Facturer par abonnement et reconduire un échéancier
Objectif. Transformer un engagement récurrent en échéancier de facturation fiable, préparer les factures attendues et reconduire le dispositif sans créer de doublons.
Vos données avant de commencer
Pour la partie sur papier, vous n’avez besoin d’aucune donnée préparée. Dans Tempolia, utilisez soit une affaire de formation créée par votre administrateur, soit un échéancier existant que vous pouvez consulter en lecture seule. Relevez alors son client, son affaire, sa période, son montant, sa fréquence, son code vente, son code TVA sur un caractère et ses conditions de règlement. Ne remplacez pas les conditions d’un vrai contrat par celles de l’exemple.
Comprendre le principe
La facturation par abonnement repose sur un budget de facturation daté. Chaque ligne décrit ce qui doit être facturé, quand, pour quel client et quelle affaire.
Le budget est une prévision ; la facture préparée est encore contrôlable ; le journal des ventes contient la pièce émise. Distinguer ces trois états évite les doubles factures.
Ce que vous saurez faire
- Construire un plan de facturation mensuel, trimestriel ou personnalisé.
- Contrôler dates, montants, codes ventes, TVA et libellés.
- Distinguer une échéance automatique d’une échéance à valider manuellement.
- Reconduire un budget en traitant les doublons.
- Suivre le passage du budget à la facture émise.
Le parcours : quatre échéances sans doublon
Commencez sur papier avec un contrat annuel fictif de 1 200 € HT réparti en quatre échéances trimestrielles de 300 € HT. Tempolia enregistre le mois budgétaire au premier jour du mois ; le jour exact de facture est choisi lors de la préparation.
L’exemple utilise janvier, avril, juillet et octobre 2027, avec une première facture datée du 15 janvier. Ne saisissez ces valeurs que dans une affaire de formation dédiée. Sur un échéancier existant, gardez ses montants, sa fréquence et ses dates contractuelles.
- Vérifiez que le client, l’affaire et la société émettrice sont cohérents.
- Confirmez que la période cible ne contient pas déjà les échéances.
- Calculez sur papier 4 × 300 € = 1 200 € HT.
- Arrêtez l’exercice au projet de facture : aucune facture n’est émise.
- 10 min : relire contrat, dossier et référentiels.
- 20 min : construire les quatre échéances et contrôler leur total.
- 15 min : tester la reconduction et les doublons.
- 20 min : préparer la première échéance arrivée à date et relire le projet.
- 10 min : rapprocher échéancier, projet et suivi annuel.
Quatre mois espacés de trois mois totalisent 1 200 € HT. À la date de la première préparation, une seule échéance de 300 € doit être proposée ; la reconduction reprend les quatre mois l’année suivante sans doublon.
1Partir du dossier et du montant contractuel
Chemin : Clients / Affaires > Affaires, puis Budgets > Budget par affaire.
Ouvrez l’affaire choisie et vérifiez le client facturé, la société émettrice, la période du contrat et le total annuel. Si le contrat comporte plusieurs prestations ou traitements de TVA, séparez-les en lignes compréhensibles.
Sur votre feuille, posez les quatre lignes de 300 € HT en janvier, avril, juillet et octobre, soit 1 200 € HT. Dans Tempolia, comparez ensuite cette logique à l’affaire de formation ou à l’échéancier existant, sans modifier ses données réelles.
Le dossier, le contrat et votre feuille de calcul portent le même client, la même affaire, quatre échéances et un total de 1 200 € HT.
2Créer et relire l’échéancier
Chemin : Budgets > Budgets de facturation et Budgets > Reconduction des budgets.
Dans une affaire de formation dédiée, la création répétitive peut recevoir 300 € HT, un premier mois, un intervalle de trois mois et quatre occurrences. Sinon, ouvrez le formulaire sans valider et repérez ces quatre champs, puis contrôlez l’échéancier existant avec ses propres valeurs. Avant toute reconduction, lisez les lignes déjà présentes dans la période cible.
Pour la reconduction, choisissez l’année créée comme source et l’année suivante comme cible. Lisez la liste des lignes déjà présentes avant de choisir Ajouter ou Remplacer. Un doublon doit être arbitré, jamais ignoré.
La période source contient quatre lignes et la simulation de reconduction prépare quatre mois décalés d’un an, sans seconde ligne sur un mois déjà budgété.
3Préparer les échéances arrivées à date
Chemin : Facturation > Préparation de factures, puis Facturation > Factures à valider.
Choisissez la société, l’affaire et une date correspondant à la première échéance. Dans l’exemple, le budget de janvier est enregistré au 1er janvier et le projet est préparé au 15 janvier ; les échéances d’avril, juillet et octobre restent futures.
Sur une affaire de formation, le premier projet reprend 300 € HT. Sur un échéancier existant, contrôlez le montant réellement arrivé à date. Dans les deux cas, relisez client, affaire, libellé, TVA, TTC, échéance et budget source, sans émettre la facture.
Une seule échéance arrivée à date alimente le projet et les trois suivantes restent disponibles pour leurs mois respectifs.
4Contrôler présentation et conditions client
Chemin : Facturation > Modèles de facture et Clients / Affaires > Clients.
Le modèle pilote la présentation et certaines mentions. La fiche client apporte notamment TVA, délai, mode de règlement et adresse d’envoi. Relisez ces sources avant de corriger manuellement chaque facture.
5Comprendre le suivi après émission
Chemin : Facturation > Factures, puis Outils > Export des factures en comptabilité.
Après émission, retrouvez la facture dans le journal des ventes et contrôlez que l’échéance budgétée correspondante n’est plus proposée. L’export comptable vient après ce contrôle, sur une période et une société explicites.
6Maîtriser la création répétitive champ par champ
La création répétitive produit une série de budgets de facturation ; elle ne copie pas une facture existante. Renseignez les zones dans cet ordre :
- Lignes : code vente, libellé et montant HT de chaque prestation.
- Client et affaire : dossier ouvert et société émettrice correcte.
- Premier mois : mois de la première échéance.
- Intervalle : 1 pour mensuel, 3 pour trimestriel, 12 pour annuel.
- Occurrences : nombre exact de budgets à créer.
- À facturer : Oui pour une reprise automatique, Non pour une simple prévision ou une échéance conditionnelle.
Calculez avant d’enregistrer : 500 € mensuels pendant douze mois donnent 6 000 € ; 1 500 € par trimestre sur quatre occurrences donnent aussi 6 000 €. Après création, contrôlez le nombre de lignes, le premier et le dernier mois et le total.
Les champs saisis et le tableau des budgets racontent le même échéancier ; un message de succès seul ne suffit pas.
Comprendre ce que fait la préparation automatique
Dans la section des factures calculées, Tempolia peut combiner plusieurs sources : budgets arrivés à échéance, temps exceptionnels au temps passé, temps exceptionnels à la quantité et frais exceptionnels.
- Avec : la source est incluse dans le calcul.
- Dans tous les cas : les réalisations peuvent être reprises même sans budget facturé en même temps.
- Si budget de facturation : les réalisations ne sont reprises que lorsqu’un budget du dossier est également facturé.
- Date de préparation : elle borne les budgets et réalisations proposés ; une ligne future ne doit pas remonter.
- Factures une à une : à privilégier lorsqu’un contrôle ou un complément humain est attendu.
- Préparation en série : adaptée aux échéances homogènes déjà fiabilisées.
Lorsqu’un budget est repris, Tempolia le marque comme facturé pour éviter une seconde proposition. Si le projet de facture est supprimé par le flux standard avant émission, ce lien est libéré afin que le budget puisse être préparé de nouveau.
Relire le projet une à une
Le projet de facture ne se limite pas au montant. Utilisez les vues du dossier pour confronter :
- le projet de facture, qui contient les lignes commerciales proposées ;
- les temps et frais, qui expliquent les éventuelles réalisations ajoutées ;
- les factures antérieures, utiles pour détecter doublon, régularisation ou changement de période ;
- le mode de règlement, l’échéance, la création éventuelle d’un règlement et la diffusion PDF/e-mail.
Le libellé d’une ligne budgétaire est prioritaire s’il est renseigné ; à défaut, Tempolia peut reprendre un libellé propre au code vente pour l’affaire, puis le libellé général du code vente. Des tags de contexte peuvent être remplacés, par exemple pour faire apparaître le mois ou le trimestre facturé.
Reconduire sans recopier une anomalie
La page de reconduction permet de choisir sociétés et clients, affaires source et cible, origine des données, familles à créer — temps, frais, facturation —, période et décalage. Un décalage de 12 mois correspond à une reconduction annuelle classique.
Le contrôle des doublons intervient avant écriture. Pour les budgets de facturation, une enveloppe déjà présente sur le même client, la même affaire et le même mois peut être signalée même si le code vente diffère. Choisissez alors d’annuler, d’ajouter ou de remplacer en fonction de ce que vous souhaitez conserver.
Une augmentation peut être appliquée pendant la reconduction ; elle peut aussi être effectuée sur des budgets déjà créés avec une source et une cible identiques, un décalage de 0 mois et une règle d’augmentation maîtrisée. Après traitement, vérifiez quelques lignes et le total annuel, pas seulement le pourcentage demandé.
Avant de continuer
- Le total des échéances égale le montant contractuel attendu.
- La première et la dernière date sont correctes.
- Les codes ventes et TVA sont cohérents.
- Les doublons de reconduction ont été arbitrés.
- Chaque facture émise correspond à une seule échéance.
Mise en pratique : contrôler tout le cycle d’une échéance
Faites d’abord le calcul 4 × 300 € = 1 200 € sur papier. Dans Tempolia, poursuivez sur une affaire de formation dédiée ou contrôlez en lecture seule un échéancier existant avec ses propres montants et dates.
- 1. Relevez le montant contractuel, le nombre d’échéances, la fréquence et les mois prévus.La somme des échéances retrouve le contrat.
- 2. Contrôlez client, affaire, société, code vente, code TVA sur un caractère et indicateur de reprise.Chaque ligne appartient au bon dossier et porte les bonnes règles de facturation.
- 3. Ouvrez la reconduction et recherchez les lignes déjà présentes dans la période cible. Quittez sans valider si vous travaillez en lecture seule.Vous savez quelles lignes seraient ajoutées, ignorées ou remplacées.
- 4. Préparez seulement l’échéance arrivée à date si l’affaire de formation vous y autorise ; sinon, retrouvez un projet existant et son budget source.Le montant du projet correspond à l’échéance réelle, et les lignes futures restent distinctes.
Erreurs à éviter
- Reconduire sans vérifier les lignes déjà présentes.
- Confondre budget et facture émise.
- Automatiser une échéance conditionnée par un livrable.
- Corriger une TVA uniquement dans le projet au lieu de sa source.
À retenir
Un bon échéancier se contrôle par trois nombres : montant total, nombre d’échéances et nombre de factures déjà émises.
Vous pouvez maintenant
- Je sais construire un abonnement daté.
- Je sais le reconduire sans doublon.
- Je sais suivre chaque échéance jusqu’au journal des ventes.
Avant de quitter la page, rapprochez le montant contractuel, le nombre d’échéances, leur fréquence et les projets déjà préparés. Un écart se corrige dans l’échéancier avant toute émission.
Prendre de la hauteur
Un abonnement n’est pas une facture copiée périodiquement : c’est un engagement contractuel traduit en échéances datées, puis consommé par la préparation. Les trois objets doivent rester réconciliables : contrat → budget de facturation → pièce émise.
- Le budget répond à « quand et combien prévoit-on de facturer ? » ; le projet répond à « que propose-t-on maintenant ? » ; la facture répond à « qu’a-t-on définitivement émis ? ».
- Avant de reconduire, relisez le contrat, les montants et les lignes déjà présentes pour la nouvelle période. Cette vérification évite de recopier un ancien écart ou de créer un doublon.
- Le meilleur contrôle périodique rapproche nombre d’échéances, total annuel, projets en attente et factures émises.
Vous pouvez expliquer chaque montant depuis le contrat jusqu’au journal des ventes et détecter une échéance manquante ou doublée avant émission.