Facturar los tiempos trabajados y los gastos reales
Objetivo. Facturar correctamente los tiempos y gastos aprobados aplicando las tarifas, reglas de facturación y nivel de detalle adecuados, y garantizando que cada registro de origen se facture una sola vez.
Sus datos antes de empezar
Elija en su suscripción un cliente, un asunto y un período autorizados para el ejercicio. Identifique dos tiempos facturables, un gasto refacturable, otro no refacturable y una actividad interna, o prepare esas cinco filas en un ámbito autorizado. Antes del cálculo anote tareas, códigos de venta, tarifas, código de IVA de un carácter y estados de facturación.
Qué aprenderá
- Configurar tarifas horarias de venta, reglas de refacturación de gastos y excepciones por asunto.
- Seleccionar los tiempos y gastos facturables correctos para un período definido.
- Presentar información justificativa detallada o agrupada sin modificar los datos de origen.
Recorrido recomendado
- Comprobar los códigos de tareas y gastos, las tarifas de los colaboradores, los precios específicos del asunto y la configuración de facturación del cliente.
- Aprobar los registros de origen y verificar fechas, descripciones, cantidades, justificantes y carácter facturable.
- Preparar la factura para el cliente, asunto y período seleccionados y revisar los registros incluidos.
- Validar el proyecto, comprobar el detalle o el anexo y confirmar que únicamente los registros seleccionados quedan marcados como facturados.
Antes de continuar
- No se confunden el coste, el importe reembolsado y el precio de venta.
- Se excluyen los registros no facturables, ya facturados o fuera del período.
- Las líneas agrupadas de la factura pueden conciliarse con los tiempos y gastos de origen.
Requisitos y vocabulario de control
Elija cliente, asunto y período con dos tiempos facturables, un gasto refacturable y dos elementos que deban excluirse. Anote tarea, código de venta, origen de tarifa, código de IVA de un carácter y estado. Si los valores difieren del ejemplo, calcule y use sus propios totales.
Diferencie realizado, elegible, seleccionado y presentado. El taller termina con un proyecto recalculado y no emitido.
Del trabajo realizado al proyecto de factura
En el ejemplo: 2 horas a 110 € = 220 €, 1,5 horas a 130 € = 195 €, viaje refacturable 96 €, taxi no refacturable 42 € y 45 minutos internos no facturables. El primer proyecto es 511 €; al retirar el viaje queda en 415 €.
Aplique el mismo método a los registros del asunto elegido. El resultado correcto es el calculado con sus datos.
- 10 min: revisar reglas de valoración.
- 20 min: comprobar cinco registros y elegibilidad.
- 20 min: preparar y explicar el primer total.
- 20 min: retirar un gasto y recalcular.
- 10 min: diferenciar realizado, elegible, seleccionado y presentado.
Predice el primer total, explica las exclusiones y obtiene el segundo sin borrar el gasto.
1Comprobar códigos, tareas y tarifas
Ruta: Configuración > Códigos de venta, Tareas facturables y Precios por colaborador/asunto.
El código aporta concepto, cuenta e IVA; la tarea define el trabajo; la tarifa puede proceder del colaborador, asunto, tarea o histórico. Anote origen y vigencia.
Calcule duración × tarifa antes de preparar. Si una tabla de excepciones está vacía, busque la regla general o histórica.
Cada importe de tiempo tiene duración y origen de tarifa identificados.
2Controlar los cinco orígenes
Ruta: Tiempos > Detalle y Gastos > Detalle.
Filtre cliente, asunto y período. Para tiempos anote colaborador, tarea, fecha, duración, concepto, aprobación y estado; para gastos anote tipo, importe, justificante, IVA y refacturación.
Clasifique cada elemento como seleccionado, excluido o ya tratado. No convierta trabajo interno en facturable ni borre un gasto excluido.
Los cinco registros siguen visibles y solo los elegibles se esperan en el proyecto.
3Preparar y recalcular el proyecto
Ruta: Facturación > Preparación, después Facturas por validar.
Limite el cálculo al mismo perímetro y compare el proyecto con la hoja. Vincule cada línea con sus orígenes.
Retire un solo gasto refacturable, anote el motivo y recalcule. El nuevo total debe ser el anterior menos ese gasto.
En el ejemplo 511 € pasa a 415 €; con sus datos se aplica la misma resta.
4Controlar presentación y trazabilidad
Ruta: Facturación > Plantillas, Facturas y Herramientas > Informes.
La plantilla puede agrupar por tarea, colaborador o período. Mantenga legibilidad y vínculo con los orígenes. Corrija duración o tarea en el registro; concepto y agrupación en el proyecto o plantilla.
Tras una emisión autorizada, diario e informes confirman documento y estado. El taller no emite.
La presentación es legible y cada importe sigue vinculado a su origen.
Puesta en práctica de conciliación
Use los cinco registros del asunto elegido. El caso 511 € → 415 € es el modelo; sus importes pueden variar.
- Clasificar orígenes. Anote fecha, duración o importe, tarifa, estado y refacturación.
Cada elemento queda seleccionado, excluido o ya tratado.
- Calcular antes. Multiplique duraciones y tarifas y añada gastos.
Tiene total previsto y detalle.
- Revisar proyecto. Vincule líneas comerciales y orígenes.
El proyecto coincide con el total previsto.
- Retirar y recalcular. Excluya un gasto y vuelva a calcular.
El total baja exactamente ese importe y el gasto sigue visible.
Antes de terminar
- Los cinco registros pertenecen al cliente, al asunto y al período elegidos.
- Ha localizado el origen de la tarifa y el código de IVA de un carácter antes de preparar.
- El primer total incluye solo las líneas seleccionadas; el segundo es el primero menos el gasto retirado.
- Las líneas excluidas siguen visibles en realizados y no se emite ninguna factura.
Antes de salir del proyecto, sume de nuevo las líneas: ambos totales deben coincidir con los importes mostrados sin correcciones manuales.
Errores que debe evitar
- Cambiar una tarifa en el proyecto para alcanzar un total.
- Hacer facturable trabajo interno para equilibrar.
- Borrar un gasto no repercutido.
- Volver a facturar una línea vinculada a un documento.
- Confundir agrupación con cambio del realizado.
- Emitir sin saber reproducir los dos totales del ejemplo o los calculados con sus propios datos.
Tomar perspectiva
La facturación por tiempo transforma tiempos y gastos registrados en un documento comercial. Siga esta secuencia: registro → elegibilidad → tarifa → selección → presentación → factura, no solo el total.
Quitar un gasto del proyecto no lo elimina de los costes reales. Manténgalo visible en el asunto para que el análisis del margen conserve el trabajo y los gastos realizados.
- Corrija duración, tarea, justificante o tarifa en su fuente legítima.
- Use la selección del proyecto sin reescribir la historia.
- Concilie valores operativos y facturados mediante informes.
- Deténgase si una línea, tarifa, IVA o estado previo no se explica.
Puede prever y explicar 511 €, obtener intencionadamente 415 € y comprobar que todos los elementos no facturados siguen trazables.
Cuando el proyecto no coincide con el cálculo
Antes de preparar el proyecto, identifique el origen de tarifa aplicable a cada tiempo: precio predeterminado de la tarea, tarifa del colaborador, precio específico del asunto o valor histórico. Una tabla de excepciones vacía solo indica que no contiene una excepción; no proporciona por sí sola la tarifa. Anote el origen y el período de vigencia usados por Tempolia.
Mantenga una tabla sencilla para los cinco registros: fecha, tarea o tipo de gasto, cantidad o duración, tarifa, regla de facturación, estado anterior e inclusión en el proyecto. Si el total propuesto difiere del cálculo, la tabla indica qué fila debe revisar sin cambiar el importe del proyecto.
Si reproduce los valores del ejemplo, 415 € en el primer cálculo indica que el gasto de 96 € ya estaba excluido; 511 € después de retirarlo indica que no se recalculó; 457 € sugiere que se incluyó el taxi de 42 €; y 553 € sugiere que se seleccionaron ambos gastos. Con sus propios valores, aísle del mismo modo la diferencia, identifique el origen o la regla correspondiente y recalcule.
Encontrar el origen de una diferencia
Reconstruya las líneas del primer total, explique las exclusiones y compruebe que el gasto retirado sigue presente en realizados. Si una tarifa no aparece en la tabla de excepciones, vuelva a la regla general o histórica. Si el total no coincide, corrija el origen o la selección y recalcule.