Gestionar la actividad con informes, análisis, tablas dinámicas y exportaciones a Excel

Elegir el informe que responde a la pregunta

Un informe estándar responde una pregunta recurrente; una tabla dinámica explora ejes; un export entrega detalle a Excel. Ninguno es verdadero fuera de filtros, derechos, fechas y fórmulas. Verifique líneas antes de agregar y defina neto/bruto, tasa histórica/actual y margen sobre producción/facturación.

Parta de las líneas detalladas, calcule la diferencia y busque su causa. En la hoja, +30 h es la diferencia; una ampliación del encargo es solo una posible explicación hasta comprobarla en el asunto elegido. Use el resultado real para decidir si debe replanificar, completar la facturación, reclamar un cobro o mantener el plan.

Preparar la hoja de fuentes antes de calcular totales

Cree una tabla con una fila para presupuesto comercial, presupuesto de horas, tiempos reales, gastos, facturas y cobros. Para cada fila indique la fuente Tempolia, el nivel de detalle, la sociedad, el asunto, el intervalo, el estado, la unidad y si el importe es neto o bruto. No copie todavía el total: seleccione dos o tres líneas y compruebe cliente, expediente y fecha. Así detectará un filtro incorrecto antes de que la suma lo oculte.

En la hoja pedagógica AFFAIRE-PILOTAGE conserve los valores fijados: 80 horas previstas a 50,00 EUR, 110 horas realizadas a 52,00 EUR, gastos de 480,00 EUR, facturación de 10.000,00 EUR y cobros de 8.000,00 EUR. Marque ejemplo calculado, no tomado del expediente elegido. En la hoja Tempolia deje vacíos los valores hasta leerlos en pantalla para el periodo elegido al empezar. No mezcle ambas columnas aunque algún total parezca parecido.

Definir cada indicador antes de interpretarlo

Para cada medida escriba significado, fórmula, unidad, regla de fecha, inclusiones y exclusiones. El coste del tiempo debe indicar si usa la tarifa histórica en la fecha de trabajo o la tarifa actual. La facturación debe precisar si incluye solo piezas emitidas y si es neta o bruta. El cobro debe explicar anticipos, abonos y movimientos no punteados. El margen debe mostrar la fórmula completa.

En el caso pedagógico, 110 × 52,00 produce 5.720,00 EUR y 10.000,00 menos 5.720,00 menos 480,00 produce 3.800,00 EUR. Llámelo contribución simple del ejercicio, no margen oficial, hasta verificar que el informe utiliza esa misma base. Comparar 110 con 80 produce una diferencia de +30 horas, no un porcentaje de margen. Estas definiciones permiten explicar por qué dos informes plausibles pueden devolver resultados distintos.

Ejecutar el recorrido del expediente elegido paso a paso

1. Abra el informe e indique sociedad, cliente, expediente y periodo completo elegidos.
2. Conserve los filtros usados y anote fecha y hora de extracción.
3. Lea el total visible sin reemplazarlo por las 110 horas.
4. Abra el detalle de tiempos y reconcilie el total con las líneas.
5. Abra gastos, facturas y cobros en el mismo perímetro y anote únicamente los valores presentes.
6. Cree una tabla dinámica con medidas separadas y compare cada total con su fuente.

Si una pantalla está vacía, registre pantalla, filtro y cero filas observadas. No llame a ese vacío “cero económico” hasta revisar periodo, estado, derechos y sociedad. Si la tabla dinámica no coincide con el detalle, no modifique Excel para forzar el resultado: localice la línea omitida o duplicada e identifique la regla aplicada.

Diagnosticar una diferencia sin mover el perímetro

Congele los resultados que compara y conserve filtros, columnas y fecha de generación. Controle por este orden: sociedad, expediente, campo de fecha, estado de las líneas, derechos, moneda, neto o bruto y vistas guardadas. Vuelva después al detalle. Una línea de tiempo sin aprobar, un gasto fuera del intervalo, un abono o un cobro no punteado puede explicar el desfase. No amplíe las fechas hasta encontrar el valor esperado.

Si pvcolaff o pvqaff no contiene ninguna fila para el expediente, concluya solo que no se observa una sobrecarga específica en ese nivel. Compruebe después la regla ordinaria utilizada por el informe. Una tabla de excepciones vacía no confirma la tarifa predeterminada ni calcula el margen: revise la tarifa ordinaria. Cuando dos usuarios obtienen totales distintos, compare sus derechos antes de atribuir el problema a los datos.

Pasar del número a un diagnóstico verificable

En la hoja, calcule +30 horas respecto a las 80 previstas. Para el asunto elegido, sustituya esos valores por el total real y vuelva a las líneas detalladas para entender la causa. No atribuya automáticamente al asunto real la ampliación del encargo imaginada para AFFAIRE-PILOTAGE.

Busque en las líneas la causa de la diferencia: actividad o colaborador afectado, periodo, gasto excepcional, factura pendiente, cobro no punteado o cambio de tarifa. Si la causa no aparece, limítese al dato disponible: el informe muestra dónde nace la diferencia, no necesariamente por qué.

Elegir las acciones útiles

Mantenga separadas carga, facturación y cobro. En el ejercicio, +30 horas exige analizar producción y alcance; 2.000,00 EUR entre presupuesto comercial y facturado exigen revisar encargo o facturación; 2.000,00 EUR entre facturado y cobrado exigen seguimiento del cliente. La contribución de 3.800,00 EUR es un resultado de diagnóstico bajo una fórmula explícita, no una orden automática.

Proponga una acción solo después de conciliar las fuentes del asunto elegido. Antes de cambiar precio, dotación o estrategia de cobro, reproduzca el total y compruebe la información que falta. Indique después quién realizará la acción y cuándo se revisará su efecto.

Hacer reproducibles la tabla dinámica y el export

En la tabla dinámica mantenga una columna para cada fase: presupuesto, cantidad real, coste real, gastos, facturado y cobrado. No sume horas con importes ni trate presupuesto y factura como líneas de igual naturaleza. Añada controles de total y reconcilie cada medida con su pantalla fuente. Una tabla poblada solo es útil si el lector conoce sus filtros.

En el export conserve metadatos: sociedad, expediente, intervalo, campo de fecha, estados, moneda, neto o bruto, fecha de generación y versión de la fórmula. Proteja columnas fuente frente a cambios manuales y haga cálculos en columnas separadas. Si Excel se convierte en el único lugar donde existe la definición, la definición del indicador deja de ser fiable. Conserve filtros y parámetros suficientes para regenerar el mismo fichero desde Tempolia y explicar cualquier diferencia.

Repetir el cálculo con el expediente elegido

Vuelva a abrir el informe con el cliente, expediente y periodo completo elegidos, recupere el total real y concílielo con el detalle. Si el resultado cambia, compare derechos y filtros. Después rehaga por separado la hoja AFFAIRE-PILOTAGE: +30 horas, 2.000,00 EUR por facturar, 2.000,00 EUR por cobrar y 3.800,00 EUR de contribución simple.

Mantenga las 110 horas como valor del ejemplo, no use páginas pvcolaff o pvqaff vacías para concluir sobre el margen y conserve la fuente de cada valor. Los filtros anotados deben permitir repetir el recorrido sin copiar una tabla anterior.