebe el importe restante en la cuenta. Para un cliente desconocido, corrija el identificador únicamente desde una fuente fiable; la urgencia no permite elegir por parecido.

Comprobación final

Para la comprobación final, parta del total del fichero, reste las líneas excluidas y reconstruya el total importado en Tempolia. En el ejemplo, una sola VIR-101 salda FACT-101 y VIR-102 deja 200,00 EUR; en la copia adaptada use sus referencias e importes reales. El export debe contener únicamente líneas comprendidas y conciliadas.