Facturer par abonnement et reconduire un échéancier
Objectif. Transformer un engagement récurrent en échéancier de facturation fiable, préparer les factures attendues et reconduire le dispositif sans créer de doublons.
Comprendre le principe
La facturation par abonnement repose sur un budget de facturation daté. Chaque ligne décrit ce qui doit être facturé, quand, pour quel client et quelle affaire.
Le budget est une prévision ; la facture préparée est encore contrôlable ; le journal des ventes contient la pièce émise. Distinguer ces trois états évite les doubles factures.
Ce que vous saurez faire
- Construire un plan de facturation mensuel, trimestriel ou personnalisé.
- Contrôler dates, montants, codes ventes, TVA et libellés.
- Distinguer une échéance automatique d’une échéance à valider manuellement.
- Reconduire un budget en traitant les doublons.
- Suivre le passage du budget à la facture émise.
1Partir du dossier et du montant contractuel
Chemin : Clients / Affaires > Affaires, puis Budgets > Budget par affaire.
Vérifiez le client facturé, l’affaire, la société émettrice, la période du contrat et le montant total attendu. Si le contrat comporte plusieurs prestations, séparez-les par codes ventes compréhensibles.
2Créer et relire l’échéancier
Chemin : Budgets > Budgets de facturation et Budgets > Reconduction des budgets.
Pour un abonnement annuel de 6 000 € facturé mensuellement, le résultat attendu est douze échéances de 500 €. Contrôlez la première date, le nombre d’occurrences et la dernière échéance.
Lors d’une reconduction, Tempolia contrôle les doublons. Ne choisissez ajout ou remplacement qu’après avoir vérifié la période cible et les lignes déjà présentes.
3Préparer les échéances arrivées à date
Chemin : Facturation > Préparation de factures, puis Facturation > Factures à valider.
Fixez la société et la date de préparation. Pour une facture calculée, vérifiez le périmètre avant lancement. Pour une facture à revoir, préparez-la une par une.
Dans les factures à valider, contrôlez client, affaire, période facturée, libellé, HT, TVA, TTC et échéance. Le budget ne doit être marqué facturé qu’à travers le flux prévu.
4Contrôler présentation et conditions client
Chemin : Facturation > Modèles de facture et Clients / Affaires > Clients.
Le modèle pilote la présentation et certaines mentions. La fiche client apporte notamment TVA, délai, mode de règlement et adresse d’envoi. Relisez ces sources avant de corriger manuellement chaque facture.
5Émettre et suivre sans doublon
Chemin : Facturation > Factures, puis Outils > Export des factures en comptabilité.
Après émission, retrouvez la facture dans le journal des ventes et contrôlez que l’échéance budgétée correspondante n’est plus proposée. L’export comptable vient après ce contrôle, sur une période et une société explicites.
6Maîtriser la création répétitive champ par champ
La création répétitive ne copie pas une facture existante : elle crée une série de budgets de facturation. Renseignez chaque zone dans cet ordre :
- Lignes : ajoutez un ou plusieurs codes ventes, leurs libellés éventuels et leur montant HT. Ces lignes deviendront la structure des factures.
- Client et affaire : choisissez un dossier ouvert et contrôlez la société émettrice portée par l’affaire.
- Premier mois : indiquez le mois de la première échéance.
- Nombre de mois entre deux budgets : 1 pour mensuel, 3 pour trimestriel, 12 pour annuel.
- Nombre d’occurrences : nombre exact d’échéances à créer.
- À facturer : Oui si les budgets doivent être proposés automatiquement à la préparation ; Non s’ils servent seulement au prévisionnel ou si leur émission dépend d’un événement.
- 500 € mensuels pendant un an : intervalle 1, occurrences 12, total 6 000 €.
- 1 500 € par trimestre : intervalle 3, occurrences 4, total 6 000 €.
- Une échéance conditionnée par une remise de rapport : « À facturer = Non », puis décision manuelle au moment voulu.
Après création, ouvrez le détail des budgets de facturation et contrôlez la première date, la dernière date, le nombre de lignes et le total. Ne considérez jamais le message de succès comme le seul contrôle.
Comprendre ce que fait la préparation automatique
Dans la section des factures calculées, Tempolia peut combiner plusieurs sources : budgets arrivés à échéance, temps exceptionnels au temps passé, temps exceptionnels à la quantité et frais exceptionnels.
- Avec : la source est incluse dans le calcul.
- Dans tous les cas : les réalisations peuvent être reprises même sans budget facturé en même temps.
- Si budget de facturation : les réalisations ne sont reprises que lorsqu’un budget du dossier est également facturé.
- Date de préparation : elle borne les budgets et réalisations proposés ; une ligne future ne doit pas remonter.
- Factures une à une : à privilégier lorsqu’un contrôle ou un complément humain est attendu.
- Préparation en série : adaptée aux échéances homogènes déjà fiabilisées.
Lorsqu’un budget est repris, Tempolia le marque comme facturé pour éviter une seconde proposition. Si le projet de facture est supprimé par le flux standard avant émission, ce lien est libéré afin que le budget puisse être préparé de nouveau.
Relire le projet une à une
Le projet de facture ne se limite pas au montant. Utilisez les vues du dossier pour confronter :
- le projet de facture, qui contient les lignes commerciales proposées ;
- les temps et frais, qui expliquent les éventuelles réalisations ajoutées ;
- les factures antérieures, utiles pour détecter doublon, régularisation ou changement de période ;
- le mode de règlement, l’échéance, la création éventuelle d’un règlement et la diffusion PDF/e-mail.
Le libellé d’une ligne budgétaire est prioritaire s’il est renseigné ; à défaut, Tempolia peut reprendre un libellé propre au code vente pour l’affaire, puis le libellé général du code vente. Des tags de contexte peuvent être remplacés, par exemple pour faire apparaître le mois ou le trimestre facturé.
Reconduire sans recopier une anomalie
La page de reconduction permet de choisir sociétés et clients, affaires source et cible, origine des données, familles à créer — temps, frais, facturation —, période et décalage. Un décalage de 12 mois correspond à une reconduction annuelle classique.
Le contrôle des doublons intervient avant écriture. Pour les budgets de facturation, une enveloppe déjà présente sur le même client, la même affaire et le même mois peut être signalée même si le code vente diffère. Choisissez ensuite explicitement d’annuler, d’ajouter ou de remplacer selon le résultat attendu.
Une augmentation peut être appliquée pendant la reconduction ; elle peut aussi être effectuée sur des budgets déjà créés avec une source et une cible identiques, un décalage de 0 mois et une règle d’augmentation maîtrisée. Après traitement, vérifiez quelques lignes et le total annuel, pas seulement le pourcentage demandé.
Contrôles à faire avant de passer à la suite
- Le total des échéances égale le montant contractuel attendu.
- La première et la dernière date sont correctes.
- Les codes ventes et TVA sont cohérents.
- Les doublons de reconduction ont été arbitrés.
- Chaque facture émise correspond à une seule échéance.
Mise en pratique
Préparez un abonnement de 1 200 € en quatre échéances trimestrielles. Vérifiez le total, reconduisez-le sur l’exercice suivant en mode contrôle, puis préparez uniquement la première facture sans l’émettre.
Erreurs à éviter
- Reconduire sans vérifier les lignes déjà présentes.
- Confondre budget et facture émise.
- Automatiser une échéance conditionnée par un livrable.
- Corriger une TVA uniquement dans le projet au lieu de sa source.
Le saviez-vous ?
Un bon échéancier se contrôle par trois nombres : montant total, nombre d’échéances et nombre de factures déjà émises.
Ce que j’ai appris avec cette formation
- Je sais construire un abonnement daté.
- Je sais le reconduire sans doublon.
- Je sais suivre chaque échéance jusqu’au journal des ventes.