Fatturare i tempi lavorati e le spese effettive
Obiettivo. Fatturare correttamente tempi e spese approvati applicando tariffe, regole di fatturabilità e livello di dettaglio appropriati, garantendo che ogni registrazione di origine venga fatturata una sola volta.
I tuoi dati prima di iniziare
Scegli nel tuo abbonamento cliente, pratica e periodo autorizzati per l’esercizio. Individua due tempi fatturabili, una spesa riaddebitabile, una non riaddebitabile e un’attività interna, oppure prepara le cinque righe in un perimetro autorizzato. Prima del calcolo annota attività, codici vendita, tariffe, codice IVA di un carattere e stati di fatturazione.
Cosa imparerai
- Configurare tariffe orarie di vendita, regole di riaddebito delle spese ed eccezioni specifiche per pratica.
- Selezionare i tempi e le spese fatturabili corretti per un periodo definito.
- Presentare informazioni giustificative dettagliate o raggruppate senza modificare i dati di origine.
Percorso consigliato
- Controllare codici attività e spesa, tariffe dei collaboratori, prezzi specifici della pratica e impostazioni di fatturazione del cliente.
- Approvare le registrazioni di origine e verificare date, descrizioni, quantità, giustificativi e fatturabilità.
- Preparare la fattura per cliente, pratica e periodo selezionati e controllare le registrazioni incluse.
- Convalidare la bozza, verificare dettaglio o allegato e confermare che soltanto le registrazioni selezionate siano contrassegnate come fatturate.
Prima di continuare
- Costo, importo rimborsato e prezzo di vendita non vengono confusi.
- Le registrazioni non fatturabili, già fatturate o esterne al periodo vengono escluse.
- Le righe raggruppate della fattura restano riconciliabili con i tempi e le spese di origine.
Prerequisiti e vocabolario di controllo
Scegli cliente, pratica e periodo con due tempi fatturabili, una spesa riaddebitabile e due elementi da escludere. Annota attività, codice vendita, fonte tariffa, codice IVA di un carattere e stato. Se i valori differiscono dall’esempio, calcola e usa i tuoi totali.
Distingui registrato, eleggibile, selezionato e presentato. Il laboratorio termina con una bozza ricalcolata e non emessa.
Dalle attività svolte al progetto di fattura
Nell’esempio: 2 ore a 110 € = 220 €, 1,5 ore a 130 € = 195 €, viaggio riaddebitabile 96 €, taxi non riaddebitabile 42 € e 45 minuti interni non fatturabili. La prima bozza è 511 €; tolto il viaggio diventa 415 €.
Applica lo stesso metodo alle registrazioni della pratica scelta. Il risultato corretto è quello calcolato dai tuoi dati.
- 10 min: rileggere le regole di valorizzazione.
- 20 min: controllare cinque registrazioni ed eleggibilità.
- 20 min: preparare e spiegare il primo totale.
- 20 min: togliere una spesa e ricalcolare.
- 10 min: distinguere registrato, eleggibile, selezionato e presentato.
Prevedi il primo totale, spieghi le esclusioni e ottieni il secondo senza cancellare la spesa.
1Controllare codici, attività e tariffe
Percorso: Configurazione > Codici vendita, Attività fatturabili e Prezzi collaboratore/pratica.
Il codice porta descrizione, conto e IVA; l’attività definisce il lavoro; la tariffa può provenire da collaboratore, pratica, attività o storico. Annota fonte e data di effetto.
Calcola durata × tariffa prima della preparazione. Se una tabella di eccezioni è vuota, cerca la regola generale o storica.
Ogni importo di tempo è collegato a durata e fonte tariffaria.
2Controllare le cinque fonti
Percorso: Tempi > Dettaglio tempi e Spese > Dettaglio spese.
Filtra cliente, pratica e periodo. Per i tempi annota collaboratore, attività, data, durata, descrizione, approvazione e stato; per le spese annota tipo, importo, giustificativo, IVA e riaddebito.
Classifica ogni elemento come selezionato, escluso o già trattato. Non rendere fatturabile un’attività interna e non eliminare una spesa esclusa.
Le cinque registrazioni restano visibili e soltanto quelle eleggibili sono previste nella bozza.
3Preparare e ricalcolare la bozza
Percorso: Fatturazione > Preparazione, poi Fatture da convalidare.
Limita il calcolo allo stesso perimetro e confronta la bozza con il prospetto. Collega ogni riga alle fonti.
Togli una sola spesa riaddebitabile, annota il motivo e ricalcola. Il nuovo totale deve essere il precedente meno la spesa.
Nell’esempio 511 € diventa 415 €; sui tuoi dati vale la stessa sottrazione.
4Controllare presentazione e tracciabilità
Percorso: Fatturazione > Modelli, Fatture e Strumenti > Report.
Il modello può raggruppare per attività, collaboratore o periodo. Mantieni leggibilità e collegamento alle fonti. Correggi durata o attività sulla registrazione; descrizione e raggruppamento nella bozza o nel modello.
Dopo un’emissione autorizzata, giornale e report confermano documento e stato. Il laboratorio non emette.
La presentazione è leggibile e ogni importo resta riconducibile alla fonte.
Esercitazione di riconciliazione
Usa le cinque registrazioni della pratica scelta. Il caso 511 € → 415 € è il modello; i tuoi importi possono differire.
- Classificare le fonti. Annota data, durata o importo, tariffa, stato e riaddebito.
Ogni elemento è selezionato, escluso o già trattato.
- Calcolare prima. Moltiplica durate e tariffe e aggiungi le spese.
Hai totale previsto e dettaglio.
- Rileggere la bozza. Collega righe commerciali e fonti.
La bozza coincide con il totale previsto.
- Togliere e ricalcolare. Escludi una spesa e rilancia.
Il totale cala esattamente dell’importo e la spesa resta visibile.
Prima di terminare
- Le cinque registrazioni appartengono al cliente, alla pratica e al periodo scelti.
- Hai ritrovato la fonte tariffaria e il codice IVA di un carattere prima della preparazione.
- Il primo totale comprende solo le righe selezionate; il secondo è il primo meno la spesa tolta.
- Le righe escluse restano visibili nel consuntivo e non viene emessa alcuna fattura.
Prima di uscire dalla bozza, somma di nuovo le righe: entrambi i totali devono coincidere con gli importi visualizzati senza correzioni manuali.
Errori da evitare
- Cambiare una tariffa nella bozza per raggiungere il totale.
- Rendere fatturabile il lavoro interno per bilanciare.
- Eliminare una spesa non riaddebitata.
- Rifatturare una riga collegata a un documento.
- Confondere raggruppamento e modifica del realizzato.
- Emettere senza saper riprodurre i due totali dell’esempio o quelli calcolati sui propri dati.
Visione d’insieme
La fatturazione a consuntivo trasforma tempi e spese registrati in un documento commerciale. Segui questa sequenza: registrazione → eleggibilità → tariffa → selezione → presentazione → fattura, non il solo totale.
Togliere una spesa dalla bozza non la elimina dai costi effettivi. Mantienila visibile nella pratica affinché l’analisi del margine conservi attività e spese sostenute.
- Correggi durata, attività, giustificativo o tariffa nella fonte legittima.
- Usa la selezione della bozza senza riscrivere la storia.
- Riconcilia valori operativi e fatturati con i report.
- Fermati se una riga, tariffa, IVA o stato precedente non è spiegato.
Sai prevedere e spiegare 511 €, ottenere intenzionalmente 415 € e controllare che tutti gli elementi non fatturati restino visibili con lo stato corretto.
Quando la bozza non coincide con il calcolo
Prima di preparare la bozza, identifica la fonte tariffaria applicabile a ogni tempo: prezzo predefinito dell’attività, tariffa del collaboratore, prezzo specifico della pratica o valore storico. Una tabella di eccezioni vuota indica soltanto che non contiene maggiorazioni; non fornisce da sola la tariffa. Annota la fonte e il periodo di validità usati da Tempolia.
Tieni un prospetto semplice per le cinque registrazioni: data, attività o tipo di spesa, quantità o durata, tariffa, regola di fatturazione, stato precedente e inclusione nella bozza. Se il totale proposto differisce dal calcolo, il prospetto indica quale riga riaprire senza cambiare l’importo della bozza.
Se riproduci i valori dell’esempio, 415 € al primo calcolo indica che la spesa da 96 € era già esclusa; 511 € dopo il ritiro indica che il ricalcolo non è avvenuto; 457 € suggerisce che il taxi da 42 € è stato incluso; 553 € suggerisce che entrambe le spese sono state selezionate. Con i tuoi valori, isola nello stesso modo lo scarto, individua la fonte o la regola corrispondente e ricalcola.
Ritrovare l’origine di uno scarto
Ricostruisci le righe del primo totale, spiega le esclusioni e controlla che la spesa tolta sia ancora presente nel realizzato. Se una tariffa non è visibile nella tabella delle eccezioni, risali alla regola generale o storica. Se il totale non coincide, correggi la fonte o la selezione e ricalcola.