Facturer les temps passés et les frais réels
Objectif. Sélectionner des temps et frais réellement facturables, les valoriser avec les bons taux et produire une facture dont le détail reste explicable.
Vos données avant de commencer
Choisissez dans votre abonnement un client, une affaire et une période que vous êtes autorisé à utiliser pour l’exercice. Identifiez deux temps facturables, un frais refacturable, un frais non refacturable et une activité interne, ou préparez ces cinq lignes dans un périmètre d’exercice autorisé. Relevez avant calcul les tâches, codes ventes, taux, code TVA sur un caractère et états de facturation.
Comprendre le principe
La facture en régie part des réalisations. Tempolia doit savoir quelles lignes sont facturables, quel code vente utiliser, à quel prix les valoriser et comment présenter leur détail.
La ligne source et le détail imprimé répondent à deux besoins différents : la première conserve le réalisé, le second rend la facture lisible. Une correction de présentation ne doit pas falsifier le temps réellement saisi.
Ce que vous saurez faire
- Paramétrer les codes ventes et tâches de refacturation.
- Comprendre la priorité des taux de vente.
- Identifier les lignes encore à facturer.
- Préparer puis recalculer une facture après correction de sélection.
- Contrôler les lignes marquées facturées après émission.
Le parcours : du réalisé au projet de facture
Pour comprendre le calcul, prenons cinq réalisations : 2 h de tenue à 110 € = 220 €, 1 h 30 de révision à 130 € = 195 €, 96 € de déplacement refacturable, 42 € de taxi non refacturable et 45 min d’activité interne non facturable. Les trois lignes retenues donnent 511 € HT ; après retrait du déplacement, le projet donne 415 € HT.
Dans votre abonnement, choisissez deux temps facturables, un frais refacturable et deux lignes à exclure. Si leurs durées, taux ou montants diffèrent, notez vos propres valeurs et appliquez exactement la même méthode. Le résultat à obtenir est votre total calculé, pas nécessairement 511 €.
- Conservez les cinq lignes dans le même client, la même affaire et la même période.
- Relevez tâche, code vente, taux, code TVA sur un caractère et état de facturation.
- Ne modifiez pas une réalisation ou un taux dans le seul but de retrouver le total de l’exemple.
- Arrêtez-vous au projet recalculé : aucune facture n’est émise.
- 10 min : relire les règles de valorisation.
- 20 min : contrôler les cinq réalisations et leur éligibilité.
- 20 min : préparer le projet et expliquer son total.
- 20 min : retirer un frais, recalculer et rapprocher les sources.
- 10 min : distinguer réalisé, facturable, sélectionné et présenté.
Vous savez prévoir le premier total depuis les réalisations, expliquer les deux exclusions, puis retrouver le second total sans supprimer le frais retiré.
1Stabiliser codes et taux
Chemin : Configuration > Codes ventes, Configuration > Tâches facturables et Configuration > Prix de vente par collaborateur et affaire.
Le code vente porte le libellé commercial, le compte et le code TVA. La tâche décrit le travail et sa facturabilité. Le taux peut venir du collaborateur, de l’affaire, de la tâche ou d’un historique selon le paramétrage.
Pour chaque temps retenu, notez la source exacte du taux et sa date d’effet. Calculez durée × taux avant d’ouvrir la préparation. Une table d’exception vide signifie seulement qu’aucune exception n’y est définie ; recherchez alors la règle générale ou historique.
Chaque montant de temps se retrouve à partir d’une durée et d’une source de taux identifiée.
2Contrôler les réalisations proposées
Chemin : Temps > Détail des temps et Frais > Détail des frais.
Filtrez exactement le client, l’affaire et la période. Pour chaque temps, relevez collaborateur, tâche, date, durée, libellé, approbation et état de facturation. Pour chaque frais, relevez nature, montant, justificatif, TVA et règle de refacturation.
Classez les cinq lignes en trois catégories : retenue pour le projet, exclue parce qu’elle n’est pas facturable, ou déjà traitée. Ne rendez pas facturable une activité interne pour équilibrer un montant et ne supprimez pas un frais que le client ne prendra pas en charge.
Les cinq réalisations restent visibles et seules les lignes éligibles sont prévues dans le calcul.
3Préparer et recalculer le projet
Chemin : Facturation > Préparation de factures, puis Facturation > Factures à valider.
Limitez la préparation au même client, à la même affaire et à la même période. Comparez le total proposé à votre calcul avant de modifier quoi que ce soit. Ouvrez ensuite le projet et reliez chaque ligne ou détail aux réalisations sources.
Retirez uniquement le frais choisi par le mécanisme de sélection prévu, notez la raison commerciale et recalculez. Si le nouveau total ne correspond pas au premier total diminué de ce frais, contrôlez la sélection et relancez réellement le calcul.
Dans le cas chiffré, 511 € devient 415 €. Avec vos données, le second total est égal au premier moins le frais retiré.
4Contrôler la présentation sans émettre
Chemin : Facturation > Modèles de facture, puis Facturation > Factures.
Le modèle peut regrouper les lignes par tâche, collaborateur ou période. Vérifiez qu’un lecteur extérieur comprend la prestation, la période et le calcul sans exposer un commentaire interne inutile.
Une erreur de durée, de tâche ou de montant se corrige dans la réalisation source ; un choix de regroupement ou de libellé se corrige dans le projet ou le modèle. Après une émission autorisée, le journal et les rapports permettent de vérifier que les réalisations reprises sont marquées facturées.
La présentation est lisible et le lien avec les réalisations reste reconstituable.
5Rapprocher facture et réalisations
Chemin : Outils > Rapports / Editions.
Construisez un rapport limité à la même affaire et à la même période. Comparez le réalisé, les lignes éligibles, les lignes sélectionnées et le projet. Une ligne exclue du projet reste dans le réalisé avec son état ; elle ne doit pas disparaître du suivi.
Le rapport explique le total facturé et les réalisations restant à traiter, sans confondre absence de facturation et absence de travail.
6Comprendre exactement pourquoi une ligne remonte
Pour être proposée dans la facturation au réel, une ligne de temps doit répondre aux critères configurés dans la préparation. Le cas courant est une ligne :
- marquée Exceptionnelle ou « à refacturer » selon les libellés de la base ;
- non marquée Facturée ;
- non marquée Ne pas facturer ;
- datée au plus tard à la date de préparation choisie ;
- rattachée à un client, une affaire et une tâche facturable cohérents ;
- incluse par l’option Avec de la source correspondante.
Le déclenchement « Dans tous les cas » reprend ces lignes indépendamment d’un forfait. Le déclenchement « Si budget de facturation » attend qu’un budget du même dossier soit également facturé. Cette seconde option évite de produire une petite facture de temps seule alors qu’elle doit accompagner l’échéance forfaitaire.
Si le résultat diffère, contrôlez successivement la date, le statut Exceptionnel, les indicateurs Facturé / Ne pas facturer, le client et l’affaire, la tâche, puis les options de préparation. Cet ordre permet de trouver la cause sans modifier au hasard plusieurs champs.
Comprendre les trois niveaux de valorisation
La réalisation
La ligne de temps conserve la date, le collaborateur, la tâche, le libellé, la durée et les indicateurs de facturation. La ligne de frais conserve en plus sa nature, son justificatif, son prix, sa TVA et sa règle de refacturation.
La valeur commerciale
Le temps est valorisé par les taux applicables selon la configuration : prix du collaborateur, historique de taux, prix propre au couple collaborateur/affaire ou règle liée à la tâche. Lorsque plusieurs mécanismes existent, vérifiez celui activé dans Options générales et la date d’effet du taux.
La ligne de facture
Tempolia agrège généralement les réalisations vers des codes ventes de refacturation définis pour l’affaire : un pour les temps au temps passé, un pour les temps à la quantité et un pour les frais. Une correspondance plus fine tâche facturable → code vente peut être configurée lorsque les prestations doivent être séparées.
Cette séparation est volontaire : vingt lignes de temps peuvent produire une seule ligne commerciale, accompagnée d’un détail ou d’une annexe. Le total doit être rapprochable, sans imposer que la structure de facture copie ligne à ligne la saisie interne.
Frais, débours et TVA : ne pas les confondre
- Frais engagés : leur valeur de refacturation peut différer du coût interne selon le code frais et le coefficient appliqué.
- Justificatif : il explique le coût ; selon la configuration, il peut être joint ou conservé séparément.
- TVA de refacturation : elle vient du code vente appliqué à la ligne de facture et doit être cohérente avec la nature de la prestation.
- Débours au sens strict : ils sont traités séparément lorsqu’ils sont identifiés par les codes prévus ; dans certaines bases, des codes frais commençant par « DEB » sont orientés vers un code vente de débours à TVA 0 %.
Ne recopiez pas automatiquement la TVA du justificatif fournisseur sur la ligne client. La récupération de TVA côté cabinet et la TVA de la refacturation sont deux questions différentes.
Modifier la sélection et la présentation sans déformer le réalisé
Dans la préparation une à une, utilisez l’onglet ou la zone Temps/Frais pour inclure ou exclure les réalisations, puis relancez le calcul. Utilisez le projet de facture ou le détail en grille pour choisir les colonnes, les titres, l’ordre et les regroupements visibles par le client.
- Une erreur de date, tâche, durée ou quantité se corrige sur la réalisation source.
- Un choix de regroupement ou de libellé commercial se corrige dans le projet ou le modèle.
- Une erreur de taux récurrente se corrige dans le référentiel de prix, puis la facture est recalculée.
- Une ligne exclue reste à facturer ultérieurement tant qu’elle n’est pas marquée Facturée ou Ne pas facturer.
Après émission, les réalisations reprises sont marquées facturées. Le rapport par affaire peut alors sous-totaliser par facture et montrer à la suite les temps ou frais restant à facturer.
Avant de continuer
- Le périmètre client, affaire et période est explicite.
- Les lignes déjà facturées ou non facturables sont exclues.
- Les taux et codes ventes utilisés sont retrouvés dans leur paramétrage.
- Le total du projet correspond aux lignes retenues.
- Le détail imprimé reste compréhensible sans modifier le réalisé.
Mise en pratique : expliquer chaque euro proposé
Utilisez les cinq lignes choisies dans vos données. Le cas 511 € → 415 € sert de modèle de calcul ; vos montants peuvent être différents.
- Qualifier les cinq lignes. Relevez source, date, durée ou montant, taux, statut et règle de refacturation.
Chaque ligne est classée comme retenue, exclue ou déjà traitée, avec une raison visible.
- Calculer avant Tempolia. Multipliez chaque durée par son taux et ajoutez les frais retenus.
Vous disposez d’un total attendu et de son détail avant de lancer la préparation.
- Relire le projet. Rapprochez chaque ligne commerciale ou annexe des réalisations sources.
Le projet correspond au total prévu et le détail reste compréhensible.
- Retirer puis recalculer. Excluez un seul frais refacturable et relancez le calcul.
Le total baisse exactement du montant choisi ; le frais reste consultable et non facturé.
Avant de terminer
- Les cinq réalisations sont rattachées au même client, à la même affaire et à la période choisie.
- Vous avez retrouvé la source du taux et le code TVA sur un caractère avant la préparation.
- Le premier total vient uniquement des lignes retenues ; le second est égal au premier moins le frais retiré.
- Les lignes exclues restent visibles dans le réalisé et aucune facture n’est émise pendant l’exercice.
Avant de quitter le projet, refaites les deux additions : elles doivent retomber sur les montants affichés sans correction manuelle.
Erreurs à éviter
- Facturer une ligne déjà émise.
- Modifier le temps réel pour obtenir un montant commercial.
- Oublier la TVA propre aux frais refacturés.
- Utiliser un taux sans savoir quelle règle l’a fourni.
À retenir
Quand le total surprend, contrôlez dans cet ordre : sélection des lignes, durée ou quantité, taux, code vente, puis TVA.
Vous pouvez maintenant
- Je sais sélectionner les réalisations facturables.
- Je sais expliquer leur valorisation.
- Je sais conserver la différence entre réalisé et présentation client.
Prendre de la hauteur
La facturation en régie relie trois vérités qui ne doivent pas être confondues : le travail réellement enregistré, sa valeur commerciale et la présentation de la facture. Retirer une ligne du projet ne doit jamais faire disparaître le réalisé ; regrouper des lignes ne doit pas rendre le total inexplicable.
- Contrôlez l’éligibilité avant le montant, puis la valorisation avant la présentation.
- Traitez une anomalie à sa source tant que la pièce n’est pas émise.
- Après émission, rapprochez le statut Facturé des réalisations avec le journal des ventes plutôt que de recalculer à partir d’un export isolé.
Vous pouvez reconstituer le projet depuis les réalisations et expliquer pourquoi une ligne absente reste légitimement visible dans Tempolia.