Facturar suscripciones y renovar un calendario de facturación
Objetivo. Transformar un compromiso recurrente en un calendario de facturación fiable, preparar cada factura prevista y renovar el plan sin crear líneas presupuestarias o facturas duplicadas.
Sus datos antes de empezar
Elija un cliente, un asunto abierto y un año que aún no contenga el calendario de suscripción que va a estudiar. Anote los códigos reales y manténgalos a la vista durante todo el ejercicio. Compruebe código de venta, código de IVA de un carácter, plantilla y condiciones de pago. Si el año del ejemplo ya está usado, elija el siguiente año libre y desplace todas las fechas de la misma forma.
Qué aprenderá
- Crear calendarios mensuales, trimestrales, anuales o personalizados.
- Comprender el paso del presupuesto de facturación al proyecto y después a la factura emitida.
- Renovar presupuestos recurrentes controlando fechas, importes y duplicados.
Recorrido recomendado
- Confirmar el cliente, el asunto, la sociedad emisora, el período contractual, el importe total y la frecuencia de facturación.
- Crear el calendario con códigos de venta, conceptos, fechas, importes y tratamiento del IVA estables.
- Revisar el número de vencimientos, la primera y última fecha y el importe total antes de preparar las facturas.
- Después de una emisión autorizada, comprobar que las cuotas facturadas dejan de proponerse y anotar cómo se renovará el período siguiente.
Antes de continuar
- El número de vencimientos multiplicado por su importe coincide con el total contractual.
- La renovación no se solapa con un calendario existente ni con una factura ya emitida.
- Las condiciones de pago y facturación del cliente se comprueban antes de la primera factura.
Requisitos y objetos que debe conciliar
El ejercicio en papel no necesita datos preparados. En Tempolia use un asunto de formación preparado por el administrador o un calendario existente en modo de solo lectura. Anote cliente, asunto, período, importe, frecuencia, código de venta, código de IVA de un carácter y condiciones. No sustituya las condiciones de un contrato real por los valores del ejemplo.
Diferencie presupuesto, proyecto y factura emitida. El taller termina en el proyecto y no emite documentos.
Cuatro vencimientos sin duplicados
Empiece en papel con un contrato ficticio de 1.200 € sin IVA, dividido en cuatro cuotas trimestrales de 300 €. Tempolia guarda el mes en su primer día; la fecha exacta de factura se elige durante la preparación.
El ejemplo usa enero, abril, julio y octubre de 2027 y un primer proyecto con fecha 15 de enero. Introduzca estos valores solo en un asunto de formación dedicado. En un calendario existente conserve sus importes, frecuencia y fechas contractuales.
- 10 min: revisar contrato, asunto y referencias.
- 20 min: crear cuatro cuotas y conciliar el total.
- 15 min: probar renovación y duplicados.
- 20 min: preparar la primera cuota y revisar el proyecto.
- 10 min: conciliar calendario, proyecto y control anual.
Cuatro meses separados por tres meses suman 1.200 €. En la primera fecha solo vence una cuota de 300 €; la renovación traslada los cuatro meses una sola vez.
1Traducir el contrato a cuotas controladas
Ruta: Clientes / Asuntos > Asuntos, después Presupuestos > Presupuesto por asunto y Presupuestos de facturación.
Abra el asunto elegido y compruebe cliente, sociedad, período y total anual. Separe líneas cuando cambien prestación o IVA.
En papel escriba cuatro líneas de 300 € en enero, abril, julio y octubre, total 1.200 €. En Tempolia compare esa lógica con el asunto de formación o con el calendario existente sin modificar datos reales.
Asunto, contrato y hoja muestran las mismas cuatro cuotas y el mismo total.
2Repetir y renovar sin duplicar
Ruta: Presupuestos > Presupuestos de facturación y Renovación.
En un asunto de formación dedicado, la creación repetitiva puede usar 300 €, un primer mes, intervalo de tres meses y cuatro repeticiones. En otro caso abra el formulario sin enviarlo, identifique los campos y revise el calendario existente con sus propios valores. Antes de renovar, lea siempre las líneas ya presentes.
Para renovar use el año creado como origen y el siguiente como destino. Lea las líneas existentes antes de elegir Añadir o Sustituir.
La renovación propone cuatro meses desplazados un año sin duplicar una línea existente.
3Preparar solo la cuota del 15 de enero
Ruta: Facturación > Preparación, después Facturas por validar.
Elija sociedad, asunto y una fecha del primer mes. En el ejemplo, el presupuesto se guarda el 1 de enero y el proyecto se prepara el 15; las demás cuotas siguen futuras.
En el asunto de formación, el primer proyecto contiene 300 € netos. En un calendario existente revise el importe realmente vencido. En ambos casos compruebe cliente, asunto, concepto, IVA, total, vencimiento y presupuesto de origen sin emitir.
Solo la primera cuota vencida alimenta el proyecto; las posteriores siguen disponibles.
4Revisar presentación y fuentes cliente
Ruta: Facturación > Plantillas, Clientes > Clientes, después diario y exportación contable.
La plantilla controla la presentación; la ficha cliente aporta datos fiscales, dirección y condiciones. Corrija los errores repetidos en la fuente.
Tras una emisión autorizada, localice el documento en el diario y compruebe que el presupuesto ya no se propone. La exportación contable es posterior.
Puede distinguir lo que pertenece a plantilla, cliente, proyecto, diario y exportación.
Comprobar un ciclo completo
Calcule primero 4 × 300 € = 1.200 € en papel. En Tempolia continúe en un asunto de formación o revise en solo lectura un calendario existente con sus importes y fechas.
- 1. Anote total contractual, número de cuotas, frecuencia y meses.
- 2. Compruebe cliente, asunto, sociedad, código de venta, código de IVA e indicador de recuperación.
- 3. Abra la renovación y revise las líneas presentes en el período de destino; salga sin enviar en solo lectura.
- 4. Prepare solo la cuota vencida en el asunto de formación o vincule un proyecto existente con su presupuesto de origen.
El total del calendario coincide con el contrato, el proyecto usa el importe realmente vencido y las cuotas futuras quedan separadas.
Errores que debe evitar
- Introducir el importe anual en cada ocurrencia.
- Leer el primero del mes como día contractual.
- Renovar sin revisar destino y facturas emitidas.
- Preparar cuotas futuras por un filtro demasiado amplio.
- Corregir IVA o plazos recurrentes solo en el proyecto.
- Llamar factura emitida a un presupuesto o proyecto.
Antes de salir, compare el importe contractual, el número de cuotas, la frecuencia y los proyectos ya preparados. Corrija cualquier diferencia en el calendario antes de emitir.
Tomar perspectiva
Una suscripción no es una factura copiada: es un compromiso traducido a cuotas previstas y consumido mediante preparación controlada. La cadena contrato → presupuesto → proyecto → documento emitido debe conciliarse en ambos sentidos.
Antes de renovar, relea el contrato, los importes y las líneas ya presentes en el nuevo período. Así evitará copiar un error anterior o crear un duplicado.
- Controle juntos total anual, número de cuotas, proyectos y emisiones.
- Separe mes previsto y fecha exacta del documento.
- Trate los duplicados como control empresarial.
- Deténgase antes de emitir si origen, impuesto o conciliación son inciertos.
Puede explicar cada importe, detectar una cuota ausente o duplicada y distinguir la fecha presupuestaria al día 1 de la fecha de factura al día 15.
Control mensual reutilizable
Al terminar cada período compare las cuotas previstas hasta la fecha, los proyectos pendientes de validar y los documentos realmente emitidos. Analice cada diferencia: una cuota futura no es un retraso, un proyecto bloqueado no es una factura y un documento sin presupuesto puede ser legítimo pero debe explicarse. Mantenga el total contractual como referencia independiente y compruebe que el saldo previsto coincide con el contrato menos lo ya emitido. Este cuadro evita depender de la impresión visual de la agenda y permite encontrar una fecha, un importe o un estado incoherente antes del cierre.
Un último control de las fechas
Antes de terminar, revise la diferencia entre el 1 de enero guardado en el presupuesto y el 15 de enero elegido para el proyecto. Si falta una cuota, vuelva por este orden al contrato, a la tabla de presupuestos, al estado de la línea y a los documentos ya emitidos; el calendario por sí solo no basta.