Exportar a contabilidad y controlar los asientos
Objetivo. Exportar facturas, cobros, gastos y movimientos con perímetro controlado, probar cada debe y haber desde su fuente y prevenir omisiones, retoques manuales inexplicables y dobles importaciones.
Antes de empezar: elija una factura de su suscripción
Use sus propios datos de Tempolia durante toda la formación. Seguirá una factura existente por las pantallas reales y después usará un pequeño ejemplo ficticio para verificar la lógica de debe y haber sin mezclar ambos recorridos.
Requisitos
- Elija una sociedad emisora que esté autorizado a consultar.
- Elija un cliente y una factura emitida con IVA; si existe un cobro relacionado, úselo también.
- Compruebe que puede consultar diario de ventas, cobros, códigos de venta, códigos de IVA y pantallas de exportación contable.
- Antes de cambiar de pantalla anote número, fecha, cliente, base imponible, IVA, bruto, estado de cobro y periodo contable.
- Si su perfil no permite generar el fichero, o si la descarga inicia una importación automática, permanezca en lectura y anote los parámetros. La práctica sigue siendo válida sin ejecutar el export.
Un pequeño ejemplo numérico para comprender el equilibrio
En una hoja use el caso ficticio ALPHA CONSEIL. La factura F2026-201 contiene 1.000,00 EUR netos, 200,00 EUR de IVA y 1.200,00 EUR brutos. El asiento de venta es: debe 411ALPHA 1.200,00; haber 706100 1.000,00 y haber 445710 200,00. El cobro ficticio VIR-201 es: debe 512000 1.200,00 y haber 411ALPHA 1.200,00. La cuenta 445710 del ejemplo supone que el IVA se devenga con la factura. Con IVA de caja, el momento y las cuentas cambian: siga el código de IVA y la configuración contable de su sociedad en lugar de copiar 445710.
Ambos asientos cuadran y el saldo acumulado 411ALPHA es cero. Estas referencias e importes solo enseñan el cálculo: no busque ALPHA, F2026-201 o VIR-201 en Tempolia y no sustituya nunca los valores de su factura por los del ejemplo.
Plan de 60 minutos
- 8 min: elegir la factura y anotar fuentes, cuentas y periodo.
- 12 min: identificar los parámetros del export de ventas y generar el fichero solo si está autorizado.
- 12 min: leer o reconstruir el asiento de la factura elegida.
- 12 min: leer o reconstruir el asiento del cobro, si existe.
- 10 min: reconciliar diario, informe, cobro y cualquier fichero realmente disponible.
- 6 min: diagnosticar una cuenta errónea y formalizar controles.
Controles que debe repetir
- En la hoja, F2026-201 y VIR-201 totalizan cada uno 1.200,00 EUR en debe y en haber, y el saldo acumulado 411ALPHA es cero.
- En su suscripción sabe remontar desde la factura elegida hasta cliente, código de venta, código de IVA y parámetros de exportación, conservando sus importes reales.
- Distingue pantalla de configuración, documento fuente, fichero generado y respuesta de importación; ninguno sustituye a otro.
Comprender la cadena fuente-asiento
El export es consecuencia de facturas emitidas, cobros, gastos, movimientos, sociedades, clientes, códigos de venta, IVA y bancos. El formato traduce estos datos para el software contable, no debe redefinir su significado.
Venta y cobro responden a preguntas distintas. La venta reconoce crédito de cliente, ingreso e IVA; el cobro mueve valor entre banco y cuenta de cliente. Gastos y movimientos tienen circuitos y cuentas propios. Separar las familias hace explicables totales y rechazos.
Cuadrar es necesario, pero no suficiente: un fichero puede cuadrar con cliente, cuenta, periodo o pieza equivocados. El control cubre perímetro, identidad, igualdad, imputación, recuentos e historial. Corrija la fuente gobernada y regenere; no retoque la salida sin procedimiento.
Capacidades adquiridas
- Elegir formato y fijar sociedad, periodo, diario y opciones.
- Rastrear cuentas de cliente, ingreso, IVA y banco a sus referencias.
- Exportar separadamente ventas, cobros, gastos y movimientos.
- Leer un asiento y probar debe igual a haber por pieza.
- Reconciliar cantidad, neto, IVA, bruto y cobros con Tempolia.
- Diagnosticar una línea rechazada sin corregir solo el fichero.
- Anotar el resultado de exportación e importación y evitar repetir el mismo periodo por error.
1. Fijar perímetro y cuentas fuente
Mantenga F2026-201 y VIR-201 en la hoja ALPHA. En Tempolia filtre el diario por la factura elegida en su suscripción y anote cliente, fecha y valores netos, IVA y brutos realmente visibles. Revise las referencias de cliente, código de venta, IVA y banco disponibles sin atribuirlas al asiento sintético. No cree ni busque las referencias ficticias en Tempolia.
No continúe con una cuenta vacía o factura por validar. Un borrador no es una venta emitida. Anote formato destino y estado previo de transferencia.
2. Producir y leer el export de ventas
Use el formulario para configurar formato, sociedad, periodo y diario de ventas; mantenga F2026-201 en la hoja y use la factura elegida para los controles en pantalla. Prepare en la hoja las tres líneas esperadas. Genere un fichero solo si sus permisos y el procedimiento contable lo autorizan; aísle las líneas de la factura elegida. Compare recuento y totales; un formulario genérico muestra los parámetros disponibles, no las líneas producidas para la factura elegida.
Reconstruya las tres líneas en la hoja. En la hoja, lea esas mismas tres líneas ficticias: debe 411ALPHA 1.200,00; haber 706100 1.000,00; haber 445710 200,00. Calcule ambos lados. Si el ingreso usa otra cuenta, corrija el código y regenere, no edite el fichero.
3. Producir y leer el export del cobro
En la hoja reconstruya VIR-201: debe 512000 por 1.200,00 y haber 411ALPHA por 1.200,00. En Tempolia use el cobro elegido para controlar sociedad, periodo, diario bancario, cliente, referencia y fecha. Expórtelo solo si está autorizado y calcule ambos lados desde el fichero generado. Mantenga VIR-201 como ejemplo separado en la hoja.
Combine venta y cobro solo para reconciliar: debe y haber de 411ALPHA se anulan, ingreso, IVA y banco permanecen. Si no se anula, revise tercero, importe, signo y conciliación.
4. Conciliar el fichero y evitar una importación duplicada
Compare recuentos y totales con el diario, los cobros y el informe. Anote nombre de fichero, sociedad, periodo, formato y totales. Si el programa contable rechaza una línea, conserve el mensaje antes de corregir la fuente en Tempolia.
No reexporte hasta saber si el primer fichero fue importado y cómo se gestionan duplicados. Gastos y movimientos usan pantallas propias y los mismos controles.
Práctica y diagnóstico
Mantenga dos columnas: la hoja ALPHA calculada y los valores leídos en la factura y el cobro elegidos en su suscripción. Compare el fichero contable solo si se generó realmente para esos documentos.
- 1. Reconstruir F2026-201, VIR-201 y las cuatro cuentas en la hoja; por separado localizar la factura elegida y sus valores reales.
- 2. Genere los dos exportes únicamente si sus permisos y el procedimiento contable lo autorizan; en caso contrario revise la configuración y cuadre por separado los asientos de la hoja.
- 3. Conciliar fichero, diario e informe y anotar el estado.
- Venta 1.200,00 EUR en debe y haber.
- Cobro 1.200,00 EUR en debe y haber.
- 411ALPHA acumulado cero y sin duplicados.
Diagnóstico
- Lados diferentes señalan línea rechazada, signo erróneo o IVA ausente.
- Cuenta de ingreso incorrecta remite al código de venta.
- Cuenta de cliente no nula exige revisar tercero, importe y conciliación.
- Pieza ausente o doble exige estado, periodo e historial.
Errores que debe evitar
- Exportar facturas todavía por validar.
- Corregir fichero y no fuente.
- Cambiar una cuenta usada sin análisis histórico.
- Mezclar ventas, cobros, gastos y movimientos.
- Reexportar un periodo importado sin estrategia de duplicados.
Para terminar
Revise fuentes, parámetros, asientos y cálculos. La hoja debe mostrar 1.200,00 EUR en cada lado y un saldo 411ALPHA nulo; el fichero generado debe contener una sola vez cada pieza seleccionada.
En el recorrido real, localice la factura elegida, anote sus valores y señale si el fichero contable no está disponible. La hoja ALPHA verifica el razonamiento; únicamente las líneas realmente generadas pueden compararse con la factura.
Separar el ejemplo de los datos de Tempolia
ALPHA CONSEIL, F2026-201 y VIR-201 forman una hoja de cálculo pedagógica; no son registros que deba buscar en Tempolia. Conserve el ejercicio de 1.200,00 EUR porque enseña la lógica de debe y haber: para la venta, 411ALPHA en debe y 706100 más 445710 en haber; para el cobro, 512000 en debe y 411ALPHA en haber. Etiquete toda tabla y conclusión como ejemplo calculado. Mantenga esas referencias claramente identificadas como ejemplo calculado.
Para la manipulación real, busque la factura emitida elegida en su suscripción. Obtenga del documento los valores reales de neto, IVA y bruto y vuelva a las fuentes de cliente, código de venta e IVA. Si se genera realmente un fichero en el perímetro autorizado, aísle las líneas de la factura elegida y calcule debe y haber. No sustituya sus valores por los 1.200,00 EUR pedagógicos.
Detener la comparación cuando falta el fichero contable
Una pantalla de configuración muestra dónde se eligen formato, periodo, diario o cuenta; no muestra las líneas producidas para una factura. Si la lista está vacía, no existe fichero accesible o el destinatario no devuelve informe, anote sociedad, periodo, referencia buscada, estado y requisito ausente. Si falta el fichero o el resultado de importación, detenga la comparación y retómela cuando esté disponible.
Para completar el control necesita conjuntamente el documento fuente, el perímetro, las cuentas configuradas, el fichero original generado, el cálculo independiente y el resultado de la importación contable. Si una cuenta es errónea, corrija la referencia autorizada y regenere solo tras verificar que el primer fichero no fue importado. Si se rechaza una línea, conserve el mensaje original. Detenerse en este punto evita una doble contabilización y permite reanudar desde el control pendiente.
Tomar perspectiva
El export parte de las referencias y los documentos validados. Compruebe equilibrio, relación con las fuentes, integridad y duplicados. Automatice aritmética y cuentas obligatorias; decida con contabilidad cualquier reapertura, corrección o reexportación. Conserve el informe de importación con el fichero: indica lo generado por Tempolia y cómo lo recibió el programa contable.
Qué conservar con cada export
Conserve con el export el perímetro, los filtros, los totales de origen, el fichero generado y el resultado de la importación contable. Nombre el lote con sociedad, familia y periodo. Mantenga el mensaje de rechazo o el identificador de importación aceptada para detectar futuros duplicados.
Cierre mensual
Concilie por separado las facturas elegibles, los cobros elegibles y los registros generados y aceptados. Cada diferencia debe tener un estado o una razón conocida. Mantenga gastos y movimientos fuera del total de ventas. Para una corrección, anote fuente modificada, autorización, fichero anterior y nuevo y razón por la que reexportar no duplica.
Para la comprobación final, reconstruya los dos equilibrios pedagógicos de 1.200,00 EUR y repita el método con los valores reales de la factura elegida. Conserve los parámetros y totales necesarios para rehacer el mismo control en el próximo export.